Poprawna pisownia próbki listu. Jak napisać formalny list z prośbą - przykład

Jak napisać list biznesowy, który nie zaginie w „śmieciach informacyjnych” i zostanie przeczytany? Zasady, zalecenia, przykłady

Słowo jest niedrogim narzędziem biznesowym. W świecie biznesu nie sposób znaleźć osoby, która w swojej pracy nie użyłaby tego słowa.

Nowoczesny biznes stopniowo przekształca się w biznes korespondencyjny. Za pomocą listów – elektronicznych lub tradycyjnych – odbywa się komunikacja z klientami, partnerami biznesowymi, pracodawcami. List pozycjonuje autora albo jako profesjonalistę, albo jako osobę, z którą nie warto kontynuować relacji.

Profesjonalista musi umieć pisać

• Jest jasne
• efektywnie
• usilnie
• Ciekawy

I nigdy nie jest za późno na naukę. Zaczynamy od podstaw: rozumiemy różnicę między pisarstwem biznesowym a zwykłym.

Czym różni się list biznesowy od zwykłego? Specyfika listu biznesowego

List to krótki, jednostronicowy tekst, którego celem jest przekazanie adresatowi informacji na jakiś temat.

Charakter informacji oraz relacja pomiędzy nadawcą a odbiorcą listu dzielą korespondencję

• biznes (formalny)
• osobisty (nieformalny)

List biznesowy charakteryzuje się:

• zwięzłość
• dokładność
• rozumowanie i logika
• informacyjny
• neutralność wartościująca i emocjonalna
• normalizacja:
• stosowane są oficjalne formularze
• stosowane są stabilne zwroty mowy, stosowane są specjalne terminy i konstrukcje urzędnicze
• liczba tematów - 1-2
• kierowanie
• jasno określone podporządkowanie (jeśli konieczne)

Jakie są rodzaje listów biznesowych?

Określa rodzaj listu biznesowego

1. Cel napisania

Komercyjne cele

• Chcesz zawrzeć umowę i zaproponować jej szczegółowe warunki - napisz list ofertowy (ofertę) dla adresata

• Jeśli nie zdecydowałeś się na akceptowalne dla Ciebie warunki transakcji, wyślij list z prośbą
• Chcesz poinformować swojego adresata o naruszeniu przez niego obowiązków wynikających z umowy? Napisz list reklamacyjny

Do celów niekomercyjnych

• Podziękuj w liście z podziękowaniami
• Potwierdź swoje zobowiązania listem gwarancyjnym, a zgodę listem potwierdzającym
• Pisz listy informacyjne, jeśli uważasz, że Twoje informacje zainteresują adresata
• Przypomnij o ważnych umowach, zobowiązaniach, karach za pomocą pism przypominających
• Gratuluj w listach gratulacyjnych, pytaj w listach z prośbą, kondolencje w listach kondolencyjnych
• Jeśli chcesz wysłać ważne dokumenty lub kosztowności, pamiętaj o napisaniu listu motywacyjnego dla przesyłki

2. Odbiorca

Jeżeli adresujesz list do kilku odbiorców jednocześnie, to tworzysz list okólny

Twój list może dotyczyć kilku tematów jednocześnie, co automatycznie czyni go wieloaspektowym

4. Struktura

Listy regulowane polegają na zestawieniu części tekstowej listu według określonego schematu, natomiast listy nieuregulowane mają dowolną formę prezentacji

5. Forma wyjazdu

• w kopercie
• elektroniczny
• faksem

Struktura listu biznesowego: wstęp, rozwinięcie, zakończenie

Struktura standardowego listu biznesowego wymaga dokładniejszego rozważenia.

Dobrze uformowany list musi być zgodny z następującym wzorem:

Przyjrzyjmy się bliżej niektórym punktom schematu:

1. Tytuł

Z reguły jest to podsumowanie tematu listu.

Ważne: Skomponuj poprawnie nagłówek, jeśli chcesz, aby odbiorca przeczytał Twój list.

Brak nagłówków w korespondencji biznesowej jest typowy dla początkujących, którzy nie posiadają podstawowych umiejętności prowadzenia korespondencji biznesowej.

2. Obsługa

• ma tradycyjną formę „Drogi”
• pisane wielką literą w środku wiersza

Ważne: używanie skrótów w obiegu jest zabronione!

3. Preambuła

• wprowadza odbiorcę w główną ideę listu
• przygotowuje adresata do prawidłowego odbioru dalszych informacji zawartych w piśmie

4. Zasadnicza część tekstu uzasadnia kluczową myśl zawartą w preambule

Ta część listu

• jasno wskazujesz istotę wniosku/odwołania
• podaj argumenty: fakty, liczby, inne szczegóły dotyczące tematu listu. opinia eksperta, własne pozytywne/negatywne doświadczenia

Dla wygody uzasadnienia można zastosować następujący schemat:

Ważne: Ostatni akapit powinien zawierać frazę wskazującą konkretny krok lub oczekiwany rezultat i zachęcającą adresata do podjęcia działania.

5. Podsumowując:

6. W oknie „Podpis” należy podać informację o adresacie:

• stanowisko

Jak nie popełnić błędu w wyborze stylu pisania?

W korespondencji biznesowej nieustannie trzeba dokonywać wyborów dotyczących stylu pisania i tonu komunikacji z adresatem. Jak suchy, formalny, oficjalny lub wręcz przeciwnie, żywy, ciepły i humanitarny powinien być Twój przekaz?

