Začiatok listu v obchodnej korešpondencii. Po odoslaní listu

Existujú naliehavé otázky pre organizáciu, ktoré by sa mali vyriešiť? V tomto prípade je nevyhnutné písomné odvolanie. Nie všetko je však také jednoduché, ako sa zdá. Napísať kompetentný obchodný list je celá veda. A nezaškodí každému naučiť sa alebo si zapamätať základné zručnosti jeho zostavovania.

Na začiatok sa rozhodnime, akým spôsobom je pre vás vhodné napísať list alebo žiadosť organizácii. Online správy sa najčastejšie používajú pomocou internetových zdrojov. Ak napíšete list týmto spôsobom, potom sa nezaobídete bez:

• Počítač (prenosný počítač);
• Textový editor;
• Email.

Ak používate metódu manuálneho písania, budete na tlač potrebovať aj tlačiareň.

Prvým krokom pri písaní listu je hlavička. V hornej časti stránky musí byť uvedené:

1. názov organizácie, do ktorej sa uchádzate;
2. Meno riaditeľa organizácie alebo zodpovednej osoby;
3. adresa inštitúcie;
4. dátum podania žiadosti;
5. Mesto, v ktorom bolo podané odvolanie.

Žiaduce položky "čiapky" môžu zahŕňať aj súradnice podniku - fax, telefón, e-mailovú adresu, OKPO, PSRN, TIN / KPI. Závisí to od témy odvolania a samotnej organizácie.

Potom sa treba predstaviť. Zamestnanci inštitúcie musia pochopiť, od koho je list, a mať od vás spätnú väzbu. Preto je dôležité uviesť nielen celé meno, ale aj e-mailovú adresu, mobilný telefón, domácu adresu (pre korešpondenciu poštou). Ak zastupujete záujmy spoločnosti, musíte použiť hlavičkový papier s jej súradnicami. Pri odosielaní e-mailu nezabudnite použiť blok „Predmet“, aby si zamestnanci mohli usporiadať svoju dokumentáciu.

Pripravte si telo samotného dokumentu – názov a obsah. Tu je dôležitým bodom účel, pre ktorý sa uchádzate o organizáciu. Existujú také typy odvolaní:

• propagačné listy;
• Odporúčacie listy;
• Informačné listy;
• sprievodné listy;
• Listy vďakyvzdania;
• gratulačné listy;
• Inštruktážne listy;
• Žiadosť listy;
• Žiadosť listy;
• Listy s odpoveďou;
• Oznamovacie listy;
• Pozývacie listy.

V závislosti od typu adresy, ktorú používate, formulujte správny obsah. Ak napríklad píšete pozitívnu recenziu na organizáciu, mali by ste podrobne opísať dôvod vášho odvolania, čo presne sa vám páčilo atď.

Stiahnite si z nášho portálu:

Dôležitým prvkom pri písaní listu organizácii je, aby bol jednoduchý a vecný. Vyjadrite svoje myšlienky tak, aby váš list zaujal zamestnancov spoločnosti. Ak to chcete urobiť, podľa pravidiel obchodnej etikety použite špeciálne "slová-intrigáni". Nemali by ste to však preháňať, pretože hovoríme o dokumente a nie o osobnej korešpondencii. Stručne opíšte situáciu, ale urobte ju čitateľnou. Ak je rozhovor o súlade so zákonom, nezabudnite uviesť odkazy na zákony Ruskej federácie. Pri popise konfliktnej situácie je vítaný návrh množstva opatrení na eskaláciu incidentu.

Pri kontaktovaní štátnej inštitúcie sa riaďte zákonom Ruskej federácie „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov“. Tu sú práva a povinnosti jednotlivcov v ich odvolaniach a podmienky posudzovania. Zákon predpisuje aj postup pri hromadnom odvolávaní sa na štátne inštitúcie alebo samosprávy. Poslednou fázou každého obchodného listu je dátum a podpis. Na prvý pohľad nepodstatný, no veľmi dôležitý detail. Je žiaduce vložiť podpis ručne na vytlačený dokument. Ak zastupujete záujmy spoločnosti, použite jej erb alebo faksimilnú pečať.

