ตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจของจดหมายขอ จดหมาย - คำขอ
แม่แบบจดหมายธุรกิจ
หัวจดหมายเป็นรูปแบบกระดาษที่มีรายละเอียดที่ทำซ้ำล่วงหน้าซึ่งมีข้อมูลถาวรเกี่ยวกับองค์กร - ผู้เขียนเอกสาร
การใช้แบบฟอร์มช่วยเร่งกระบวนการสร้างเอกสารได้อย่างมีนัยสำคัญ (เนื่องจากมีข้อมูลคงที่) ลดต้นทุนแรงงานในการรวบรวม ทำให้การรับรู้ข้อมูลง่ายขึ้น และปรับปรุงวัฒนธรรมของงานบริหาร แบบฟอร์มให้ข้อมูลเป็นตัวละครที่เป็นทางการ
เมื่อได้รับเอกสารที่ส่งถึงองค์กร แน่นอน ความสนใจหลักจะจ่ายให้กับสาระสำคัญของข้อมูลที่อยู่ในนั้น อย่างไรก็ตาม ความสนใจจะได้รับการแก้ไขอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เกี่ยวกับลักษณะที่ปรากฏของเอกสาร - คุณภาพของกระดาษ การใช้งาน สี การออกแบบโลโก้ รูปแบบตัวอักษร องค์ประกอบของหัวจดหมาย ด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ เราจึงได้รับความประทับใจจากนักข่าว ระดับความแข็งแกร่ง ศักดิ์ศรีของเขา จำเป็นต้องพยายามสร้างหัวจดหมายที่น่าจดจำซึ่งสามารถสร้างความประทับใจให้กับองค์กรได้ ซึ่งไม่เพียงสะท้อนถึงข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสไตล์ขององค์กรด้วย เอกสารในแบบฟอร์มที่มีรูปแบบเหมาะสมเป็นส่วนสำคัญของภาพลักษณ์ขององค์กร ซึ่งเป็นนามบัตรดั้งเดิม
ข้อกำหนดสำหรับรูปแบบของเอกสารองค์กรและการบริหารถูกกำหนดโดยเอกสารต่อไปนี้: 1) GOST R. 6.30-2003 “ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร"; 2) คำแนะนำมาตรฐานสำหรับการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง อนุมัติโดยคำสั่งของ Federal Archive เมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2000 ฉบับที่ 68
แบบฟอร์มจดหมาย ขึ้นอยู่กับเอกสารประกอบขององค์กร อาจรวมถึง:
ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซียหรือตราแผ่นดินของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย (สำหรับรัฐวิสาหกิจเท่านั้น)
ตราสัญลักษณ์ขององค์กรหรือเครื่องหมายการค้า (เครื่องหมายบริการ)
รหัสองค์กร
ชื่อบริษัท;
ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร
วันที่ของเอกสาร
หมายเลขทะเบียนของเอกสาร
สถานที่รวบรวมหรือตีพิมพ์เอกสาร (ถ้าจำเป็น)
GOST R. 6.30-2003 ระบุตำแหน่งของรายละเอียดของแบบฟอร์มในสองเวอร์ชัน: ตามยาวและเชิงมุม
ในกรณีแรก รายละเอียดทั้งหมดของแบบฟอร์มจะถูกวางไว้และจัดชิดกันในความกว้างหรือตรงกลาง
ด้วยการจัดเรียงมุมของรายละเอียด พวกเขาครอบครองพื้นที่ 73 x 88 มม. ที่มุมซ้ายของแผ่นงานและจัดชิดขอบด้านซ้ายหรือตรงกลางของพื้นที่ที่กำหนด
สำหรับการผลิตแบบฟอร์ม ใช้กระดาษขนาด A4 (210 x 297 มม.) และ A5 (210 x 148 มม.) การใช้รูปแบบเฉพาะนั้นพิจารณาจากปริมาณของเอกสารที่จัดเตรียม รูปแบบที่เล็กกว่ามีไว้สำหรับเอกสารที่มีข้อความมีขนาดเล็ก (ไม่เกินเจ็ดบรรทัด) การใช้รูปแบบ A4 สำหรับเอกสารดังกล่าวไม่สมเหตุสมผล
