Modeli i letrës së biznesit. Si të shkruani dhe formatoni letrat e biznesit

Email-i ka qenë gjithmonë dhe mbetet mënyra kryesore e komunikimit në botën e biznesit. Një letër e shkruar mirë është tashmë gjysma e suksesit. Por jo të gjithë mund të hartojnë letra të tilla. Ndonjëherë, kur lexoni një letër me një propozim biznesi, nuk bëhet plotësisht e qartë se çfarë saktësisht duan t'ju ofrojnë, çfarë përfitimi do të merrni prej saj dhe pse e keni shpenzuar madje kohën tuaj duke lexuar dhe kuptuar këtë letër.

Aftësia për të shkruar letra të sakta dhe bindëse vjen me praktikë. Dhe është mirë kur përvoja e grumbulluar ndahet, duke lejuar kështu njerëzit e tjerë të mos shkelin në të njëjtën grabujë. Jeffrey James, autor i shitjes nga biznesi në biznes: Fjalët e fuqisë dhe strategjitë nga ekspertët më të mirë të shitjeve në botë, ofron sistem i thjeshtë shkrimi i letrave bindëse, i cili përbëhet nga 6 hapa.

E drejta e autorit Shutterstock

1. Jini gjithmonë të qartë për atë që do të shkruani.

Qëllimi kryesor i letrës është që ta bëjë marrësin të marrë një vendim të caktuar. Prandaj, përpara se të filloni të shkruani një letër, pyesni veten përsëri se çfarë saktësisht dëshironi nga marrësi? Çfarë vendimi duhet të marrë ai pasi të lexojë letrën tuaj?

AT këtë rast, pasiguria është armiku juaj i betuar. Sa më i qartë qëllimi juaj, aq më bindëse do të jetë letra juaj.

2. Filloni letrën tuaj me përfundimin tuaj

Përfundimi juaj është një deklaratë e vendimit që marrësi duhet të marrë bazuar në përmbajtjen e letrës suaj.

Në shkollë, na mësuan të fillonim gjithmonë me një hyrje. Në rastin e përpilimit të letrave bindëse, ky pohim është i pasaktë. Në botën e biznesit, të gjithë janë shumë të zënë për të gjykuar aftësitë tuaja letrare. Prandaj, duhet të filloni menjëherë biznesin.

Për shembull, ju dëshironi të merrni leje nga eprorët tuaj për të instaluar një palestër në një nga ambientet e kompanisë suaj.

Jo siç duhet:

"Jim,
Siç e dini, mungesa e punonjësve në ky momentështë një çështje madhore që ka një ndikim mjaft të fortë financiar si në kompaninë tonë ashtu edhe në kompanitë e tjera në industrinë tonë… bla bla bla… Kështu që ne duhet të konsiderojmë ndarjen e parave për të ngritur një palestër në selinë e kompanisë sonë. »

Në mënyrë korrekte:

"Jim,
Unë dua që ju të miratoni vendosjen e një palestre në zyrën tonë”.

3. Ndani argumentet tuaja në disa paragrafë të lehtë për t'u tretur

Për t'i bërë argumentet në mbështetje të idesë tuaj të lehta për t'u lexuar dhe kuptuar, ndajini ato në disa paragrafë.

Jo siç duhet

“Sipas një raporti të publikuar së fundmi nga qeveria e grupit Aktiviteti fizik janë jashtëzakonisht të rëndësishme edhe pse pak kompani demonstrojnë përkushtimin e tyre ndaj stimujve të tillë të punonjësve. Shumë firma i identifikojnë këto grupe si asete të nënvlerësuara, megjithatë ato nuk kanë plan për të futur grupe të tilla në industri, edhe pse fitnesi është i lidhur ngushtë me suksesin e korporatës dhe atë personal. Besoj se nëse nuk e prezantojmë të tillë grupet fizike në kompaninë tonë, ne do të qëndrojmë shumë prapa konkurrencës.”

Në mënyrë korrekte

“Një palestër në zyrë do të lejojë:
- të zvogëlojë mungesat
- Rritja e produktivitetit të përgjithshëm

4. Mbështetni çdo argument me prova

Nëse shkruani një letër të përbërë nga argumente të vazhdueshme, ajo mund të perceptohet si një mendim i vazhdueshëm personal dhe asgjë më shumë. Çdo argument ka nevojë për një provë. Përndryshe, si ta kuptojmë se me të vërtetë funksionon?

Jo siç duhet

“Palestër në zyrë do të jetë vendim i drejtë sepse njerëzit preferojnë të shkojnë në punë sesa të qëndrojnë në shtëpi. Do të ndihmojë gjithashtu në uljen e incidencës së përgjithshme në zyrë.”

Në mënyrë korrekte

“Reduktimi i numrit të mungesave. Sipas një sondazhi të kryer nga Instituti Kombëtar i Shëndetësisë mes 1000 firmave që kanë palestra në zyrat e tyre, mungesa e punonjësve në këto kompani është 20% më e ulët se në ato kompani që nuk kanë pajisje të tilla.

5. Përsëriteni përfundimin tuaj si thirrje për veprim

Në fund të letrës, përsëritni përsëri përfundimin tuaj të deklaruar në fillim. Vetëm tani si thirrje për veprim konkret. Në këtë mënyrë, ju e çoni marrësin në një përfundim specifik që ai duhet të bëjë pasi të lexojë letrën tuaj. Kjo thirrje duhet të jetë e thjeshtë dhe specifike.

Jo siç duhet

“Ne do t'ju jemi shumë mirënjohës nëse e mbështesni këtë projekt.

Në mënyrë korrekte

“Nëse i përgjigjeni po kësaj letre, unë do të nis menjëherë procesin”.

