Početak pisma u poslovnoj korespondenciji. Nakon slanja pisma

Postoje li hitna pitanja za organizaciju koja bi se trebala riješiti? U ovom slučaju pisanje pismene žalbe je neizostavno. Ipak, nije sve tako jednostavno kao što se čini. Pisanje kompetentnog poslovnog pisma cijela je znanost. I ne boli svakoga naučiti ili zapamtiti osnovne vještine njegove kompilacije.

Za početak, odlučimo na koji način vam je zgodno napisati pismo ili zahtjev organizaciji. Najčešće se internetske poruke koriste pomoću internetskih resursa. Ako napišete pismo na ovaj način, onda ne možete bez:

• Računalo (laptop);
• Uređivač teksta;
• E-mail.

Ako koristite metodu ručnog pisanja, trebat će vam i pisač za ispis.

Prvi korak u pisanju pisma je zaglavlje. Na vrhu stranice moraju biti prisutni:

1. Naziv organizacije kojoj se prijavljujete;
2. Ime direktora organizacije ili odgovorne osobe;
3. Adresa ustanove;
4. Datum prijave;
5. Grad u kojem je upućena žalba.

Poželjne stavke "kape" također mogu uključivati ​​koordinate poduzeća - faks, telefon, adresu e-pošte, OKPO, PSRN, TIN / KPI. Ovisi o temi žalbe i samoj organizaciji.

Zatim se trebate predstaviti. Zaposlenici ustanove moraju razumjeti od koga je pismo i imati povratnu informaciju od vas. Stoga je važno navesti ne samo puno ime, već i adresu e-pošte, mobilni telefon, kućnu adresu (za dopisivanje poštom). Ako zastupate interese tvrtke, morate koristiti zaglavlje s koordinatama. Prilikom slanja e-pošte obavezno koristite blok "Predmet" kako bi zaposlenici mogli organizirati svoju dokumentaciju.

Pripremite tijelo samog dokumenta – naslov i sadržaj. Ovdje je važna svrha za koju se prijavljujete organizaciji. Postoje takve vrste žalbi:

• promotivna pisma;
• Pisma preporuke;
• Informativna pisma;
• propratna pisma;
• Pisma zahvalnosti;
• čestitke;
• Poučna pisma;
• Pisma zahtjeva;
• Pisma zahtjeva;
• Pisma odgovora;
• Obavijestna pisma;
• Pozivna pisma.

Ovisno o vrsti adrese koju koristite, formulirajte točan sadržaj. Na primjer, ako pišete pozitivnu recenziju za organizaciju, trebali biste detaljno opisati razlog svoje žalbe, što vam se točno svidjelo i tako dalje.

Preuzmite s našeg portala:

Važan element pisanja pisma organizaciji je da bude jednostavno i točno. Izrazite svoje misli na takav način da vaše pismo bude zanimljivo zaposlenicima tvrtke. Da biste to učinili, prema pravilima poslovnog bontona, koristite posebne "riječi-intrigante". Ipak, s ovim ne treba pretjerivati, jer je riječ o dokumentu, a ne o osobnoj korespondenciji. Opišite situaciju sažeto, ali neka bude čitljiva. Ako se razgovor odnosi na poštivanje zakona, svakako se pozovite na zakone Ruske Federacije. Kada se opisuje konfliktna situacija, dobrodošao je prijedlog niza mjera za eskalaciju incidenta.

Kada kontaktirate državnu instituciju, vodite se zakonom Ruske Federacije "O postupku razmatranja žalbi građana". Ovdje su navedena prava i obveze pojedinaca u njihovim žalbama te uvjeti razmatranja. Zakon također propisuje postupak kolektivnih žalbi državnim institucijama ili jedinicama lokalne samouprave. Završna faza svakog poslovnog pisma je datum i potpis. Na prvi pogled beznačajan, ali vrlo važan detalj. Poželjno je vlastoručno potpisati ispisani dokument. Ako zastupate interese tvrtke, koristite njen grb ili faksimil pečata.