Kompetentné vypracovanie listu správnej organizácii je kľúčom k úspechu vášho odvolania. Pozorne si preštudujte všetky body popísané vyššie a pokojne sa pustite do práce. Nezabudnite, že list by nemal obsahovať pravopisné, interpunkčné a štylistické chyby.

Čo ak potrebujete urgentne dostať dôležité dokumenty, vyžiadať si aktuálne informácie alebo vyhľadať pomoc od firmy či úradníka? Napíšte žiadosť podľa všetkých pravidiel obchodnej korešpondencie a získajte kladnú odpoveď.

Z článku sa dozviete:

Ako sa list so žiadosťou o podnikanie líši od iných typov listov?

Obchodná korešpondencia je najdôležitejšou súčasťou systému dokumentárnej komunikácie. Listy sú jej najmasovejšími dokumentmi. Existuje mnoho druhov úradnej korešpondencie. To všetko je formou písomného dialógu, ktorý prispieva k riešeniu najdôležitejších otázok činnosti organizácií. Jeho žánrovo-tematický rozsah sa vyznačuje širokou rozmanitosťou.

Žiadosť je jedným z najbežnejších typov obchodnej korešpondencie. Potreba písať takéto odvolania môže byť spôsobená rôznymi dôvodmi a nie je možné ich všetky vymenovať. Existuje však množstvo znakov, ktoré to umožňujú rozlíšiť list medzi všeobecnú servisnú dokumentáciu.

Formálna žiadosť môže byť taktnou žiadosťou alebo diplomatickou požiadavkou k aktuálnej otázke. Slúži na dosiahnutie špecifického cieľa autora a je potrebné podnietiť adresáta k úkonom, ktoré sú potrebné pre zostavovateľa dožiadania.

Obzvlášť veľa situácií, keď je potrebné napísať žiadosť v riadiacich činnostiach. Dôvodom môže byť buď jednoduchá situácia, ktorá si nevyžaduje zvýšenú argumentáciu a podrobné vysvetlenia, alebo problém, bez vysvetlenia podstaty, na ktorý nie je možné získať kladnú odpoveď. V druhom prípade bude musieť autor svoju požiadavku nielen uviesť, ale aj zdôvodniť, vysvetliť príjemcovi, prečo je potrebné konať tak či onak.

Šablóny a štandardy, ktoré existujú v kancelárskej práci, uľahčujú písanie formálnej žiadosti. Akékoľvek obchodné odvolanie musí byť v súlade s pravidlami obchodnej korešpondencie. Korešpondencia je v prvom rade tvárou odosielajúcej spoločnosti. Jeho dizajn si vyžaduje pozornosť k detailu a dodržiavanie pravidiel obchodnej etikety. Aby ste mohli napísať žiadosť v mene organizácie, budete potrebovať hlavičkový papier so všetkými potrebnými údajmi. Odvolanie je osvedčené podpisom oprávneného úradníka a pečiatkou spoločnosti.

Ako napísať formálnu žiadosť?

Obchodná žiadosť sa vyhotovuje podľa všetkých pravidiel úradnej korešpondencie. Aby ste nakoniec dostali kladnú odpoveď, pri písaní odvolania by ste mali postupovať podľa určitého algoritmu. Umožní štruktúrovať obsah listu, sprostredkovať hlavné myšlienky adresátovi, jasne a jasne uviesť podstatu problému.

Zistite, s kým presne hovoríte?

Je lepšie kontaktovať adresáta osobne. Podľa všeobecne uznávaných pravidiel obchodnej etikety používajte adresu podľa mena a priezviska. Pomôže to prejaviť rešpekt. Osobná žiadosť navyše ukladá určitú zodpovednosť úradníkovi, ktorý list dostal. Dokonca aj v prípade, že potrebujete napísať žiadosť pre skupinu ľudí, je lepšie prispôsobiť odvolanie.

Prečo oslovujete práve tohto príjemcu?

Odporúča sa adresátovi vopred vysvetliť, prečo ste ho kontaktovali. Môžete ho pochváliť a zaznamenať jeho obchodné alebo osobné kvality, minulé úspechy, na ktorých záleží v kontexte vašej príťažlivosti. Takáto technika vás povzbudí, aby ste list so žiadosťou dôkladnejšie zvážili a našli príležitosť, ako jej vyhovieť. Dôležité je byť úprimný a neprekračovať hranicu medzi komplimentom a lichôtkami.

