Начало на писмо в бизнес кореспонденция. След изпращане на писмо

Има ли спешни въпроси за организацията, които трябва да бъдат коригирани? В този случай е задължително да напишете писмена жалба. Не всичко обаче е толкова просто, колкото изглежда. Написването на компетентно бизнес писмо е цяла наука. И не пречи на всеки да научи или запомни основните умения за неговото съставяне.

Като начало, нека решим по какъв начин е удобно да напишете писмо или молба до организацията. Най-често онлайн съобщенията се използват с помощта на интернет ресурси. Ако напишете писмо по този начин, тогава не можете без:

• Компютър (лаптоп);
• Текстов редактор;
• Електронна поща.

Ако използвате метода на ръчно писане, тогава ще ви трябва и принтер за печат.

Първата стъпка в писането на писмо е заглавката. В горната част на страницата трябва да присъстват:

1. Името на организацията, в която кандидатствате;
2. Име на директора на организацията или отговорно лице;
3. Адресът на институцията;
4. Дата на заявлението;
5. Градът, в който е направена жалбата.

Желаните елементи на "шапката" могат да включват и координатите на предприятието - факс, телефон, имейл адрес, OKPO, PSRN, TIN / KPI. Зависи от темата на обжалването и самата организация.

След това трябва да се представите. Служителите на институцията трябва да разберат от кого е писмото и да имат обратна връзка с вас. Ето защо е важно да посочите не само пълно име, но и имейл адрес, мобилен телефон, домашен адрес (за кореспонденция по пощата). Ако представлявате интересите на фирма, трябва да използвате бланка с нейните координати. Когато изпращате имейл, не забравяйте да използвате блока „Тема“, за да могат служителите да организират своята документация.

Подгответе тялото на самия документ – заглавие и съдържание. Тук важен момент е целта, с която кандидатствате в организацията. Има такива видове жалби:

• рекламни писма;
• Препоръчителни писма;
• Информационни писма;
• мотивационни писма;
• Благодарствени писма;
• поздравителни писма;
• Инструктивни писма;
• Писма с искания;
• Писма с искания;
• Писма за отговор;
• Уведомителни писма;
• Поканителни писма.

В зависимост от вида на адреса, който използвате, формулирайте правилното съдържание. Например, ако пишете положителна рецензия за организация, трябва да опишете подробно причината за обжалването си, какво точно ви е харесало и т.н.

Изтеглете от нашия портал:

Важен елемент от писането на писмо до организация е то да бъде просто и по същество. Изразете мислите си по такъв начин, че вашето писмо да представлява интерес за служителите на компанията. За да направите това, според правилата на бизнес етикета, използвайте специални "думи-интриганти". Не бива обаче да прекалявате с това, защото говорим за документ, а не за лична кореспонденция. Опишете ситуацията накратко, но я направете четлива. Ако разговорът е за спазване на закона, не забравяйте да направите препратки към законите на Руската федерация. Когато се описва конфликтна ситуация, е добре дошло предложение за редица мерки за ескалиране на инцидента.

Когато се свързвате с държавна институция, се ръководете от закона на Руската федерация „За реда за разглеждане на жалби на граждани“. Ето какви са правата и задълженията на физическите лица при техните жалби и условията за разглеждане. Законът разписва и процедурата за колективни жалби до държавни институции или местни власти. Последният етап на всяко бизнес писмо е датата и подписът. На пръв поглед незначителна, но много важна подробност. Желателно е върху разпечатания документ да се постави саморъчен подпис. Ако представлявате интересите на фирмата, използвайте нейния герб или факсимилен печат.

Компетентното изготвяне на писмо до правилната организация е ключът към успеха на вашето обжалване. Проучете внимателно всички точки, описани по-горе, и се захващайте свободно за работа. Не забравяйте, че писмото не трябва да съдържа правописни, пунктуационни и стилистични грешки.

А ако трябва спешно да получите важни документи, да поискате актуална информация или да потърсите помощ от фирма или длъжностно лице? Съставете писмо с молба според всички правила на бизнес кореспонденцията и получете положителен отговор.

От статията ще научите:

Как писмото за бизнес заявка се различава от другите видове писма?