Kompetentno sastavljanje pisma pravoj organizaciji ključ je uspjeha vaše žalbe. Pažljivo proučite sve gore opisane točke i slobodno se bacite na posao. Ne zaboravite da pismo ne smije sadržavati pravopisne, interpunkcijske i stilske pogreške.

Što ako trebate hitno primiti važne dokumente, zatražiti ažurne informacije ili zatražiti pomoć od tvrtke ili službene osobe? Sastavite pismo zamolbe prema svim pravilima poslovne korespondencije i dobijte pozitivan odgovor.

Iz članka ćete naučiti:

Po čemu se poslovni zahtjev razlikuje od ostalih vrsta pisama?

Poslovna korespondencija je najvažniji dio sustava dokumentarnog komuniciranja. Pisma su njeni najmasovniji dokumenti. Postoje mnoge vrste službene korespondencije. Sve je to oblik pisanog dijaloga koji doprinosi rješavanju najvažnijih pitanja iz djelovanja organizacija. Njegov žanrovsko-tematski raspon odlikuje se širokom raznolikošću.

Zamolnica je jedna od najčešćih vrsta poslovne korespondencije. Potreba za pisanjem ovakvih apela može biti uzrokovana raznim razlozima, a nije ih moguće sve navesti. Međutim, postoji niz značajki koje omogućuju to razlikovanje pismo među općim nizom servisne dokumentacije.

Formalni zahtjev može biti taktičan zahtjev ili diplomatski zahtjev o trenutnom pitanju. Ona služi za postizanje određenog cilja autora i neophodna je za poticanje primatelja na poduzimanje radnji koje su potrebne sastavljaču zamolnice.

Posebno je mnogo situacija kada je potrebno napisati zamolnicu u upravljačkim aktivnostima. Razlog može biti ili jednostavna situacija koja ne zahtijeva pojačanu argumentaciju i detaljna objašnjenja ili problem bez objašnjenja čije je suštine nemoguće dobiti pozitivan odgovor. U drugom slučaju, autor će morati ne samo navesti svoj zahtjev, već i potkrijepiti ga, objasniti primatelju zašto je potrebno djelovati na ovaj ili onaj način.

Predlošci i standardi koji postoje u uredskom radu olakšavaju pisanje službene zamolnice. Svaka poslovna žalba mora biti u skladu s pravilima poslovne korespondencije. Dopisivanje je, prije svega, lice tvrtke koja šalje. Njegov dizajn zahtijeva pažnju prema detaljima i poštivanje pravila poslovnog bontona. Da biste napisali zamolnicu u ime organizacije, trebat će vam memorandum sa svim potrebnim podacima. Žalba se ovjerava potpisom ovlaštene službene osobe i pečatom društva.

Kako napisati službeni zahtjev?

Poslovno pismo zahtjeva sastavlja se prema svim pravilima službene korespondencije. Da biste na kraju dobili pozitivan odgovor, prilikom pisanja žalbe trebali biste slijediti određeni algoritam. Omogućit će strukturiranje sadržaja pisma, prenošenje glavnih misli primatelju, jasno i jasno navesti bit problema.

Odredite s kim točno razgovarate?

Bolje je osobno kontaktirati primatelja. Slijedeći općeprihvaćena pravila poslovnog bontona, koristite adresu imenom i patronimom. To će vam pomoći pokazati poštovanje. Osim toga, osobni zahtjev nameće određenu odgovornost službeniku koji je primio pismo. Čak iu slučaju kada trebate napisati pismo zamolbe za grupu ljudi, bolje je personalizirati žalbu.

Zašto se obraćate baš ovom primatelju?

Preporučljivo je unaprijed objasniti primatelju zašto ste ga kontaktirali. Možete ga pohvaliti i istaknuti njegove poslovne ili osobne kvalitete, prošla postignuća koja su važna u kontekstu vaše žalbe. Takva tehnika će vas potaknuti da pažljivije razmotrite pismo sa zahtjevom i pronađete priliku da ga zadovoljite. Važno je biti iskren i ne prijeći granicu između komplimenta i laskanja.

