Príklady obchodnej korešpondencie so žiadosťami. List - žiadosť

Business image indikátor č.5. Pozitívny koniec listu Záverečné frázy - to posledné, čo zostáva v poli pozornosti adresáta pri čítaní Vášho listu. Zafixujte v nich emocionálne pozitívnu atmosféru obchodnej komunikácie. Vytvorte dobrú náladu pre adresáta,

V tomto článku nájdete informácie o riešení zložitých listov, s ktorými sa často stretávate pri obchodnom styku, ako aj ukážky obchodných listov. Ide o listy, ktorých potreba písať vzniká v situácii porušenia obchodných záujmov: žiadosť a reklamačný list.

Keďže samotná situácia je dosť zložitá, napísanie listu v takejto situácii je veľmi dôležitá záležitosť, v ktorej je dôležité, aby bol autor gramotný, slušný, korektný a zároveň schopný pevne obhajovať svoje obchodné záujmy. .

Úspešne vyriešiť zložitosť „ťažkých“ písmen pomáha:

• Kompetentný postoj v interakcii: pevný, ale správny postoj k partnerstvu
• Výber vhodného štýlu písania (formálneho alebo obchodného tajomstva)
• Kompetentné a logické zaobchádzanie s faktami

Vzorové obchodné listy.

(inštalácia - partnerstvo, štýl - oficiálna záležitosť, presvedčivé spracovanie faktov)

Drahí kolegovia!

Za účelom prijatia opatrení na zabezpečenie kvality a spoľahlivosti prístroja KIP-12 v prevádzkových podmienkach, vyrábaného Ústavom "Optiky" od roku 1992, sa na Vás obraciame s nasledujúcou požiadavkou: zvážte možnosť poskytnutia Ústavu "Optiky" s informáciami o parametroch zariadenia v reálnych prevádzkových podmienkach (podrobnosti v prílohe). Vami zaslané údaje umožnia ústavu zhromažďovať informácie potrebné pre analytiku, vykonávať monitoring a prispejú k efektívnejšiemu riešeniu otázok zvyšovania kvality a spoľahlivosti zariadenia KIP-12.

Vo svojom odpovedi nám dajte vedieť svoje rozhodnutie pomôcť nám. Ak potrebujete ďalšie informácie, ktoré potrebujete na rozhodnutie, uveďte ich aj v liste s odpoveďou.

s pozdravom

Tím technického úradu

Inštitút "Optika"

Obchodný list. vzor žiadosti(inštalácia - partnerstvo, štýl - dôverný obchod, presvedčivé spracovanie faktov)

Drahí kolegovia!

Máme veľký záujem na zlepšovaní kvality a spoľahlivosti prístroja KIP-12, ktorý vyrábame od roku 1992 a ktorý od roku 1995 nachádza pevné uplatnenie v práci Vašej spoločnosti. Preto sa na Vás obraciame s touto prosbou.

Na zlepšenie kvality a spoľahlivosti zariadenia KIP-12 potrebujeme podrobné údaje o prevádzke tohto zariadenia v prevádzkových podmienkach. Pri realizácii tejto úlohy počítame s vašou pomocou a priamou účasťou. Vzhľadom na dlhodobú a pozitívnu spoluprácu medzi našimi spoločnosťami Vás prosíme o pomoc pri zbere a poskytovaní štatistických informácií o prevádzke zariadenia. Budeme vďační, ak nájdete možnosť zozbierať pre nás štatistiky o daných parametroch (podrobnosti v prílohe). To nám umožní sledovať účinnosť zariadenia a rýchlo prijať opatrenia na zlepšenie kvality a spoľahlivosti jeho práce.

Prosím, dajte nám vedieť, či ste ochotní nám v zásade pomôcť. Ak potrebujete ďalšie pripomienky alebo máte otázky na rozhodnutie, sme pripravení na ne odpovedať.

Budeme vďační za vašu odpoveď.

s pozdravom

Ivan Ivanov

Vedúci technického úradu

Inštitút "Optika"

Obchodný list. Vzor žiadosti a vzor reklamačného listu.

Berte na vedomie naše informácie a sme si istí, že otázka písania „ťažkých písmen“ bude pre vás oveľa menej náročná na prácu.