6. Tregoni përfitimin në rreshtin e subjektit të emailit

Linja e subjektit në një email është pothuajse më e shumta Pjesa kryesore. Meqenëse duhet të parashikojë temën kryesore të letrës dhe të vendosë marrësin në mënyrën që dëshironi. Dhe kjo është arsyeja pse duhet ta plotësoni të fundit pasi të keni shkruar të gjitha argumentet dhe provat që mbështesin përfundimin tuaj kryesor.

Në mënyrë ideale, tema e letrës duhet të zgjidhë dy detyra të rëndësishme: duhet t'i interesojë marrësit aq shumë sa të hapë dhe lexojë letrën; dhe duhet të përmbajë përfundimin që dëshironi t'i përcillni marrësit.

Në shumicën e rasteve Menyra me e mire t'i bësh të dyja menjëherë do të thotë të shkruash për përfitimet që mund të merren si rezultat i marrjes së vendimit që dëshironi.

Jo siç duhet

“Ndikimi në shëndetin e punonjësve të programit të pajisjeve palestra në zyra"

Në mënyrë korrekte

Si mund ta reduktojmë mungesën e punonjësve?

Mendimi juaj është interesant. Si do të reagonit ndaj të dy opsioneve dhe çfarë rregullash ndiqni kur shkruani letra të tilla?

Prej kohësh nuk ka qenë sekret për askënd që fjalimi ndahet në zhargon dhe letrar - i saktë. Është mjaft logjike që të folurit e saktë duhet të jetë jo vetëm me gojë, por edhe me shkrim. Të gjithë duhet të kenë një kulturë të shkrimit të shkollimit person inteligjent. Dhe aq më tepër për ata që komunikojnë në mënyrë aktive në biznes përmes korrespondencës. Cilat janë letrat?

Çfarë është etiketa

Para se të flisni për një letër biznesi, së pari duhet të mbani mend se çfarë është etiketa. atë rend i vendosur sjellja në shoqëri, një grup sjelljesh dhe rregullash të të ashtuquajturës shije të mirë, që çdo inteligjent, person me sjellje të mirë, për të mos u cilësuar si i pakulturuar. Këto rregulla të vendosura historikisht janë pjesë përbërëse e jetës së shoqërisë.

Kultura e të folurit të shkruar: karakteristikat e përgjithshme

Sigurisht, kjo vlen jo vetëm për shkrimin e biznesit. Ka shumë lloje dhe mënyra të komunikimit me shkrim. Ata janë të gjithë të ndryshëm, secila ka karakteristikat e veta, por ka veçori të përbashkëta. Midis tyre janë këto:

• mbështetja në një gjuhë libërore të normalizuar me supozimin e fjalorit jolibëror;
• përdorimi i ndërtimeve sintaksore komplekse;
• renditje fikse e fjalëve në fjali;
• një strukturë e qartë e tekstit;
• shkrim e këndim të lartë.

etiketa e letrave të biznesit

Kur mund të na kërkohet të shkruajmë një letër biznesi? Sigurisht, nëse bëjmë biznes me organizata dhe/ose individë. Ajo që ne u shkruajmë partnerëve, kolegëve, klientëve tanë, si e rregullojmë letrën tonë, do të bëhet fytyra e kompanisë sonë dhe do të na prezantojë ose në një dritë të favorshme ose në një dritë jo aq të mirë. Përveç nëse, sigurisht, nuk jemi kompetent në etiketën e shkrimit të letrave të biznesit. Për të mos humbur fytyrën, duhet të mësoni mençurinë e mëposhtme. Meqë ra fjala, të kesh njohuri të tilla është gjithashtu e dobishme sepse gabimi më i vogël, një mospërputhje e vogël me rregullat, mund ta kthejë një letër biznesi në një letër të paaftë juridikisht.

Specifikat e marrëdhënieve të biznesit

Para se të flisni drejtpërdrejt për shkronjat, duhet të kuptoni se si ato ndryshojnë në përgjithësi marrëdhënie biznesiçfarë i karakterizon, cilat janë tiparet e tyre. Tipari kryesor i marrëdhënieve në punë është mungesa (qoftë e plotë ose pothuajse e plotë) në këto marrëdhënie e një nuance personale. Si rregull, në punë, secili prej nesh është jashtëzakonisht i mbledhur, i qetë, i sjellshëm - vështirë se dikush do të kërcejë me një dajre, për shembull, ose do të bëjë gjëra të tjera që janë mjaft logjike në shoqërinë e miqve, por më tepër qesharake për një mjedis pune. . Kjo vlen, meqë ra fjala, jo vetëm për veprimet, por edhe për emocionet - mund t'i lejoni vetes të qeshni ose të buzëqeshni, apo edhe një manifestim të lehtë zemërimi, por e qeshura homerike, zemërimi, lotët dhe të ngjashme duken mjaft të papërshtatshme (të gjitha kjo vlen ekskluzivisht për emocionet në punë). Në punë, ne zakonisht mbajmë maska, duke treguar aftësi, përmbajtje dhe gjakftohtësi.

Komunikimi i biznesit nuk mund të përfundojë kur ju dëshironi. Një partner biznesi ose klient nuk do ta kuptojë nëse është në mes takim i rëndësishëm ne ngrihemi befas dhe largohemi nga publiku. Është e pamundur të injorosh bashkëbiseduesin, është e pamundur të mos u përgjigjesh thirrjeve apo letrave. Të gjitha këto veçori së bashku ndihmojnë për të kuptuar më mirë se si duhet të jetë etiketa e të folurit Letër Biznesi.