• Osobisty styl w korespondencji biznesowej podkreśla indywidualne cechy osoby, która napisała list.
• Stosując styl formalny, podaje się fakty i na ich podstawie wyciąga się odpowiednie wnioski.
• Styl osobisty obejmuje komunikację między autorem listu a adresatem na równych zasadach.
• Styl formalny świadczy o wyraźnej podporządkowaniu i sile, z którą czytelnik listu musi się liczyć.

Aby wybrać odpowiedni styl komunikacji w liście biznesowym, rozważ:

• w jakich kategoriach wagowych jesteś Ty i Twój adresat
• chcesz dobrze negocjować lub wywierać presję z pozycji siły

Jak trzymać się wybranego stylu?

Osobisty styl

• Obecność zaimków osobowych: ja, my, ty
  Na przykład: Przepraszam Cię i szczerze mam nadzieję, że takie błędy się nie powtórzą.
• Bezpośrednie apele i prośby
  Na przykład: Proszę nie pozostawiać rzeczy osobistych bez nadzoru.
• Użycie emocjonalnych wyrażeń oceniających: gwiazdorska młodość, ogłuszająca porażka

oficjalny styl

• Zastępowanie zaimków osobowych rzeczownikami abstrakcyjnymi
  Przykładowo: Administracja kina serdecznie przeprasza za zmianę harmonogramu wieczornych seansów
• Zastępowanie osobistych odwołań i próśb oświadczeniami
  Na przykład: Proszę nie pozostawiać rzeczy osobistych bez nadzoru
• Stosowanie konwencjonalnego klerykalizmu: Przytaczam Państwu wiedzę z tego względu, że

Styl formalny kategorycznie nie jest odpowiedni, jeśli piszesz list z wdzięcznością lub list kondolencyjny, czyli listy biznesowe, w których musisz wyrazić uczucia. W sytuacji, gdy piszesz list z prośbą lub listem z ofertą, również lepiej trzymać się osobistego stylu.

Co to jest pismo reklamacyjne i jak je napisać? Czym różni się od innych rodzajów listów?

Ważne: Pisząc list, skup uwagę adresata na tym, jakich dokładnie działań od niego oczekujesz. Określ także konkretne ramy czasowe realizacji postawionych przez Ciebie zadań.

Wzór listu reklamacyjnego pomoże Ci napisać go poprawnie:

Co to jest list z odpowiedzią i jak go napisać?

Istnieją dwa rodzaje listów z poradami:

• odmowny list
• list z pozytywną odpowiedzią

Redagowanie obu typów listów rządzi się dwiema ogólnymi zasadami (pod warunkiem, że list inicjacyjny został napisany poprawnie):
1. W piśmie z odpowiedzią zachowano słownictwo i wzorce mowy zawarte w piśmie inicjatywnym
2. Treść odpowiedzi nie powinna zawierać informacji nt

• data napisania listu inicjującego
• jego numer rejestracyjny

Przykład przyjaznego i prawidłowego listu odmownego pokazano poniżej:

Jednak rezygnacja nie zawsze musi być łagodna. Są sytuacje, w których potrzebny jest twardy i rygorystyczny styl komunikacji. Poniżej znajduje się szablon listu odmownego na każdą okazję, od trudnej do miękkiej:

List informacyjny: czym się różni od listów z odpowiedzią i listów reklamacyjnych

List informacyjny jest wielofunkcyjny:

• informuje (np. o zmianach cen w cennikach)
• powiadamia (o ponownym wyborze członków zarządu)
• powiadamia (o wysyłce towaru)
• deklaruje (zamierza)
• potwierdza (odbiór towaru)
• przypomina (o wypełnieniu zobowiązań podjętych w ramach umowy)
• reklamuje i informuje (o firmie w ogóle, o towarach/usługach w szczególności)

Być może najbardziej palącym problemem jest dziś pytanie, jak napisać list reklamowo-informacyjny.

1. Brak struktury
2. Obecność slangu lub nieformalnego słownictwa w tekście listu
3. Niechlujny projekt
4. Mnóstwo błędów ortograficznych, składniowych, stylistycznych
5. Brak wiarygodnych faktów, obiektywnych informacji w piśmie
6. Naruszenie elementarnych zasad grzeczności (szczególnie w pismach reklamacyjnych)
7. Używanie w tekście zdań uciążliwych i niezrozumiałych
8. Brak logiki w prezentacji materiału
9. Brak transkrypcji skrótów
10. Ogólne zamazanie tekstu w przypadku jego bezcelowej kompilacji

Co jeszcze musisz wiedzieć o listach biznesowych?

1. We współczesnej korespondencji biznesowej stosuje się metodę blokowej struktury kompozycji tekstu.
Ta metoda pozwala zaoszczędzić czas i zachować ogólny styl całej dokumentacji biznesowej. Cechą charakterystyczną metody jest otwarta interpunkcja lub brak kropek/przecinków (np. przy sporządzaniu zestawień)

2. W tytule listu można zastosować czcionkę bezszeryfową (np. Arial). Taka czcionka jest podświadomie postrzegana jako stabilna i solidna.

3. Treść powinna być użyta czcionką szeryfową (Times News Roman). Szeryfy ułatwiają oczom przechodzenie od litery do litery, dzięki czemu czytanie jest szybsze

Ważne: są listy, które zawsze pisane są ręcznie!
Są to listy gratulacyjne, listy kondolencyjne, listy wdzięczności

Wiele przydatnych informacji na temat redagowania tekstów listów biznesowych można znaleźć w filmie Sashy Karepiny.