Ako môžete odôvodniť svoju žiadosť?

Vopred si premyslite argumenty a zoraďte ich do textu písmená podľa schémy silný - stredný - najsilnejší. Zaujmite adresáta, odhaľte mu potenciálne výhody spojené s naplnením vašej túžby. Vyslovte problém, ktorý je preňho relevantný, a ukážte, ako ho možno vyriešiť podľa vašich záujmov. Popíšte význam problému a dajte príjemcovi vedieť, že jeho vyriešenie môže byť prospešné pre vás oboch.

Aké informácie by sa mali poskytnúť adresátovi?

Opíšte problém čo najstručnejšie a najjasnejšie. Vyhnite sa nejednoznačnosti a buďte čo najkonkrétnejší, pokiaľ ide o požadovaný výsledok: uveďte presnú cenu, dátum, percento atď. Žiadosť vyžaduje, aby adresát prijal rozhodnutie vedenia. Na to potrebuje presné informácie: koľko, čo, kedy a za akú cenu. Tieto detaily musia byť formulované presne a nenechávajú priestor na narážky. V opačnom prípade môže iniciatíva prejsť na príjemcu, žiadosti sa formálne vyhovie, ale pôvodca nedostane to, čo chcel.

Aké závery možno vyvodiť?

Po podaní žiadosti je potrebné ju upraviť a zopakovať, pričom pozornosť adresáta sa musí zamerať na potenciálne výhody. Možný prospech zároveň nemusí byť vždy materiálny.

šablóny obchodných listov

Hlavičkový papier je papierový formát s predreprodukovanými detailmi obsahujúcimi trvalé informácie o organizácii – autorovi dokumentu.

Používanie formulárov výrazne urýchľuje proces tvorby dokumentu (kvôli dostupnosti neustálych informácií), znižuje mzdové náklady na zostavovanie, zjednodušuje vnímanie informácií a zlepšuje kultúru manažérskej práce. Formulár dáva informáciám oficiálny charakter.

Pri prijímaní dokumentu adresovaného organizácii sa hlavná pozornosť, samozrejme, venuje podstate informácií v ňom obsiahnutých, pozornosť sa však nevyhnutne zameriava na vzhľad dokumentu - kvalitu papiera, použitie farba, dizajn loga, štýl písma, zloženie hlavičkového papiera. Týmito vlastnosťami človek získa dojem korešpondenta, stupeň jeho solídnosti, prestíže. Je potrebné snažiť sa vytvoriť nezabudnuteľný hlavičkový papier, ktorý môže zanechať priaznivý dojem o organizácii, odrážajúci nielen určité informácie o organizácii, ale aj jej štýl. Dokumenty na dobre sformovaných formulároch sú neoddeliteľnou súčasťou obrazu organizácie, jej pôvodnej vizitky.

Požiadavky na formy organizačných a administratívnych dokumentov sú stanovené nasledujúcimi dokumentmi: 1) GOST R. 6.30-2003. „Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu“; 2) Štandardné pokyny pre kancelársku prácu v orgánoch spolkovej výkonnej moci, schválené nariadením Spolkového archívu zo dňa 27. novembra 2000 č. 68.

Forma listu môže v závislosti od základných dokumentov organizácie zahŕňať:

Štátny znak Ruskej federácie alebo erb zakladajúceho subjektu Ruskej federácie (len pre štátne podniky);

Znak organizácie alebo ochranná známka (servisná značka);

Kód organizácie;

Názov spoločnosti;

Referenčné údaje o organizácii;

dátum dokumentu;

Evidenčné číslo dokumentu;

Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu (ak je to potrebné).

GOST R. 6.30-2003 stanovuje umiestnenie podrobností formulára v dvoch verziách: pozdĺžne a uhlové.

V prvom prípade sú všetky detaily formulára umiestnené pozdĺž a sú zarovnané buď na šírku alebo na stred.