Kërkesat e përgjithshme

Gjëja e parë që vërejmë kur marrim një letër është letra. Sipas kërkesave të etiketës së letrave të biznesit, letra për të duhet të jetë gjithmonë e pastër dhe në asnjë rast e rrudhur. Marrësit e mesazhit do të kenë përshtypjen më të mirë për organizatën, nëse letra rezulton të jetë e shkruar në kokë me logon e kompanisë. Faqja e parë nuk është e numëruar, të gjitha të tjerat janë ngjitur me numra arabë.

Ka një tjetër shumë pikë e rëndësishme në etiketën e biznesit. Biznesi supozon arsimim të lartë dhe mungesë të gabimeve drejtshkrimore. Prandaj, në rast se ka boshllëqe në njohuritë e gramatikës ruse, rekomandohet të mos nxitoni për të dërguar korrespondencë, por ta kontrolloni atë për mangësi të mundshme.

Gjithashtu rekomandim i përgjithshëm si për letrën ashtu edhe për emailështë një dëshirë për të mos përdorur konstruksione komplekse në fjalimin e shkruar - kjo është e përshtatshme vetëm në dokumentet ligjore. Shkurtesat nuk duhet të përdoren - vetëm ato të pranuara përgjithësisht. Por kthehu në normalitet etiketa e biznesit përfshin një shumëllojshmëri pullash dhe zhargonesh - zhargone profesionale. I gjithë dokumenti mbahet në një stil zyrtar biznesi.

Një tjetër pikë e rëndësishme që lexohet nga letra: ajo duhet të jetë sa më e sjellshme dhe miqësore. Nuk mund të flitet për asnjë takt, vrazhdësi. Përveç kësaj, një letër biznesi kërkon specifika, një prezantim të qartë të mendimeve të dikujt.

Nëse adresuesi i letrës nuk flet rusisht, teksti i mesazhit duhet të shkruhet në gjuhën e tij ose në anglisht ndërkombëtare. Nga rruga, një dokument i tillë duhet të shkruhet vetëm në njërën anë të fletës, e dyta në pa dështuar qëndron i pastër.

Kur përgatitni dokumente, duhet të siguroheni që nuk ka transferime. Vetë teksti duhet të shtypet në intervale një e gjysmë deri në dy, me një diferencë prej dy centimetrash në të majtë.

Nuancat

Një letër biznesi ka strukturën e saj të qartë dhe të veçantë. Në të njëjtën kohë, nuk ka asnjë standard të vetëm për dokumentet në letër: kompani të ndryshme mund të ketë variacione. Ata i përmbahen vetëm një përbërjeje të caktuar të pjesëve të letrës: sigurisht që duhet të përmbajnë një "kapelë", një përshëndetje, një pjesë kryesore dhe një lamtumirë. Mos harroni për nënshkrimin personal në fund të letrës.

Nga rruga, i ashtuquajturi inkuadrim i mesazhit - frazat fillestare dhe përfundimtare - quhen korniza e mirësjelljes. Është ajo që ndihmon të vendoset me adresuesin marrëdhënie e drejtë. Për më tepër, rregullat e mirësjelljes për letrat e biznesit dhe shembujt e shkrimit të tyre demonstrojnë përdorimin e klisheve të ndryshme të të folurit në mesazhe (ato do të diskutohen më vonë).

Një nuancë e rëndësishme Dizajni i një letre biznesi mbetet një apel i përdorur siç duhet. Para revolucionit në vendin tonë ishte në përdorim apeli "zotëri" ose "zonja": konsiderohej universal, ndaj thërrisnin këdo. Tani nuk ka një thirrje të tillë universale, megjithëse fjala "mjeshtër" ose "zonjë" gjendet shpesh në letrat e biznesit - e cila më parë kishte humbur popullaritetin e saj, ajo gradualisht po kthehet në jetën e përditshme. Ju mund të kontaktoni një partner biznesi në këtë mënyrë, zyrtare por jo për një klient apo koleg.

Më e zakonshme dhe universale aktualisht konsiderohet apeli "I dashur" ose "I nderuar Zotëri", por në fakt nuk është ashtu. Në mënyrë të ngjashme Për shembull, nuk mund t'u referohesh të ashtuquajturve VIP - persona veçanërisht të rëndësishëm, të cilët konsiderohen si guvernator, kryetar bashkie, kryetar. Në këtë rast, do t'ju duhet ta filloni letrën tuaj me apelin "I dashur" (një opsion tjetër është "Shumë i respektuar").

Nëse mesazhi u drejtohet disa personave në të njëjtën kohë dhe ata janë të gjithë përfaqësues të të njëjtit profesion, do të ishte e përshtatshme të përdoret një trajtim i tillë si ". te dashur kolege"(nëse të gjithë adresuesit janë gra, lejohet të shkruhet "Zonja të dashura", nëse burra - atëherë "Të nderuar Zotërinj"). Nëse letra i drejtohet një personi, ndalohet rreptësisht mospërdorimi i emrit apo mbiemrit. rastin e mësipërm (kur adresuesi është një grup personash) ose kur ndërvepron me një person juridik.

Sa i përket fundit të mesazhit, duhet të mbahet mend se ai nuk është më pak i rëndësishëm se fillimi. Është në fund të letrës që shprehet besimi në suksesin dhe / ose vendim së shpejti pyetje dhe të ngjashme. Këtu, gjithashtu nuk duhet vënë në dukje vështirësitë që kanë ndodhur më parë - për shembull, vonesa në përgjigje ose mosmarrja fare. Këto fraza konsiderohen si shenja negative të mirësjelljes së letrave të biznesit dhe konsiderohen si mosgatishmëri për të vazhduar marrëdhënien, si dhe mungesë respekti për bashkëbiseduesin. Është e rëndësishme të kuptohet se kjo është e papranueshme.