Tamara Vorotyncevová

Pozrite si naše školiace programy pre obchodnú korešpondenciu:

Vyhotovovanie rôznych druhov obchodných listov je nevyhnutnou súčasťou práce obchodných zástupcov. Vďaka takýmto správam získavajú možnosť riešiť komerčné záležitosti tým najdostupnejším, najrýchlejším a najoptimálnejším spôsobom.

SÚBORY

Čo sú obchodné listy

Obchodné listy možno zvyčajne rozdeliť do niekoľkých hlavných kategórií:

• blahoprajný list;
• informačná pošta;
• a tak ďalej.

Samostatnou položkou možno označiť odpovede na všetky tieto listy, ktoré sú tiež súčasťou oficiálnej obchodnej korešpondencie a sú tiež písané podľa určitých kánonov.

Kto by mal vystupovať ako autor listu

Obchodné listy musia vždy obsahovať podpis. Zároveň sa na zostavovaní listu môže priamo podieľať ktorýkoľvek zamestnanec spoločnosti, do ktorého kompetencie patrí táto funkcia alebo je na to poverený príkazom riaditeľa. Zvyčajne je to špecialista alebo vedúci štrukturálnej jednotky, ktorý má na starosti predmet správy. Bez ohľadu na to, kto list píše, v každom prípade musí byť list predložený na schválenie konateľovi, pričom treba mať na pamäti, že je napísaný v mene spoločnosti.

Všeobecné pravidlá písania obchodných listov

Všetky obchodné oznámenia by sa mali týkať iba činnosti spoločnosti alebo okolností s ňou spojených. Zároveň, bez ohľadu na obsah, musia spĺňať určité požiadavky.

V prvom rade je to určitá štruktúra. Správa by mala vždy obsahovať:

• dátum zápisu,
• údaje o odosielateľovi a príjemcovi,
• zdvorilá adresa (v tvare „Vážený Ivan Petrovič“, „Vážená Elena Grigoryevna“),

Treba poznamenať, že listy môžu byť adresované jednotlivým zamestnancom aj celým tímom (v tomto prípade sa stačí obmedziť na pozdrav „Dobré popoludnie!“).

K listu môžu byť pripojené rôzne dodatočné dokumenty, foto a video dôkazy – ak nejaké existujú, musí to byť uvedené v hlavnom texte.

List môže byť napísaný na bežnom štandardnom hárku formátu A4, ako aj na hlavičkovom papieri organizácie. Druhá možnosť je vhodnejšia, pretože s ňou nemusíte ručne zadávať údaje o spoločnosti, navyše takýto list vyzerá pevnejšie a opäť naznačuje, že správa patrí do oficiálnej korešpondencie. Môže byť napísaný rukou (zvlášť úspešné sú listy písané kaligrafickým rukopisom), alebo vytlačený na počítači (je to výhodné, keď potrebujete vytvoriť niekoľko kópií listu).

List musí byť osvedčený podpisom, ale nie je potrebné ho opečiatkovať, pretože. Od roku 2016 sú právnické osoby oslobodené od povinnosti používať pri svojej činnosti plomby.

Pred odoslaním sa správa v prípade potreby zaeviduje do denníka odoslanej dokumentácie, v ktorom má pridelené číslo a nastaví sa dátum odoslania.

Čo treba hľadať pri písaní listu

Pri písaní listu musíte starostlivo sledovať pravopis, dodržiavať pravidlá a normy ruského jazyka, pokiaľ ide o slovnú zásobu, gramatiku, interpunkciu atď. Príjemcovia vždy venujú pozornosť tomu, ako dobre sú myšlienky vyjadrené a zarámované v správe.

Nezabudnite, že vykonané štúdie jasne ukazujú, že ľudia nie sú pripravení stráviť viac ako jednu minútu čítaním takýchto listov.

List musí byť napísaný v správnej forme, bez „šírenia myšlienky pozdĺž stromu“, skôr krátky a výstižný, k veci. Každá nová téma by mala byť zarámovaná ako samostatný odsek, ktorý by sa v prípade potreby mal rozdeliť na odseky. Navyše, stručný a jasný list dá príjemcovi jasne najavo, že autor si cení svoj čas. Tu je na mieste príslovie „stručnosť je sestrou talentu“.

