Ortografie corectă a unui eșantion de literă. Cum se scrie o scrisoare de solicitare oficială - exemplu

Cum să scrieți o scrisoare de afaceri care să nu se piardă în „gunoaiele de informații” și să fie citită? Reguli, recomandări, exemple

Cuvântul este un instrument de afaceri accesibil. În lumea afacerilor, este imposibil să găsești o persoană care să nu folosească cuvântul în munca sa.

Afacerile moderne se transformă treptat într-o afacere de corespondență. Cu ajutorul scrisorilor – electronice sau tradiționale – există comunicare cu clienții, partenerii de afaceri, angajatorii. Scrisoarea poziționează autorul fie ca profesionist, fie ca persoană cu care nu merită să continue o relație.

Un profesionist trebuie să fie capabil să scrie

• Este clar
• în mod eficient
• cu seriozitate
• Interesant

Și niciodată nu este prea târziu să înveți. Începem cu elementele de bază: înțelegem diferența dintre scrisul de afaceri și scrisul obișnuit.

Cum este o scrisoare comercială diferită de una obișnuită? Specificul unei scrisori de afaceri

O scrisoare este un text scurt de una sau două pagini, al cărui scop este de a transmite informații destinatarului despre ceva.

Natura informațiilor și relația dintre expeditor și destinatarul scrisorii împart corespondența în

• afaceri (formale)
• personal (informal)

O scrisoare de afaceri se caracterizează prin:

• concizie
• precizie
• raționament și logică
• informativ
• neutralitate evaluativă și emoțională
• standardizare:
• se folosesc formulare oficiale
• se folosesc ture stabile de vorbire, termeni și construcții clericale speciali
• număr de subiecte - 1-2
• direcționarea
• subordonare clar definită (dacă este necesar)

Care sunt tipurile de scrisori de afaceri?

Tipul de scrisoare de afaceri determină

1. Scopul scrierii acestuia

Scopuri comerciale

• Doriți să încheiați o afacere și să oferiți condițiile specifice ale acesteia - scrieți o scrisoare de ofertă (ofertă) pentru destinatar

• Dacă nu v-ați hotărât asupra condițiilor tranzacției acceptabile pentru dvs., trimiteți o scrisoare de solicitare
• Doriți să vă informați destinatarul despre încălcarea obligațiilor contractuale din partea sa? Alcătuiește o scrisoare de reclamație

Scopuri necomerciale

• Mulțumiți într-o scrisoare de mulțumire
• Confirmați-vă obligațiile cu o scrisoare de garanție și consimțământul dvs. cu o scrisoare de confirmare
• Scrieți scrisori informative dacă credeți că informațiile dvs. vor fi de interes pentru destinatar
• Amintiți-vă despre acorduri importante, obligații, penalități cu scrisori de reamintire
• Felicitează în scrisorile de felicitare, cere în scrisori de cerere, condolează în scrisori de condoleanțe
• Dacă trebuie să trimiteți documente importante sau obiecte de valoare, asigurați-vă că ați scris o scrisoare de intenție pentru expedierea dvs

2. Destinatar

Dacă adresați o scrisoare mai multor destinatari simultan, atunci compuneți o scrisoare circulară

Scrisoarea ta poate atinge mai multe subiecte în același timp, ceea ce o face automat cu mai multe fațete

4. Structura

Literele reglementate implică compilarea părții de text a scrisorii după un anumit model, în timp ce literele nereglementate au o formă liberă de prezentare

5. Forma de plecare

• într-un plic
• electronic
• prin fax

Structura unei scrisori de afaceri: introducere, corp, concluzie

Structura unei scrisori de afaceri standard necesită o analiză mai atentă.

O scrisoare bine formată trebuie să urmeze următorul model:

Să aruncăm o privire mai atentă la câteva puncte ale schemei:

1. Titlu

De regulă, acesta este un rezumat al subiectului scrisorii.

Important: Compuneți titlul corect dacă doriți ca destinatarul să vă citească scrisoarea.

Absența titlurilor în corespondența de afaceri este tipică pentru începătorii care nu au abilități de bază de corespondență de afaceri.

2. Manipulare

• are forma tradițională „Dragă”
• cu majuscule la mijlocul liniei

Important: Utilizarea abrevierilor în circulație este interzisă!

3. Preambul

• prezintă destinatarului ideea principală a scrisorii
• pregăteşte destinatarul pentru perceperea corectă a informaţiilor ulterioare cuprinse în scrisoare

4. Corpul principal al textului justifică ideea cheie enunțată în preambul

Această parte a scrisorii

• indicați în mod clar esența propunerii/contestației
• da argumente: fapte, cifre, alte precizări pe subiectul scrisorii. opinia expertului, propria experiență pozitivă/negativă

Pentru comoditatea justificării, se poate folosi următoarea schemă:

Important: Ultimul paragraf ar trebui să conțină o frază care să indice un anumit pas sau rezultatul așteptat și să încurajeze destinatarul să ia măsuri.

