Esempi di corrispondenza commerciale di lettere di richiesta. Lettera - richiesta

Indicatore dell'immagine aziendale n. 5. Fine positiva della lettera Frasi finali: l'ultima cosa che rimane nel campo di attenzione del destinatario durante la lettura della lettera. Fissa in loro un'atmosfera emotivamente positiva di comunicazione aziendale. Crea un buon umore per il destinatario,

In questo articolo troverai informazioni su come gestire lettere difficili che si incontrano spesso nelle interazioni commerciali, oltre a vedere esempi di lettere commerciali. Sono lettere, la necessità di scrivere che nasce in una situazione di violazione degli interessi commerciali: una lettera di richiesta e una lettera di reclamo.

Poiché la situazione in sé è piuttosto difficile, scrivere una lettera in una situazione del genere è una questione molto importante, in cui è importante che l'autore sia alfabetizzato, educato, corretto e, allo stesso tempo, in grado di difendere fermamente i suoi interessi commerciali .

Risolvere con successo la complessità delle lettere "difficili" aiuta:

• Atteggiamento competente nell'interazione: un atteggiamento fermo ma corretto nei confronti della partnership
• Scelta di uno stile di scrittura appropriato (formale o riservato di affari)
• Gestione competente e logica dei fatti

Esempio di lettere commerciali.

(installazione - partnership, stile - affari ufficiali, gestione convincente dei fatti)

Cari colleghi!

Al fine di adottare misure per garantire la qualità e l'affidabilità del dispositivo KIP-12 in condizioni operative, prodotto dall'Istituto "Ottica" dal 1992, ci rivolgiamo a voi con la seguente richiesta: considerare la possibilità di fornire l'Istituto "Ottica" con informazioni sui parametri del dispositivo in condizioni reali di funzionamento (dettagli in allegato). I dati da te inviati consentiranno all'istituto di raccogliere le informazioni necessarie per l'analisi, condurre il monitoraggio e contribuiranno a una soluzione più efficiente dei problemi di miglioramento della qualità e dell'affidabilità del dispositivo KIP-12.

Fateci sapere nella vostra lettera di risposta la vostra decisione di aiutarci. Se hai bisogno di ulteriori informazioni di cui hai bisogno per prendere una decisione, ti preghiamo di fornirle anche nella tua lettera di risposta.

Cordiali saluti,

Squadra dell'Ufficio Tecnico

Istituto "Ottica"

Lettera d'affari. esempio di lettera di richiesta(installazione - partnership, stile - affari riservati, gestione convincente dei fatti)

Cari colleghi!

Siamo molto interessati a migliorare la qualità e l'affidabilità del dispositivo KIP-12, che produciamo dal 1992 e che dal 1995 ha trovato una solida applicazione nel lavoro della vostra azienda. Pertanto, ci rivolgiamo a te con questa richiesta.

Per migliorare la qualità e l'affidabilità del dispositivo KIP-12, abbiamo bisogno di dati dettagliati sul funzionamento di questo dispositivo in condizioni operative. Nell'attuazione di questo compito, contiamo sul vostro aiuto e sulla partecipazione diretta. Data la cooperazione a lungo termine e positiva tra le nostre società, ti chiediamo di aiutarci a raccogliere e fornire informazioni statistiche sul funzionamento del dispositivo. Ti saremo grati se troverai l'opportunità di raccogliere per noi statistiche sui parametri indicati (dettagli nell'appendice). Ciò ci consentirà di monitorare l'efficienza del dispositivo e di adottare rapidamente misure per migliorare la qualità e l'affidabilità del suo lavoro.

Fateci sapere se siete disposti ad aiutarci in linea di principio. Se hai bisogno di ulteriori commenti o hai domande per prendere una decisione, siamo pronti a rispondere.

Ti saremo grati per la tua risposta.

Cordiali saluti,

Ivan Ivanov

Capo dell'Ufficio Tecnico

Istituto "Ottica"

Lettera d'affari. Esempio di lettera di richiesta e esempio di lettera di reclamo.