Wideo: Jak pisać listy motywacyjne i życiorysy

Wideo: „Uczenie się od gawędziarzy”. Sekrety sprzedaży tekstów

Stała korespondencja i e-maile stały się dziś codziennymi sposobami komunikowania się ze znajomymi, ale pisanie listu to bardziej tradycyjny i skuteczny sposób na wywołanie uśmiechu na twarzy przyjaciela. Jeśli piszesz e-mail w staromodny sposób, format jest nadal taki sam: list do przyjaciela powinien zawierać pozdrowienia, pytania do przyjaciela, wiadomości z życia i odpowiednie zakończenie.

Kroki rozpoczynające treść listu

Zacznij od ładnych rzeczy. Pierwsza część przyjaznego listu jest zwykle ciepła i wesoła. Może to nadać ton całemu e-mailowi, poinformować odbiorcę o tym, co będzie dalej i sprawić, że e-mail będzie brzmiał poważniej i bardziej biznesowo. Napisz pozdrowienia w kilku linijkach, opowiedz dowcip lub napisz o pogodzie.

• "Jak się masz?" lub „Jak się masz?” - najczęstsze sposoby rozpoczynania listu. Zadaj pytanie tak, aby list sprawiał wrażenie części długiej rozmowy. Jeśli chcesz otrzymać odpowiedź na list, wypełnij go pytaniami.
• Możesz wykorzystać pierwszy akapit listu, aby zapytać odbiorcę bardziej szczegółowo o jego życie. Na przykład: „Mam nadzieję, że mała Yulenka lubi przedszkole. Nie mogę uwierzyć, że tak urosła!”
• Początek listu często odnosi się do pory roku. Zastanów się, jak rozpocząć krótką rozmowę, która przekształci się w głęboką rozmowę. Na przykład: „Mam nadzieję, że jesień nie popsuje Ci nastroju. Drzewa w okolicy stały się takie piękne. Nadal uważam, że zima będzie mroźna.

Dziel się wiadomościami i szczegółami ze swojego życia. Teraz czas na treść listu i cel jego napisania. Dlaczego rozpocząłeś tę korespondencję? Czy chcesz odnowić kontakt ze starym przyjacielem, wyrazić, jak bardzo za nim tęsknisz lub podziękować mu za pomoc? Bądź szczery, otwarty i staraj się jasno przekazać swoje myśli na papierze.

• Napisz o tym, co dzieje się w Twoim życiu. Pomimo charakteru listu, Twój list zostanie doceniony, ale historie z Twojego życia zbliżą Twojego adresata i Ciebie. Dzięki temu list będzie bardziej skuteczny i otwarty. Opowiedz nam, co się wydarzyło, jakie emocje przeżyłeś i jakie masz plany na przyszłość.
• Nie opisuj swojego życia zbyt szczegółowo, w przeciwnym razie cel przyjaznego listu zostanie utracony. Unikaj szablonu świątecznej gazety - Twój przyjaciel natychmiast zacznie czytać list od końca, jeśli wymienisz wszystkie swoje zasługi. Nie musisz zanurzać się w basenie własnych problemów, ale bądź realistą, mówiąc o sobie.

Wybierz tematy, które bezpośrednio dotyczą Twojego znajomego. Co robił twój przyjaciel, kiedy go ostatni raz spotkałeś? Może rozstał się z bratnią duszą? Być może miał trudności w drużynie piłkarskiej? Dołącz do nas, odnosząc się do znanych tematów i zadając pytania, aby pokazać swoje zainteresowanie działalnością znajomego.

• Możecie rozmawiać na tematy, które interesują Was oboje. Przedstaw swoje poglądy na temat sztuki, polityki, ostatnich wydarzeń lub innych dziedzin życia, o których chciałbyś porozmawiać z przyjacielem.
• Możesz zaproponować obejrzenie filmów lub przeczytanie książek, które Twoim zdaniem mogą spodobać się Twojemu znajomemu. Wymiana cennych informacji jest zawsze mile widziana w formie listowej.

Uzupełnianie listu

Zamknij dyskusję. Napisz ostatni akapit, w którym przekażesz najlepsze życzenia przyjacielowi lub ukochanej osobie. Ostatni akapit jest zazwyczaj lżejszy pod względem ładunku emocjonalnego, powinien jednak odpowiadać ogólnej atmosferze listu. Zakończ list pozytywną nutą, aby wprowadzić przyjaciela w odpowiedni nastrój.

• Powtórz jeszcze raz cel listu. Na przykład, jeśli zaprosiłeś przyjaciela na imprezę, napisz: „Mam nadzieję, że przyjdziesz!” Jeśli chcesz po prostu życzyć znajomemu dobrej zabawy, napisz coś w stylu: „Szczęśliwego Nowego Roku!”
• Zainspiruj przyjaciela, aby odpisał. Jeśli chcesz otrzymać odpowiedź, napisz: „Mam nadzieję na szybką odpowiedź” lub: „Proszę napisać odpowiedź!”

Napisz zakończenie. Powinien oddawać nastrój Twojego listu, w zależności od jego tonu: formalnego lub nieformalnego. Podobnie jak w przypadku powitania, zakończenie zależy od charakteru Twojej relacji z adresatem. Uzupełnij list swoim imieniem i nazwiskiem.

• Jeśli chcesz formalnie zakończyć list, napisz: „Z poważaniem”, „Z szacunkiem” lub „Z poważaniem”.
• Jeśli list jest napisany w nieformalnym tonie, użyj wyrażeń takich jak „Twoje…”, „Dbaj o siebie” lub „Do widzenia”.
• Jeśli list jest osobisty, napisz „Miłość”, „Bardzo cię kocham” lub „Tęsknię”.