Бизнес кореспонденцията е най-важната част от системата за документни комуникации. Писмата са нейните най-мащабни документи. Има много видове официална кореспонденция. Всичко това е форма на писмен диалог, който допринася за решаването на най-важните въпроси от дейността на организациите. Неговият жанрово-тематичен диапазон се отличава с голямо разнообразие.

Молбата е един от най-често срещаните видове бизнес кореспонденция. Необходимостта от писане на такива жалби може да бъде причинена от различни причини и не е възможно да се изброят всички. Има обаче редица характеристики, които позволяват да се разграничи това писмосред общия набор от сервизна документация.

Официалното писмо с искане може да бъде тактично искане или дипломатическо изискване по текущ въпрос. То служи за постигане на конкретната цел на автора и е необходимо за насърчаване на адресата да предприеме действията, които са необходими на съставителя на молбата.

Има особено много ситуации, когато е необходимо да се напише писмо с искане в управленските дейности. Причината може да бъде или проста ситуация, която не изисква засилена аргументация и подробни обяснения, или проблем, без обяснение на същността на който е невъзможно да се получи положителен отговор. Във втория случай авторът ще трябва не само да заяви искането си, но и да го обоснове, да обясни на получателя защо е необходимо да действа по един или друг начин.

Шаблоните и стандартите, които съществуват в офис работата, улесняват писането на официално писмо с искане. Всяко бизнес обжалване трябва да отговаря на правилата за бизнес кореспонденция. Кореспонденцията е преди всичко лицето на изпращащата компания. Дизайнът му изисква внимание към детайла и спазване на правилата на бизнес етикета. За да напишете писмо с искане от името на организацията, ще ви е необходима бланка с всички необходими данни. Жалбата се заверява с подпис на упълномощено длъжностно лице и печат на дружеството.

Как да напиша официално писмо с искане?

Бизнес писмо с искане се изготвя съгласно всички правила на официалната кореспонденция. За да получите в крайна сметка положителен отговор, когато пишете жалба, трябва да следвате определен алгоритъм. Това ще позволи да се структурира съдържанието на писмото, да се предадат основните мисли на адресата, ясно и ясно да се посочи същността на проблема.

Определете с кого точно говорите?

По-добре е да се свържете лично с адресата. Следвайки общоприетите правила на бизнес етикета, използвайте обръщението по име и бащино име. Това ще помогне да се покаже уважение. Освен това личното искане налага определена отговорност на длъжностното лице, получило писмото. Дори в случай, че трябва да напишете писмо с молба за група хора, по-добре е да персонализирате обжалването.

Защо се обръщате точно към този получател?

Препоръчително е да обясните предварително на адресата защо сте се свързали с него. Можете да му направите комплимент и да отбележите неговите бизнес или лични качества, минали постижения, които имат значение в контекста на вашата жалба. Такава техника ще ви насърчи да разгледате по-внимателно писмото с молба и да намерите възможност да я удовлетворите. Важно е да бъдете искрени и да не преминавате границата между комплимент и ласкателство.

Как можете да обосновете молбата си?

Обмислете аргументите предварително и ги подредете в текста писмапо схемата силен - среден - най-силен. Интересувайте адресата, разкрийте му потенциалните ползи, свързани с изпълнението на вашето желание. Изразете проблем, който е от значение за него, и покажете как може да бъде решен според вашите интереси. Опишете значимостта на проблема и уведомете получателя, че разрешаването му може да бъде от полза и за двама ви.

Каква информация трябва да бъде предоставена на адресата?

Опишете проблема възможно най-кратко и ясно. Избягвайте неясноти и бъдете максимално конкретни относно желания резултат: посочете точна цена, дата, процент и др. Писмото с искане изисква от адресата да вземе управленско решение. За да направи това, той се нуждае от точна информация: колко, какво, кога и на каква цена. Тези подробности трябва да бъдат формулирани точно, без да оставят място за намеци. В противен случай инициативата може да премине към получателя, искането ще бъде официално удовлетворено, но инициаторът няма да получи това, което е искал.

Какви изводи могат да се направят?

След като заявката е направена, тя трябва да бъде модифицирана и повторена отново, като фокусирате вниманието на адресата върху потенциалните ползи. В същото време не е задължително евентуалната полза да е материална.

шаблони за бизнес писма

Бланката е хартиен формат с предварително възпроизведени данни, съдържащ постоянна информация за организацията - автор на документа.