Email: etiketa e biznesit

Së dyti variant i mundshëm korrespondencë - me e-mail. Këtu, gjithashtu, ka një numër karakteristikash. Kështu, për shembull, nëse adresuesi e merr mesazhin për herë të parë, atëherë është e nevojshme ta filloni atë me një prezantim të kompanisë tuaj, një përshkrim të aktiviteteve tuaja, me detyra të mundshme që supozohet të kryhen. Me një korrespodencë të gjatë, ju duhet të ruani historinë e letrave të kaluara, mbi bazën e të cilave ndërtohet çdo mesazh tjetër.

Letra e parë duhet të përmbajë një përshëndetje dhe një apel. Në vijim, nëse keni nevojë për një përgjigje të shpejtë, mund ta hiqni ankesën (nëse është e përshtatshme). Në komunikimin në internet, shumë nuk e konsiderojnë të nevojshme të pikësojnë, dhe gjithashtu të shkruajnë pa shkronjat e mëdha. Në etiketën e postës elektronike të biznesit, kjo është e papranueshme.

Madhësia e një e-mail nuk duhet të jetë shumë e madhe - si rregull, është gjysma e madhësisë së një homologu letre. Në të njëjtin rast, nëse kërkohet të informohet adresuesi për një sasi të madhe informacioni, vetëm një shënim i shkurtër shoqërues duhet të tregohet në trupin e letrës dhe vetë materiali duhet të bashkëngjitet si bashkëngjitje me një Word ose ndonjë tjetër. skedar tjetër - kjo kërkohet nga etiketa e një letre biznesi me e-mail. Një shembull i një mesazhi të tillë mund të jetë: “Mirëdita, i dashur zoti Ivanov! Ne ju dërgojmë mostra të broshurave tona reklamuese. Mund t’i shihni në bashkëngjitje…”.

Sa i përket nënshkrimit, duhet të jetë. Ju mund të nënshkruani në fund të çdo shkronje, ose mund të bëni një nënshkrim automatik që do të vendoset automatikisht. Përfaqësuesit shpesh e përdorin këtë opsion kompanitë e mëdha. Në nënshkrim duhet të tregohet emri, mbiemri, pozicioni, informacioni i kontaktit, vendi i punës. Duhet të projektohet në atë mënyrë që të përshtatet në shtatëdhjetë karaktere dhe të marrë jo më shumë se pesë deri në gjashtë rreshta.

Është e nevojshme të thuash disa fjalë për përgjigjen e mesazhit. Etiketa e postës elektronike të biznesit përfshin marrjen e një përgjigjeje për mesazhin brenda dy ditësh - jo më shumë. Nëse kërkohet më shumë kohë, për këtë duhet të njoftohet bashkëbiseduesi. Përgjigja ndaj të gjitha mesazheve ruan reputacionin e kompanisë ose sipërmarrësit. Për të ditur saktësisht nëse letra ka arritur te adresuesi, mund të përdorni funksionin e njoftimit të marrjes - një konfirmim i dorëzimit do të vijë automatikisht. Përveç kësaj, nuk është e ndaluar të bëni një thirrje kontrolli.

Formula të të folurit, ose klishe

Klishe, formula të të folurit, vula të të folurit - çfarëdo që të thoni, ajo do të jetë ende një pjesë integrale e korrespondencës së biznesit. Nga kursi i shkollës, kujtojmë se klishetë quhen shprehje të vendosura. Nuk ka aq shumë prej tyre:

• Keqardhja mund të shprehet duke përdorur frazat e mëposhtme: "Fatkeqësisht, ne nuk jemi në gjendje të pajtohemi ...", "Na vjen keq të informojmë ...", "Fatkeqësisht, jemi të detyruar të informojmë ...", etj.
• Mirënjohja tregohet nga klishe të tilla si: "Më lejoni të shpreh mirënjohjen time ...", "Faleminderit ...", "Duke marrë parasysh kontributin tuaj ...".
• Ju mund të ftoni një adresues në një ngjarje të veçantë duke përdorur pulla: "Ne kemi nderin t'ju ftojmë ...", "Shpresojmë për pëlqimin tuaj ...", "Ne jemi të kënaqur t'ju ftojmë ...", "Ne do të jem i lumtur t'ju shoh ..." dhe të ngjashme.
• Ju mund ta plotësoni letrën me frazat: “Ne presim ide të reja nga ju…”, “Ju dëshirojmë sukses…”, “Shpresojmë për bashkëpunim të mëtejshëm të frytshëm…”.

Rregullat e Artë për Korrespondencën e Biznesit

Gabimet e zakonshme të shkrimit të biznesit

Ka disa gjëra të vogla në dukje që, megjithatë, mund të bëhen fatale në rastin e tyre komunikimi i biznesit. Shpesh, janë këto gjëra të vogla që çojnë në ndërprerjen e marrëdhënieve të dobishme reciproke, përfundimin e transaksioneve dhe gjëra të ngjashme të pakëndshme. Ju duhet ta njihni armikun personalisht!

1. Ju nuk mund të shkruani (dhe të telefononi gjithashtu!) Për punën pas orarit! Sa shpesh ne, duke mos dashur të presim deri në mëngjes, shqetësojmë partnerët, klientët, kolegët tanë në nëntë, dhjetë apo edhe njëmbëdhjetë të mbrëmjes. Na duket se brenda natës gjithçka do të zhduket, do të shembet, do të shembet dhe nuk do të jetë më e mundur të shpëtohet situata. Dhe ata ekzemplarë të rrallë që janë në gjendje të qëndrojnë deri në mëngjes, për disa arsye, besojnë se gjashtë në mëngjes është koha për të komunikuar. Në fund të fundit, nëse unë nuk fle, atëherë askush nuk fle. Mjerisht, një sjellje e tillë vetëm na acaron dhe na vë kundër vetvetes.
2. Kjo tashmë është përmendur indirekt, por megjithatë - nuk mund të ketë njohje! Komunikimi në punë zhvillohet ekskluzivisht në "Ti" (me shkronjë të madhe, kjo do të thotë mirësjellje dhe respekt).
3. Shkëmbimi i tepërt i kënaqësive gjithashtu mund të dëmtojë. Së pari, kërkon kohë të vlefshme dhe së dyti, duket pak e bezdisshme dhe e mërzitshme. Nuk ka nevojë të jesh i zellshëm.