Rozważ postscriptum. Postscriptum (łac. post scriptum (P.S.) - „po napisaniu”) z reguły stosuje się na końcu przyjaznego listu jako metodę dodatkowej informacji, której nie warto poświęcać na to osobnego akapitu w głównej części. Można także dodać ciekawy żart lub po prostu pominąć postscriptum. W każdym razie zadbaj o to, aby postscriptum pasowało do tonu listu i dawało odbiorcy poczucie, że chcesz się z nim spotkać.

„Najtrudniejszą rzeczą dla człowieka jest to, czego mu nie dano.”
M. Żwaneckiego

Prawdopodobnie każdy przynajmniej raz w życiu musiał zmierzyć się z faktem, że zaistniała pilna potrzeba napisania listu biznesowego do szefa firmy handlowej, wspólnika, urzędnika lub, co gorsza, do urzędu mieszkaniowego. Ale jeśli uważasz się za biznesmena, nawet początkującego, lub zamierzasz otworzyć własną firmę, nawet w odległej przyszłości, musisz nauczyć się kompetentnie pisać listy biznesowe.

Jaka jest więc różnica między zwykłym listem a listem biznesowym?

Przede wszystkim brak elementów emocjonalnych, a dominacja logiki i pragmatycznego, racjonalnego przedstawienia swojej prośby lub propozycji. Biznesmen, właściciel firmy czy szef dużego, a nawet niezbyt dużego przedsiębiorstwa, w przeciwieństwie do zwykłego „konsumenta”, raczej nie będzie zainteresowany Twoim emocjonalnym i inspirującym listem do niego z prośbą o współpracę, pomoc lub nawiązanie jakiegokolwiek kontaktu. inne przyjazne stosunki.

Przede wszystkim musisz zrozumieć, że pisanie listu biznesowego polega na pisaniu go na temat! Wielu powie sobie teraz, czym jest „gra słów”, jasne jest, że list biznesowy różni się od pozostałych jasnym zrozumieniem: „Do kogo”, „Dlaczego” i „Dlaczego”. Czytałem wiele listów i propozycji i niestety w niektórych listach znaczenie ciągle się wymykało, a na końcu listu nie było wcale jasne, o co autor chciał zapytać lub zaoferować.

Dlatego, aby znaczenie i idea listu nie „rozprzestrzeniła się po drzewie”, musisz sam odpowiedzieć na następujące pytania:

Do kogo piszesz list, pomyliłeś się z adresatem?

Dlaczego piszesz list, co chcesz zaoferować lub zapytać? Czy Twoje argumenty są jasne, styl ich prezentacji i czy Twoje argumenty są przekonujące dla Adresata? I jakie korzyści odniesie ze współpracy z Tobą?

Dlaczego to robisz? Jaki wynik chcesz uzyskać? Jakie dalsze działania zamierzasz „sprowokować” Adresata?

W przypadku listów biznesowych opracowano odpowiedni GOST R 6.30-2003, który opisuje podstawowe wymagania dotyczące treści i wykonania dokumentów. Bardziej szczegółowo, możesz zapoznać się z tym GOST, kupując go w księgarni biznesowej i wykorzystać go później w swojej dokumentacji.

Chciałbym jednak zwrócić szczególną uwagę na kilka ważnych punktów:

Nagłówek listu biznesowego powinien zawierać apel do Adresata. Wydawany jest nieco poniżej numeru rejestracyjnego: w prawym górnym rogu wskazane jest stanowisko i imię i nazwisko. Adresat. Poniżej możesz określić Temat listu. Jeszcze niżej, pośrodku, sporządzono Apel. W odwołaniu szacunek należy wyrazić za pomocą ogólnie przyjętych słów: „Szanowni Państwo”, „Panie”, „Pani” (skróty nie są dozwolone). Czapka jest zwykle wyróżniona pogrubioną czcionką.

Na przykład:

Nr ref. Nr 01 z dnia 20.04.2012r

na Vh. Nr 01 - RiK z datą 01.01.1930r

Dyrektor

LLC „Rogi i kopyta”

Bender O.I.

„O partii wadliwych rogów,

dostarczono 01.01.1930"

Drogi Ostapie Ibrahimowiczu,

Wstęp. We wstępie należy pokrótce określić istotę pisma. Możesz zacząć tradycyjnie: „Zwracam uwagę…”, „Pytam…”, „Obecnie…” itp. - jeżeli list jest pisany w pierwszej osobie.

Jeśli odwołanie pochodzi od osoby prawnej, narracja pochodzi od osoby trzeciej (na przykład „Nasze przedsiębiorstwo oferuje…”).

Ponadto zarówno we wstępie, jak i w dalszej części listu zaimek ty i wszystkie jego formy (ty, ty, twój) należy pisać wielką literą.

W zakończeniu listu podsumowuje się wyniki tego, co zostało napisane; często zapisuje się prośbę lub propozycję. Na przykład: „W związku z powyższym proszę…”.

Główny tekst listu biznesowego tradycyjnie kończy się zwrotem: „Z poważaniem…” - jeśli oczekuje się neutralnego adresu. Jeśli znasz osobiście Adresata, możesz zakończyć list słowami - „Z poważaniem…”.

Na przykład:

Z poważaniem,

Podziemny milioner (podpis) A.I. Koreiko

Stanowisko, imię i nazwisko (drukowane jest imię i nazwisko, a następnie nazwisko), podpis składa się własnoręcznie.

List biznesowy kończy się informacją o nadawcy, która powinna zawierać jego pełne imię i nazwisko. (najlepiej w pełnym) położeniu oraz numer telefonu kontaktowego. Jest to konieczne, jeśli zaistnieje potrzeba skontaktowania się z Adresatem lub jego przedstawicielem w celu uzyskania dodatkowych informacji. Możesz także wskazać osobę odpowiedzialną (imię i nazwisko) oraz jej numer telefonu kontaktowego. Przy okazji nie zapomnij podać numeru kierunkowego wraz z numerem telefonu. Nie zmuszaj Odbiorcy do spędzania czasu na poszukiwaniu tych informacji.