5. În concluzie:

6. În fereastra „Semnătură” trebuie indicate informații despre destinatar:

• denumirea funcției

Cum să nu greșești în alegerea unui stil de scriere?

În corespondența de afaceri, trebuie să faci constant alegeri în ceea ce privește stilul de scris și tonul comunicării cu destinatarul. Cât de sec, formal, oficial sau, dimpotrivă, vioi, cald, uman ar trebui să fie mesajul tău?

• Stilul personal în corespondența de afaceri subliniază calitățile individuale ale persoanei care a scris scrisoarea.
• Atunci când se folosește un stil formal, faptele sunt enunțate și se trag concluzii adecvate pe baza acestora.
• Stilul personal presupune comunicarea între autorul scrisorii și destinatar pe picior de egalitate.
• Stilul formal demonstrează o subordonare clară și o forță cu care trebuie să ia în considerare cititorul scrisorii.

Pentru a alege stilul de comunicare potrivit într-o scrisoare de afaceri, luați în considerare:

• în ce categorii de greutate sunteți dvs. și destinatarul dvs
• vrei să negociezi într-un mod bun sau să faci presiune dintr-o poziție de forță

Cum să rămânem la stilul ales?

Stil personal

• Prezența pronumelor personale: eu, noi, tu
  De exemplu: îmi cer scuze față de tine și sper din tot sufletul ca astfel de greșeli să nu se mai repete.
• Contestații și cereri directe
  De exemplu: Vă rugăm să nu lăsați lucrurile personale nesupravegheate.
• Utilizarea expresiilor evaluative emoționale: tinerețe stelară, eșec asurzitor

stil formal

• Înlocuirea pronumelor personale cu substantive abstracte
  De exemplu: Administrația cinematografului își cere sincer scuze pentru modificarea programului proiecțiilor de seară
• Înlocuirea apelurilor și solicitărilor personale cu declarații
  De exemplu: Vă rugăm să nu lăsați lucrurile personale nesupravegheate
• Folosirea clericalismului convenţional: Vă aduc la cunoştinţă, datorită faptului că

Stilul formal nu este categoric nepotrivit dacă scrii o scrisoare de mulțumire sau o scrisoare de condoleanțe, adică acele scrisori de afaceri în care trebuie să exprimi sentimente. Într-o situație în care scrieți o scrisoare de cerere sau o scrisoare de ofertă, este, de asemenea, mai bine să rămâneți la un stil personal.

Ce este o scrisoare de revendicare și cum se scrie? Cum este diferit de alte tipuri de litere?

Important: Când compuneți o scrisoare, concentrați atenția destinatarului asupra exact ce acțiuni așteptați de la el. De asemenea, specificați intervalul de timp specific pentru implementarea sarcinilor pe care le-ați stabilit.

Șablonul de scrisoare de reclamație vă va ajuta să o scrieți corect:

Ce este o scrisoare de răspuns și cum se scrie?

Există două tipuri de scrisori de sfat:

• scrisoare de respingere
• scrisoare de răspuns pozitiv

Alcătuirea ambelor tipuri de scrisori are două reguli generale (cu condiția ca scrisoarea de inițiativă să fi fost scrisă corect):
1. Vocabularul și modelele de vorbire ale scrisorii de inițiativă sunt păstrate în scrisoarea de răspuns
2. Textul scrisorii de răspuns nu trebuie să conțină informații despre

• data redactării scrisorii de inițiere
• numărul lui de înregistrare

Un exemplu de scrisoare de respingere prietenoasă și corectă este prezentat mai jos:

Cu toate acestea, renunțarea nu trebuie să fie întotdeauna blândă. Există situații în care este nevoie de un stil de comunicare dur și strict. Mai jos este un șablon de scrisoare de respingere pentru toate ocaziile, de la greu la moale:

Scrisoare de informare: diferența dintre scrisorile de răspuns și scrisorile de plângere

Scrisoarea de informare este multifuncțională:

• informează (de exemplu, despre modificările de preț în listele de prețuri)
• notifică (despre realegerea membrilor consiliului de administrație)
• notifică (despre expedierea mărfurilor)
• declară (intenții)
• confirmă (primirea mărfurilor)
• reamintește (de îndeplinirea obligațiilor asumate prin contract)
• face publicitate și informează (despre companie în general, despre bunuri/servicii în special)

Poate cea mai presantă problemă astăzi este întrebarea cum să scrieți o scrisoare de publicitate și informare.

1. Lipsa structurii
2. Prezența argoului sau a vocabularului informal în textul scrisorii
3. Design neglijent
4. O abundență de greșeli de ortografie, sintactice, stilistice
5. Lipsa faptelor de încredere, informații obiective în scrisoare
6. Încălcarea regulilor elementare de politețe (în special în scrisorile de plângere)
7. Utilizarea în text a propozițiilor greoaie și de neînțeles
8. Lipsa de logica in prezentarea materialului
9. Lipsa stenogramelor abrevierilor
10. Estomparea generală a textului în cazul compilării sale fără scop

Ce altceva trebuie să știi despre scrisorile de afaceri?