Pri uhlovom usporiadaní detailov zaberajú plochu 73 x 88 mm v ľavom rohu listu a sú zarovnané buď k ľavému okraju, alebo k stredu pridelenej plochy.

Na výrobu formulárov sa používa papier formátu A4 (210 x 297 mm) a A5 (210 x 148 mm). Použitie konkrétneho formátu je určené objemom pripravovaného dokumentu. Menší formát je určený pre dokumenty, ktorých text má malý (do sedem riadkov) objem; Pre takéto dokumenty je iracionálne používať formát A4.

Je povolené vyrábať tlačivá typografickým spôsobom, prevádzkovou tlačou alebo výpočtovou technikou priamo pri výrobe konkrétneho dokumentu. Výnimkou sú hlavičkové papiere organizácií s vyobrazením štátneho znaku Ruskej federácie alebo erbov subjektov Ruskej federácie. Tlač formulárov z počítača je pre malé organizácie veľmi ekonomická, ale nechráni pred falšovaním. Tlačené formuláre sú v tomto zmysle spoľahlivejšie. Na ochranu formulárov pred zneužitím si navyše niektoré organizácie objednávajú formuláre číslovania od tlačiarní a vedú si starostlivé záznamy o ich použití. Na rovnaký účel používajú štátne a mestské inštitúcie hlavičkové papiere rôznych farieb na rôzne typy dokumentov.

Na formulároch sa vytvorí iba prvá strana dokumentu, na výrobu nasledujúcich strán sa používajú štandardné listy papiera. Ak má byť dokument odoslaný na viacero adries, potom sa na formulári vytvorí každá kópia dokumentu.

Príklad formulára obchodného listu (pozdĺžne usporiadanie detailov)

Každý list dokumentu, vydaný na tlačive aj bez neho, musí mať tieto okraje (mm): ľavý - najmenej 20, pravý - najmenej 10, horný - najmenej 20, spodný - najmenej 20.

V mnohých organizáciách majú pokyny a pravidlá, ktorými sa riadi vykonávanie dokumentov, nastavené väčšie rozpätia, ako je požadovaný štandard. Uveďme príklady písmen na hlavičkovom papieri organizácie (obr. 2–4).

Ryža. 2

Ryža. 3

Ryža. štyri

Z knihy MBA za 10 dní. Najdôležitejší program popredných svetových obchodných škôl autora Silbiger Štefan

Jednominútový kurz obchodného písania 1. Jasne povedzte vec a začnite ju čo najskôr po úvodnej vete. Neber čas čitateľa. Vždy by ste mali mať jasný dôvod, prečo to vôbec píšete.2. Nechajte to osobné, priateľské a

Z knihy Individuálny podnikateľ [Registrácia, účtovníctvo a výkazníctvo, zdaňovanie] autora Aniščenko Alexander Vladimirovič

Prísne oznamovacie formuláre Po prvé, podnikatelia v súlade s postupom stanoveným vládou Ruskej federácie môžu (ale nie sú povinní) prijímať hotovosť alebo vykonávať platby platobnými kartami bez použitia CCP v prípade poskytovania služieb verejnosti, keď

Z knihy Zbavte svoj život odpadu! autor Mellen Andrew

Z obchodnej kancelárie do domácej kancelárie Čím viac ľudí pracuje z domu, tým dôležitejšie je, aby bol prechod z obchodnej kancelárie do domácej kancelárie čo najmenej bolestivý. Koniec koncov, aj keď pracujete doma, chcete svoje povinnosti vykonávať profesionálne.Ak ste predtým mali personál, vy

Z knihy Účtovníctvo autora Bortnik Nikolaj Nikolajevič

3.3. Prísne formy podávania správ: aplikácia a výroba

Z knihy Papierovačky pre tajomníka autora Smirnová Elena Petrovna

Kapitola 4. Formuláre dokumentov Formulár dokumentu je štandardný list s trvalými detailmi reprodukovanými na ňom a miestom pre variabilné detaily Inštalované sú dva štandardné formáty formulárov dokumentov - A4 (210x297) a A5 (148x210 mm). Formy dokumentov by mali