Chcę także zwrócić Państwa uwagę na pewne kwestie związane z prezentacją samego listu. Kiedyś korzystałem z różnych opcji prezentacji listu, aż do zastosowania NLP, ale wszystko to dało niewielkie korzyści praktyczne, ponieważ sam styl listu biznesowego jest bardzo konserwatywny, a litery, które nie odpowiadają temu stylowi, po prostu tak zrobiły nie wykraczać poza „kontrolę celną” w sekretariacie firmy. Dlatego zrezygnowałem z eksperymentów i zacząłem pisać zgodnie ze stylem biznesowym.

Pamiętaj, że Twój list powinien zawierać trzy główne sekcje: wprowadzenie, uzasadnienie i zakończenie. Wielu autorów listu od razu przechodzi do rzeczy, nie wprowadzając rozmówcy w przebieg tej sprawy. Oczywiście, jeśli list jest wystarczająco długi, biznesmen może przeczytać wstęp lub nie, ale od razu przejdzie do rzeczy. Ale może też wrócić do początku listu, jeśli ta „esencja” go zainteresuje. Podsumowując, musisz napisać, co chcesz otrzymać. W liście nie powinno być żadnych podwójnych interpretacji, tylko jedna jasna myśl w całym liście. W tym celu warto przypomnieć Arystotelesa, który 300 lat przed naszą erą rozważał logikę twierdzeń i na jej podstawie formułował prawa logiczne:

Prawo tożsamości – w toku rozumowania pojęcie to musi być używane w tym samym znaczeniu;

Prawo sprzeczności - „nie zaprzeczaj sobie”;

Prawo wyłączonego środka - „A” lub „nie-A” jest prawdziwe, trzeciego nie ma.

Zgodnie z zasadami pisania, główna część pisma biznesowego powinna logicznie ujawniać treść prośby lub propozycji, tak aby była zrozumiała dla Adresata. Wszystkie poprzednie akapity powinny logicznie przejść do następnego. W razie potrzeby podaj konkretne fakty i liczby. I nie zapominaj, że „zwięzłość jest siostrą talentu”. Pamiętaj, że zbyt długi tekst może „zmęczyć” Odbiorcę, może odłożyć Twój list i nie dowiedzieć się, jaki sens ma Twoja wyjątkowa oferta.

I dopiero gdy uznasz, że Twój list jest w końcu napisany, sprawdź go pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych. Sprawdź jeszcze raz jego logiczną kolejność i czytelność całego tekstu (najlepiej przeczytać go na głos).

Jeśli przypadkowo lub w pośpiechu popełnisz błędy ortograficzne, będzie to wstyd. Jak można „robić interesy” z firmą dystrybuującą komunikaty o błędach? Bądź ostrożny!

Podsumowując, chcę powiedzieć, że Twój list również zostanie w pierwszej kolejności przywitany „ubraniem”, należy zwrócić szczególną uwagę na jakość papieru, na którym list jest wydrukowany, na projekt, czy list straci swoje właściwości kształt podczas transportu, niezależnie od tego, czy chcą go wziąć do ręki. Jeśli pod tym względem wszystko jest w porządku, to zgrabny, logicznie spójny, odkrywczy merytorycznie, dobrze napisany list biznesowy skłoni Adresata do pozytywnej decyzji na Twoją korzyść. Pisać listy!

List biznesowy to narzędzie korespondencji biznesowej, które odgrywa ważną rolę w zakończeniu lub utrzymaniu wzajemnie korzystnych i przyjaznych relacji z partnerami, dostawcami, klientami, pracownikami. Dobrze napisany list biznesowy pozwala na kreowanie pozytywnego wizerunku organizacji. Na naszej stronie znajdziesz próbki pisania i formatowania różnych rodzajów listów biznesowych.

próbki listów biznesowych

List z podziękowaniami

List z podziękowaniami to list biznesowy, który zawiera słowa wdzięczności z jakiegoś powodu: za profesjonalną pracę, jakość usług itp. List wdzięczności można skierować do całej organizacji lub do konkretnej osoby. Może to być odpowiedź na list inicjatywny: list gratulacyjny, zaproszenie lub list inicjatywny napisany z własnej inicjatywy kompilatora. Jak napisać list z podziękowaniami List z podziękowaniami

List z podziękowaniami do nauczyciela

List z podziękowaniami dla nauczyciela to list biznesowy, w którym wyraża się wdzięczność nauczycielowi przedszkola za jego żmudną pracę w wychowaniu dzieci w imieniu dyrektora placówki przedszkolnej lub rodziców dzieci. Jak napisać list z podziękowaniami dla nauczyciela List z podziękowaniami dla nauczyciela przedszkola ma taką samą formę jak zwykły list biznesowy i składa się z następujących elementów konstrukcyjnych: Nagłówek dokumentu. Zawiera stanowisko, nazwisko i inicjały wychowawcy w ...

Dziękuję za list do lekarza

List z podziękowaniami dla lekarza to list biznesowy wyrażający wdzięczność lekarzowi za udzieloną pomoc w powrocie do zdrowia. List wdzięczności jest pisany w imieniu pacjenta lub jego bliskich. Jak napisać list z podziękowaniami dla lekarza List z podziękowaniami dla lekarza ma taką samą formę jak list biznesowy: Nagłówek listu - imię i nazwisko lekarza lub ordynatora zakładu opieki zdrowotnej w przypadku celownika (zapisane jako potrzebne). Odwołanie - nazwisko lekarza, któremu jest wyrażane ...