Prendi nota delle nostre informazioni e siamo sicuri che il problema della scrittura di "lettere difficili" sarà molto meno laborioso per te.

Tamara Vorotyntseva

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La redazione di vari tipi di lettere commerciali è una parte necessaria del lavoro dei rappresentanti delle imprese. Grazie a tali messaggi, acquisiscono l'opportunità di risolvere problemi commerciali nel modo più accessibile, veloce e ottimale.

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Cosa sono le lettere commerciali

Convenzionalmente, le lettere commerciali possono essere suddivise in diverse categorie principali:

• lettera di congratulazioni;
• posta informativa;
• eccetera.

Un punto separato può essere contrassegnato come risposta a tutte queste lettere, che fanno anche parte della corrispondenza commerciale ufficiale e sono anch'esse scritte secondo determinati canoni.

Chi dovrebbe fungere da autore della lettera

Le lettere commerciali devono sempre contenere una firma. Allo stesso tempo, qualsiasi dipendente della società la cui competenza rientri in tale funzione o autorizzato a farlo per ordine dell'amministratore può essere direttamente coinvolto nella compilazione della lettera. Di solito si tratta di uno specialista o capo dell'unità strutturale responsabile dell'oggetto del messaggio. Tuttavia, indipendentemente da chi scrive la lettera, in ogni caso, la lettera deve essere sottoposta all'approvazione del dirigente, tenendo presente che è scritta per conto della società.

Regole generali per scrivere lettere commerciali

Tutti i messaggi commerciali devono riguardare solo le attività dell'azienda o le circostanze ad essa associate. Allo stesso tempo, indipendentemente dal contenuto, devono rispettare determinati requisiti.

Prima di tutto, è una certa struttura. Il messaggio dovrebbe sempre includere:

• data di scrittura,
• dati del mittente e del destinatario,
• indirizzo educato (sotto forma della dicitura "Caro Ivan Petrovich", "Cara Elena Grigoryevna"),

Si precisa che le lettere possono essere indirizzate sia a singoli dipendenti che a interi team (in questo caso basta limitarsi al saluto “Buon pomeriggio!”).

Alla lettera possono essere allegati vari documenti aggiuntivi, prove fotografiche e video - se presenti, ciò deve riflettersi nel testo principale.

La lettera può essere redatta sia su un normale foglio standard di formato A4, sia su carta intestata dell'organizzazione. La seconda opzione è preferibile, perché con essa non è necessario inserire manualmente i dettagli dell'azienda, inoltre, una lettera del genere sembra più solida e indica ancora una volta che il messaggio appartiene alla corrispondenza ufficiale. Può essere scritto a mano (le lettere scritte con la calligrafia sono particolarmente efficaci) o stampato su un computer (è conveniente quando è necessario creare più copie di una lettera).

La lettera deve essere certificata con una firma, ma non è necessario timbrarla, perché. Dal 2016 le persone giuridiche sono esentate dall'obbligo di utilizzare i sigilli nelle loro attività.

Prima dell'invio, il messaggio, se necessario, viene registrato nel giornale della documentazione in uscita, nel quale viene assegnato un numero e viene fissata la data di partenza.

Cosa cercare quando si scrive una lettera

Quando si compone una lettera, è necessario monitorare attentamente l'ortografia, aderire alle regole e alle norme della lingua russa in termini di vocabolario, grammatica, punteggiatura, ecc. I destinatari prestano sempre attenzione a come i pensieri sono espressi e inquadrati nel messaggio.

Non dimenticare che gli studi condotti mostrano chiaramente che le persone non sono pronte a passare più di un minuto a leggere questo tipo di lettere.

La lettera deve essere scritta nella forma corretta, senza “spargere il pensiero lungo l'albero”, piuttosto breve e succinta, al punto. Ogni nuovo argomento dovrebbe essere inquadrato come un paragrafo separato, che, se necessario, dovrebbe essere suddiviso in paragrafi. Inoltre, una lettera concisa e chiara chiarirà al destinatario che l'autore apprezza il suo tempo. Qui è in atto il detto "la brevità è la sorella del talento".