Z knihy Ekonomická teória: Učebnica autora Machoviková Galina Afanasievna

autora

2. Pravidlá písania obchodného listu

Z knihy Obchodná korešpondencia: Sprievodca štúdiom autora Kirsanová Mária Vladimirovna

Štruktúra obchodného listu Dôležitou úlohou pri písaní listu je jeho informačná nasýtenosť, teda zahrnutie primeraného množstva informácií do neho. Písmená sú jednostranové a viacstranové. Často jeden aspekt môže tvoriť obsah celku

Z knihy Obchodná korešpondencia: Sprievodca štúdiom autora Kirsanová Mária Vladimirovna

Informatívnosť a presvedčivosť obchodného listu Text obchodného listu by mal byť stručný a obsahovať len základné informácie. Ďalšie informácie nájdete v prílohe. List zároveň musí byť presvedčivý, nech je určený pre kohokoľvek.

Z knihy 500 rád pre sekretárku autora Engovatová Oľga Anatolievna

1. Predstavenie a zoznámenie sa v procese obchodnej komunikácie V živote neustále vznikajú situácie, v ktorých je potrebné predstaviť jedného človeka druhému alebo iným. V obchodnej komunikácii, ktorá si vyžaduje nadviazanie kontaktov – osobný, korešpondenčný, telefonický – potreba o

Z knihy Business Psychology: Managing Emotions autora autor neznámy

NEPRODUKTIVITA OBCHODNEJ KOMUNIKÁCIE Často sú podnikatelia v obchodných kontaktoch nespokojní s ich konaním, ktoré nevedie k požadovaným výsledkom. Napríklad klient „spadol“ alebo starostlivo pripravená zmluva zostala rovnaká kvôli nejakej maličkosti.

Z knihy Prax riadenia ľudských zdrojov autora Armstrong Michael

ÚLOHA OBCHODNÉHO PARTNERA V záujme zabezpečenia úspešnosti spoločnosti a účasti na riadení obchodu sa zamestnanci HR delia o povinnosti obchodných partnerov so svojimi kolegami z líniového manažmentu. Musia mať na to schopnosť

Z knihy Časová pasca. Klasický sprievodca time managementom autor Nickerson Pat

Prepojenie červených zón s časom obchodnej komunikácie Možno ste si všimli v jednoduchej tabuľke s červenými zónami vyššie, že manažér sa snažil dať svojim trom hlavným úlohám správne časové úseky. Ale to si videl aj u neho

Z knihy Podnikateľský plán 100 %. Stratégia a taktika efektívneho podnikania autor Abrams Rhonda

Elektronické finančné formuláre Na ďalšie zjednodušenie tohto procesu si môžete zakúpiť balík Excel finančných formulárov ako prílohu k tejto knihe. Takéto elektronické formuláre automaticky vykonávajú všetky výpočty, generujú schémy a umožňujú

autora Vorotyncevová Tamara

Business Image Indicator #3: Osobná adresa Obchodný list, ktorý sa začína osobnou adresou a pozdravom, odráža individuálne zameranie listu, čím demonštruje vašu pozornosť a rešpekt voči osobnosti klienta/obchodného partnera.

Z knihy Obchodná e-mailová korešpondencia. Päť pravidiel úspechu autora Vorotyncevová Tamara

Business image indikátor č.5. Pozitívny koniec listu Záverečné frázy - to posledné, čo zostáva v poli pozornosti adresáta pri čítaní Vášho listu. Zafixujte v nich emocionálne pozitívnu atmosféru obchodnej komunikácie. Vytvorte dobrú náladu pre adresáta,

Potom by v zásade nemali vzniknúť otázky o tom, ako a akými prostriedkami môžete vytvárať a odosielať. Nie každý je však pripravený okamžite začať s touto úlohou, pokiaľ ide o oficiálne listy, najmä keď autor listu očakáva, že naň dostane odpoveď. Prezradím vám malé tajomstvo obchodnej korešpondencie, čím prísnejší charakter a štýl je list, tým väčšia je šanca na odpoveď od adresáta. V tomto návode vám poskytnem niekoľko vzorových e-mailov, ktoré by mali pomôcť používateľom vytvoriť si vlastný štýl a v budúcnosti písať tie najlepšie možné e-maily.