List z podziękowaniami za współpracę

List z podziękowaniami za współpracę to list biznesowy, w którym wyraża się wdzięczność w imieniu kierownika organizacji swojemu partnerowi za wysoką jakość i terminowość dostaw towarów, wykonanej pracy, świadczonych usług. Jak napisać list z podziękowaniami za współpracę List z podziękowaniami za współpracę zawiera te same szczegóły, co list biznesowy: Nagłówek listu. Zapisane jest stanowisko, nazwisko i inicjały pracownika organizacji, do którego kierowane są słowa wdzięczności za…

List z podziękowaniami od organizacji

List z wdzięcznością od organizacji to list biznesowy, w którym wyraża się wdzięczność za udane negocjacje, spotkanie i spędzony czas, gościnność podczas podróży służbowej itp. Jak napisać list z podziękowaniami dla organizacji List z podziękowaniami od firmy zawiera szczegóły listu biznesowego: Nagłówek dokumentu - imię i nazwisko urzędnika organizacji, któremu wyrażana jest wdzięczność. Apel - imię i nazwisko urzędnika organizacji, do którego kierowane są słowa wdzięczności....

List z podziękowaniem do rodziców

List z podziękowaniami dla rodziców to list biznesowy wyrażający wdzięczność rodzicom absolwentów szkoły lub przedszkola za dobre wychowanie ich dzieci, aktywne uczestnictwo w życiu grupy, klasy i placówki oświatowej, pomoc szkole, przedszkolu itp. List wdzięczności sporządza się w imieniu dyrektora, wychowawcy klasy, wychowawcy lub dyrektora szkoły. Jak napisać list z podziękowaniami dla rodziców List z podziękowaniami dla rodziców absolwentów składa się z następujących strukturalnych ...

List z podziękowaniem dla pracownika

List z podziękowaniami dla pracownika to list biznesowy wyrażający wdzięczność pracownikowi za jego pracę, wkład w rozwój firmy, sumienne podejście do pracy itp. List z wdzięcznością sporządzany jest w imieniu szefa organizacji na cześć jakiegoś ważnego wydarzenia: rocznicy, wakacji zawodowych itp. Jak napisać list z podziękowaniami do pracownika List z podziękowaniami do pracownika ma taką samą formę i strukturę jak zwykły list biznesowy: Nagłówek dokumentu. W...

List z podziękowaniem do studenta

List z podziękowaniami dla ucznia lub studenta to list biznesowy, w którym wyraża się wdzięczność uczniowi za sukcesy w nauce, za aktywną działalność społeczną, udział w życiu sportowym itp. List wdzięczności sporządza się w imieniu dyrektora szkoły, rektora uczelni. Jak napisać list z podziękowaniami dla studenta, studenta Wdzięczność dla studenta, studenta jest napisana w dowolnej formie. Tekst listu z podziękowaniami zawiera słowa wdzięczności dla ucznia, studenta. Poniżej pod tekstem listu...

List z podziękowaniami do nauczyciela

List z podziękowaniami dla nauczyciela to list biznesowy wyrażający wdzięczność nauczycielowi, wychowawcy klasy za pracę związaną z wychowaniem i kształceniem dzieci w imieniu dyrektora placówki oświatowej lub rodziców dzieci uczniów. Jak napisać list z podziękowaniami dla nauczyciela List z podziękowaniami dla nauczyciela zawiera szczegóły listu biznesowego: Nagłówek dokumentu - wskazuje nazwisko nauczyciela, do którego przesyłane są słowa wdzięczności. Opcjonalny element konstrukcyjny listu z podziękowaniami...

Rodzaje listów biznesowych

Poręczenie

List gwarancyjny to niekomercyjne pismo handlowe, które zawiera potwierdzenie (gwarancję) wykonania określonych czynności lub spełnienia określonych warunków: warunki i fakt zapłaty za otrzymane produkty, wykonaną pracę lub świadczone usługi, zapewnienie jakości, itp. Innymi słowy, poręczenie jest sposobem na zapewnienie wykonania zobowiązania przez stronę transakcji. W odpowiedzi na reklamację może zostać sporządzony poręczenie. Jak napisać list gwarancyjny Forma gwarancji ...

List gwarancyjny dotyczący podania adresu prawnego

List gwarancyjny dotyczący podania adresu prawnego to pismo biznesowe, które zawiera potwierdzenie faktu zawarcia umowy najmu z istniejącą spółką lub zamiaru wynajęcia go przez właściciela lokalu niemieszkalnego po państwowej rejestracji nowa osoba prawna. Innymi słowy gwarantuje prawo do zawarcia umowy najmu w przyszłości. Pismo to jest przekazywane organowi rejestracyjnemu i sporządzane na wniosek najemcy. Jak napisać list gwarancyjny na...

List gwarancyjny zatrudnienia

Poręczenie zatrudnienia to pismo biznesowe, które zawiera gwarancję zawarcia umowy o pracę pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Najczęściej konieczne jest przekazanie go do FMS w przypadku przeprowadzki pracownika do innego kraju. Jak napisać poręczenie zatrudnienia Formularz poręczenia zatrudnienia zawiera następujące dane: numer i datę dokumentu; adresat pisma – nazwa organizacji i imię i nazwisko urzędnika, do którego jest kierowane, lub tekst: …

List gwarantujący płatność

List gwarancyjny płatności to pismo biznesowe potwierdzające warunki i fakt zapłaty za otrzymane produkty, świadczone usługi lub wykonaną pracę. Odpowiedzią na reklamację może być poręczenie zapłaty. Jak napisać list gwarancyjny spłaty długu Formularz listu gwarancyjnego zawiera następujące dane: numer i datę dokumentu; adresat pisma – nazwa organizacji i imię i nazwisko urzędnika, do którego jest adresowane; Tytuł dokumentu -...