Използването на формуляри значително ускорява процеса на създаване на документ (поради наличието на постоянна информация), намалява разходите за труд за съставяне, опростява възприемането на информация и подобрява културата на управленската работа. Формулярът придава официален характер на информацията.

При получаване на документ, адресиран до организация, основното внимание, разбира се, се обръща на същността на съдържащата се в него информация, но вниманието неизбежно се насочва към външния вид на документа - качеството на хартията, използването на цвят, дизайн на лого, стил на шрифта, състав на бланката. По тези характеристики се създава впечатление за кореспондента, степента на неговата солидност, престиж. Необходимо е да се стремим да създадем запомняща се бланка, която да остави благоприятно впечатление за организацията, отразявайки не само определена информация за организацията, но и нейния стил. Документите на добре оформени формуляри са неразделна част от имиджа на организацията, нейната оригинална визитна картичка.

Изискванията за формуляри на организационни и административни документи са установени от следните документи: 1) GOST R. 6.30-2003. „Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията“; 2) Стандартни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени със заповед на Федералния архив от 27 ноември 2000 г. № 68.

Формата на писмото, в зависимост от учредителните документи на организацията, може да включва:

Държавната емблема на Руската федерация или гербът на съставния субект на Руската федерация (само за държавни предприятия);

Емблемата на организацията или търговската марка (марка за услуги);

Код на организацията;

Име на компания;

Справочни данни за организацията;

дата на документа;

Регистрационен номер на документа;

Място на съставяне или публикуване на документа (ако е необходимо).

GOST R. 6.30-2003 предвижда местоположението на детайлите на формуляра в две версии: надлъжни и ъглови.

В първия случай всички детайли на формуляра се поставят по дължина и се подравняват по ширина или в центъра.

При ъгловото разположение на детайлите те заемат площ от 73 x 88 mm в левия ъгъл на листа и са подравнени или към лявото поле, или към центъра на разпределената зона.

За производството на формуляри се използва хартия с формати A4 (210 x 297 mm) и A5 (210 x 148 mm). Използването на определен формат се определя от обема на изготвяния документ. По-малкият формат е предназначен за документи, чийто текст е с малък (до седем реда) обем; Неразумно е да се използва формат А4 за такива документи.

Разрешено е да се произвеждат формуляри по типографски начин, като се използва оперативен печат или компютърна технология директно по време на производството на конкретен документ. Изключение правят бланки на организации с изображението на държавния герб на Руската федерация или гербовете на субектите на Руската федерация. Отпечатването на формуляри от компютър е много икономично за малки организации, но не предпазва от фалшифициране. Печатните формуляри са по-надеждни в този смисъл. Освен това, за да защитят формулярите от злоупотреба, някои организации поръчват формуляри за номериране от печатници и водят внимателен регистър на тяхното използване. За същата цел държавните и общинските институции използват различни по цвят бланки за различните видове документи.

Във формулярите се прави само първата страница на документа, за производството на следващите страници се използват стандартни листове хартия. Ако документът трябва да бъде изпратен на няколко адреса, тогава всяко копие на документа се създава върху формуляра.

Пример за форма на бизнес писмо (надлъжно подреждане на детайлите)

Всеки лист от документ, издаден както на формуляр, така и без него, трябва да има следните полета (mm): ляво - най-малко 20, дясно - най-малко 10, горно - най-малко 20, долно - най-малко 20.

В редица организации инструкциите и правилата, регулиращи изпълнението на документите, са определили маржове, по-големи от изискваните стандарти. Нека дадем примери за букви на бланката на организацията (фиг. 2-4).