อนุญาตให้ผลิตแบบฟอร์มในลักษณะการพิมพ์โดยใช้การพิมพ์เชิงปฏิบัติการหรือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์โดยตรงในระหว่างการผลิตเอกสารเฉพาะ ข้อยกเว้นคือหัวจดหมายขององค์กรที่มีรูปตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซียหรือเสื้อคลุมแขนของอาสาสมัครของสหพันธรัฐรัสเซีย การพิมพ์แบบฟอร์มจากคอมพิวเตอร์นั้นประหยัดมากสำหรับองค์กรขนาดเล็ก แต่ไม่ได้ป้องกันการปลอมแปลง แบบฟอร์มที่พิมพ์ออกมามีความน่าเชื่อถือมากกว่าในแง่นี้ นอกจากนี้ เพื่อป้องกันแบบฟอร์มจากการใช้ในทางที่ผิด บางองค์กรสั่งแบบฟอร์มการนับจากเครื่องพิมพ์และเก็บบันทึกการใช้งานอย่างระมัดระวัง เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน สถาบันของรัฐและเทศบาลใช้หัวจดหมายที่มีสีต่างกันสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ
ในแบบฟอร์มจะทำเฉพาะหน้าแรกของเอกสารสำหรับการผลิตหน้าถัดไปจะใช้แผ่นกระดาษมาตรฐาน หากต้องส่งเอกสารไปยังที่อยู่หลายแห่ง สำเนาของเอกสารแต่ละชุดจะถูกสร้างขึ้นในแบบฟอร์ม
ตัวอย่างแบบฟอร์มจดหมายธุรกิจ (การจัดเรียงรายละเอียดตามยาว)
เอกสารแต่ละแผ่นที่ออกทั้งในแบบฟอร์มและไม่มีต้องมีระยะขอบ (มม.): ซ้าย - อย่างน้อย 20, ขวา - อย่างน้อย 10, บนสุด - อย่างน้อย 20, ด้านล่าง - อย่างน้อย 20
ในหลายองค์กร คำแนะนำและกฎเกณฑ์ที่ควบคุมการดำเนินการเอกสารได้กำหนดระยะขอบให้มากกว่ามาตรฐานที่กำหนด ให้เรายกตัวอย่างจดหมายบนหัวจดหมายขององค์กร (รูปที่ 2-4)
ข้าว. 2
ข้าว. 3
ข้าว. สี่
จากหนังสือ MBA ใน 10 วัน โปรแกรมที่สำคัญที่สุดของโรงเรียนธุรกิจชั้นนำของโลก ผู้เขียน Silbiger Stephenหลักสูตรการเขียนธุรกิจหนึ่งนาที 1. ระบุเรื่องนี้ให้ชัดเจนและเริ่มต้นโดยเร็วที่สุดหลังจากวลีเกริ่นนำ อย่าใช้เวลาของผู้อ่าน คุณควรมีเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมคุณถึงเขียนสิ่งนี้เลย2. รักษาความเป็นส่วนตัว เป็นมิตร และ
จากหนังสือ ผู้ประกอบการรายบุคคล [การลงทะเบียน, การบัญชีและการรายงาน, การจัดเก็บภาษี] ผู้เขียน Anishchenko Alexander Vladimirovichแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด ประการแรก ผู้ประกอบการตามขั้นตอนที่กำหนดโดยรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียสามารถ (แต่ไม่จำเป็นต้อง) รับเงินสดหรือชำระเงินโดยใช้บัตรชำระเงินโดยไม่ต้องใช้ CCP ในกรณีที่ให้บริการแก่สาธารณะเมื่อ
จากหนังสือ กำจัดชีวิตขยะ! ผู้เขียน Mellen Andrewจากสำนักงานธุรกิจไปจนถึงโฮมออฟฟิศ เมื่อมีผู้คนทำงานจากที่บ้านมากขึ้น การเปลี่ยนจากสำนักงานธุรกิจไปเป็นโฮมออฟฟิศก็มีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น ท้ายที่สุดแม้ทำงานที่บ้านก็อยากทำหน้าที่อย่างมืออาชีพ ถ้าคุณมีพนักงาน คุณ
จากหนังสือบัญชี ผู้เขียน Bortnik Nikolai Nikolaevich3.3. แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด: การสมัครและการผลิต