Në kohën tonë, ka aq shumë letërsi, saqë ndonjëherë sytë hapen. Ka edhe mjaft libra për kulturën e të folurit, duke përfshirë edhe shkrimin.

Ata që dëshirojnë të kenë njohuri në këtë fushë mund të këshillohen për veprat e mëposhtme: "Etiketat e shkrimit të biznesit" nga Oleg Davtyan, "Kultura e fjalës së shkruar" nga Tatyana Degtereva, "Etiketat e shkrimit rus" nga Natalia Formanovskaya dhe Alla Akishina, "Biznesi mirësjellja" nga Elena Ber, "Etiketa e të folurit rus" nga Natalia Formanovskaya dhe shumë të tjerë.

1. Etiketa e letrave të biznesit kërkon përdorimin e një pikëçuditëse në fund të një apeli për të përcjellë kuptim të veçantë kjo çështje ose një person.
2. Një adresë nominale drejtuar adresuesit tregon marrëdhënie më të ngushta dhe të vendosura prej kohësh, dhe një mbiemër thekson distancën.
3. Etiketa e letrave të biznesit në Rusi karakterizohet nga nivelimi gjinor, pasi shumica e profesioneve shpesh janë vetëm mashkullore.

Nuk është aq e vështirë të ndiqni rregullat e korrespondencës së biznesit, sepse nuk ka aq shumë prej tyre. Mësimi përmendësh i tyre është një shkencë e vogël. Por në sytë e të tjerëve, një person që zotëron etiketën e letrave të biznesit do të jetë gjithmonë i sjellshëm dhe i kulturuar, dikush me të cilin është e këndshme të merresh.

Si të shkruani një letër biznesi që nuk do të humbasë në "plehra informacioni" dhe do të lexohet? Rregulla, rekomandime, shembuj

Fjala është një mjet biznesi i përballueshëm. Në botën e biznesit, është e pamundur të gjesh një person që nuk do ta përdorte fjalën në punën e tij.

Biznesi modern gradualisht po kthehet në një biznes korrespondence. Me ndihmën e letrave - elektronike ose tradicionale - ka komunikim me klientët, partnerët e biznesit, punëdhënësit. Letra e pozicionon autorin ose si profesionist ose si person me të cilin nuk ia vlen të vazhdohet një lidhje.

Një profesionist duhet të jetë në gjendje të shkruajë

• qartë
• në mënyrë efektive
• me zell
• interesante

Dhe nuk është kurrë vonë për të mësuar. Ne fillojmë me bazat: ne kuptojmë ndryshimin midis shkrimit të biznesit dhe të zakonshëm.

Si ndryshon një letër biznesi nga ajo e zakonshme? Specifikat e një letre biznesi

Leter - tekst i shkurtër vëllim prej një ose dy faqesh, qëllimi i të cilit është t'i përcjellë adresuesit informacione për diçka.

Natyra e informacionit dhe marrëdhënia ndërmjet dërguesit dhe marrësit të letrës e ndajnë korrespondencën në

• biznesi (formal)
• personale (joformale)

Një letër biznesi karakterizohet nga:

• konciziteti
• saktësi
• arsyetimi dhe logjika
• informative
• neutraliteti vlerësues dhe emocional
• standardizimi:
• përdoren formularët zyrtarë
• përdoren kthesa të qëndrueshme të të folurit, terma dhe konstruksione të veçanta klerikale
• numri i temave - 1-2
• synimi
• vartësi e përcaktuar qartë (nëse është e nevojshme)

Cilat janë llojet e letrave të biznesit?

Lloji i letrës së biznesit përcakton

1. Qëllimi i shkrimit të tij

Qëllime komerciale

• Ju dëshironi të lidhni një marrëveshje dhe të ofroni kushtet e saj specifike - shkruani një letër oferte (ofertë) për adresuesin

• Nëse nuk keni vendosur për kushtet e transaksionit të pranueshme për ju, dërgoni një letër kërkese
• Dëshironi të informoni adresuesin tuaj për shkeljen e detyrimeve sipas kontratës nga ana e tij? Hartoni një letër ankese

Qëllime jo komerciale

• Falënderoni në një letër falënderimi
• Konfirmoni detyrimet tuaja me një letër garancie dhe pëlqimin tuaj me një letër konfirmimi
• Shkruani letra informuese nëse mendoni se informacioni juaj do të jetë me interes për adresuesin
• Kujtoni marrëveshjet, detyrimet, penalitetet e rëndësishme me letra rikujtuese
• Përgëzoni në letra urimi, kërkoni në letra kërkese, ngushëlloni në letra ngushëllimi
• Nëse keni nevojë të dërgoni dokumente të rëndësishme ose vlerat materiale sigurohuni që të shkruani një letër motivuese për dërgesën tuaj

2. Marrësi

Nëse po i drejtoni një letër disa marrësve në të njëjtën kohë, atëherë po hartoni një letër qarkore

Letra juaj mund të prekë disa tema në të njëjtën kohë, gjë që e bën atë automatikisht të shumëanshme

4. Struktura

Shkronjat e rregulluara përfshijnë përpilimin e pjesës së tekstit të letrës sipas një modeli të caktuar, ndërsa shkronjat e parregulluara kanë formë të lirë deklaratat

5. Forma e nisjes

• në një zarf
• elektronike
• me faks

Struktura e një letre biznesi: hyrje, trup, përfundim

Struktura e një letre standarde biznesi kërkon një konsideratë më të kujdesshme.