Ориз. 2

Ориз. 3

Ориз. 4

От MBA книгата за 10 дни. Най-важната програма на водещите световни бизнес училища автор Силбигер Стефан

Едноминутен курс по бизнес писане 1. Изложете ясно въпроса и го започнете възможно най-скоро след уводната фраза. Не отнемайте времето на читателя. Винаги трябва да имате ясна причина защо изобщо пишете това.2. Поддържайте го лично, приятелско и

От книгата Индивидуален предприемач [Регистрация, счетоводство и отчетност, данъчно облагане] автор Анищенко Александър Владимирович

Строги формуляри за отчитане Първо, предприемачите, в съответствие с процедурата, определена от правителството на Руската федерация, могат (но не са длъжни) да приемат пари в брой или да извършват плащания с платежни карти, без да използват CCP в случай на предоставяне на услуги на обществеността, когато

От книгата Избавете живота си от боклук! автор Мелън Андрю

От бизнес офиса към домашния офис Колкото повече хора работят от вкъщи, толкова по-важно е да направите прехода от бизнес офиса към домашния офис възможно най-безболезнен. В края на краищата, дори когато работите у дома, вие искате да изпълнявате задълженията си професионално.Ако преди това сте имали персонал,

От книгата Счетоводство автор Бортник Николай Николаевич

3.3. Формуляри за строга отчетност: заявка и производство

От книгата Документация за секретаря автор Смирнова Елена Петровна

Глава 4. Формуляри на документи Формата на документ е стандартен лист с постоянни детайли, възпроизведени върху него и място за променливи детайли.Инсталирани са два стандартни формата на формуляри на документи - A4 (210x297) и A5 (148x210mm). Формуляри на документи трябва

От книгата Икономическа теория: Учебник автор Маховикова Галина Афанасиевна

автор

2. Правила за писане на бизнес писмо

От книгата Бизнес кореспонденция: Учебно ръководство автор Кирсанова Мария Владимировна

Структурата на бизнес писмото Важна задача при писането на писмо е неговата информационна наситеност, тоест включването на подходящо количество информация в него. Буквите са едноаспектни и многоаспектни. Често един аспект може да съставлява съдържанието на цялото

От книгата Бизнес кореспонденция: Учебно ръководство автор Кирсанова Мария Владимировна

Информативност и убедителност на бизнес писмото Текстът на бизнес писмото трябва да е кратък и да съдържа само основна информация. Допълнителна информация можете да намерите в приложението. В същото време писмото трябва да е убедително, независимо за кого е.

От книгата 500 съвета за секретарката автор Енговатова Олга Анатолиевна

1. Представяне и запознаване в процеса на бизнес комуникация В живота постоянно възникват ситуации, в които е необходимо да се представи един човек на друг или други. При деловото общуване, което изисква установяване на контакти – лице в лице, кореспонденция, по телефона – необходимостта от

От книгата Бизнес психология: Управление на емоциите автор автор неизвестен

НЕПРОДУКТИВНОСТ НА БИЗНЕС КОМУНИКАЦИЯТА Често в бизнес контактите предприемачите са недоволни от своите действия, които не водят до желаните резултати. Например, клиент „падна“ или внимателно подготвен договор остана същият поради някаква дреболия.

От книгата Практика на управление на човешките ресурси автор Армстронг Майкъл

РОЛЯТА НА БИЗНЕС ПАРТНЬОРА За да осигурят успеха на компанията и да участват в управлението на бизнеса, служителите по човешки ресурси споделят отговорностите си като бизнес партньори с колегите си от ръководството. Те трябва да имат способността да

От книгата Капан на времето. Класическото ръководство за управление на времето автор Nickerson Pat

Свържете червените зони с времето за бизнес комуникация Може би сте забелязали в простата таблица с червени зони по-горе, че мениджърът се е опитал да даде на трите си основни задачи правилните времеви интервали. Но ти видя и това за него

От книгата Бизнес план 100%. Стратегия и тактика на ефективен бизнес автор Ейбрамс Ронда

Електронни финансови формуляри За допълнително опростяване на този процес можете да закупите пакет с финансови формуляри на Excel като прикачен файл към тази книга. Такива електронни форми автоматично извършват всички изчисления, генерират схеми и позволяват

автор Воротинцева Тамара

Индикатор за бизнес имидж #3: Лично обръщение Бизнес писмо, което започва с лично обръщение и поздрав, отразява индивидуалния фокус на писмото, демонстрирайки вашето внимание и уважение към личността на клиента/бизнес партньора.

