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व्यावसायिक शिष्टाचार: फ़ोन पर सही तरीके से बात कैसे करें। साक्षात्कार निर्धारित करते समय टेलीफोन कॉल की संरचना

शुभ दोपहर, प्रिय मित्र!

नौकरी खोज अवधि के दौरान, निश्चित रूप से, हम कॉल का इंतजार करते हैं।
कभी-कभी वे ईमेल द्वारा लिखते हैं, लेकिन ऐसा कम ही होता है। हाल ही में, लोगों को अक्सर स्वयं वापस कॉल करने के लिए कहा गया है। इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है, क्योंकि बाज़ार की स्थितियाँ नियोक्ता के पक्ष में हैं।

किसी भी तरह, आमतौर पर पहला संपर्क एक टेलीफोन साक्षात्कार होता है। सवाल-जवाब थोड़ी देर बाद, पहले कुछ अहम बातें.

फ़ोन पर बात करते समय संचार का एकमात्र साधन आवाज़ है। मैं सलाह देता हूं कि बातचीत के दौरान अपने होठों से थोड़ा मुस्कुराएं। बिल्कुल वैसा ही, और ज़ोर से नहीं। अपने होठों के पोरों से मुस्कुराने से आपकी आवाज़ में सकारात्मक भावनात्मक ऊर्जा आती है। मैं ध्वनि नियंत्रण के बारे में अधिक विस्तार से एक अलग लेख लिखूंगा।
बातचीत आमतौर पर अनियोजित होती है. यदि आप बात करने में सहज महसूस नहीं करते हैं, तो माफी मांगें और कोई दूसरा समय सुझाएं जो आपके लिए सुविधाजनक हो। अपने आप को वापस बुलाओ.
बातचीत के दौरान व्यवधान हो सकता है - ख़राब कनेक्शन, ट्रैफ़िक शोर, आदि। ऐसे में बातचीत भी स्थगित कर देनी चाहिए, नहीं तो बात बिगड़ जाएगी. आप और आपका साथी महत्वपूर्ण जानकारी भूल सकते हैं या सुन नहीं सकते।
एक टेलीफोन साक्षात्कार आम तौर पर आमने-सामने साक्षात्कार की तुलना में छोटा और अधिक सतही होता है। दूसरी ओर, यह अधिक गतिशील है. मेरा सुझाव है कि इसे आपके सामने मुद्रित करके रखें। अगर आप अचानक फंस जाएं. टेलीफोन पर बातचीत में लंबे समय तक रुकना अवांछनीय है।

2. आवेदक के साथ भर्तीकर्ता के टेलीफोन साक्षात्कार का उद्देश्य

रिक्ति में अपनी वास्तविक रुचि का पता लगाएं।
सुनिश्चित करें कि आपके पास वाणी का उपहार है। मैं मजाक नहीं कर रहा हूँ। एक भर्तीकर्ता के रूप में, मैं उन अभ्यर्थियों से निपटता था जिन्हें भगवान के इस उपहार ने व्यावहारिक रूप से नजरअंदाज कर दिया था। इसलिए, इस भावना से उत्तर न दें: "मैंने अपने बायोडाटा में इसका संकेत दिया था..."। जैसे, आप क्या नहीं समझते? भर्तीकर्ता यह निर्णय ले सकता है कि आप कार्यस्थल पर उसी शैली में संवाद करेंगे।
कुछ विशिष्ट मुद्दे स्पष्ट करें. आमतौर पर गुणों को फ़िल्टर करें। उदाहरण के लिए: आपकी वेतन अपेक्षाएं, आपकी पिछली नौकरी से, आपके निवास की दूरी। कभी-कभी प्रश्न आपके अनुभव और कौशल से संबंधित होता है जो नियोक्ता के लिए महत्वपूर्ण होते हैं।

यदि कंपनी किसी दूसरे शहर या यहां तक कि देश में स्थित है तो कभी-कभी टेलीफोन साक्षात्कार आंशिक रूप से आमने-सामने साक्षात्कार की जगह ले लेता है। और व्यक्तिगत साक्षात्कार के लिए, आपको अधिक गंभीर कारण की आवश्यकता है ताकि व्यर्थ यात्रा न करें।

3. आपके लक्ष्य

अपनी रुचि दिखाएं. सबसे पहले, प्रदर्शित करें कि आप समझते हैं कि कौन सी कंपनी आपको बुला रही है। जब तक, निश्चित रूप से, आपने अपना बायोडाटा वहां नहीं भेजा। उन कंपनियों को याद रखने की कोशिश करें जिन्हें आप अपना बायोडाटा भेजते हैं।
प्रश्नों के स्पष्ट उत्तर दें. साक्षात्कार में प्रश्नों का उत्तर कैसे देना है यह एक अलग विषय है और हम इस लेख में इस पर चर्चा नहीं करेंगे। इस अर्थ में, एक टेलीफोन साक्षात्कार आमने-सामने साक्षात्कार से अलग नहीं है। बुनियादी सिद्धांत: मित्रता, आत्मविश्वास, सरलता और वाणी की स्पष्टता। टेलीफोन साक्षात्कार के दौरान कठिन प्रश्न कम ही पूछे जाते हैं और आपको कोई बड़ी कठिनाई नहीं होनी चाहिए।
सही प्रश्न पूछें. खुद पता लगाएं कि कंपनी आपके लिए सही है या नहीं।
यदि पिछले बिंदु का उत्तर सकारात्मक है, तो व्यक्तिगत बैठक की व्यवस्था करें।

4. क्या पता लगाना है, क्या कहना है

कंपनी भौगोलिक दृष्टि से कहां स्थित है, यदि यह आपके लिए महत्वपूर्ण है (हालांकि यह वांछनीय है)।
अपना बायोडाटा भेजते समय यह भी देखें)।
कंपनी कितनी सफ़ेद है? क्या नियुक्ति पर रोजगार अनुबंध संपन्न होता है? सफेद वेतन या ग्रे. आमतौर पर, यदि सभी प्रक्रियाएं श्रम संहिता का अनुपालन करती हैं, तो वे तुरंत ऐसा कहते हैं। यह नियोक्ता के लिए प्रतिस्पर्धात्मक लाभ है और कंपनी को इस पर गर्व है।
वेतन के निश्चित और परिवर्तनशील भागों का अनुपात. परिवर्तनीय भाग का भुगतान किस प्रकार किया जाता है, कार्य का मूल्यांकन कैसे किया जाता है और किस मानदंड से किया जाता है।
पूछना क्या आपके बायोडाटा की विभाग द्वारा समीक्षा की गई थी या नहीं. यहां योजना भिन्न हो सकती है. कभी-कभी वे इसे पहले तत्काल पर्यवेक्षक को दिखाते हैं और फिर बुलाते हैं, कभी-कभी नहीं। निस्संदेह, यह आपके लिए बेहतर है कि आपकी उम्मीदवारी निर्णय निर्माता द्वारा पूर्व-अनुमोदित हो। यह इस तरह हो सकता है - आपने एक भर्तीकर्ता के साथ साक्षात्कार पास कर लिया, लेकिन प्रबंधक को आपका बायोडाटा पसंद नहीं आया। दुर्भाग्य से, आप प्रक्रिया को प्रभावित करने में सक्षम होने की संभावना नहीं रखते हैं, लेकिन आप सावधानीपूर्वक भर्तीकर्ता से अपने तत्काल पर्यवेक्षक को अपना बायोडाटा दिखाने के लिए कह सकते हैं।
कितने इंटरव्यू होंगे और किससे? किस प्रारूप में (परीक्षण, मामले, साक्षात्कार का प्रकार या सिर्फ बातचीत)। एक ही दिन या अलग-अलग दिन. यह आपकी तैयारी की गहराई को निर्धारित करेगा, क्योंकि एक भर्तीकर्ता के साथ साक्षात्कार और एक प्रबंधक के साथ साक्षात्कार उनके महत्व में भिन्न होते हैं।
ऐसे प्रश्न पूछें जो आपके लिए व्यक्तिगत रूप से महत्वपूर्ण हों। शरमाओ मत! आप खिलाड़ी हैं, दर्शक नहीं. शुरू से ही सक्रिय रहें. लेकिन जानिए कब रुकना है. आपको अभी बहुत सारे प्रश्न नहीं पूछने चाहिए, ताकि आपको बोर न समझा जाए। जब वे आपको आमंत्रित करेंगे, तब हम आसपास पूछेंगे और उत्तर देंगे।
नाम से अवश्य संपर्क करें. या पहले नाम और संरक्षक के आधार पर, यह इस पर निर्भर करता है कि व्यक्ति ने अपना परिचय कैसे दिया। नाम एक वातानुकूलित प्रतिवर्त है जो वार्ताकार का ध्यान बनाए रखता है। इसके अलावा, नाम से पुकारा जाना अधिकांश लोगों के लिए सुखद होता है और बातचीत के लिए सकारात्मक माहौल तैयार करता है।