จากหนังสือ เอกสารสำหรับเลขา ผู้เขียน Smirnova Elena Petrovnaบทที่ 4 รูปแบบของเอกสาร แบบฟอร์มของเอกสารคือแผ่นมาตรฐานที่มีรายละเอียดถาวรและเป็นที่สำหรับรายละเอียดต่าง ๆ มีการติดตั้งแบบฟอร์มเอกสารมาตรฐานสองรูปแบบ - A4 (210x297) และ A5 (148x210 มม.) รูปแบบของเอกสารควร
จากหนังสือทฤษฎีเศรษฐศาสตร์ : หนังสือเรียน ผู้เขียน มาโควิโคว่า กาลินา อาฟานาซีเยฟนา ผู้เขียน2. หลักเกณฑ์การเขียนจดหมายธุรกิจ
จากหนังสือ Business Correspondence: Study Guide ผู้เขียน Kirsanova Maria Vladimirovnaโครงสร้างของจดหมายธุรกิจ งานสำคัญในการเขียนจดหมายคือความอิ่มตัวของข้อมูลนั่นคือการรวมข้อมูลจำนวนที่เหมาะสมไว้ในนั้น ตัวอักษรเป็นแบบด้านเดียวและหลายด้าน บ่อยครั้งที่ด้านหนึ่งสามารถประกอบขึ้นเป็นเนื้อหาทั้งหมดได้
จากหนังสือ Business Correspondence: Study Guide ผู้เขียน Kirsanova Maria Vladimirovnaการให้ข้อมูลและการโน้มน้าวใจของจดหมายธุรกิจ ข้อความของจดหมายธุรกิจควรสั้นและประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานเท่านั้น ข้อมูลเพิ่มเติมสามารถพบได้ในภาคผนวก ในขณะเดียวกัน จดหมายก็ต้องโน้มน้าวใจ ไม่ว่ามันจะเป็นของใคร
จากหนังสือ 500 เคล็ดลับสำหรับเลขา ผู้เขียน เอนโกวาโตวา โอลก้า อนาโตลิเยฟนา1. บทนำและความคุ้นเคยในกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจ ในชีวิตสถานการณ์เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องซึ่งจำเป็นต้องแนะนำบุคคลหนึ่งกับอีกคนหนึ่งหรือคนอื่น ๆ ในการสื่อสารทางธุรกิจซึ่งต้องมีการจัดตั้งผู้ติดต่อ - ตัวต่อตัว, การติดต่อทางโทรศัพท์ - ความต้องการ
จากหนังสือจิตวิทยาธุรกิจ: การจัดการอารมณ์ ผู้เขียน ไม่ทราบผู้เขียนความไม่มีประสิทธิภาพของการสื่อสารทางธุรกิจ บ่อยครั้งในการติดต่อทางธุรกิจ ผู้ประกอบการไม่พอใจกับการกระทำของตนที่ไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ลูกค้า "หลุด" หรือสัญญาที่เตรียมไว้อย่างระมัดระวังยังคงเหมือนเดิมเนื่องจากมีเรื่องเล็กน้อย
จากหนังสือ The Practice of Human Resource Management ผู้เขียน อาร์มสตรอง ไมเคิลบทบาทของพันธมิตรทางธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทประสบความสำเร็จและมีส่วนร่วมในการบริหารธุรกิจ พนักงาน HR แบ่งปันความรับผิดชอบในฐานะหุ้นส่วนทางธุรกิจกับเพื่อนร่วมงานในสายงานของพวกเขา พวกเขาจะต้องมีความสามารถที่จะ
จากหนังสือกับดักเวลา คู่มือการบริหารเวลาสุดคลาสสิก ผู้เขียน Nickerson Patเชื่อมโยงเขตสีแดงกับเวลาการสื่อสารทางธุรกิจ คุณอาจสังเกตเห็นในตารางโซนสีแดงที่เรียบง่ายด้านบนว่าผู้จัดการพยายามกำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมให้กับงานหลักสามงานหลัก แต่ท่านก็เห็นว่าสำหรับเขา
จากหนังสือแผนธุรกิจ 100% กลยุทธ์และยุทธวิธีของธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ ผู้เขียน Abrams Rhondaแบบฟอร์มการเงินอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น คุณสามารถซื้อแพ็คเกจแบบฟอร์มทางการเงินของ Excel เป็นเอกสารแนบกับหนังสือเล่มนี้ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวจะทำการคำนวณทั้งหมดโดยอัตโนมัติ สร้างโครงร่างและอนุญาต