Kako možete opravdati svoj zahtjev?

Unaprijed razmislite o argumentima i poredajte ih u tekstu slova prema shemi jako - srednje - najjače. Zainteresirajte primatelja, otkrijte mu potencijalne koristi povezane s ispunjenjem vaše želje. Izrazite problem koji je relevantan za njega i pokažite kako se može riješiti prema vašim interesima. Opišite važnost problema i dajte primatelju do znanja da njegovo rješavanje može biti korisno za oboje.

Koje podatke treba dostaviti primatelju?

Opišite problem što konciznije i što jasnije. Izbjegavajte dvosmislenost i budite što konkretniji o željenom rezultatu: navedite točnu cijenu, datum, postotak itd. Zamolnica zahtijeva od primatelja da donese upravljačku odluku. Za to su mu potrebne točne informacije: koliko, što, kada i po kojoj cijeni. Ovi detalji moraju biti precizno formulirani, ne ostavljajući mjesta aluzijama. U suprotnom, inicijativa može prijeći na primatelja, zahtjev će biti formalno odobren, ali pokretač neće dobiti ono što je želio.

Koji se zaključci mogu izvući?

Nakon što je zahtjev postavljen, mora se modificirati i ponovno ponoviti, usmjeravajući pažnju primatelja na potencijalne koristi. Pritom moguća korist ne mora uvijek biti materijalna.

predlošci poslovnih pisama

Zaglavlje je papirnati format s unaprijed reproduciranim detaljima koji sadrže trajne podatke o organizaciji – autoru dokumenta.

Korištenje obrazaca značajno ubrzava proces izrade dokumenta (zbog dostupnosti stalnih informacija), smanjuje troškove rada za sastavljanje, pojednostavljuje percepciju informacija i poboljšava kulturu menadžerskog rada. Obrazac informaciji daje službeni karakter.

Prilikom primanja dokumenta naslovljenog na organizaciju, glavna se pažnja, naravno, posvećuje suštini informacija sadržanih u njemu, međutim, pažnja se neizbježno usmjerava na izgled dokumenta - kvalitetu papira, korištenje boja, dizajn logotipa, stil fonta, sastav zaglavlja. Po tim osobinama stječe se dojam dopisnika, stupanj njegove solidnosti, prestiža. Potrebno je nastojati stvoriti nezaboravno zaglavlje koje može ostaviti povoljan dojam o organizaciji, odražavajući ne samo određene informacije o organizaciji, već i njezin stil. Dokumenti na dobro oblikovanim obrascima sastavni su dio imidža organizacije, njezina izvorna posjetnica.

Zahtjevi za oblike organizacijskih i administrativnih dokumenata utvrđeni su sljedećim dokumentima: 1) GOST R. 6.30-2003. “Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju”; 2) Standardne upute za uredsko poslovanje u saveznim organima izvršne vlasti, odobrene naredbom Federalnog arhiva od 27. studenog 2000. godine br. 68.

Oblik pisma, ovisno o konstitutivnim dokumentima organizacije, može uključivati:

Državni amblem Ruske Federacije ili grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije (samo za poduzeća u državnom vlasništvu);

Znak organizacije ili zaštitni znak (znak usluge);

Šifra organizacije;

Ime kompanije;

Referentni podaci o organizaciji;

datum dokumenta;

Registarski broj dokumenta;

Mjesto sastavljanja ili objave dokumenta (ako je potrebno).

GOST R. 6.30-2003 predviđa položaj pojedinosti obrasca u dvije verzije: uzdužni i kutni.

U prvom slučaju, svi detalji obrasca su postavljeni duž i poravnati ili po širini ili u sredini.

Uz kutni raspored detalja, oni zauzimaju površinu od 73 x 88 mm u lijevom kutu lista i poravnati su ili s lijevom marginom ili sa središtem dodijeljenog područja.