आपके पास सभी प्रश्न पूछने का समय नहीं हो सकता है। पहले से निर्धारित करें कि कौन सा अधिक महत्वपूर्ण है और उनसे शुरुआत करें। अंत में, बातचीत के लिए धन्यवाद देना न भूलें और यदि कोई समझौता हुआ हो, तो उस पर चर्चा करना सुनिश्चित करें।

5. कुछ भी मत भूलना

यह कहने का समय आ गया है कि इसमें बहुत समय और दर्जनों साक्षात्कार लग सकते हैं। इसका मतलब है कि इसे प्रबंधन और नियंत्रण की आवश्यकता है।

सबसे पहले, मैं कभी-कभी टेलीफोन पर बातचीत के दौरान कुछ पूछना भूल जाता था या भर्तीकर्ता का प्रश्न अप्रत्याशित होता था। आप सोचने लगते हैं और याद करने लगते हैं. संक्षेप में, आप धीमे हो जाइए। ऐसा होने से रोकने के लिए, आपको पहले किनारे पर निर्णय लेना होगा:

कंपनी चयन मानदंड के साथ
भर्तीकर्ता के लिए प्रश्न तैयार करें
मानक प्रश्नों के उत्तर तैयार करें
संपर्कों का रिकॉर्ड रखें

हम विशेषज्ञ हैं और हम जानते हैं कि योजना और नियंत्रण महत्वपूर्ण अनिवार्य प्रबंधन कार्य हैं)

6। निष्कर्ष

व्यक्तिगत साक्षात्कार की तुलना में टेलीफोन साक्षात्कार को सफलतापूर्वक पूरा करना आसान है। अधिक सकारात्मकता, आत्मविश्वास और सब कुछ काम करेगा। और अपने होठों की नोक से मुस्कुराना मत भूलना)

अभी बहुत अधिक तनाव न लें. आपने अभी फ़ोन पर बात की है. साक्षात्कार एक बहु-चरणीय प्रक्रिया है और यह केवल पहला कदम है।

यदि कोई निरंतरता नहीं है, तो चिंता न करें। यह दौड़ को अंतिम रेखा पर छोड़ने से बेहतर है. और यह सच नहीं है कि यह वही नौकरी है जिसके लिए आप प्रयास कर रहे हैं। भले ही आज आप यही सोचते हों कि यह सबसे अच्छा विकल्प है।

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टेलीफोन साक्षात्कार

समय की पाबंदी सबसे पहले आती है

यदि आप इस प्रकार के साक्षात्कार को एचआर के साथ आमने-सामने की बैठक के समान गंभीरता से लेते हैं, तो उन "भाग्यशाली लोगों" में से एक होने की आपकी संभावना काफी बढ़ जाएगी, जिन्होंने टेलीफोन साक्षात्कार के रूप में पहली बाधा को पार कर लिया। नियोक्ता को वापस बुलाने से पहले, अपने बारे में एक संक्षिप्त परिचय तैयार करें, जिसमें आपकी पेशेवर उपलब्धियों और प्रस्तावित नौकरी में आपकी रुचि के कारणों के बारे में एक कहानी शामिल हो।

अपने नियोक्ता को वापस बुलाने से पहले, अपने बारे में एक संक्षिप्त परिचय तैयार करें।

पीआर, मार्केटिंग, विज्ञापन के लिए सलाहकार पेनी लेन कार्मिक अलीना कोटोविचउनका मानना है कि एक टेलीफोन साक्षात्कार बायोडाटा में निर्दिष्ट जानकारी की सत्यता को सत्यापित करने में मदद करता है। “अक्सर, एक सीवी किसी आवेदक के कौशल और दक्षताओं को गलत तरीके से दर्शाता है, और इससे भी अधिक उसकी प्रेरणा और व्यक्तिगत गुणों को विश्वसनीय रूप से इंगित नहीं कर सकता है। इसके अलावा, अक्सर ऐसे मामले होते हैं जब उम्मीदवार जानकारी को थोड़ा "सही" करते हैं। इस प्रकार, "धाराप्रवाह" अंग्रेजी कभी-कभी बातचीत योग्य या यहां तक कि बुनियादी भी बन जाती है। किसी व्यक्ति से बात किए बिना आप इस जानकारी का पता नहीं लगा सकते,'' विशेषज्ञ कहते हैं। "जबकि एक अनुभवी भर्तीकर्ता टेलीफोन पर बातचीत के चरण में ही यह निर्धारित कर सकता है कि संभावित नियोक्ता के लिए उम्मीदवार कितना दिलचस्प होगा।"

एक टेलीफोन साक्षात्कार की औसत अवधि आमतौर पर 10-20 मिनट होती है। क्षेत्रीय भर्ती के लिए - 40 मिनट से एक घंटे तक। यदि नियोक्ता ने विज्ञापन में अनुरोधों के लिए समय अंतराल का संकेत दिया है, तो आवेदक की कॉल का संबंधित समय हमें बाद के संगठन और समय की पाबंदी का आकलन करने की अनुमति देगा। यदि अवधि निर्दिष्ट नहीं है, तो काम के बारे में 10.30 से 13.00 और 15.00 से 17.30 तक कॉल करना बेहतर है।

अदृश्य वार्ताकार

टेलीफोन साक्षात्कार आयोजित करते समय, पेनी लेन कार्मिक सलाहकार इस बात को गंभीर महत्व देते हैं कि आवेदक बातचीत कैसे करता है। अलीना कोटोविच कहती हैं, "यदि भर्तीकर्ता के पास मनोवैज्ञानिक शिक्षा है, तो मनोवैज्ञानिक भाषाई विश्लेषण का उपयोग किया जाता है, जिससे किसी व्यक्ति को देखे बिना उसके बारे में बहुत सारी जानकारी प्राप्त करना संभव हो जाता है।" - उदाहरण के लिए, तो, कैसेआवेदक अच्छा बोलता है, कैसेपर प्रस्ताव बनाता है कैसेजोर देता है, आपको अपने व्यक्तित्व के प्रकार, प्राथमिकताओं, मुख्य प्रेरक कारकों और बहुत कुछ निर्धारित करने की अनुमति देता है।

यदि आप भूल गए हैं या आपके पास कुछ पूछने का समय नहीं है, तो तुरंत वापस कॉल करके स्पष्टीकरण देने की अनुशंसा नहीं की जाती है।

टेलीफोन साक्षात्कार की विशिष्टता वार्ताकार के साथ आँख से संपर्क की कमी है। एक ओर, बाहरी प्रस्तुति के बारे में चिंता करने की कोई आवश्यकता नहीं है, दूसरी ओर, आप अपने प्रतिद्वंद्वी का ध्यान अमूर्त विषयों पर स्थानांतरित करने के अवसर से वंचित हैं, और इसके अलावा, कई लोगों के लिए, यह बिजनेस सूट और अन्य विवरण हैं दिखावट जो उनकी अपनी क्षमताओं पर विश्वास दिलाती है। टेलीफोन संचार आवाज के समय को विकृत कर सकता है, लेकिन बातचीत के स्वर और तरीके को प्रभावित नहीं कर सकता है, इसलिए निम्नलिखित महत्वपूर्ण विवरणों पर ध्यान दें।

किसी नियोक्ता के साथ अपना पहला टेलीफोन संपर्क करते समय, दो चरम सीमाओं से बचने का प्रयास करें: बहुत जल्दी न बोलें, प्रक्रिया को एक मिनट के भीतर पूरा करने का प्रयास करें। लघु प्रस्तुतियाँ, लेकिन साथ ही, अपनी विनम्रता को अतिरंजित न करें, कार्मिक सेवा के प्रतिनिधियों के साथ संवाद करते समय डरपोक न हों, जब वह बदले में, कंपनी का परिचय देना शुरू करता है तो लाइन के दूसरे छोर पर वार्ताकार को बाधित न करें आप और आपको कार्य स्थितियों के बारे में बताएं। यदि आप... यदि आप समझ नहीं पाए या नहीं सुने, तो स्पष्टीकरण देने या दोबारा पूछने से न डरें। यह व्यवहार बाद में दोबारा साक्षात्कार में शरमाने, यह बहाना बनाने से कहीं बेहतर है कि आपने यह भाग सुना है, और कनेक्शन की खराब गुणवत्ता का हवाला देते हुए कैरियर विकास सलाहकार खड़े होकर टेलीफोन साक्षात्कार आयोजित करने की सलाह देते हैं। यह मनोवैज्ञानिक तकनीक आपको ज़ोर से और अधिक आत्मविश्वास से बोलने में मदद करती है।

मुख्य बात विचलित नहीं होना है!