1. Pentru corespondența de afaceri modernă, se utilizează metoda structurii bloc a compoziției textului.
Această metodă economisește timp și menține stilul general al tuturor documentației de afaceri. O trăsătură caracteristică a metodei este punctuația deschisă sau absența punctelor / virgulelor (de exemplu, la realizarea listelor)

2. Un font sans-serif (de exemplu, Arial) poate fi folosit pentru titlul scrisorii. Un astfel de font este perceput subconștient ca stabil și solid.

3. Corpul textului trebuie să utilizeze fonturi serif (Times News Roman). Serifurile facilitează trecerea ochilor de la o literă la alta, făcând citirea mai rapidă

Important: Există scrisori care sunt întotdeauna scrise de mână!
Acestea sunt scrisori de felicitări, scrisori de condoleanțe, scrisori de recunoștință

O mare cantitate de informații utile cu privire la redactarea textelor pentru scrisorile de afaceri găsiți în videoclipul de la Sasha Karepina.

Video: Cum să scrieți scrisori de intenție și CV-uri

Videoclip: „Învățăm de la povestitori”. Secretele vânzării de texte

Corespondența constantă și e-mailurile au devenit mijloace de zi cu zi de a comunica cu prietenii astăzi, dar a scrie o scrisoare este o modalitate mai tradițională și mai eficientă de a pune zâmbetul pe buze prietenului tău. Dacă scrieți un e-mail în mod vechi, formatul este în continuare același: o scrisoare către un prieten ar trebui să includă un salut, întrebări pentru un prieten, știri din viața ta și un final adecvat.

Pași

Începutul unei scrisori

Parte principală

Începe cu lucruri frumoase. Prima parte a unei scrisori prietenoase este de obicei caldă și veselă. Acest lucru poate stabili tonul pentru întregul e-mail, informând destinatarul ce urmează și făcând e-mailul să sune mai serios sau mai de afaceri. Scrieți un salut în câteva rânduri, spuneți o glumă sau scrieți despre vreme.

• "Ce mai faci?" sau "Ce mai faci?" - cele mai comune moduri de a începe o scrisoare. Pune o întrebare, astfel încât scrisoarea să pară să facă parte dintr-o conversație lungă. Dacă doriți să primiți un răspuns la scrisoare, completați-l cu întrebări.
• Puteți folosi primul paragraf al scrisorii pentru a întreba destinatarul mai detaliat despre viața lui. De exemplu: „Sper că micutei Yulenka îi place grădinița. Nu pot să cred că a crescut atât de mult!”
• Începutul scrisorii se referă adesea la perioada anului. Gândiți-vă cum să începeți o mică conversație care se dezvoltă într-o conversație profundă. De exemplu: „Sper că toamna nu vă întunecă starea de spirit. Copacii din zonă au devenit atât de frumoși. Încă cred că iarna va fi rece.”

1. Distribuie știri și detalii din viața ta. Acum este timpul pentru corpul scrisorii și scopul scrierii acesteia. De ce ați început această corespondență? Vrei să te reconectezi cu un vechi prieten, să exprimi cât de mult îți este dor de el sau să-i mulțumești pentru ajutor? Fii sincer, deschis și încearcă să-ți transmiți clar gândurile pe hârtie.

   • Scrie despre ce se întâmplă în viața ta. În ciuda naturii scrisorii, scrisoarea dvs. va fi apreciată, dar poveștile despre viața voastră vă vor apropia pe destinatar și pe voi. Astfel, scrisoarea va fi mai eficientă și mai deschisă. Spune-ne ce s-a întâmplat, ce emoții ai experimentat și ce planuri ai pentru viitor.
   • Nu-ți descrie viața prea în detaliu, altfel scopul unei scrisori prietenoase se va pierde. Evitați șablonul de vacanță din ziar - prietenul dvs. va începe imediat să citească scrisoarea de la sfârșit dacă vă enumerați toate meritele. Nu este nevoie să te scufunzi în fondul propriilor probleme, dar fii realist când vorbești despre tine.

2. Alege subiecte care au legătură directă cu prietenul tău. Ce făcea prietenul tău ultima dată când l-ai întâlnit? Poate s-a despărțit de sufletul său pereche? Poate i-a fost greu la echipa de fotbal? Conectați-vă referindu-vă la subiecte familiare și adresați întrebări pentru a vă arăta interesul pentru afacerile unui prieten.

   • Puteți discuta subiecte care vă interesează pe amândoi. Expuneți-vă părerile despre artă, politică, evenimente recente sau alte domenii ale vieții pe care ați dori să le discutați cu un prieten.
   • Vă puteți oferi să vizionați filme sau să citiți cărți care credeți că i-ar putea plăcea prietenului dvs. Schimbul de informații valoroase este întotdeauna binevenit prin scrisori.