Najprv sa musíte rozhodnúť, aký znak bude písmeno, ktoré vytvárame. Všetky odchádzajúce e-maily rozdeľujem do troch hlavných typov:

• Obchodný návrh
• obchodná požiadavka
• priateľské zaobchádzanie

V súlade s tým mám pre všetky tri typy polotovary šablón, a to ako vo forme jednoduchých textových súborov, tak aj vo forme šablón prispôsobených pre určité e-mailové programy. Prejdime postupne ku každému z nich.

Obchodný návrh

Dobrý deň (dobré popoludnie), [meno oslovenej osoby]!

Pri komunikácii je vhodné uviesť meno v akomkoľvek písmene, pretože osobná výzva naladí človeka na priateľskú náladu. Ak by sa však nepodarilo zistiť meno, postačí aj šablónový pozdrav.

Dovoľte mi predstaviť Vám novú službu (nový produkt) našej spoločnosti [názov spoločnosti].

Dovoľte mi navrhnúť spoluprácu v oblasti [názov oblasti činnosti].

Ďalej stručne popíšte výhody vašej ponuky z hľadiska ceny alebo niektorých kvalitatívnych charakteristík. Hlavná vec je nepreháňať to. Megabajty textu a dokonca doplnené jasnými nezmyselnými obrázkami ľudí len odstrašujú. Ak adresáta listu zaujme vaša ponuka z prvých riadkov, určite vás bude kontaktovať pre ďalšie informácie.

Ak to myslíte vážne s tým, aby vás tí správni ľudia kontaktovali pri prvom kontakte, potom má zmysel uvažovať o dostupnosti, ktorá nie je len e-mailom. Nebude zbytočné vytvárať účty v službách ako napr ICQ aSkype. Niekedy je pre človeka oveľa jednoduchšie kontaktovať vás bežným telefónom, ak číslo takého, samozrejme, prezieravo necháte v podpise.

Pýtate sa, prečo potrebujete v podpise duplikovať svoju vlastnú e-mailovú adresu, ak ju automaticky preposiela poštový server. Existuje pravidlo, podľa ktorého nadmerné informácie v obchodnej korešpondencii nie sú nikdy zbytočné. Predstavme si situáciu, keď váš list dostane osoba, ktorá potenciálne nemá o návrh záujem, alebo jednoducho nie je kompetentná naň správne odpovedať. Prijatú správu prepošle inému používateľovi, no z automaticky pridávaných údajov sa z nejakého dôvodu stratí informácia o skutočnom odosielateľovi, čo sťažuje kontakt s vami. Na určenie autora listu a jeho potrebné kontakty však vždy bude stačiť pohľad na podpis.

obchodná požiadavka

Ahoj, pekné popoludnie)!

Alebo, ak je známe meno príjemcu, potom (Vážený, [meno, patronymické])!

Uveďte informácie o produkte (službe) [názov produktu/služby] s popisom úplných charakteristík a konkurenčných vlastností.

Na základe federálneho zákona Ruskej federácie [číslo a dátum dokumentu] vás žiadam o poskytnutie informácií [popíšte údaje potrebné na získanie].

V prípade porušenia vašich práv sa môžete obrátiť aj na vedenie konkrétnej služby na internete.

V súvislosti s porušením odseku [číslo odseku v užívateľskej zmluve] užívateľskej zmluvy, a to: “[citujte celé znenie menovaného odseku]”, Vás žiadam o kontrolu a prijatie primeraných sankcií voči vinníkom [zodpovedným ( ak hovoríme o servisných zamestnancoch)] osoba [stránka (názov stránky)]. Nahláste prosím výsledky kontroly a pripísané sankcie na [moju vlastnú e-mailovú adresu].

priateľské zaobchádzanie

Pozdravy (Dobrý deň) (Ahoj), [meno osoby]!

Pri prvom priateľskom kontakte bude dobrým indikátorom úplnosť vašej textovej správy. Správne napísaný, objemný text naznačí váš veľký záujem o kontaktovanie správnej osoby a vyvolá túžbu po odpovedi. Nezabudnite začať rozhovor niekoľkými úvodnými otázkami.

Príklad e-mailu