किसी भी साक्षात्कार की तरह, न केवल उत्तर देने के लिए, बल्कि उत्तर देने के लिए भी तैयार रहें स्वयं प्रश्न पूछें, जो नियोक्ता को उसकी कंपनी में नौकरी पाने में आपकी रुचि के बारे में समझाने में मदद करेगा। यदि आवेदक किसी विशिष्ट रिक्ति को लक्षित कर रहा है, तो उसके प्रश्न मुख्य रूप से कार्यात्मक जिम्मेदारियों और उसके प्रदर्शन का आकलन करने के मानदंडों से संबंधित होंगे। कार्मिक संघ के अध्यक्ष सलाह देते हैं, "यह पूछने में संकोच न करें कि क्या आप एक मजबूत उम्मीदवार की छाप छोड़ना चाहते हैं।" "महानगर" वालेरी पॉलाकोव. - सबसे पहले, ये कार्य की सामग्री, कार्यों, संसाधनों के बारे में प्रश्न होने चाहिए। वेतन और अन्य मुआवज़े के बारे में शुरुआत में नहीं, बल्कि बातचीत के अंत में पूछना बेहतर है।

यदि आप भूल गए हैं या आपके पास कुछ पूछने का समय नहीं है, तो तुरंत वापस कॉल करके स्पष्टीकरण देने की अनुशंसा नहीं की जाती है। यह व्यवहार एचआर को यह सोचने पर मजबूर कर सकता है कि आप अव्यवस्थित और अनुपस्थित दिमाग वाले हैं। किसी उम्मीदवार के बारे में एक राय का गठन जीवित वातावरण (कार्यशील टीवी, भौंकने वाले कुत्ते, रिश्तेदारों, बच्चों की आवाज़), सड़क शोर (जब आप कार से या सेल फोन से कॉल करते हैं) से जुड़ी विभिन्न ध्वनियों से भी प्रभावित हो सकता है। वर्तमान स्थिति के आधार पर, भर्तीकर्ता, सबसे पहले, यह आकलन करेगा कि आवेदक इस प्रकार की बातचीत को कितनी गंभीरता से लेता है, और दूसरी बात, अधिक सटीकता के साथ आवेदक का मनोवैज्ञानिक चित्र तैयार करेगा। इस प्रकार, कार्मिक सेवा का एक कर्मचारी एक मामले का उदाहरण देता है जब एक लड़की का फोन पर साक्षात्कार हुआ और यह सुना गया कि कोई तीसरा पक्ष बातचीत में भाग ले रहा था। यह उसकी मां थी, जो सक्रिय रूप से अपनी बेटी को सवालों के जवाब दे रही थी।

बातचीत समाप्त होने के बाद, यह अवश्य पूछें कि आपके अगले कदम क्या हैं।

यदि आप साक्षात्कार के दौरान अन्य मामलों से विचलित होते हैं तो अपनी कंपनी के संभावित कर्मचारी के रूप में एचआर की रुचि आपके प्रति कम हो सकती है। उदाहरण के लिए, आवेदकों में से एक अपनी गलती के बारे में बात करता है: टेलीफोन साक्षात्कार के समानांतर, उसने अपना ईमेल चेक किया। जब वार्ताकार ने उनके उत्तरों में देरी के कारणों के बारे में पूछा, तो उन्होंने ईमानदारी से स्वीकार किया कि वह एक साथ पत्रों को देख रहे थे। इस कंपनी की ओर से व्यक्तिगत मुलाकात का कोई प्रस्ताव नहीं था.

अगर मना करें तो विनम्रता से

यदि कॉल करने की पहल आपकी ओर से नहीं, बल्कि नियोक्ता की ओर से आती है, और आप इस समय बात करने में असहज हैं (इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि किन कारणों से: आप अस्वस्थ महसूस करते हैं, तनावपूर्ण कार्य वातावरण, व्यापार वार्ता), या आप बस हैं यदि आप साक्षात्कार के लिए मनोवैज्ञानिक रूप से तैयार नहीं हैं, तो टेलीफोन साक्षात्कार को पुनर्निर्धारित करना सबसे अच्छा है। उत्तर इस प्रकार तैयार किया जा सकता है: “मेरी उम्मीदवारी पर ध्यान देने के लिए धन्यवाद, आपके कॉल के लिए धन्यवाद। आपके प्रस्ताव में मुझे बहुत दिलचस्पी है, लेकिन, दुर्भाग्य से, मैं अभी बात नहीं कर सकता - मुझे पाँच मिनट में निकलना होगा। क्या यह समय बात करने के लिए पर्याप्त होगा, या क्या हम आपको किसी अन्य समय पर वापस बुला सकते हैं? इस तरह, आप रिक्ति में अपनी रुचि स्पष्ट रूप से व्यक्त करेंगे, ईमानदारी से आपके पास उपलब्ध समय के बारे में चेतावनी देंगे, और अगली कॉल की तारीख पर सहमत होंगे।

बातचीत के अंत के बाद, यह पूछना सुनिश्चित करें कि आपके अगले कदम क्या हैं: आप साक्षात्कार के परिणाम की उम्मीद कब कर सकते हैं, और, यदि निर्णय सकारात्मक है, तो व्यक्तिगत बैठक के दौरान आपको किन अतिरिक्त सामग्रियों और दस्तावेजों की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप उस कर्मचारी का ईमेल पता जानते हैं जिसने आपसे बातचीत की थी, तो बातचीत के बाद आप उसे एक संक्षिप्त अनुस्मारक पत्र भेज सकते हैं, जिसमें बातचीत के लिए धन्यवाद देने के अलावा, आप एक पेशेवर के रूप में एक बार फिर अपनी ताकतें सूचीबद्ध कर सकते हैं।

यदि, टेलीफोन पर बातचीत के परिणामस्वरूप, आपको तुरंत इनकार मिलता है या आपको एहसास होता है कि आप स्वयं इस पद में रुचि नहीं रखते हैं, तो सुखद बातचीत के लिए अपने वार्ताकार को धन्यवाद देना सुनिश्चित करें और भविष्य में सहयोग की संभावना के लिए आशा व्यक्त करें। किसी नियोक्ता के साथ टेलीफोन पर बातचीत करने का अनुभव, किसी भी अन्य कौशल की तरह, तुरंत हासिल नहीं किया जाता है। आप जितने अधिक फोन कॉल करेंगे, आप समय-समय पर उतना ही अधिक आत्मविश्वास महसूस करेंगे और इसलिए, आप उतनी ही कम गलतियाँ करेंगे। ये वैसा ही मामला है जब मात्रा अनिवार्य रूप से गुणवत्ता में बदल जाती है.

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16.3. टेलीफोन द्वारा व्यावसायिक संचार एक राय है कि टेलीफोन पर बातचीत से समय की बचत होती है। हालाँकि, गणना से पता चला है कि कार्य दिवस के दौरान प्रबंधकों के लिए टेलीफोन पर बातचीत में 3 से 4.5 घंटे लगते हैं, और कर्मचारियों के लिए - 2-2.5 घंटे। टेलीफोन के नुकसान

लीडर्स वर्कशॉप पुस्तक से लेखक मेनेगेटी एंटोनियो

लोगों को कैसे जीतें पुस्तक से कार्नेगी डेल द्वारा

लेखक की किताब से

टेलीफोन सेवा ग्राहकों के साथ संपर्क का एक बड़ा हिस्सा टेलीफोन पर होता है। कई कंपनियों में स्वचालित सिस्टम स्थापित होते हैं - एक उत्तर देने वाली मशीन ग्राहक को जवाब देती है। ऐसी प्रणालियों का नुकसान यह है कि ग्राहक अपनी समस्या पर चर्चा नहीं कर सकता। इसलिए यह बेहतर है

सभी आवश्यक पेशे समाज में समान रूप से लोकप्रिय नहीं हैं, खासकर युवाओं के बीच। बड़े पैमाने पर व्यवसायों में से कई ऐसे हैं जिनके लिए एक कर्मचारी से औसत स्तर की योग्यता की आवश्यकता होती है - कैशियर, बिक्री सहायक, कॉल सेंटर ऑपरेटर, सामाजिक सेवा कार्यकर्ता, आदि। कम प्रतिष्ठा वाली नौकरियों के लिए लोगों को कैसे आकर्षित किया जाए?