Një letër e formuar mirë duhet të ndjekë modelin e mëposhtëm:

Le të hedhim një vështrim më të afërt në disa pika të skemës:

1. Titulli

Si rregull, kjo është një përmbledhje e temës së letrës.

E rëndësishme: Hartoni saktë titullin nëse dëshironi që marrësi ta lexojë letrën tuaj.

Mungesa e titujve në korrespondencën e biznesit është tipike për fillestarët që nuk kanë aftësi bazë të korrespondencës së biznesit.

2. Trajtimi

• Ajo ka formë tradicionale"I dashur"
• shkronja kapitale në mes të rreshtit

E rëndësishme: Përdorimi i shkurtesave në qarkullim është i ndaluar!

3. Parathënie

• e prezanton marrësin me idenë kryesore të letrës
• përgatit adresuesin për perceptimin e saktë të informacionit të mëvonshëm që përmban letra

4. Pjesa kryesore e tekstit justifikon idenë kyçe të shprehur në parathënie

Kjo pjesë e letrës

• ju tregoni qartë thelbin e propozimit / apelit
• jepni argumente: fakte, shifra, specifika të tjera për temën e letrës. mendimi i ekspertit, përvoja e vet pozitive/negative

Për lehtësi justifikimi, mund të përdoret skema e mëposhtme:

E rëndësishme: Paragrafi i fundit duhet të përmbajë një frazë që tregon hap specifik ose rezultatin e pritur dhe inkurajoni adresuesin të ndërmarrë veprime

5. Si përfundim:

6. Në dritaren "Nënshkrimi" duhet të tregohet informacioni për adresuesin:

• titulli i punës

Si të mos gaboni në zgjedhjen e stilit të të shkruarit?

Në korrespondencën e biznesit, vazhdimisht duhet të bëni zgjedhje në lidhje me stilin e të shkruarit dhe tonin e komunikimit me adresuesin. Sa i thatë, formal, zyrtar apo përkundrazi i gjallë, i ngrohtë, human duhet të jetë mesazhi juaj?

• Stili personal në korrespondencën e biznesit thekson cilësitë individuale të personit që ka shkruar letrën.
• Kur përdoret një stil formal, deklarohen faktet dhe në bazë të tyre nxirren përfundime të përshtatshme.
• Stili personal përfshin komunikimin ndërmjet autorit të letrës dhe adresuesit në baza të barabarta.
• Stili zyrtar tregon një nënshtrim dhe forcë të qartë që lexuesi i letrës duhet të marrë parasysh.

Për të zgjedhur stilin e duhur të komunikimit në një letër biznesi, merrni parasysh:

• në çfarë kategorie peshe jeni ju dhe adresuesi juaj
• ju dëshironi të negocioni në një mënyrë të mirë ose të bëni presion nga një pozicion i fortë

Si t'i përmbahemi stilit të zgjedhur?

Stili personal

• Prania e përemrave vetorë: unë, ne, ju
  Për shembull: Unë ju kërkoj falje dhe sinqerisht shpresoj që gabime të tilla të mos ndodhin më.
• Ankesat dhe kërkesat e drejtpërdrejta
  Për shembull: Ju lutemi mos i lini sendet personale pa mbikëqyrje.
• Përdorimi i shprehjeve vlerësuese emocionale: rini yjore, dështim shurdhues

stil formal

• Zëvendësimi i përemrave vetorë me emra abstraktë
  Për shembull: Administrata e kinemasë sjell të sajën sinqerisht justifikim për ndryshimin e orarit të seancave të mbrëmjes
• Zëvendësimi i ankesave dhe kërkesave personale me deklarata
  Për shembull: Ju lutemi mos i lini sendet personale pa mbikëqyrje
• Përdorimi i klerikalizmit konvencional: Unë sjell në dijeninë tuaj, për faktin se

Stili zyrtar nuk është kategorikisht i përshtatshëm nëse po shkruani një letër mirënjohjeje ose një letër ngushëllimi, domethënë ato letra biznesi në të cilat duhet të shprehni ndjenjat. Në një situatë kur po shkruani një letër kërkese ose një letër oferte, është gjithashtu më mirë t'i përmbaheni një stili personal.

Çfarë është letra e kërkesës dhe si ta shkruajmë atë? Si ndryshon nga llojet e tjera të shkronjave?

E rëndësishme: Kur hartoni një letër, përqendroni vëmendjen e adresuesit pikërisht në veprimet që prisni prej tij. Gjithashtu tregoni data specifike për të arritur qëllimet tuaja.

Modeli i letrës së ankesës do t'ju ndihmojë ta shkruani saktë:

Çfarë është një letër përgjigje dhe si ta shkruajmë atë?

Ekzistojnë dy lloje të letrave këshilluese:

• letër refuzimi
• letër përgjigje pozitive

Përbërja e të dy llojeve të shkronjave ka dy Rregulla të përgjithshme(me kusht që letra e iniciativës të jetë shkruar saktë):
1. Në letrën e përgjigjes ruhen fjalori dhe modelet e të folurit të letrës së nismës
2. Teksti i letrës së përgjigjes nuk duhet të përmbajë informacion rreth

• data e shkrimit të letrës së fillimit
• numrin e tij të regjistrimit

Një shembull i një letre miqësore dhe korrekte refuzimi tregohet më poshtë:

Megjithatë, heqja dorë nuk duhet të jetë gjithmonë e butë. Ka situata kur nevojitet një stil i ashpër dhe i rreptë komunikimi. Më poshtë është një shabllon i letrës së refuzimit për të gjitha rastet, nga e vështira në të butë:

Letra informative: ndryshimi i saj nga letrat e përgjigjes dhe letrat e ankesës

Letra e informacionit është shumëfunksionale:

• informon (për shembull, për ndryshimet e çmimeve në listat e çmimeve)
• njofton (për rizgjedhjen e anëtarëve të bordit të drejtorëve)
• njofton (për dërgimin e mallrave)
• deklaron (synimet)
• konfirmon (marrjen e mallrave)
• kujton (përmbushjen e detyrimeve të marra sipas kontratës)
• reklamon dhe informon (për kompaninë në përgjithësi, për mallrat/shërbimet në veçanti)

Ndoshta më çështje aktuale Sot, pyetja është se si të shkruani një letër reklamimi dhe informacioni.