Čo nerobiť v obchodnom liste

V obchodných listoch je drzý alebo frivolný tón úplne neprijateľný, rovnako ako príliš suchý text a banálne „pečiatky“. Mali by ste sa tiež vyhnúť zložitým formuláciám, množstvu participiálnych a participiálnych obratov, špeciálnej terminológii zrozumiteľnej pre úzky okruh odborníkov.

List by nemal obsahovať neoverené, nespoľahlivé a ešte viac zámerne nepravdivé informácie.

Treba mať na pamäti, že tento typ správ nie je len súčasťou bežnej obchodnej korešpondencie, ale v mnohých prípadoch odkazuje na úradné dokumenty, ktoré môžu neskôr získať štatút právne významného.

Ako poslať list

Akákoľvek oficiálna správa môže byť odoslaná niekoľkými základnými spôsobmi.

1. Prvý, najmodernejší a najrýchlejší, je prostredníctvom elektronických komunikačných prostriedkov. Je to pohodlné a rýchle, okrem toho vám umožňuje odosielať informácie takmer neobmedzeného objemu.

   Je tu len jedno mínus - pri veľkom množstve pošty od adresáta sa list môže ľahko stratiť alebo spadnúť do priečinka Spam, preto sa pri odosielaní listov týmto spôsobom odporúča dodatočne uistiť, že list má prijaté (prostredníctvom jednoduchého telefonického hovoru).

2. Druhý spôsob: konzervatívny, ktorý vám umožňuje poslať správu ruskou poštou. Zároveň sa odporúča využiť funkciu odoslania doporučenou zásielkou s potvrdením o prijatí - tento formulár zaručuje, že sa list dostane k adresátovi, o čom príjemca dostane osobitné oznámenie.

   Odosielanie štandardnou poštou sa zvyčajne používa v prípadoch, keď sa posielajú originálne dokumenty, listy potvrdené živými podpismi a pečaťami.

3. List možno poslať aj faxom alebo rôznymi instant messengermi, ale len za podmienky, že vzťahy medzi partnermi sú dostatočne blízke a plne umožňujú takýto spôsob korešpondencie.

Písanie výziev úradníkom je celá veda. Polovica úspechu závisí od toho, či je odvolanie správne napísané. Navyše pri písaní odvolaní je mimoriadne dôležitá forma aj obsah.

Táto inštrukcia je napísaná na základe najaktuálnejších údajov vedy o vojne v komunikácii s úradníkmi. Táto veda sa rýchlo rozvíja. Preto ak máte pripomienky a návrhy na zlepšenie návodu, sú vítané všetkými možnými spôsobmi.

V návode je veľa kníh, ale sú dôležité a užitočné. Aby to neskôr nebolo neznesiteľne bolestivé, odporúča sa čítať až do konca.

Ale forma hromadných listov (ktoré sú vo väčšine prípadov žiadané) je z nejakého dôvodu málo známa. Stále sa ma napríklad pýtajú, či je možné odovzdať kópie podpisov (!).

Hromadný listový formulár

Hromadný list sa skladá z dvoch častí:

1. samotný list


2. kópie podpisových hárkov

1. Takmer vždy, aby ste problém vyriešili, musíte napísať listy rôznym orgánom. V prípade zbierania podpisov na samostatné podpisové hárky zbierate podpisy raz - a kópie pokojne priložte k ľubovoľnému počtu výziev na úrady a nezbierajte podpisy zakaždým nanovo.


2. Originálne podpisy dané do húževnatých labiek úradníkov môžu „zmiznúť“. Ak si originály ponecháte, nikde nezmiznú.

1. Text, pod ktorým sa podpisujete, musí byť na KAŽDOM podpisovom hárku. Podpisovanie na hárok, ktorý má len tabuľku na podpisy, bez textu, NIE JE V ŽIADNOM PRÍPADE NEMOŽNÉ. Kópie takýchto podpisov potom môžu zamestnanci zastupiteľstva alebo prefektúry pripojiť k akémukoľvek škodlivému textu.

1. Nemôžete sa podpísať na zadnú stranu podpisového hárku. Kópie rubovej strany podpisového hárku sú podpisy bez textu, možno ich pripevniť aj na čokoľvek.