समस्या यह है कि नियोक्ता इन पदों पर जिम्मेदार कर्मचारियों को रखने में रुचि रखते हैं, लेकिन उन्हें उच्च वेतन या विशेष रूप से रचनात्मक कार्य नहीं दे सकते हैं। कर्मचारियों के दृष्टिकोण से, ऐसी रिक्तियों को अलोकप्रिय माना जा सकता है। और भर्तीकर्ता के दृष्टिकोण से, यह कठिन है, क्योंकि आपको केवल उन्हीं उम्मीदवारों का चयन करना है जो मिलते हैं:

नौकरी प्रोफ़ाइल;
कुछ कॉर्पोरेट आवश्यकताएँ।

मैं ग्लोबल बिल्गी में चार साल से अधिक समय से काम कर रहा हूं। टीम मेरी आंखों के सामने बढ़ी और विकसित हुई। तीन साल पहले, जब मैं भर्ती कर रहा था, सब कुछ बहुत सरल था: कम प्रतिस्पर्धी थे, परियोजनाएं काफी सरल थीं, मेहनती और सक्रिय आवेदक हमारे पास आए थे। पिछले वर्ष में, परियोजनाएं अधिक जटिल और तकनीकी रूप से उन्नत हो गई हैं, और चयन प्रक्रिया तीन गुना सख्त हो गई है, हालांकि उम्मीदवारों का प्रवाह शायद ही बढ़ा है। लेकिन प्रतिस्पर्धियों की संख्या में वृद्धि हुई है, और श्रम बाजार के उम्मीदवारों की राय है कि एक ऑपरेटर होने से बदतर और अधिक कठिन कुछ भी नहीं है।

कंपनी को बदलनी पड़ी अपनी HR रणनीति:

कर्मचारियों को बनाए रखने और विकसित करने के लिए और अधिक प्रयास किए जाने लगे;
नए उम्मीदवारों को आकर्षित करने के लिए, उन्होंने धीरे-धीरे एक नियोक्ता ब्रांड बनाना शुरू किया;
मूल्यांकन केंद्र को संशोधित किया - इसे आवेदकों के लिए अधिक व्यावहारिक और समझने योग्य बनाया।

प्रयास फल देने लगे: प्रारंभिक प्रशिक्षण में आने वाले लोगों की हिस्सेदारी (आमंत्रित लोगों की संख्या में से) थोड़ी बढ़ गई। जब यह पता चला कि यह पर्याप्त नहीं है, तो हमें भर्ती के अन्य चरणों पर पुनर्विचार करना पड़ा...

यहीं पर हमें फ़ोन साक्षात्कार मिला। वास्तव में, हमारे भर्तीकर्ताओं ने स्क्रिप्ट का सख्ती से पालन करते हुए इसे हमेशा अच्छी तरह से निभाया: “प्रश्न - उत्तर; सवाल-जवाब...'' लेकिन कुछ गड़बड़ थी।

समस्या का विश्लेषण करने के बाद, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे: हम खुद को एक आउटसोर्सिंग कॉल सेंटर के रूप में रखते हैं जो अपने ऑपरेटरों के लिए बेचना जानता है, "बेचने की क्षमता" मुख्य योग्यता है; लेकिन हमारे भर्तीकर्ता - शोधकर्ता (शोधकर्ता) नहीं जानते कि कैसे बेचना है, और कोशिश भी नहीं करते!

समस्या की पहचान करने के बाद, हमने इसे हल करने के अवसरों की तलाश शुरू कर दी। अतीत में उम्मीदवारों के साथ टेलीफोन साक्षात्कार कैसे होते थे? हमने कॉल पर पांच से दस मिनट बिताए - मानक प्रश्न पूछे, हमेशा इस तथ्य के बारे में नहीं सोचा कि ये प्रश्न काफी हद तक किसी व्यक्ति के निर्णय को निर्धारित करते हैं: क्या वह समान प्रस्तावों के बीच हमारी कंपनी का चयन करेगा?

टेलीफोन साक्षात्कार एक काफी प्रभावी उपकरण है और अपनी सरलता के बावजूद, उपयुक्त उम्मीदवारों के चयन के प्रारंभिक चरण में बहुत उपयोगी है। व्यक्तिगत संचार गुम जानकारी को स्पष्ट करने में मदद करता है, या, इसके विपरीत, यह बताने में मदद करता है कि हम रिक्ति घोषणा में प्रकाशित करने के लिए तैयार नहीं हैं।

सामान्य तौर पर, साक्षात्कार को एक द्विदिशीय उपकरण माना जाना चाहिए, क्योंकि उनका उपयोग निम्नलिखित के लिए किया जा सकता है:

रिक्ति के लिए प्रतिक्रिया देने वाले उम्मीदवारों का प्राथमिक चयन। इस मामले में चयन से हमारा तात्पर्य स्पष्ट रूप से अनुपयुक्त आवेदकों को काटना है - उन मापदंडों के अनुसार जो स्पष्ट रूप से रिक्ति की प्रोफ़ाइल के अनुरूप नहीं हैं। उदाहरण के लिए, मानदंड "सामान्य साक्षरता" और "भाषण दोषों की अनुपस्थिति" "ऑपरेटर" पद के लिए निर्णायक हैं, लेकिन वे दूरस्थ अनुसंधान (रेज़्यूमे या प्रश्नावली का उपयोग करके) के लिए उपयुक्त नहीं हैं।
"निष्क्रिय" उम्मीदवारों को आकर्षित करना - जिन्होंने रिक्ति में रुचि नहीं दिखाई है (रेज़्यूमे के आधार पर आउटगोइंग कॉल)।

एक अलोकप्रिय रिक्ति की बात करते हुए, हम पहले से जानते हैं कि अधिकांश उम्मीदवारों की प्रेरक प्रोफ़ाइल क्या होगी - नौकरी चुनने के मानदंड और उनकी प्राथमिकताएँ पूर्वानुमानित हैं। क्रम (उद्देश्यों के महत्व के अनुसार) कुछ इस प्रकार होगा:

1) वेतन;
2) कार्य अनुसूची;
3) कार्यालय स्थान;
4) रोजगार का प्रकार.

बेशक, अन्य भी हैं, लेकिन ज्यादातर मामलों में निर्णय इस जानकारी के आधार पर किया जाता है।

बेशक, यदि एक उम्मीदवार को दिन के दौरान विभिन्न नियोक्ताओं से समान प्रस्तावों के साथ पांच कॉल प्राप्त होती हैं, तो वह खुले स्रोतों में कंपनी के बारे में समीक्षाओं पर भी ध्यान देना शुरू कर देता है, वह एक शोधकर्ता के साथ बातचीत को याद करता है। यहीं पर एक अतिरिक्त कारक काम आता है - "बातचीत के दौरान व्यक्ति के प्रति रवैया।" यह महत्वपूर्ण हो जाता है, क्योंकि "अन्य सभी चीजें समान होने पर", यह पहला फोन कॉल है जो उम्मीदवार को कंपनी की कॉर्पोरेट संस्कृति, उसके मूल्यों और मानकों को प्रदर्शित करता है। हाँ, किसी व्यक्ति को कम से कम पाँच मिनट तक कर्मचारियों को देखने या उनसे प्रश्न पूछने का अवसर देकर कार्यालय में सम्मानजनक रवैया और सुखद माहौल प्रदर्शित करना बहुत आसान है... लेकिन वह कार्यालय आएगा या नहीं यह इस पर निर्भर करता है कॉल।

एक सुव्यवस्थित टेलीफोन साक्षात्कार कई कारकों को प्रभावित करता है ( मेज़).