Completarea scrisorii

1. Închideți discuția. Scrieți un ultim paragraf care transmite cele mai bune urări unui prieten sau unei persoane dragi. Ultimul paragraf este de obicei mai ușor în ceea ce privește încărcătura emoțională, dar ar trebui să corespundă atmosferei generale a scrisorii. Încheiați scrisoarea într-o notă pozitivă pentru a-ți pune prietenul în starea ta de spirit.

   • Repetați din nou scopul scrisorii. De exemplu, dacă ai invitat un prieten la o petrecere, scrie următoarele: „Sper să vii!” Dacă vrei doar să-i urezi unui prieten un timp bun, scrie ceva de genul: „La mulți ani!”
   • Inspiră un prieten să scrie înapoi. Dacă doriți să vi se răspundă, scrieți: „Sper un răspuns rapid” sau: „Vă rugăm să scrieți un răspuns!”

2. Scrieți un final. Ar trebui să transmită starea de spirit a scrisorii tale, în funcție de tonul acesteia: formal sau informal. Ca un salut, finalul este determinat de natura relației tale cu destinatarul. Completează scrisoarea cu numele tău.

   • Dacă doriți să încheiați oficial scrisoarea, scrieți: „Cu stimă”, „Cu respect” sau „Cu stima”.
   • Dacă scrisoarea este scrisă pe un ton informal, utilizați expresii precum „Tu...”, „Ai grijă de tine” sau „La revedere”.
   • Dacă scrisoarea este personală, scrie „Iubire”, „Te iubesc foarte mult” sau „Mi-e dor de tine”.

3. Luați în considerare un post-scriptum. Postscriptum (latina post scriptum (P.S.) - „după scris”), de regulă, este folosit la sfârșitul unei scrisori prietenoase ca o metodă de informații suplimentare care nu merită să luați un paragraf separat în partea principală. De asemenea, puteți adăuga o glumă interesantă sau pur și simplu omiteți postscriptul. În orice caz, asigurați-vă că postscriptul se potrivește cu tonul scrisorii și îi dă destinatarului sentimentul că doriți să-l vedeți.

„Cel mai dificil pentru o persoană este dat ceea ce nu i se dă.”
M. Zhvanetsky

Probabil, toată lumea a trebuit să se confrunte cel puțin o dată în viață cu faptul că era nevoie urgentă de a scrie o scrisoare de afaceri șefului unei societăți comerciale, partener, funcționar sau, în cel mai rău caz, biroului de locuințe. Dar dacă te consideri un om de afaceri, chiar și un începător, sau urmează să-ți deschizi propria afacere, chiar și în viitorul îndepărtat, trebuie să înveți cum să scrii scrisori de afaceri în mod competent.

Deci, care este diferența dintre o scrisoare simplă și o scrisoare de afaceri?

În primul rând, absența componentelor emoționale și predominarea logicii și pragmatică o declarație rațională a cererii sau propunerii dvs. Un om de afaceri, proprietar de companie sau șeful unei întreprinderi mari și chiar nu foarte mari, spre deosebire de doar un „consumator”, este puțin probabil să fie interesat de scrisoarea ta emoționantă și inspirațională către el cu o cerere despre cooperare, acordarea de asistență sau stabilirea oricăror alte relații de prietenie.

În primul rând, trebuie să înțelegi că a scrie o scrisoare de afaceri este modul în care o scrii la obiect! Mulți își vor spune acum ce este un „joc de cuvinte”, este clar că o scrisoare de afaceri diferă de restul într-o înțelegere clară: „Către cine”, „De ce” și „De ce”. Am citit multe scrisori și propuneri și, din păcate, în unele scrisori sensul a scăpat constant, iar la sfârșitul scrisorii nu era deloc clar ce voia să ceară sau să ofere autorul.

Prin urmare, pentru ca sensul și ideea scrisorii să nu se „împrăștie prin copac”, trebuie să răspundeți singur la următoarele întrebări:

1. Cui îi scrii o scrisoare, ai greșit cu destinatarul?
2. De ce scrii o scrisoare, ce vrei să oferi sau să ceri? Argumentele tale sunt clare, stilul de prezentare și sunt convingătoare argumentele dumneavoastră pentru Destinatar? Și ce beneficii va obține din cooperare Cu tine?
3. De ce faci asta? Ce rezultat vrei sa obtii? Ce acțiuni suplimentare intenționați să „provocați” Destinatarul?

Pentru scrisorile de afaceri, a fost dezvoltat GOST R 6.30-2003 corespunzător, care descrie cerințele de bază pentru conținutul și execuția documentelor. Mai detaliat, vă puteți familiariza cu acest GOST cumpărându-l într-o librărie de afaceri și îl puteți utiliza mai târziu în documentele dvs.