1. Mungesa e strukturës
2. Prania e fjalorit zhargon ose joformal në tekstin e letrës
3. Dizajn i ngadaltë
4. Një bollëk gabimesh drejtshkrimore, sintaksore, stilistike
5. Mungesa e fakteve të besueshme, informacion objektiv në letër
6. Shkelje rregullat elementare mirësjellje (veçanërisht në letrat e ankesave)
7. Përdorimi i fjalive të rënda dhe të pakuptueshme në tekst
8. Mungesa e logjikës në paraqitjen e materialit
9. Mungesa e transkripteve të shkurtesave
10. Mjegullimi i përgjithshëm i tekstit në rastin e përpilimit të tij pa qëllim

Çfarë tjetër duhet të dini për letrat e biznesit?

1. Për korrespondencën moderne të biznesit, përdoret metoda e strukturës së bllokut të përbërjes së tekstit.
Kjo metodë kursen kohë dhe stil i përgjithshëm gjithë dokumentacionin e biznesit. Veçori metoda - hapja e shenjave të pikësimit ose mungesa e pikave / presjeve (për shembull, kur hartoni lista)

2. Një font sans-serif (për shembull, Arial) mund të përdoret për titullin e letrës. Një font i tillë nënndërgjegjeshëm perceptohet si i qëndrueshëm dhe i fortë.

3. Teksti i trupit duhet të përdorë fontet serif (Times News Roman). Serifet e bëjnë më të lehtë lëvizjen e syve nga shkronja në shkronjë, duke e bërë leximin më të shpejtë

E rëndësishme: Ka letra që shkruhen gjithmonë me dorë!
Këto janë letra urimi, letra ngushëllimi, letra mirënjohjeje

Nje numer i madh i informacione të dobishme Në lidhje me hartimin e teksteve për letrat e biznesit mund të gjeni në videon nga Sasha Karepina.

Video: Si të shkruani letra motivuese dhe rezyme

Video: "Të mësosh nga tregimtarët". Sekretet e shitjes së teksteve

Ndoshta, çdo person të paktën një herë në jetën e tij u ka shkruar letra miqve, të afërmve, kolegëve ose partnerëve të punës. Dhe me siguri keni vënë re se jo çdo ton i letrës është i përshtatshëm për një situatë të veçantë. Kështu, për shembull, miqtë do të argëtohen nëse u dërgoni një mesazh në një stil zyrtar biznesi. Dhe partnerët, ka shumë të ngjarë, nuk do ta vlerësojnë tonin e gjallë të mesazhit. Për të mos u futur në një rrëmujë, duhet të mësoni se si të shkruani letra saktë dhe me kompetencë.

Gjithsej janë 3 grupe letrash. Secila prej tyre ka nuancat e veta të stilit dhe dizajnit.

1. Letra personale - drejtuar njerëzve të afërt, miqve, të dashuruarve, familjarëve.
2. letra gjysmë formale. Situatat e tyre të përditshme për të shkruar një letër për kërkimin e ndonjë informacioni, marrjen e mallrave, etj.
3. letra zyrtare ose, me fjalë të tjera, biznes. Këto janë mesazhe formale të shkëmbyera ndërmjet organizatave, si rregull. Ky lloj nënkupton përdorimin e stilit zyrtar për t'i dhënë mesazhit paanshmëri dhe interpretim të qartë.

Si të mësoni se si të shkruani letrat personale në mënyrë korrekte?

Kjo është një detyrë shumë e thjeshtë. Shkruhen letra për të afërmit dhe të dashurit stil i lirë. Përdorni gjuhë normale bisedore, futni shaka, aplikoni fjalë të ëmbla Gjithçka është e mundur në një letër personale. Si të filloni të shkruani një letër personale? Drejtojuni personit sikur të jetë afër.

Letrat personale nuk kanë kufij të rreptë. Përveç nëse - mos harroni të nënshkruani në fund në mënyrë që adresuesi të kuptojë se nga kush janë mesazhet: "Me dashuri, Masha", "me respekt, Ivan Ivanovich", "Kitty juaj", etj. Vërtetë, duke dërguar një letër përmes e. -mail, ju mund të firmosni dhe mos vendosni ose përdorni një nënshkrim universal, i cili do të vendoset automatikisht në fund të çdo letre.

Si të shkruani letra zyrtare dhe gjysmë formale?

Korrespondenca e biznesit është një temë shumë e gjerë, që nënkupton një listë të tërë mesazhesh zyrtare dhe gjysmë zyrtare. Ne përshkruajmë opsionet më të zakonshme.

Letrat drejtuar organizatave të ndryshme përpilohen si më poshtë:

• kërkohet adresa;
• data e shkrimit të letrës;
• nëse e dini emrin e adresuesit me siguri, atëherë është më mirë të filloni kështu: "I dashur (emri i plotë)";
• nëse nuk e dini emrin ose emrat e adresuesve, mund të kontaktoni: “Të nderuar Zotërinj”;
• në të djathtë në qoshe ju duhet të lini një hapësirë ​​për numrin e shkronjës.