टेलीफोन साक्षात्कार आयोजित करने में महत्वपूर्ण बिंदु

कारक	स्पष्टीकरण	उदाहरण
साक्षात्कार के लिए आये अभ्यर्थियों की संख्या	लोग चुनते भी हैं और पेशा जितना व्यापक होता है, अंतिम निर्णय उतना ही उन पर निर्भर करता है	क्या यह ठीक है कि मैं एक दोस्त के साथ जा रहा हूँ? मैंने उसे बताया, और उसे परिस्थितियाँ वास्तव में पसंद आईं। वह भी आपके लिए काम करना चाहता है. कर सकना?
सगाई उम्मीदवार	क्या उस व्यक्ति को लगा कि उसका स्वागत किया जाएगा? क्या वह भर्तीकर्ता से बात करने के बाद कंपनी के बारे में और जानना चाहता था?
ब्रांड नियोक्ता	कंपनी के बारे में समीक्षाएं साक्षात्कार के दौरान भर्तीकर्ता के तर्कों की धारणा को प्रभावित करती हैं संचार से उत्पन्न भावनाएँ नियोक्ता की धारणा को प्रभावित करती हैं	एक मित्र ने मुझे सलाह दी, तुमने उसे फोन किया। लेकिन वह इसे अपनी पढ़ाई के साथ नहीं जोड़ पाएगा... क्या मैं आपके पास साक्षात्कार के लिए आ सकता हूं?

गुणवत्तापूर्ण साक्षात्कार आयोजित करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है?

ए. वार्ताकार का नाम पता करें और बातचीत के दौरान इसे कई बार दोहराना न भूलें। यह आपके सम्मान को प्रदर्शित करेगा और उसे स्पष्टता की ओर आकर्षित करने में मदद करेगा, क्योंकि व्यक्तिगत व्यवहार हर किसी के लिए सुखद होता है।

बी. सरल शुरुआत करें. कॉल के दौरान, या इससे भी बेहतर, उससे आधा मिनट पहले ध्यान केंद्रित करना बहुत महत्वपूर्ण है। यह लंबे समय से परीक्षण और सिद्ध किया गया है: यह अभिवादन वाक्यांश है, या बल्कि, इसकी स्वर और सामग्री है जो सीधे आगामी संवाद की शैली और उसके परिणामों को निर्धारित करती है।

में. उम्मीदवार को यह महसूस होना चाहिए कि भर्तीकर्ता उसके कॉल से खुश है।

जी. हम केवल एक रिक्ति की पेशकश करने या किसी उम्मीदवार के सवालों का जवाब देने के लिए कॉल नहीं करते हैं (यदि कॉल आ रही है), हम इसे "बेचने" का प्रयास करते हैं।

डी. अलग से, मैं उम्मीदवार को पहली कॉल के लिए सही बातचीत संरचना विकसित करने की आवश्यकता पर ध्यान देना चाहूंगा। बहुत जरुरी है! यहां तक कि सबसे अच्छे "सेल्स लोग" हमेशा अपनी आंखों के सामने एक स्क्रिप्ट रखते हैं (एक विशिष्ट वार्तालाप परिदृश्य, इसके सभी चरणों की चरण-दर-चरण रिकॉर्डिंग, जिसमें नमूना प्रश्नों की सूची और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर शामिल हैं)। उनके पास स्टॉक में कुछ महत्वपूर्ण वाक्यांश भी हैं जिन पर आपको हमेशा विशेष ध्यान देना चाहिए। बुद्धिमान "टिप्स" विक्रेता को आत्मविश्वास महसूस करने, लगातार, सार्थक और संक्षिप्त रूप से बोलने में मदद करते हैं।

यहाँ एक विशिष्ट है स्क्रिप्ट संरचना:

1. अभिवादन करना एवं संपर्क स्थापित करना. अभिवादन संक्षिप्त होना चाहिए. आपको स्पष्ट और धीरे-धीरे बोलने की ज़रूरत है, क्योंकि हमारे लिए यह महत्वपूर्ण है कि उम्मीदवार सही ढंग से समझे कि उसे कौन बुला रहा है और क्यों। अभिवादन के चरण में यह स्पष्ट करना भी बहुत महत्वपूर्ण है कि क्या व्यक्ति के पास रिक्ति की पूरी चर्चा पर ध्यान देने का अवसर है, क्योंकि हम उसका निजी समय छीन रहे हैं।

नमूना वार्तालाप रूपरेखा:

शुभ दोपहर, (उम्मीदवार का नाम)! मेरा नाम _____ है, मैं _______ कंपनी में मानव संसाधन विशेषज्ञ हूं। मैं आपको हमारी कंपनी में नौकरी की पेशकश करना चाहता हूं। क्या आप अभी बात कर सकते हैं?

2. आवश्यकता की पहचान करना. निःसंदेह, आप उम्मीदवार को रिक्ति के सभी लाभों के बारे में तुरंत सूचित करके इस बिंदु के बिना काम कर सकते हैं। लेकिन जैसा कि अक्सर होता है: जो एक के लिए अच्छा है वह दूसरे के लिए उपयुक्त नहीं है। इसलिए, यदि आप कुछ सरल प्रश्नों से शुरुआत करते हैं, तो आप किसी विशेष आवेदक के लिए अपनी रिक्ति को सबसे आकर्षक तरीके से प्रस्तुत कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:

"आप किन रिक्तियों पर विचार करने को तैयार हैं?"
"नौकरी चुनते समय आप सबसे पहले किस चीज़ पर ध्यान देते हैं?"
"आप चुनाव कैसे करेंगे?"
"क्या आपने पहले हमारी कंपनी के बारे में सुना है?"

इसके अलावा, इस स्तर पर भर्तीकर्ता बातचीत को समाप्त करने का निर्णय ले सकता है - यदि आवेदक की ज़रूरतें और रुचियां कंपनी की पेशकश के साथ पूरी तरह से भिन्न हैं।

3. कामकाजी परिस्थितियों और नौकरी की जिम्मेदारियों की प्रस्तुति. यदि आप जानते हैं कि उस व्यक्ति के लिए क्या महत्वपूर्ण है, तो इस पद के लाभों और चुनौतियों के बारे में संचार करना बहुत आसान होगा। उदाहरण के लिए:

“ग्लोबल बिल्गी एक अंतरराष्ट्रीय कंपनी है जो दुनिया के संपर्क केंद्रों में अग्रणी स्थान रखती है। हम ____________________________ जैसी कंपनियों के साथ काम करते हैं।

वर्तमान में हमारे पास ________ के लिए रिक्ति है। यह रिक्ति ________ के लिए आपकी इच्छाओं को पूरी तरह से पूरा करती है (बातचीत की शुरुआत में हमें जो पता चला, उसे हम सूचीबद्ध करते हैं)।

केवल एक ही जिम्मेदारी है: ग्राहक की समस्याओं को हल करने में मदद करना। आपका अधिकांश समय इसमें लगेगा:

टेलीफोन परामर्श;

कंपनी की वेबसाइट पर उत्तर खोजें;

रिकॉर्डिंग अनुरोध;

कनेक्शन/निदान के लिए अनुरोध तैयार करना।

अक्सर, ग्राहक आवश्यकता पड़ने पर संपर्क केंद्र से संपर्क करते हैं:

सेवाएँ/टैरिफ चुनने में सहायता;

इंटरनेट स्थापित करने पर तकनीकी परामर्श;

शिकायतों और विवादास्पद स्थितियों पर विचार।”

यह भी कहना ज़रूरी है:

कार्यालय कहाँ स्थित है;
रोजगार की कौन सी शर्तें प्रस्तावित हैं;
कि कंपनी इंडक्शन ट्रेनिंग प्रदान करती है।

4। चर्चा. आपको स्थितियों की प्रस्तुति के दौरान इस चरण में जाने की आवश्यकता है। उम्मीदवार से उसकी वेतन अपेक्षाओं, उसके लिए कार्यालय का स्थान कितना सुविधाजनक है, आदि का पता लगाना महत्वपूर्ण है, और उसे यह गारंटी भी देनी चाहिए कि प्रेरण प्रशिक्षण आयोजित किया जाएगा। यहां रिक्रूटर का काम उम्मीदवार में इतनी रुचि जगाना है कि वह आकर सब कुछ अपनी आंखों से देखना चाहे। हम आम तौर पर यह कहकर समाप्त करते हैं:

मैंने वह सब कुछ बताया और पूछा जो मेरे लिए महत्वपूर्ण था, अब आपकी बारी है।

यदि बातचीत की शुरुआत में ही आवेदक की जरूरतों की पहचान नहीं की जाती है या पूरी तरह से परिभाषित नहीं किया जाता है, तो चर्चा आपत्तियों के साथ संघर्ष में विकसित हो सकती है। इस मामले में, आपको जरूरतों की पहचान के चरण पर लौटने की जरूरत है - पता लगाएं:

नौकरी में उम्मीदवार के लिए वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है;
कुछ ऐसा जिससे वह बचना चाहेगा।

5. समापन. बातचीत के अंत तक, भर्तीकर्ता को स्वयं उत्तर देना होगा: क्या वह इस उम्मीदवार को साक्षात्कार के लिए आमंत्रित करने के लिए तैयार है?