ผู้เขียน Vorotyntseva Tamaraตัวบ่งชี้ภาพธุรกิจ #3: ที่อยู่ส่วนบุคคล จดหมายธุรกิจที่ขึ้นต้นด้วยที่อยู่ส่วนบุคคลและคำทักทายสะท้อนให้เห็นถึงจุดเน้นส่วนบุคคลของจดหมายซึ่งแสดงให้เห็นถึงความสนใจและความเคารพต่อบุคลิกภาพของลูกค้า / คู่ค้าทางธุรกิจ เปรียบเทียบ
จากหนังสือธุรกิจ e-mail โต้ตอบ กฎห้าข้อสู่ความสำเร็จ ผู้เขียน Vorotyntseva Tamaraตัวบ่งชี้ภาพธุรกิจหมายเลข 5 จุดสิ้นสุดของตัวอักษรที่เป็นบวก วลีสุดท้าย - สิ่งสุดท้ายที่ยังคงอยู่ในด้านความสนใจของผู้รับเมื่ออ่านจดหมายของคุณ แก้ไขบรรยากาศเชิงบวกทางอารมณ์ของการสื่อสารทางธุรกิจในพวกเขา สร้างอารมณ์ดีให้กับผู้รับ
ในบทความนี้ คุณจะพบข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการกับจดหมายที่ยากลำบากซึ่งมักพบในการโต้ตอบทางธุรกิจ รวมทั้งดูตัวอย่างจดหมายธุรกิจ เหล่านี้เป็นจดหมาย ความจำเป็นในการเขียนที่เกิดขึ้นในสถานการณ์การละเมิดผลประโยชน์ทางธุรกิจ: จดหมายขอและหนังสือเรียกร้อง
เนื่องจากสถานการณ์นั้นค่อนข้างยาก การเขียนจดหมายในสถานการณ์ดังกล่าวจึงเป็นประเด็นที่สำคัญมาก ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เขียนจะต้องมีความรู้ สุภาพ ถูกต้อง และในขณะเดียวกันก็สามารถปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจของตนได้อย่างมั่นคง .
ประสบความสำเร็จในการแก้ปัญหาความซับซ้อนของความช่วยเหลือตัวอักษร "ยาก":
- ทัศนคติที่ดีในการปฏิสัมพันธ์: ทัศนคติที่มั่นคงแต่ถูกต้องต่อการเป็นหุ้นส่วน
- การเลือกรูปแบบการเขียนที่เหมาะสม (ความลับทางการหรือธุรกิจ)
- การจัดการข้อเท็จจริงที่มีความสามารถและมีเหตุผล
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ
(การติดตั้ง - ห้างหุ้นส่วน, สไตล์ - ธุรกิจอย่างเป็นทางการ, การจัดการข้อเท็จจริงที่น่าเชื่อ)
ถึงเพื่อนร่วมงาน!
เพื่อใช้มาตรการเพื่อรับรองคุณภาพและความน่าเชื่อถือของอุปกรณ์ KIP-12 ในสภาพการทำงานที่ผลิตโดยสถาบัน "เลนส์" ตั้งแต่ปี 1992 เราขออุทธรณ์ต่อคุณด้วยคำขอต่อไปนี้: พิจารณาความเป็นไปได้ในการจัดหาสถาบัน "เลนส์" พร้อมข้อมูลเกี่ยวกับพารามิเตอร์ของอุปกรณ์ในสภาพการใช้งานจริง (รายละเอียดในเอกสารแนบ) ข้อมูลที่คุณส่งจะช่วยให้สถาบันสามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์ ดำเนินการตรวจสอบ และจะนำไปสู่การแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของอุปกรณ์ KIP-12
โปรดแจ้งให้เราทราบในจดหมายตอบกลับการตัดสินใจของคุณที่จะช่วยเรา หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ โปรดระบุในจดหมายตอบกลับของคุณ
ขอแสดงความนับถือ,
ทีมงานสำนักเทคนิค
สถาบัน "เลนส์"
จดหมายธุรกิจ. ตัวอย่างจดหมายขอ(การติดตั้ง - ห้างหุ้นส่วน, สไตล์ - ธุรกิจที่เป็นความลับ, การจัดการข้อเท็จจริงที่น่าเชื่อ)
ถึงเพื่อนร่วมงาน!