Dar, aș dori să acord o atenție deosebită unor puncte importante:

1. Titlul unei scrisori de afaceri ar trebui să conțină un apel adresat Destinatarului. Se eliberează puțin sub numărul de înregistrare: în colțul din dreapta sus sunt indicate funcția și numele complet. Destinatar. Mai jos puteți specifica Subiectul scrisorii. Și mai jos, în centru, se întocmește Apel. În recurs, respectul trebuie exprimat folosind cuvinte general acceptate: „Stimate”, „Domnule”, „Doamnă” (abrevierile nu sunt permise). Capacul este de obicei evidențiat cu caractere aldine.

De exemplu:

Ref. Nr 01 din 20.04.2012

pe Vh. Nr 01 - RiK din data de 01.01.1930

Director

LLC „Coarne și copite”

Bender O.I.

„Despre un lot de coarne defecte,

livrat la 01.01.1930"

Dragă Ostap Ibrahimovich,

1. Introducere. În introducere, este necesar să definim pe scurt esența scrisorii. Puteți începe tradițional: „Îți aduc în atenție...”, „Te întreb...”, „În prezent...”, etc. - dacă scrisoarea este scrisă la persoana întâi.

Dacă recursul vine de la o persoană juridică, atunci narațiunea vine de la o terță persoană (De exemplu, „Întreprinderea noastră oferă...”).

Mai mult, atât în ​​introducerea, cât și în textul următor al scrisorii, pronumele tu și toate formele lui (tu, tu, tău) trebuie scrise cu majuscule.

1. În încheierea scrisorii, rezultatele a ceea ce s-a scris sunt rezumate; adesea se scrie o cerere sau o propunere. De exemplu: „Având în vedere cele de mai sus, vă întreb...”.
2. Textul principal al unei scrisori de afaceri se termină în mod tradițional cu fraza: „Cu respect, ...” - dacă se așteaptă o adresă neutră. Dacă sunteți familiarizat personal cu Destinatarul, atunci puteți încheia scrisoarea cu expresia - „Cu drag, ...”.

De exemplu:

Cu stimă,

Milionar subteran (semnătură) A.I. Koreiko

Funcția, numele complet (se tipăresc prenumele și patronimul, apoi numele de familie), semnătura se pune în propria mână.

1. Scrisoarea de afaceri se termină cu informații despre expeditor, care ar trebui să conțină numele complet al acestuia. (de preferință în întregime) poziție și numărul de telefon de contact. Acest lucru este necesar dacă Destinatarul sau reprezentantul acestuia trebuie contactat pentru informații suplimentare. De asemenea, puteți indica persoana responsabilă (numele complet) și numărul său de telefon de contact. Apropo, nu uitați să indicați prefixul zonal împreună cu numărul de telefon. Nu forțați Destinatarul să petreacă timp căutând aceste informații.

De asemenea, vreau să vă atrag atenția asupra unor puncte legate de prezentarea scrisorii în sine. La un moment dat am folosit diverse variante pentru prezentarea scrisorii, până la inainte de folosire NLP, dar toate acestea au fost de puțină utilitate practică, deoarece stilul de scriere a afacerilor în sine este foarte conservator, iar scrisorile care nu se potriveste acest stil, pur și simplu nu au depășit „controlul vamal”, reprezentat de secretarul companiei. Prin urmare, am refuzat din experimenteși a început să scrie, așa cum o cere stilul de afaceri.

Amintiți-vă, scrisoarea dvs. ar trebui să conțină trei secțiuni principale, acestea sunt introducerea, raționamentul și concluzia. Mulți autori ai scrisorii trec imediat la treabă, fără a introduce interlocutorul în cursul acestei chestiuni. Desigur, dacă scrisoarea este suficient de lungă, omul de afaceri poate citi sau nu introducerea, dar va sări direct la obiect. Dar se poate întoarce și la începutul scrisorii dacă această „esență” îl interesează. În concluzie, trebuie să scrieți ceea ce doriți să primiți. Nu ar trebui să existe interpretări duble în scrisoare, ci doar un gând clar în întreaga ta scrisoare. Pentru a face acest lucru, ar fi frumos să ne amintim de Aristotel, care, cu 300 de ani înainte de epoca noastră, a considerat logica propozițiilor și a formulat legi logice pe baza ei:

1. Legea identității – conceptul trebuie folosit în același sens în cursul raționamentului;
2. Legea contradicției – „nu te contrazice”;
3. Legea mijlocului exclus - „A” sau „nu-A” este adevărată, nu există o treime.

Conform regulilor de scriere, partea principală a unei scrisori de afaceri ar trebui să dezvăluie în mod logic conținutul cererii sau al propunerii, făcându-l ușor de înțeles pentru Destinatar. Toate paragrafele anterioare ar trebui să curgă logic în următorul. Furnizați fapte și cifre specifice după cum este necesar. Și nu uitați că „concizia este sora Talentului”. Amintiți-vă că textul prea lung poate „obosi” Destinatarul, acesta poate amâna scrisoarea dumneavoastră și nu va afla care este rostul ofertei dumneavoastră unice.