उम्मीदवार को लिए गए निर्णय और उसके कारणों के बारे में तुरंत सूचित करना महत्वपूर्ण है। सबसे खराब विकल्प यह है कि व्यक्ति को सीधे तौर पर बताया जाए कि वह उपयुक्त नहीं है और वास्तव में वह बुरा क्यों है। "सैंडविच" विधि का उपयोग करके अप्रिय जानकारी को संप्रेषित करना सबसे अच्छा है: इनकार को सकारात्मक तरीके से "लपेटें" - न केवल निष्पक्ष रूप से विश्लेषण करें कि पहचानी गई कमियां स्थिति के साथ असंगत क्यों हैं, बल्कि उम्मीदवार की खूबियों पर भी जोर देती हैं।

उदाहरण के लिए:

“आपने अच्छे संचार कौशल और इंटरनेट प्रौद्योगिकियों की समझ का प्रदर्शन किया है। यह इस पद के लिए बहुत महत्वपूर्ण है. साथ ही, सक्षम रूसी भाषण भी हमारे लिए महत्वपूर्ण है, और आप बहुत सारे यूक्रेनीवाद का उपयोग करते हैं।

यदि कोई सकारात्मक निर्णय लिया जाता है, तो भर्तीकर्ता को यह करना होगा:

उम्मीदवार को बताएं कि कार्यालय कैसे पहुंचें, इसे ढूंढने का सबसे आसान तरीका सुझाएं;
एक संपर्क फ़ोन नंबर दें और यदि आपके कोई अतिरिक्त प्रश्न हों तो कॉल करने की पेशकश करें;
अपना नाम याद रखें.

चयन के सभी चरणों में उम्मीदवारों के प्रति अच्छे रवैये के लिए धन्यवाद, जो कर्मचारी पहले से ही इसके प्रति वफादार हैं, वे कंपनी में आएंगे, और जो किसी कारण से उपयुक्त नहीं थे, वे इच्छुक आवेदकों की सिफारिश करेंगे। हमारे अभ्यास में एक मामला था: तीन लोगों को आमंत्रित किया गया था, लेकिन सात आए। कभी-कभी हम सबसे योग्य उम्मीदवारों से यह कहते हैं: “आपका कौशल और ज्ञान इस पद पर बहुत उपयोगी होगा। और यदि आपके पास समान स्तर के प्रशिक्षण वाले मित्र हैं, तो साथ आएँ।” यह बहुत अच्छी तरह से काम करता है - एक नियम के रूप में, उम्मीदवार स्मार्ट दोस्त चुनते हैं, इसलिए अधिकांश साक्षात्कार सफलतापूर्वक पास कर लेते हैं। सबसे खराब स्थिति में, केवल एक उम्मीदवार ही उत्तीर्ण होगा, लेकिन वह सबसे मजबूत होगा!

बुनियादी गलतियाँ.एक भर्तीकर्ता भी गलती कर सकता है और एक योग्य उम्मीदवार से चूक सकता है। और कुछ गलतियों के कारण पूरी कंपनी श्रम बाजार का भरोसा खो सकती है। कौन सी गलतियाँ सबसे अधिक बार की जाती हैं? भर्तीकर्ता:

अभ्यर्थी से बातचीत के दौरान मेल द्वारा पत्र-व्यवहार करता है। लेकिन, विचलित होने के कारण, वह महत्वपूर्ण बिंदुओं से चूक सकता है, और उम्मीदवार इस निष्कर्ष पर पहुंचेगा कि वार्ताकार को उसमें कोई दिलचस्पी नहीं है।
उत्तर लिखता/याद नहीं रखता। परिणामस्वरूप, वह एक ही जानकारी बार-बार मांगता है, जिससे एक असावधान और उदासीन श्रोता का आभास होता है (और एक व्यक्तिगत बैठक में "आपने ऐसा कहा था ..." जोड़ने में सक्षम नहीं होगा)।
पद के मुख्य बिंदुओं के बारे में प्रश्न नहीं पूछता, इसलिए उन लोगों को आमंत्रित करता है जो स्पष्ट रूप से आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं। परिणामस्वरूप, कंपनी कर्मचारी का अधिग्रहण नहीं करेगी, और उम्मीदवार असंतुष्ट रहेगा क्योंकि उसने यात्रा पर समय और पैसा बर्बाद किया है।

उदाहरण के लिए: पहले से ही साक्षात्कार के दौरान, आवेदक को पता चलता है कि कंपनी के पास "फ्लोटिंग" कार्यसूची है, जिसमें सुबह की पाली को प्राथमिकता दी जाती है, और शाम को काम करने का अवसर उसके लिए महत्वपूर्ण है (उसने खुद फोन पर नहीं कहा था) , और हम पूछना भूल गए)। व्यक्ति क्रोधित है, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वह अपनी नकारात्मक भावनाओं के बारे में "पूरी दुनिया" को बताने के लिए तैयार है।

उन लोगों का तिरस्कार करना जो अनुपयुक्त या "अयोग्य" हैं। यह नियोक्ता ब्रांड के लिए सीधा खतरा है! हर कोई जानता है कि नकारात्मकता को बेहतर ढंग से याद रखा जाता है। अगर इंटरव्यू में कुछ भी असामान्य नहीं होगा तो कैंडिडेट को इसके बारे में याद नहीं रहेगा... लेकिन अगर उसे रिक्रूटर का लहजा या शब्द पसंद नहीं आया तो यकीन मानिए वह चुप नहीं बैठेगा! सभी दोस्तों, रिश्तेदारों, पड़ोसियों और साधारण लोगों को अपमान के बारे में पता चल जाएगा। बेशक, प्रतिक्रिया कितनी हिंसक होगी यह काफी हद तक वार्ताकार के स्वभाव और सामाजिकता पर निर्भर करता है, लेकिन "अच्छी शर्तों पर" लोगों के साथ भाग लेना अभी भी बेहतर है।

यदि कोई कंपनी लगातार एक एचआर ब्रांड बनाती है, एक सकारात्मक कॉर्पोरेट संस्कृति बनाए रखती है और आम तौर पर कर्मचारियों की परवाह करती है, तो भर्ती भी पेशेवर और सकारात्मक होनी चाहिए। यदि एक टेलीफोन साक्षात्कार नियोक्ता ब्रांड को मजबूत करने के लिए काम करता है, तो इससे उम्मीदवारों और भर्तीकर्ता दोनों को लाभ होगा। और व्यवसाय को निश्चित रूप से घाटा नहीं होगा!

लेख हमारे पोर्टल को प्रदान किया गया
पत्रिका के संपादकीय कर्मचारी

क्या आप नौकरी चाहने वाले और नियोक्ता के बीच सामान्य टेलीफोन वार्तालाप के पहले 15 सेकंड के मूल्य का पुनर्मूल्यांकन करने में रुचि रखते हैं? इस मामले में, हम आपका ध्यान एक ऐसी समस्या की ओर आकर्षित करेंगे जो पहली नज़र में अदृश्य है: किसी नियोक्ता से नौकरी चाहने वाले को आउटगोइंग कॉल करते समय, बुनियादी नियम जिनके द्वारा आधुनिक कारोबारी माहौल में फोन पर बात करने की प्रथा है अक्सर उल्लंघन किया जाता है. परिणामस्वरूप, एक-दूसरे की पहली छाप खराब करने और कॉलिंग कंपनी की प्रतिष्ठा कम करने के अलावा, लोग कभी-कभी साक्षात्कार पर सहमत होने में भी असफल हो जाते हैं।

समस्या का कारण: टेलीफोन वार्तालाप की स्पष्ट सादगी के बावजूद, टेलीफोन वार्तालापों में प्रत्यक्ष प्रशिक्षण मुख्य रूप से बिक्री विशेषज्ञों और प्रबंधन कर्मियों के लिए किया जाता है, अर्थात। उन लोगों के लिए जिनकी सफलता व्यावसायिक शिष्टाचार पर निर्भर करती है। लेकिन मानव संसाधन कर्मचारियों के प्रशिक्षण के बजट में अक्सर कटौती की जाती है। निःसंदेह, यदि किसी सामान्य कर्मचारी को साक्षात्कार के लिए आमंत्रित किया जाता है, तो कुछ वार्तालाप मानदंडों के लिए मानव संसाधन प्रबंधक की उपेक्षा पर आवेदक का ध्यान नहीं जाएगा। हालाँकि, वरिष्ठ प्रबंधकों और प्रबंधकों के साथ बातचीत के दौरान, मानव संसाधन कर्मचारी पेशेवर नैतिकता के मामले में खुद को कम शिक्षित व्यक्ति दिखाने का जोखिम उठाता है।

पहचाने गए अंतर को भरने के लिए, आप नीचे प्रस्तावित सामग्री का उपयोग कर सकते हैं। यह दिखाएगा कि आउटगोइंग फोन कॉल की कौन सी संरचना एचआर व्यावसायिकता (या इसकी कमी) पर सबसे प्रभावी ढंग से जोर देती है।

साक्षात्कार का समय तय करते समय हम जिस तरह फोन पर बातचीत करते हैं वह हमारे पेशेवर स्तर का एक महत्वपूर्ण संकेतक है। आइए मिलान करें!