Informacionet, kërkesat, ankesat etj. janë shkruar në një stil të thjeshtë dhe të kuptueshëm, pa u bërë personale. Si të shkruani një letër informacioni? Është më mirë nëse informacioni paraqitet shkurt dhe në pikën e duhur. Pas dërgimit të letrës në organizatë, ju duhet të mbani një kopje të saj.

Nëse i shkruani një organizate me një kërkesë për të konfirmuar këtë ose atë informacion, mos harroni të lini adresën tuaj të kthimit në të djathtë këndi i sipërm. Sigurohuni gjithashtu të shkruani datën dhe t'i referoheni burimit të informacionit që keni marrë në letër.

Si të shkruani saktë letër falenderimi? Një korrespondencë e tillë shërben për të forcuar partneritetet ndërmjet organizatave dhe punonjësve. Mesazhet duhet të pasqyrojnë qartë idenë kryesore, të jenë koncize, të kuptueshme për perceptim. Mos harroni të përmendni në tekst për çfarë po e falënderoni adresuesin.

Çfarë të shkruani në fund të letrës?

Nëse shkruani një mesazh biznesi në letër, atëherë vendosni datën, emrin, inicialet, nënshkrimin. Në mesazhet elektronike, shpesh përdoret një nënshkrim universal, i cili tregon informacionin e mëposhtëm: "Me respekt, emri i plotë" Dhe më pas - kontaktet me të cilat mund të kontaktoni personin.

Një atribut integral i çdo biznesi është korrespondenca e biznesit. Punonjësit e çdo ndërmarrje komunikojnë me kolegët dhe klientët, me furnitorët dhe konsumatorët. Në përgjithësi, rutina e përditshme e çdo zyre sigurisht përfshin pjesëmarrjen në korrespondencë.

Që çdo ditë shumica e punonjësve në ndërmarrje dhe organizata dërgojnë dhe marrin mesazhe të shumta, jo të gjithë i përmbahen normat e vendosura dhe rregullat për krijimin e tyre. Rezulton se shkrimi i një letre biznesi saktë dhe saktë nuk është aq e thjeshtë. Ekzistojnë një sërë kërkesash dhe modelesh që aplikohen në botë dhe që lidhen me rrjedhën e punës. Ato përfshijnë rregullat për të shkruar një letër biznesi, si dhe pikat kryesore në lidhje me dizajnin.

Kur hartoni një mesazh për një organizatë të palës së tretë ose thjesht për një koleg në një departament fqinj, duhet t'i përmbaheni stil i rreptë(me përjashtim të korrespondencës miqësore, për të cilën nuk ka kufizime të tilla). Mos përdorni fjalë shumë emocionale edhe për të përshkruar rëndësinë e transaksionit ose kënaqësinë e produkteve të testuara. Letër Biznesi duhet të jetë i qartë, konciz dhe i përmbajtur në mënyrë të arsyeshme.

Mesazhi duhet të fillojë me adresuesin. Nëse është menduar për një punonjës të një organizate të palës së tretë, sigurisht që duhet të tregoni emrin e tij, pozicionin e marrësit, si dhe emrin e tij të plotë. Në rastin kur dokumenti mbetet brenda kompanisë, mjafton një mbiemër me iniciale (mund të shtoni edhe pozicionin e mbajtur).

Një letër biznesi drejtuar një organizate të palës së tretë duhet të shkruhet në letrën e kompanisë (pavarësisht nëse do të dërgohet në formë elektronike apo në letër). Në mungesë të tij, thjesht mund të tregoni detajet e dërguesit në "titullin" e dokumentit.

Para se të filloni të përpiloni një tekst, duhet të mendoni për strukturën e tij, të identifikoni tezat dhe qëllimet kryesore të shkrimit. Kjo do ta bëjë procesin e shkrimit shumë më të lehtë. Letra duhet të përfundojë me një nënshkrim, i cili tregon jo vetëm emrin e dërguesit, por edhe pozicionin, si dhe emrin e ndërmarrjes që ai përfaqëson.

Kur dorëzoni një ofertë klient potencial apo partner në fund, sigurisht që duhet të shprehni mirënjohje për bashkëpunim dhe shpresë për punë të mëtejshme të përbashkëta.

Përveç rregullave të përdorura në korrespondencën e biznesit, ka edhe rekomandime. Për shembull, çdo dokument që i drejtohet një personi specifik duhet të fillojë me fjalët "i respektuar" me emrin e plotë, jo me inicialet. Nuk ka nevojë të përdorni shkurtesa me shkronja, për shembull, shkruani "uv". ose të zvogëlojë pozicionin e adresuesit, vendin e tij të punës.

Menaxhimi ndërkombëtar i dokumenteve konsiderohet më i vështiri, pasi çdo shtet ka nuancat e veta të komunikimit, dhe gjuha në të cilën duhet të korrespondoni me partnerët e huaj nuk është gjithmonë e qartë për shkruesit e letrës, kështu që ju duhet të përdorni shërbimet e përkthyesve. Para se të drejtoheni në shërbimet e një specialisti të tillë, duhet të sqarohet nëse ai di të shkruajë një letër biznesi në anglisht, apo nëse po flasim për një përkthim të mirëfilltë banal. Nëse planifikohet të ruhet vazhdimisht rrjedha e dokumenteve të huaja, është më mirë të punësosh një punonjës që di mjaftueshëm gjuhe e huaj për të hartuar një letër biznesi mbi të.

Në përgjithësi, arritja e detyrës në shumë aspekte varet nga mënyra se si hartohet dokumenti dhe si është hartuar. Pra, në asnjë rast nuk duhet të nënvlerësoni rëndësinë e etikës së biznesit kur komunikoni.