Și numai după ce considerați că scrisoarea dvs. este în sfârșit scrisă, asigurați-vă că o verificați pentru ortografie și punctuația erori. Verificați din nou succesiunea logică și lizibilitatea întregului text (cel mai bine este să-l citiți cu voce tare).

Dacă greșeli de ortografie din greșeală sau grăbiți, atunci aceasta va fi o jenă. Cum se poate „face afaceri” cu o companie care distribuie mesaje de eroare? Fii atent!

În concluzie, aș dori să spun că scrisoarea dvs. va fi întâmpinată mai întâi de „haine”, trebuie să acordați o atenție deosebită calității hârtiei pe care este tipărită scrisoarea, designului, dacă scrisoarea își va pierde. forma în timpul transportului, indiferent dacă doresc să o ia în mână. Dacă totul este în regulă în acest sens, atunci o scrisoare de afaceri îngrijită, consistentă din punct de vedere logic, revelatoare, bine scrisă, va înclina Destinatarul spre pozitiv decizie în favoarea ta. A scrie scrisori!

Scrisoare de afaceri este un instrument de corespondență de afaceri care joacă un rol important în încetarea sau menținerea relațiilor reciproc avantajoase și prietenoase cu parteneri, furnizori, clienți, angajați. O scrisoare de afaceri bine scrisă vă permite să creați o imagine pozitivă a organizației. Site-ul nostru web conține exemple de scriere și formatare a diferitelor tipuri de scrisori de afaceri.

mostre de scrisori de afaceri

Scrisoare de mulțumire

O scrisoare de mulțumire este o scrisoare de afaceri care conține cuvinte de recunoștință dintr-un anumit motiv: pentru muncă profesională, servicii de calitate etc. O scrisoare de recunoștință poate fi adresată organizației în ansamblu sau unei anumite persoane. Poate fi o scrisoare de răspuns la o scrisoare de inițiativă: o scrisoare de felicitări, o scrisoare de invitație sau o scrisoare de inițiativă scrisă din proprie inițiativă a compilatorului. Cum se scrie o scrisoare de mulțumire Scrisoarea de mulțumire

Scrisoare de mulțumire către profesor

O scrisoare de mulțumire către profesor este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință față de profesorul de grădiniță pentru munca sa minuțioasă în creșterea copiilor în numele directorului instituției preșcolare sau al părinților copiilor. Cum se scrie o scrisoare de mulțumire către un profesor O scrisoare de mulțumire către un profesor de grădiniță are aceeași formă ca o scrisoare de afaceri obișnuită și constă din următoarele elemente structurale: Antet document. Conține funcția, prenumele și parafa educatorului din...

Scrisoare de mulțumire către doctor

O scrisoare de mulțumire către un medic este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința medicului pentru asistența acordată în recuperare. O scrisoare de recunoștință este scrisă în numele pacientului sau rudelor acestuia. Cum se scrie o scrisoare de mulțumire către un medic O scrisoare de mulțumire către un medic are aceeași formă ca o scrisoare de afaceri: șeful scrisorii este numele complet al medicului sau al medicului șef al instituției de sănătate în cazul dativ (scris la nevoie). Apel - numele medicului căruia îi este exprimat...

Scrisoare de mulțumire pentru cooperare

O scrisoare de mulțumire pentru cooperare este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința în numele șefului organizației față de partenerul său pentru livrarea de înaltă calitate și la timp a bunurilor, munca prestată, serviciile prestate. Cum se scrie o scrisoare de mulțumire pentru cooperare O scrisoare de mulțumire pentru cooperare are aceleași detalii ca o scrisoare de afaceri: Antet scrisorii. Sunt scrise funcția, prenumele și parafa angajatului organizației, căruia îi sunt adresate cuvinte de recunoștință pentru...

Scrisoare de mulțumire din partea organizației

O scrisoare de recunoștință de la o organizație este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința pentru negocierea de succes, întâlnirea și timpul petrecut, ospitalitatea în timpul unei călătorii de afaceri etc. Cum se scrie o scrisoare de mulțumire către o organizație O scrisoare de mulțumire de la o companie conține detaliile unei scrisori de afaceri: Antet document - numele complet al unui funcționar al organizației căruia i se exprimă recunoștința. Apel - numele complet al oficialului organizației căruia îi sunt adresate cuvintele de recunoștință....

Scrisoare de mulțumire către părinți

O scrisoare de mulțumire către părinți este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința părinților absolvenților unei școli sau grădinițe pentru buna educație a copiilor lor, participarea activă la viața unui grup, clasă și instituție de învățământ, ajutarea unei școli, grădinițe. , etc. Se întocmește o scrisoare de mulțumire în numele directorului, profesorului clasei, educatorului sau directorului. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire către părinți O scrisoare de mulțumire către părinții absolvenților constă în următoarele structuri structurale ...