От книгата Бизнес кореспонденция по електронна поща. Пет правила за успех автор Воротинцева Тамара

Индикатор за бизнес имидж № 5. Положителен край на писмото Финални фрази - последното нещо, което остава в полето на вниманието на адресата при четене на вашето писмо. Фиксирайте в тях емоционално положителна атмосфера на делово общуване. Създайте добро настроение за адресата,

Тогава въпроси за това как и с какви средства можете да създавате и изпращате по принцип не трябва да възникват. Въпреки това, не всеки е готов веднага да започне тази задача, когато става въпрос за официални писма, особено когато авторът на писмото очаква да получи отговор на него. Ще ви кажа една малка тайна на бизнес кореспонденцията, колкото по-строг характер и стил е писмото, толкова по-големи са шансовете за отговор от получателя. В този урок ще ви дам някои примерни имейли, които трябва да помогнат на потребителите да развият свой собствен стил и да пишат възможно най-добрите имейли в бъдеще.

Първо, трябва да решите какъв знак ще бъде буквата, която създаваме. Разделям всички изходящи имейли на три основни типа:

• Бизнес оферта
• бизнес заявка
• приятелско отношение

Съответно и за трите вида имам заготовки за шаблони, както под формата на обикновени текстови файлове, така и под формата на шаблони, пригодени за определени имейл програми. Нека да преминем към всеки от тях по ред.

Бизнес оферта

Здравейте (Добър ден), [име на адресата]!

Препоръчително е да посочите името във всяко писмо, когато общувате, защото личното обръщение настройва човек в приятелско настроение. Ако обаче не е било възможно да разберете името, ще е достатъчен шаблонен поздрав.

Позволете ми да ви представя нова услуга (нов продукт) от нашата компания [име на фирма].

Позволете ми да предложа сътрудничество в областта на [наименование на сферата на дейност].

След това опишете накратко предимствата на вашата оферта по отношение на цената или някои качествени характеристики. Основното нещо е да не прекалявате. Мегабайтите текст и дори допълнени с ярки безсмислени снимки само плашат хората. Ако получателят на писмото се заинтересува от вашата оферта от първите редове, той непременно ще се свърже с вас за допълнителна информация.

Ако сериозно искате да накарате правилните хора да се свържат с вас първия път, когато се свържат с вас, тогава има смисъл да помислите за достъпност отвъд просто имейл. Няма да е излишно да създавате акаунти в услуги като ICQ иSkype. Понякога е много по-лесно човек да се свърже с вас по обикновен телефон, ако номерът на такъв, разбира се, бъде предпазливо оставен от вас в подписа.

Защо е необходимо да дублирате собствения си имейл адрес в подписа, ще попитате, ако той автоматично се препраща от сървъра за електронна поща. Има правило, според което излишната информация в бизнес кореспонденцията никога не е излишна. Нека си представим ситуация, когато вашето писмо е получено от човек, който потенциално не се интересува от предложението или просто не е компетентен да отговори правилно. Той препраща полученото съобщение на друг потребител, но по някаква причина информацията за истинския подател се губи от автоматично добавените данни, което затруднява връзката с вас. Винаги обаче ще бъде достатъчно да погледнете подписа, за да определите автора на писмото и необходимите му контакти.

бизнес заявка

Здравейте (Добър ден)!

Или, ако името на получателя е известно, тогава (Уважаеми, [Име, Бащино име])!

Моля, предоставете информация за продукта (услугата) [име на продукт/услуга] с описание на пълните характеристики и конкурентни качества.

Въз основа на Федералния закон на Руската федерация [номер и дата на документа] ви моля да предоставите информация [опишете данните, необходими за получаване].

Можете също така да се свържете с ръководството на определена услуга в Интернет, в случай на нарушаване на вашите права.

Във връзка с нарушаването на параграф [номер на параграф в потребителското споразумение] от потребителското споразумение, а именно: „[цитирам пълния текст на посочения параграф]“, Ви моля да проверите и да предприемете съответните санкции срещу виновните [отговорни ( ако говорим за обслужващи служители)] човек [сайт (име на сайт)]. Моля, докладвайте резултатите от проверката и наложените санкции на [моя собствен имейл адрес].

приятелско отношение

Поздрави (Добър ден) (Здравей), [име на човек]!

Когато за първи път се свържете по приятелски начин, добър индикатор ще бъде пълнотата на вашето текстово съобщение. Правилно написан, обемен текст ще покаже висок интерес за контакт с правилния човек и ще предизвика желание за отговор. Не забравяйте да започнете разговора с няколко начални въпроса.

Пример за имейл