साक्षात्कार शेड्यूल करने के बारे में एक सक्षम टेलीफोन वार्तालाप का नमूना पाठ:

“शुभ दोपहर, इरीना! (विराम)। मेरा नाम ओल्गा है - कंपनी एन की मानव संसाधन प्रबंधक। मैं "क्षेत्रीय प्रतिनिधि" के पद के लिए साक्षात्कार के लिए समय की व्यवस्था करने के लिए कॉल कर रही हूं। क्या आप अभी 2 मिनट बात कर सकते हैं?”

संदेश
"इरीना, मैं संक्षेप में बताने का प्रस्ताव करता हूं: हम आपसे कल, 24 मार्च, 15:00 बजे, पते पर मिलते हैं: कॉसमॉस, 4, कार्यालय 3। मैं आपको फिर से याद दिला दूं, मेरा नाम ओल्गा है। शुभकामनाएं!"।

आउटगोइंग फ़ोन कॉल योजना

1. नमस्कार + अपना परिचय देना

नमस्ते कहें और अपने वार्ताकार को नाम से संबोधित करें
अपना परिचय दें: न केवल आपका पहला नाम (अंतिम नाम), बल्कि कंपनी का नाम भी।

अर्थ:पहले सेकंड से ही वार्ताकार को बातचीत के मूड में लाना और कॉल करने वाले की एक आकर्षक छवि बनाना आवश्यक है। अभिव्यक्ति के बारे में भूल जाओ: "यह आपको परेशान करता है"! - इससे सुखद भावनाएं उत्पन्न होने की संभावना नहीं है। तटस्थ वाक्यांश अधिक उपयुक्त होते हैं।

उदाहरण:“सुप्रभात, एलेक्सी! मेरा नाम अलीना है, पेरो में एचआर मैनेजर हूं।

2. कॉल के उद्देश्य का संदेश

अर्थ:
व्यक्ति को यह समझने दें कि आप क्यों कॉल कर रहे हैं, क्योंकि आवेदक को कई फोन कॉल आ सकते हैं जो आवश्यक रूप से नौकरी खोज से संबंधित नहीं हैं, और वह तुरंत समझ नहीं पाएगा कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं;

उस व्यक्ति को आपके साथ बातचीत में "स्विच" करने का अवसर दें, करेंट अफेयर्स को किनारे रख दें।

उदाहरण:“हमें बिक्री विभाग के प्रमुख के पद के लिए आपका बायोडाटा प्राप्त हुआ है। मैं हमारे कार्यालय में साक्षात्कार के लिए समय की व्यवस्था करने के लिए फोन कर रहा हूं।

3. बात करने के लिए समय होने का सवाल

हैरानी की बात यह है कि यह सबसे अधिक बार भूला जाने वाला बिंदु है! हालाँकि, हममें से किसे असुविधाजनक समय पर फोन उठाने का अवसर नहीं मिला है: सड़क पर, सड़क पर, किसी परिचालन बैठक या वार्ता के दौरान?

अर्थ:बातचीत जारी रखने में आने वाली सभी बाधाओं को दूर करें। कल्पना कीजिए, एक आवेदक अपनी वर्तमान नौकरी पर एक बैठक में है, और फिर आप उसे दूसरी नौकरी की पेशकश करने के लिए बुलाते हैं, आप जानते हैं...

प्रशिक्षणों में लोग अक्सर इस बात पर आपत्ति जताते हैं: "यदि कोई व्यक्ति बात करने में असहज है, तो वह स्वयं ऐसा कहेगा, तो उससे इस बारे में क्यों पूछें?"

इस बारे में सोचें कि आप किस स्थिति में अधिक सम्मानजनक दिखते हैं:

जब वे आपको टोकते हैं और कहते हैं: "क्षमा करें, मेरे पास अभी समय नहीं है, मुझे वापस कॉल करें"
- या जब आप स्वयं बातचीत का प्रबंधन करते हैं और बातचीत जारी रखने की संभावना के बारे में प्रश्न पूछते हैं?

बहुत ज़रूरी: आपको न केवल अमूर्त समय की उपलब्धता में, बल्कि विशिष्ट मिनटों में भी रुचि रखने की आवश्यकता है: "अन्ना, क्या आपके पास अब बात करने के लिए 3 मिनट हैं?" इससे आपको और दूसरे व्यक्ति दोनों को एक स्पष्ट दिशा मिलती है।

इसके अलावा, यदि कोई व्यक्ति बात करने से इंकार करता है, तो यह पता लगाना न भूलें कि कब वापस कॉल करना सबसे अच्छा है।

4. कॉल के मुख्य उद्देश्य की चर्चा

5. पुनर्कथन + विदाई

अर्थ: यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप एक-दूसरे को समझते हैं और बाकी बैठक के लिए अनुकूल माहौल तैयार करें, बातचीत के सबसे महत्वपूर्ण निष्कर्ष बताएं। इस बिंदु को समझ की जाँच भी कहा जा सकता है।

ऐसे मामले हैं जब वार्ताकार साक्षात्कार के समय, बैठक की जगह और अन्य विवरणों को गलत तरीके से सुनते हैं। महत्वपूर्ण बिंदुओं की संक्षिप्त पुनरावृत्ति इन विफलताओं से बचने में मदद करती है।

मारिया बोलोखोवा - बिजनेस कोच, मानव संसाधन प्रबंधन के क्षेत्र में सलाहकार

कुछ साक्षात्कार नियम

नियम 1।बातचीत की शुरुआत में आवेदक की बातचीत के विषय को संवाद प्रारूप में स्थानांतरित करने की क्षमता, न कि "प्रश्न-उत्तर" मोड में, एक भूमिका निभाती है: पहल करें, प्रश्न पूछें।

नियम #2. 30 सेकंड के भीतर अपने बारे में बात करना मायने रखता है। साथ ही, स्व-प्रस्तुति दिलचस्प होनी चाहिए: शुरुआत और अंत में जोर दें।

सुनहरा नियम: आप किसी नियोक्ता के साथ बैठक के लिए देर नहीं कर सकते; स्वच्छ पेशी।
हालाँकि, इंटरव्यू में सबसे महत्वपूर्ण चीज़ आपका आत्मविश्वास होता है। मुस्कुराएँ!.. लेकिन इसे ज़्यादा मत करो।

केवल 6 प्रकार के साक्षात्कार हैं जिनका उपयोग कंपनियों में किसी न किसी स्तर पर किया जा सकता है:

1. जीवनी संबंधी साक्षात्कार (प्रश्नों की एक श्रृंखला का प्रतिनिधित्व करता है, जिसका उद्देश्य बायोडाटा में निर्दिष्ट जानकारी की विश्वसनीयता स्थापित करना और आवेदक की शिक्षा, कार्य अनुभव और दक्षताओं के बारे में विस्तृत जानकारी प्राप्त करना है)।

2. केस साक्षात्कार, या स्थितिजन्य साक्षात्कार (एक सलाहकार और एक उम्मीदवार के बीच एक संवाद का प्रतिनिधित्व करता है, जिसके दौरान उम्मीदवार एक विशिष्ट व्यावसायिक समस्या को हल करने का प्रयास करता है)।

3. प्रोजेक्टिव साक्षात्कार (प्रश्नों को इस तरह से बनाने पर आधारित कि वे उम्मीदवार को स्वयं का नहीं, बल्कि सामान्य रूप से लोगों या किसी चरित्र का मूल्यांकन करने के लिए आमंत्रित करें)।