Scrisoare de mulțumire către un angajat

O scrisoare de mulțumire către un angajat este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința angajatului pentru munca sa, contribuția la dezvoltarea companiei, atitudinea conștiincioasă față de muncă etc. O scrisoare de recunoștință este întocmită în numele șefului organizației în cinstea unui eveniment semnificativ: aniversare, sărbătoare profesională etc. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire către un angajat O scrisoare de mulțumire către un angajat are aceeași formă și structură ca o scrisoare de afaceri obișnuită: Antetul documentului. ÎN...

Scrisoare de mulțumire către un student

O scrisoare de mulțumire către un elev sau student este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința studentului pentru succesul academic, pentru activități sociale active, participarea la viața sportivă etc. Se întocmește o scrisoare de mulțumire în numele directorului școlii, rectorul universității. Cum să scrii o scrisoare de mulțumire unui student, un student Recunoștință față de un student, un student este scris sub orice formă. Textul scrisorii de mulțumire conține cuvinte de recunoștință pentru student, student. Mai jos, sub textul scrisorii,...

Scrisoare de mulțumire către profesor

O scrisoare de mulțumire către un profesor este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința profesorului, profesorului de clasă pentru munca de creștere și educare a copiilor în numele directorului unei instituții de învățământ sau al părinților copiilor elevilor. Cum se scrie o scrisoare de mulțumire către un profesor O scrisoare de mulțumire către un profesor conține detaliile unei scrisori de afaceri: Antetul documentului - indică numele profesorului căruia îi sunt trimise cuvintele de mulțumire. Un element structural opțional al unei scrisori de mulțumire...

Tipuri de scrisori de afaceri

Scrisoare de garantie

O scrisoare de garanție este o scrisoare comercială necomercială care conține o confirmare (garanție) a efectuării unor acțiuni sau a respectării anumitor condiții: termenii și faptul plății pentru produsele primite, munca efectuată sau serviciile prestate, asigurarea calității, etc. Cu alte cuvinte, o scrisoare de garanție este o modalitate de a asigura îndeplinirea unei obligații de către o parte la o tranzacție. O scrisoare de garanție poate fi întocmită ca răspuns la o scrisoare de revendicare. Cum se scrie o scrisoare de garanție Forma unei garanții...

Scrisoare de garanție pentru furnizarea unei adrese legale

O scrisoare de garanție privind furnizarea unei adrese juridice este o scrisoare comercială care conține confirmarea faptului de încheiere a unui contract de închiriere cu o companie existentă sau a intenției proprietarului spațiilor nerezidențiale de a-l închiria după înregistrarea de stat a unui noua entitate juridica. Cu alte cuvinte, garantează dreptul de a încheia un contract de închiriere în viitor. Această scrisoare se depune la autoritatea de înregistrare și se întocmește la cererea chiriașului. Cum se scrie o scrisoare de garanție pentru...

Scrisoare de garanție pentru angajare

O scrisoare de garanție pentru angajare este o scrisoare de afaceri care conține o garanție a încheierii unui contract de muncă între angajator și angajat. Cel mai adesea, este necesar să îl furnizați FMS atunci când un angajat se mută în altă țară. Cum se scrie o scrisoare de garanție pentru angajare Formularul de o scrisoare de garanție pentru angajare conține următoarele detalii: numărul și data documentului; destinatarul scrisorii - numele organizației și numele complet al oficialului căruia i se adresează sau textul: ...

Scrisoare de garanție de plată

O scrisoare de garanție de plată este o scrisoare de afaceri care confirmă termenii și fapta plății pentru produsele primite, serviciile prestate sau lucrările efectuate. O scrisoare de garanție pentru plată poate fi un răspuns la o scrisoare de revendicare. Cum se scrie o scrisoare de garanție pentru plata datoriilor Formularul unei scrisori de garanție conține următoarele detalii: numărul și data documentului; destinatarul scrisorii - numele organizației și numele complet al funcționarului căruia i se adresează; Titlul documentului -...

Redactarea unei scrisori de afaceri

Înainte de a scrie o scrisoare de afaceri, gândiți-vă la ce rezultat final doriți să obțineți: creșteți vânzările, accelerați procesul de plată, oferiți cooperare, faceți pretenții, felicitați, invitați și multe altele. În conformitate cu aceasta, compuneți o scrisoare de afaceri, încercând să vă subliniați obiectivul cât mai mult posibil.

Formatarea unei scrisori de afaceri

Înregistrarea unei scrisori de afaceri se efectuează pe antetul companiei, care ar trebui să indice numele organizației, adresa locației, numerele de contact, eventual e-mail, site web, logo.

O scrisoare de afaceri trebuie tipărită folosind margini: marginea din stânga trebuie să fie de cel puțin 3 cm (pentru depunerea documentelor), în dreapta - de cel puțin 1,5 cm.

Antetul unei scrisori de afaceri trebuie să conțină numele companiei destinatare, indicând numele complet și funcția persoanei destinatare (în colțul din dreapta sus).

În colțul din stânga sus, sub titlul unei scrisori de afaceri, sunt indicate data scrierii și numărul de înregistrare (de ieșire). Dacă scrisoarea de afaceri este o scrisoare de răspuns, atunci este necesar să indicați la ce document răspunde această scrisoare.