Cosa non fare in una lettera commerciale

Nelle lettere d'affari, un tono sfacciato o frivolo è del tutto inaccettabile, così come un testo troppo secco e banali "francobolli". Dovresti anche evitare formulazioni complesse, un'abbondanza di svolte participiali e participiali, una terminologia speciale comprensibile a una ristretta cerchia di specialisti.

La lettera non dovrebbe includere informazioni non verificate, inaffidabili e, ancor più, deliberatamente false.

Va tenuto presente che questo tipo di messaggio non fa solo parte della normale corrispondenza commerciale, ma, in molti casi, fa riferimento a documenti ufficiali che possono successivamente acquisire lo status di legalmente significativo.

Come inviare una lettera

Qualsiasi messaggio ufficiale può essere inviato in diversi modi di base.

1. Il primo, il più moderno e veloce, è attraverso i mezzi di comunicazione elettronici. È comodo e veloce, inoltre, ti permette di inviare informazioni di volume quasi illimitato.

   C'è solo un aspetto negativo qui: con una grande quantità di posta dal destinatario, la lettera può facilmente perdersi o cadere nella cartella Spam, quindi, quando si inviano lettere in questo modo, è consigliabile assicurarsi inoltre che la lettera abbia ricevuto (tramite una semplice telefonata).

2. Il secondo modo: conservativo, che ti consente di inviare un messaggio tramite Russian Post. Allo stesso tempo, si consiglia di utilizzare la funzione di invio tramite raccomandata con avviso di ricevimento: questo modulo garantisce che la lettera arriverà al destinatario, di cui il destinatario riceverà un'apposita notifica.

   Tipicamente, l'invio tramite posta ordinaria viene utilizzato nei casi in cui vengono inviati documenti originali, lettere certificate da firme viventi e sigilli.

3. Inoltre, una lettera può essere inviata tramite fax o vari servizi di messaggistica istantanea, ma solo a condizione che i rapporti tra i partner siano sufficientemente stretti e consentano pienamente tale modalità di corrispondenza.

Scrivere appelli ai funzionari è tutta una scienza. La metà del successo dipende dal fatto che l'appello sia scritto correttamente. Inoltre, negli appelli scritti, sia la forma che il contenuto sono estremamente importanti.

Questa istruzione è scritta sulla base dei dati più aggiornati della scienza della guerra della comunicazione con i funzionari. Questa scienza si sta sviluppando rapidamente. Pertanto, se hai commenti e suggerimenti per migliorare le istruzioni, sono i benvenuti in ogni modo possibile.

Ci sono molti libri nelle istruzioni, ma sono importanti e utili. Affinché in seguito non sia terribilmente doloroso, si consiglia di leggere fino alla fine.

Ma la forma delle lettere collettive (che sono richieste nella maggior parte dei casi) è per qualche ragione poco conosciuta. Ad esempio, mi viene ancora chiesto se è possibile inviare copie delle firme (!).

Modulo lettera collettiva

La lettera collettiva si compone di due parti:

1. la lettera stessa


2. copie dei fogli delle firme

1. Quasi sempre, per risolvere il problema, devi scrivere lettere a diverse autorità. Nel caso di raccolta di firme su fogli di firma separati, raccogli le firme una volta - e alleghi con calma copie a qualsiasi numero di ricorsi alle autorità e non raccogli le firme ogni volta di nuovo.


2. Le firme originali date nelle zampe tenaci dei funzionari possono “scomparire”. Se mantieni gli originali, non scompariranno da nessuna parte.

1. Il testo sotto cui firmi deve essere su OGNI foglio di firma. Firmare su un foglio che ha solo una tabella per le firme, senza testo, è IMPOSSIBILE IN NESSUN CASO. Copie di tali firme possono quindi essere allegate a qualsiasi testo dannoso dai dipendenti del consiglio o della prefettura.

1. Non puoi firmare sul retro del foglio della firma. Le copie del retro del foglio firma sono firme senza testo, possono anche essere allegate a qualsiasi cosa.