Przygotowanie listu biznesowego

Zanim napiszesz list biznesowy, zastanów się, jaki efekt końcowy chcesz osiągnąć: zwiększyć sprzedaż, przyspieszyć proces płatności, zaproponować współpracę, zgłosić roszczenia, pogratulować, zaprosić i nie tylko. Zgodnie z tym stwórz list biznesowy, starając się jak najbardziej podkreślić swój cel.

Formatowanie listu biznesowego

Rejestracja pisma biznesowego odbywa się na papierze firmowym firmy, który powinien zawierać nazwę organizacji, adres lokalizacji, numery kontaktowe, ewentualnie e-mail, stronę internetową, logo.

List biznesowy należy wydrukować z zachowaniem marginesów: lewy margines musi wynosić co najmniej 3 cm (do przechowywania dokumentów), prawy co najmniej 1,5 cm.

Nagłówek listu biznesowego powinien zawierać nazwę firmy odbiorcy, ze wskazaniem pełnego imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby odbiorcy (w prawym górnym rogu).

W lewym górnym rogu pod nagłówkiem pisma biznesowego wskazana jest data jego napisania oraz numer rejestracyjny (wychodzący). Jeżeli pismo biznesowe jest odpowiedzią, należy wskazać, na jaki dokument jest ona odpowiedzią.

W razie potrzeby po dacie i numerze dokumentu podaje się jego tytuł.

List biznesowy powinien zawierać apel do adresata listu.

Na końcu listu biznesowego musi znajdować się podpis nadawcy (imię i nazwisko, stanowisko, podpis).

W oficjalnej korespondencji biznesowej używa się zwykle czcionki Times New Roman o rozmiarze 12 punktów i pojedynczych odstępach.

Zapewne każdy choć raz musiał zmierzyć się z koniecznością napisania listu biznesowego. Kompilując go, mimowolnie dochodzisz do wniosku, że nie jest to wcale łatwe. Istnieje wiele zasad i przepisów dotyczących pisania listów biznesowych, które musisz znać. W artykule szczegółowo opisano proces sporządzania dokumentu, przedstawiono wzory pisma biznesowego, omówiono ich rodzaje i konstrukcję.

Formularz

Gotowe formularze nadadzą solidności i wskażą wiarygodność firmy. Zawierają istotne informacje o organizacji, takie jak:

• Nazwa.
• Adres.
• Numery telefonów kontaktowych.
• Strona internetowa.
• E-mail.
• Logo.
• Inne dane kontaktowe.

Formularze nie podlegają ścisłym regułom. Dlatego każda organizacja samodzielnie decyduje, jakie informacje w nich umieścić.

Jak poprawnie pisać listy biznesowe? Przygotowanie

Listy biznesowe są pisane i wykonywane w określony sposób, zgodnie z obowiązującymi w nich zasadami i wymogami. W zależności od celu autor szczegółowo przemyśla treść, aby uzyskać wyliczony przez siebie wynik. Musi jasno zrozumieć, jakie informacje adresat już zna na temat listu, od czego zacząć i co będzie w nim nowego. Argumenty zależą od celu, do jakiego dąży autor. Proces przygotowania listu biznesowego można podzielić na następujące etapy:

• Studium problemu.
• Pisanie projektu listu.
• Jego zgoda.
• Podpisywanie.
• Rejestracja.
• Wysyłanie do adresata.

Struktura listów biznesowych

Kompilując list, należy nasycić go informacjami, czyli umieścić tam wszystkie niezbędne informacje. Może być prosty lub złożony. W prostym piśmie treść w sposób jasny i zwięzły przedstawia informacje, które z reguły nie wymagają odpowiedzi ze strony adresata. Złożony może składać się z kilku sekcji, akapitów i akapitów. Każdy akapit przedstawia jeden aspekt informacji. Próbki tego rodzaju listu biznesowego zwykle składają się z części wprowadzającej, głównej i końcowej.

Poniżej znajduje się przykład napisania listu biznesowego – jego część wprowadzająca.

Główna część opisuje sytuacje, zdarzenia, ich analizę i dowody. To w tej części przekonują, że trzeba tak czy inaczej działać, udowadniają, jak było i informują o konieczności uczestniczenia w każdym wydarzeniu, podając różne argumenty.

Wniosek zawiera wnioski sformułowane w formie propozycji, próśb, przypomnień, odmów i tak dalej.

Przykład napisania listu biznesowego – jego ostatniej części – prezentujemy poniżej. To podsumowuje wymagania określone w części głównej.

Wszystkie podawane informacje powinny być optymalnie spójne i zrozumiałe dla percepcji.

Każdy e-mail zaczyna się od wiadomości wyśrodkowanej. Ta mała część jest niezwykle ważna. Wybierając go, autor powinien wziąć pod uwagę:

• Stanowisko adresata.
• Charakter związku.
• Oficjalność.
• Etykieta.

List musi zakończyć się grzeczną formą. Na przykład: „...Wyrażam nadzieję na dalszą współpracę (dziękuję za zaproszenie)…”. Po tych wyrażeniach następuje podpis autora.