Dacă este necesar, după data și numărul documentului, se indică titlul acestuia.

O scrisoare de afaceri ar trebui să conțină un apel adresat destinatarului scrisorii.

La sfârșitul scrisorii de afaceri trebuie să fie prezentă semnătura expeditorului (numele complet, funcția, semnătura).

Pentru corespondența oficială de afaceri, Times New Roman este de obicei folosit cu o dimensiune de font de 12 puncte și spațiere unică.

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări pentru scrierea scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de redactare a unui document, oferă mostre de scrisoare de afaceri, discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor da soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informații esențiale despre organizație, cum ar fi:

• Nume.
• Abordare.
• Numerele de telefon de contact.
• Site-ul web.
• E-mail.
• Siglă.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să pună în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și executate într-un anumit mod, respectând regulile și cerințele lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul cu privire la subiectul scrisorii, de la ce să procedeze și ce vor fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care îl urmărește autorul. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiul problemei.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Acordul lui.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compilați o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul afișează clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Complexul poate consta din mai multe secțiuni, paragrafe și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Exemplele de acest tip de scrisoare de afaceri constau de obicei dintr-o parte introductivă, principală și finală.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații, evenimente, analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că este necesar să se acționeze într-un fel sau altul, demonstrează cum au fost lucrurile și informează despre necesitatea participării la orice eveniment, invocând diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în principal.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim consecvente și ușor de înțeles pentru percepție.

Fiecare e-mail începe cu un mesaj aliniat la centru. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul ar trebui să ia în considerare:

• Poziția destinatarului.
• Natura relației.
• Oficialitatea.
• Etichetă.

Scrisoarea trebuie să se încheie cu o formă politicoasă. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumesc pentru invitație)...”. Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie într-un stil de afaceri formal, ceea ce înseamnă utilizarea mijloacelor de vorbire pentru o relație de afaceri formală. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți la relațiile de afaceri sunt persoane juridice, în numele cărora se redactează scrisori de conducere și funcționari.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Obiectul comunicării este activitatea firmei.
• Documentele de natură managerială au, în general, un anumit destinatar.
• Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute în scrisoarea de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanții la comunicare.
• Adresă, destinată unui anumit destinatar.
• Actual la momentul scrierii.
• Fiabil și imparțial.
• Motiv pentru a determina destinatarul să ia orice acțiune.
• Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe ture, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără a folosi expresii emoționale și expresive ale limbajului.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
• Concizie și concizie - fără utilizarea expresiilor care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetitive.
• Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică denumiri abreviate ale cuvintelor: gr-n, zh-d și altele ).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
• Expresii cu substantive verbale („sprijin” în loc de „sprijin”).
• Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de mai sus de scrisoare de afaceri de mai jos sunt prezentate în versiunea completă (cu corpul principal). Informațiile îndeplinesc toate cerințele stilului oficial de afaceri.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri cu privire la orice problemă specifică. Dacă trebuie să rezolvați mai multe probleme simultan, se recomandă să elaborați mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot fi în conținutul lor:

• Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a informa unde să trimită documentele.
  (Cum să scrieți o scrisoare de afaceri? Un exemplu de scrisoare de intenție îi va ajuta pe cei care au nevoie să scrie acest tip de document.)

• garanție. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. Se poate garanta, de exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare și multe altele.
• Mulțumesc. Au fost folosite din ce în ce mai des în ultimii ani. Astfel de scrisori demonstrează tonul bun al parteneriatelor. Ele pot fi emise pe un antet obișnuit sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? O mostră dintr-o varietate de mulțumire se întocmește în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. O astfel de mostră, realizată pe hârtie colorată cu un ornament, poate atârna pe perete în camera companiilor la loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• De felicitare.
• Publicitate.

Există și scrisori:

• Propuneri despre cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură promoțională, de exemplu, ca acest exemplu. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale, trebuie să ții cont de multe nuanțe, astfel încât să-i acorde atenție și cu atât mai mult să se intereseze. Dar daca il faci dupa modelul de mai jos, are toate sansele de succes.

• Invitații. Sunt trimiși, oferindu-se să participe la diverse evenimente. De obicei se adresează liderului sau oficialului, dar pot fi adresate și întregii echipe.
• Cereri.
• Notificări.
• cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul ar trebui să înceapă cu o repetare a cererii prezentate în prima literă. Apoi se dau rezultatele analizei sale și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. De obicei, urmează următoarele principii:

• Prezența unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Același limbaj înseamnă.
• Volume comparabile și aspecte de conținut.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Decor

Pe lângă utilizarea scrisorilor de afaceri cu antet, trebuie să țineți cont de alte subtilități în designul lor. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, ortografia adresei, titlu, lungimea textului, lățimea câmpului și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri ajută la alcătuirea acesteia, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de funcționarii începători, cât și de muncitorii cu experiență. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.