Za izradu obrazaca koristi se papir formata A4 (210 x 297 mm) i A5 (210 x 148 mm). Upotreba pojedinog formata određena je volumenom dokumenta koji se priprema. Manji format namijenjen je dokumentima čiji tekst ima mali (do sedam redaka) volumen; Neracionalno je koristiti A4 format za takve dokumente.

Dopuštena je izrada obrazaca na tipografski način, korištenjem operativnog tiska ili računalne tehnologije neposredno tijekom izrade određenog dokumenta. Izuzetak su zaglavlja organizacija sa slikom državnog grba Ruske Federacije ili grbova subjekata Ruske Federacije. Ispis obrazaca s računala vrlo je ekonomičan za male organizacije, ali ne štiti od krivotvorina. Tiskani obrasci su u tom smislu pouzdaniji. Osim toga, kako bi zaštitili obrasce od zlouporabe, neke organizacije naručuju obrasce za numeriranje od tiskara i vode brižljivu evidenciju njihove upotrebe. U istu svrhu državne i općinske institucije koriste zaglavlja različitih boja za različite vrste dokumenata.

Na obrascima se izrađuje samo prva stranica dokumenta, za izradu sljedećih stranica koriste se standardni listovi papira. Ukoliko se dokument šalje na više adresa, tada se svaki primjerak dokumenta kreira na obrascu.

Primjer obrasca poslovnog pisma (uzdužni raspored detalja)

Svaki list dokumenta, izdan na obrascu i bez njega, mora imati sljedeće margine (mm): lijevo - najmanje 20, desno - najmanje 10, gornje - najmanje 20, donje - najmanje 20.

U brojnim organizacijama, upute i pravila koja uređuju izvršenje dokumenata postavile su margine veće od standardno potrebnih. Navedimo primjere slova na memorandumu organizacije (Sl. 2–4).

Riža. 2

Riža. 3

Riža. četiri

Iz MBA knjige za 10 dana. Najvažniji program vodećih svjetskih poslovnih škola Autor Silbiger Stjepan

Jednominutni tečaj poslovnog pisanja 1. Jasno izrazite stvar i započnite je što je prije moguće nakon uvodne rečenice. Ne oduzimajte čitatelju vrijeme. Uvijek trebate imati jasan razlog zašto ovo uopće pišete.2. Neka bude osobno, prijateljski i

Iz knjige Samostalni poduzetnik [Registracija, računovodstvo i prijava, oporezivanje] Autor Aniščenko Aleksandar Vladimirovič

Strogi obrasci za izvješćivanje Prvo, poduzetnici, u skladu s postupkom koji je utvrdila Vlada Ruske Federacije, mogu (ali nisu obvezni) prihvatiti gotovinu ili izvršiti plaćanja platnim karticama bez korištenja CCP-a u slučaju pružanja usluga javnosti kada

Iz knjige Oslobodi svoj život smeća! autor Mellen Andrew

Iz poslovnog ureda u kućni ured. Što više ljudi radi od kuće, to je važnije učiniti prijelaz iz poslovnog ureda u kućni ured što bezbolnijim. Uostalom, čak i kada radite kod kuće, želite profesionalno obavljati svoje dužnosti. Ako ste prije imali osoblje,

Iz knjige Računovodstvo Autor Bortnik Nikolaj Nikolajevič

3.3. Obrasci za strogo izvješćivanje: prijava i izrada

Iz knjige Papirologija za tajnicu Autor Smirnova Elena Petrovna

Poglavlje 4. Obrasci dokumenata Obrazac dokumenta je standardni list na kojem su reproducirani stalni detalji i mjesto za promjenjive detalje.Ugrađena su dva standardna formata obrazaca dokumenata - A4 (210x297) i A5 (148x210mm). Obrasci dokumenata trebaju

Iz knjige Ekonomska teorija: udžbenik Autor Makhovikova Galina Afanasievna

Autor

2. Pravila za pisanje poslovnog pisma

Iz knjige Poslovno dopisivanje: Vodič za učenje Autor Kirsanova Marija Vladimirovna

Struktura poslovnog pisma Važna zadaća u pisanju pisma je njegova informacijska zasićenost, odnosno unošenje odgovarajuće količine informacija u njega. Slova su jednoaspektna i višeaspektna. Često jedan aspekt može činiti sadržaj cjeline

Iz knjige Poslovno dopisivanje: Vodič za učenje Autor Kirsanova Marija Vladimirovna

Informativnost i uvjerljivost poslovnog pisma Tekst poslovnog pisma treba biti kratak i sadržavati samo osnovne podatke. Dodatne informacije možete pronaći u prilogu. Istovremeno, pismo mora biti uvjerljivo, bez obzira kome je namijenjeno.