Styl

Wszystkie listy muszą być w formalnym stylu biznesowym, co oznacza używanie środków mowy w formalnych relacjach biznesowych. Cechy takiego języka powstają w następujących okolicznościach:

• Głównymi uczestnikami relacji biznesowych są osoby prawne, w imieniu których pisane są listy menedżerów i urzędników.
• Relacje w organizacjach są ściśle regulowane.
• Przedmiotem komunikacji jest działalność przedsiębiorstwa.
• Dokumenty o charakterze zarządczym mają z reguły określonego adresata.
• Często w trakcie działalności organizacji dochodzi do takich samych sytuacji.

W związku z tym informacje zawarte w piśmie biznesowym powinny być:

• Oficjalny, bezosobowy, podkreślający dystans pomiędzy uczestnikami komunikacji.
• Adres, przeznaczony dla konkretnego adresata.
• Aktualne w chwili pisania tego tekstu.
• Rzetelny i bezstronny.
• Uzasadnione, aby nakłonić odbiorcę do podjęcia jakichkolwiek działań.
• Kompletne do podejmowania decyzji.

Wymagania

List biznesowy musi spełniać następujące wymagania:

• Mowa jest ujednolicona na wszystkich poziomach – leksykalnym, morfologicznym i syntaktycznym. Zawiera wiele zwrotów, terminów i formuł.
• Ton pisma jest neutralny, powściągliwy i surowy, bez użycia emocjonalnych i ekspresyjnych wyrażeń językowych.
• Dokładność i przejrzystość tekstu, bez błędów logicznych, jasność i przemyślaność sformułowań.
• Zwięzłość i zwięzłość - bez użycia wyrażeń niosących dodatkowe znaczenie.
• Stosowanie formuł językowych powstałych w wyniku powtarzających się sytuacji.
• Użycie terminów, czyli słów lub wyrażeń zawierających specjalne pojęcia.
• Stosowanie skrótów, które mogą być leksykalne (to znaczy słowa złożone utworzone przez usunięcie liter z części słów: LLC, GOST itd.) i graficzne (to znaczy skrócone oznaczenia słów: gr-n, zh-d i więcej ).
• Stosowanie konstrukcji w dopełniaczu i narzędniku.
• Wyrażenia z rzeczownikami werbalnymi („wsparcie” zamiast „wsparcie”).
• Używanie prostych, powszechnych zdań.

Powyższe przykłady listu biznesowego poniżej pokazano w pełnej wersji (z częścią główną). Informacje spełniają wszystkie wymogi oficjalnego stylu biznesowego.

Rodzaje listów biznesowych

List biznesowy najlepiej jest napisać w dowolnej konkretnej sprawie. Jeśli chcesz rozwiązać kilka problemów jednocześnie, zaleca się sporządzenie kilku różnych opcji.

Listy biznesowe mogą mieć swoją treść:

• Towarzyszący. Pisma takie są zazwyczaj potrzebne, aby poinformować, gdzie wysłać dokumenty.
  (Jak napisać list biznesowy? Przykładowy list motywacyjny pomoże tym, którzy muszą napisać tego rodzaju dokument.)

• Gwarancja. Mają one na celu potwierdzenie wszelkich obietnic lub warunków. Można zagwarantować na przykład zapłatę za pracę, czynsz, czas dostawy i inne.
• Dziękuję. W ostatnich latach stosuje się je coraz częściej. Takie listy świadczą o dobrym tonie partnerstwa. Mogą być wydawane na zwykłym papierze firmowym lub na kolorowym papierze z pięknym nadrukiem.
  (Jak napisać list biznesowy? Próbka odmiany z podziękowaniami jest sporządzana w dowolnej formie, w zależności od zadań, które rozwiązuje. W tym przypadku list wyraża swoją istotę w najkrótszej formie. Taka próbka, wykonana na kolorowym papierze z ozdobą, można powiesić na ścianie w pokoju firmowym na honorowym miejscu.)

• Informacyjne.
• Pouczający.
• Gratulacyjny.
• Reklama.

Są też litery:

• Propozycje współpracy. Dość powszechne w ostatnim czasie, wysyłane do organizacji, często mają charakter promocyjny, jak na przykład ta próbka. Pisanie listów handlowych jest dość trudne, trzeba wziąć pod uwagę wiele niuansów, aby zwrócić na to uwagę, a tym bardziej się zainteresować. Ale jeśli zrobisz to według poniższego modelu, ma to wszelkie szanse na sukces.

• Zaproszenia. Wysyłani są z propozycją wzięcia udziału w różnych wydarzeniach. Zwykle adresowane są do lidera lub urzędnika, ale mogą być również skierowane do całego zespołu.
• Upraszanie.
• Powiadomienia.
• prośby i wiele innych.

Jak napisać odpowiedź na list. Przykład

Odpowiedź należy rozpocząć od powtórzenia prośby zawartej w pierwszym piśmie. Następnie podawane są wyniki jego rozpatrzenia i wyrażana jest akceptacja lub powód odmowy. List z odpowiedzią biznesową może zawierać alternatywne rozwiązanie w stosunku do oczekiwanych informacji. Zwykle kieruje się następującymi zasadami:

• Obecność linku do pierwszej litery i jej zawartości.
• Oznacza ten sam język.
• Porównywalne objętości i aspekty treści.
• Zgodność z określoną sekwencją.

Dekoracje

Oprócz korzystania z listów biznesowych na papierze firmowym, należy wziąć pod uwagę inne subtelności w ich projekcie. Są to szczegóły, zasady dotyczące skrótów, pisownia adresu, nagłówek, długość tekstu, szerokość pola i inne.

Próbki listu biznesowego pomagają go skomponować, biorąc pod uwagę wszystkie subtelności i niuanse. Korzystają z nich zarówno początkujący urzędnicy, jak i doświadczeni pracownicy. Dzięki próbkom uczą się, jak poprawnie pisać listy i oszczędzają mnóstwo czasu.