4. दक्षताओं पर साक्षात्कार (प्रश्नों का उद्देश्य उन गुणों और क्षमताओं को स्पष्ट करना है जो नौकरी कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक होंगे)।

5. कुछ नहीं के बारे में बातचीत (छुट्टियों, परिवार, पालतू जानवरों और शौक के बारे में प्रश्न पूछे जाते हैं। आपके उत्तरों के आधार पर, भर्ती प्रबंधक यह मान सकता है कि आप सहकर्मियों, अधीनस्थों के साथ कैसा व्यवहार करते हैं, मुख्य चरित्र लक्षणों की पहचान करते हैं, आदि)।

6. तनाव साक्षात्कार (एक तनावपूर्ण स्थिति जहां वे आपके आत्मसम्मान और उस बारे में बात करने की क्षमता का परीक्षण करते हैं जो आपको पसंद नहीं है।)

क्या आप टेलीफोन साक्षात्कार से डरते हैं? आप बस यह नहीं जानते कि इसे "पकाना" कैसे है। 10 सरल नियम आपको अपना सर्वश्रेष्ठ अभिव्यक्त करने में मदद करेंगे।

1. बातचीत के लिए सामान्य स्थितियाँ प्रदान करें

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह सलाह कितनी स्पष्ट लग सकती है, टेलीफोन साक्षात्कार की तैयारी करते समय यह महत्वपूर्ण सलाह में से एक है। अपने प्रियजनों को चेतावनी दें, अन्य फ़ोन और इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों पर ध्वनि बंद कर दें जो सूचनाओं के माध्यम से आपकी बातचीत में बाधा डाल सकते हैं।

2. बातचीत को आगे बढ़ाने से न डरें

आपकी बातचीत शांत और आरामदायक माहौल में होनी चाहिए। ग़लत समय और स्थान ही आपका इंटरव्यू ख़राब कर सकता है. यदि संभव हो, तो अपनी टेलीफोन बातचीत के समय पर स्पष्ट रूप से सहमत होने का प्रयास करें। हालाँकि, यदि यह संभव नहीं था, और कॉल ने आपको असुविधाजनक क्षण में पकड़ लिया, उदाहरण के लिए, कार चलाते समय या किसी मीटिंग में, तो बेहतर है कि इससे बाहर निकलने की कोशिश न करें और तुरंत बातचीत को फिर से शेड्यूल करने के लिए कहें। एक नियम के रूप में, बातचीत की शुरुआत में एचआर लोग पूछते हैं कि क्या आपके लिए अब बात करना सुविधाजनक है और आपका जवाब होता है "अगर मैं आपको 20 मिनट में वापस कॉल करूं तो क्या यह आपके लिए सुविधाजनक होगा?" या "क्या हम अपनी बातचीत को 10 मिनट आगे बढ़ा सकते हैं?" ऐसी स्थिति में काफी स्वीकार्य होगा.

3. संक्षिप्त उत्तरों के बारे में सोचें

एक टेलीफोन साक्षात्कार आम तौर पर आमने-सामने साक्षात्कार से कम समय तक चलता है, इसलिए आपके उत्तर और भी संक्षिप्त होने चाहिए। पहले से सोचें कि आप सबसे सामान्य प्रश्नों के उत्तर में क्या कहेंगे: आप यह नौकरी क्यों चाहते हैं? आप सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार क्यों हैं? अपकी ताकत क्या हैं? आदि। प्रत्येक प्रश्न के लिए 3-4 छोटे वाक्यांश तैयार करना सबसे अच्छा है। "हाँ" या "नहीं" की शैली में बहुत संक्षिप्त उत्तर भी अनुचित होंगे और नियोक्ता को बातचीत को जल्दी समाप्त करने के लिए प्रेरित करेंगे।

4. चीट शीट तैयार करें

कृपया अपना बायोडाटा, कवर लेटर और नौकरी का विवरण अपने सामने रखें। इसके अलावा, इस तथ्य का लाभ उठाएं कि आपका वार्ताकार आपको देख नहीं सकता है - ऐसी सामग्री तैयार करें जो आपको सवालों के जवाब देने में मदद करेगी। यह आपके प्रोजेक्ट का पोर्टफोलियो, आपके काम की रिपोर्ट या कंपनी के बारे में जानकारी भी हो सकती है। आपसे संभवतः इन विषयों के बारे में प्रश्न पूछे जाएंगे, और यदि आपके पास सब कुछ है तो उनका उत्तर देना बहुत आसान होगा। साथ ही, अपने डेस्क पर कागजों का बोझ न डालें। केवल आवश्यक चीज़ें ही तैयार करें ताकि आप दस्तावेज़ों के ढेर को खंगालते समय समय बर्बाद न करें या रुकावट न पैदा करें।

5. अपने आप को व्यवस्थित करें

एक नियमित साक्षात्कार के विपरीत, एक टेलीफोन साक्षात्कार आपको शारीरिक भाषा का उपयोग करके खुद को व्यक्त करने का अवसर नहीं देता है, और मुख्य प्रभाव आपकी आवाज से बनेगा। यदि आप बुदबुदाते हैं, अस्पष्ट बोलते हैं या बहुत आराम से बोलते हैं तो आपके द्वारा कही गई सबसे बुद्धिमान बातें भी खो जाएंगी। साक्षात्कार से पहले तैयार होने और बेहतर ध्यान केंद्रित करने के लिए, अपने आप को "कार्यशील स्थिति" में रखें - शॉवर में जाएं, कपड़े पहनें, अपने बालों में कंघी करें, मेज पर बैठें। यह मनोवैज्ञानिक जीवन हैक आपको आत्मविश्वास देगा और आपको अधिक ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा।

6. मुस्कुराओ

यह एक और तरकीब है जो आपको सकारात्मक प्रभाव बनाने में मदद करेगी। मुस्कुराहट के साथ, आपकी आवाज़ जीवंत और अधिक ऊर्जावान लगेगी, और तदनुसार, यह आपकी रुचि और उत्साह को दिखाएगी।

7. अपने वार्ताकार की तरंग दैर्ध्य पर ध्यान दें

बातचीत के पहले शब्दों से अपने संभावित नियोक्ता के बोलने की गति और तरीके को समझने का प्रयास करें। यदि वह शांति और शांति से बोलता है, तो आपको बात नहीं करनी चाहिए, जिससे वार्ताकार के लिए मनोवैज्ञानिक असुविधा पैदा हो। यदि उसके बोलने की गति और ध्वनि तेज़ और तेज़ है, तो अपने स्वर में प्रसन्नता जोड़ें। याद रखें कि इस स्थिति में आपकी वाणी सफलता का एक अत्यंत महत्वपूर्ण तत्व है।

8. विकर्षणों को दूर रखें

अपने फ़ोन साक्षात्कार को गंभीरता से लें। अपने ईमेल की जाँच न करें या सोशल नेटवर्क पर स्क्रॉल न करें। वार्ताकार निश्चित रूप से सुनेगा कि आप बातचीत पर ध्यान केंद्रित नहीं कर रहे हैं। इसके अतिरिक्त, हो सकता है कि आप प्रश्नों को न पकड़ें या गलत न समझें। आपको बेहतर ध्यान केंद्रित करने में मदद करने के लिए, कागज का एक टुकड़ा तैयार रखें और बात करते समय नोट्स लें।

9. अगले कदमों के बारे में पूछने में संकोच न करें।

यदि आपको लगता है कि साक्षात्कार समाप्त हो गया है, लेकिन वार्ताकार ने यह नहीं बताया है कि अगला कदम क्या होगा, तो यह प्रश्न पूछने में संकोच न करें। विनम्रतापूर्वक पूछें कि आप कब परिणाम की उम्मीद कर सकते हैं और पूछें कि कैसे और कब उससे संपर्क करना सुविधाजनक होगा।

10. धन्यवाद पत्र लिखें

बातचीत के बाद, अपने वार्ताकार को आभार पत्र भेजें। इसमें, संक्षेप में फिर से बताएं कि यह नौकरी आपके लिए क्या मायने रखती है और आपको क्यों लगता है कि आप कंपनी के लिए सबसे उपयुक्त होंगे। यह आपकी बातचीत के सकारात्मक प्रभाव को सुदृढ़ करेगा और आपको अन्य उम्मीदवारों से अलग दिखने में मदद करेगा।

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