Iz knjige 500 savjeta za tajnicu Autor Engovatova Olga Anatolijevna

1. Upoznavanje i upoznavanje u procesu poslovne komunikacije U životu se stalno pojavljuju situacije u kojima je potrebno jednu osobu upoznati s drugom ili drugima. U poslovnoj komunikaciji, koja zahtijeva uspostavljanje kontakata – licem u lice, dopisivanjem, telefonom – postoji potreba za

Iz knjige Poslovna psihologija: Upravljanje emocijama Autor autor nepoznat

NEPRODUKTIVNOST POSLOVNE KOMUNIKACIJE Često su u poslovnim kontaktima poduzetnici nezadovoljni svojim postupcima koji ne dovode do željenih rezultata. Na primjer, klijent je “otpao” ili je pomno pripremljen ugovor ostao isti zbog neke sitnice.

Iz knjige Praksa upravljanja ljudskim resursima Autor Armstrong Michael

ULOGA POSLOVNOG PARTNERA Kako bi osigurali uspjeh tvrtke i sudjelovali u upravljanju poslovanjem, HR zaposlenici dijele odgovornosti poslovnih partnera sa svojim kolegama iz linijskog menadžmenta. Moraju imati sposobnost da

Iz knjige Vremenska zamka. Klasični vodič za upravljanje vremenom autor Nickerson Pat

Povežite crvene zone s vremenom poslovne komunikacije Možda ste primijetili u gornjoj jednostavnoj tablici crvenih zona da je upravitelj pokušao svojim trima glavnim zadacima dati odgovarajuće vremenske intervale. Ali i to ste vidjeli za njega

Iz knjige Poslovni plan 100%. Strategija i taktika učinkovitog poslovanja autor Abrams Rhonda

Elektronički financijski obrasci Kako biste dodatno pojednostavili ovaj postupak, možete kupiti paket Excel financijskih obrazaca kao prilog ovoj knjizi. Takvi elektronički obrasci automatski izvode sve izračune, generiraju sheme i omogućuju

Autor Vorotyntseva Tamara

Indikator poslovnog imidža #3: Osobna adresa Poslovno pismo koje počinje osobnim obraćanjem i pozdravom odražava individualni fokus pisma, pokazujući vašu pažnju i poštovanje prema osobnosti klijenta/poslovnog partnera. Usporedi

Iz knjige Poslovna e-mail korespondencija. Pet pravila za uspjeh Autor Vorotyntseva Tamara

Pokazatelj poslovnog imidža br. 5. Pozitivan završetak pisma Završne fraze - posljednja stvar koja ostaje u polju pažnje primatelja kada čita vaše pismo. Popravite u njima emocionalno pozitivnu atmosferu poslovne komunikacije. Stvorite dobro raspoloženje za primatelja,

Tada se pitanja o tome kako i na koji način možete stvarati i slati, u načelu, ne bi trebala pojaviti. Međutim, nisu svi spremni odmah pristupiti ovom zadatku kada je riječ o službenim dopisima, pogotovo kada autor pisma očekuje odgovor na njega. Otkrit ću vam malu tajnu poslovne korespondencije, što je pismo strožeg karaktera i stila, to su veće šanse za odgovor od primatelja. U ovom vodiču dat ću vam nekoliko primjera e-poruka koje bi korisnicima trebale pomoći da razviju vlastiti stil i pišu najbolje moguće e-poruke u budućnosti.

Prvo morate odlučiti kakav će karakter biti slovo koje stvaramo. Sve odlazne e-poruke dijelim u tri glavne vrste:

• Poslovni prijedlog
• poslovni zahtjev
• prijateljski tretman

Sukladno tome, za sve tri vrste imam praznine predložaka, kako u obliku jednostavnih tekstualnih datoteka, tako i u obliku predložaka prilagođenih određenim programima za e-poštu. Prijeđimo redom na svaku od njih.

Poslovni prijedlog

Pozdrav (Dobar dan), [ime osobe kojoj se obraća]!

Preporučljivo je navesti ime bilo kojim slovom prilikom komunikacije, jer osobna privlačnost postavlja osobu u prijateljsko raspoloženje. Međutim, ako nije bilo moguće saznati ime, dovoljan je predložak pozdrava.

Dopustite mi da vam predstavim novu uslugu (novi proizvod) naše tvrtke [ime tvrtke].

Dopustite mi da predložim suradnju u području [naziv područja djelovanja].

Zatim ukratko opišite prednosti svoje ponude u pogledu cijene ili nekih karakteristika kvalitete. Glavna stvar je ne pretjerivati. Megabajti teksta, pa čak i dopunjeni svijetlim besmislenim slikama, samo plaše ljude. Ako je primatelj pisma zainteresiran za vašu ponudu od prvih redova, svakako će vas kontaktirati za dodatne informacije.

Ako ozbiljno želite navesti prave ljude da vas kontaktiraju prvi put kada vas kontaktiraju, onda ima smisla razmišljati o pristupačnosti izvan same e-pošte. Neće biti suvišno kreirati račune u uslugama kao što su ICQ iSkype. Ponekad je osobi puno lakše kontaktirati vas običnim telefonom, ako ćete broj takvog, naravno, razborito ostaviti u potpisu.

Zašto trebate duplicirati vlastitu e-mail adresu u potpisu, pitate se, ako je automatski prosljeđuje poslužitelj pošte. Postoji pravilo prema kojem višak informacija u poslovnoj korespondenciji nikad nije nepotreban. Zamislimo situaciju kada vaše pismo primi osoba koja potencijalno nije zainteresirana za prijedlog ili jednostavno nije kompetentna da na njega točno odgovori. Primljenu poruku prosljeđuje drugom korisniku, ali se iz automatski dodanih podataka iz nekog razloga gubi informacija o pravom pošiljatelju, što otežava kontakt s vama. No, uvijek će biti dovoljno pogledati potpis kako bi se utvrdio autor pisma i njegovi potrebni kontakti.

poslovni zahtjev

Bok, dobar dan)!

Ili, ako je ime primatelja poznato, onda (Dragi, [ime, patronim])!

Molimo navedite informacije o proizvodu (usluzi) [naziv proizvoda/usluge] s opisom potpunih karakteristika i konkurentskih kvaliteta.

Na temelju Saveznog zakona Ruske Federacije [broj i datum dokumenta], tražim od vas da dostavite informacije [opišite podatke potrebne za dobivanje].

Također se možete obratiti upravi pojedine usluge na internetu, u slučaju kršenja vaših prava.

U vezi s kršenjem stavka [broj stavka u korisničkom ugovoru] korisničkog ugovora, naime: “[citiraj cijeli tekst navedenog stavka]”, molim Vas da provjerite i poduzmete odgovarajuće sankcije protiv krivaca [odgovornih ( ako govorimo o uslužnim djelatnicima)] osoba [stranica (naziv stranice)]. Molimo vas da rezultate provjere i pripisane sankcije prijavite na [moju vlastitu e-mail adresu].

prijateljski tretman

Pozdrav (Dobar dan) (Bok), [ime osobe]!

Kada prvi put kontaktirate na prijateljski način, dobar pokazatelj bit će potpunost vaše tekstualne poruke. Korektno napisan, obiman tekst pokazat će vaš veliki interes za kontaktiranjem prave osobe i izazvati želju za odgovorom. Ne zaboravite započeti razgovor s nekoliko početnih pitanja.

Primjer e-pošte