เรามีความสนใจอย่างมากในการปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของอุปกรณ์ KIP-12 ซึ่งเราผลิตมาตั้งแต่ปี 1992 และตั้งแต่ปี 1995 ได้พบว่ามีการใช้งานที่มั่นคงในบริษัทของคุณ ดังนั้นเราจึงหันไปหาคุณด้วยคำขอนี้
เพื่อปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของอุปกรณ์ KIP-12 เราต้องการข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการทำงานของอุปกรณ์นี้ในสภาพการทำงาน ในการดำเนินงานนี้ เรากำลังพึ่งพาความช่วยเหลือและการมีส่วนร่วมโดยตรงของคุณ ด้วยความร่วมมือระยะยาวและเชิงบวกระหว่างบริษัทของเรา เราขอให้คุณช่วยเรารวบรวมและให้ข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับการทำงานของอุปกรณ์ เราจะขอบคุณมากหากคุณพบโอกาสในการรวบรวมสถิติสำหรับพารามิเตอร์ที่กำหนด (รายละเอียดในภาคผนวก) ซึ่งจะทำให้เราสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพของอุปกรณ์และใช้มาตรการต่างๆ เพื่อปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของงานได้อย่างรวดเร็ว
โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณยินดีที่จะช่วยเราตามหลักการ หากคุณต้องการความคิดเห็นเพิ่มเติมหรือมีคำถามในการตัดสินใจ เราพร้อมที่จะตอบ
เราจะขอบคุณสำหรับคำตอบของคุณ
ขอแสดงความนับถือ,
Ivan Ivanov
หัวหน้าสำนักเทคนิค
สถาบัน "เลนส์"
จดหมายธุรกิจ. ตัวอย่างหนังสือร้องขอและตัวอย่างหนังสือร้องเรียน
|
จดหมาย - คำขอ (การติดตั้ง - หุ้นส่วน; สไตล์ - ธุรกิจที่เป็นความลับ; การจัดการข้อเท็จจริงที่น่าเชื่อ) |
จดหมาย - เรียกร้อง (การติดตั้ง - ห้างหุ้นส่วน; สไตล์ - ธุรกิจอย่างเป็นทางการ; การจัดการข้อเท็จจริงที่น่าเชื่อ) |
| เรียน Andrei Ivanovich! เราขอเรียกร้องให้คุณแก้ไขสถานการณ์ด้วยการดำเนินโครงการ ABS จนถึงขณะนี้ เราไม่มีปัญหาในการโต้ตอบกับบริษัทของคุณ ข้อตกลงทั้งหมดที่ระบุไว้ในสัญญาได้รับการปฏิบัติตาม เรามั่นใจว่าสถานการณ์ที่เกิดขึ้นยังคงสามารถแก้ไขได้ ความสำเร็จของโครงการ ABS มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อบริษัทของเรา ดังนั้นเราขอให้คุณจนถึง 06.08.2010 ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการส่งตัวอย่างควบคุม เราหวังว่าคำตอบของคุณจะชี้แจงสถานการณ์และขจัดข้อกังวลของเราเกี่ยวกับความสำเร็จของโครงการ ขอแสดงความนับถือ, |
เรียน Andrei Ivanovich! ในนามของผู้บริหารของ OJSC Rosstans ฉันเขียนถึงคุณเกี่ยวกับความจำเป็นในการแก้ไขสถานการณ์ที่พัฒนาขึ้นจากการดำเนินโครงการ ABS ฉันต้องรายงานว่าสถานการณ์นี้ทำให้เรากังวลอย่างมาก ตามเงื่อนไขสัญญาเลขที่ A-122 ลงวันที่ 07.02.2010 ข้อ 4.3 60 วันก่อนเริ่มกำหนดการส่งมอบผลิตภัณฑ์ Star LLC จะต้องส่งตัวอย่างผลิตภัณฑ์ควบคุมไปยัง Rosstans OJSC โดยแจ้งให้ Rosstans OJSC ทราบถึงข้อเท็จจริงของการจัดส่ง ตามกำหนดการ (สัญญาเพิ่มเติมฉบับที่ 1 ลงวันที่ 11 มีนาคม 2553 ถึงสัญญาฉบับที่ A-122 ลงวันที่ 7 กุมภาพันธ์ 2553) กำหนดวันเริ่มต้นการส่งมอบสินค้าคือวันที่ 1 ตุลาคม 2553 กำหนดส่งตัวอย่างควบคุมไม่เกิน 02.08.2010 วันนี้ 04.08.2010. ในขณะนี้ เรายังไม่ได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการส่งตัวอย่างควบคุม ในสถานการณ์นี้ ความสามารถของ Star LLC ในการปฏิบัติตามภาระผูกพันทำให้เกิดความกังวลอย่างร้ายแรงสำหรับ Rosstans OJSC และทำให้จำเป็นต้องคำนึงถึงการใช้บทลงโทษที่กำหนดไว้ในข้อ 7.2 สัญญาเลขที่ A-122 วันที่ 08/07/2553 เพื่อป้องกันสิ่งนี้ เราขอเสนอให้คุณถึงวันที่ 06.08.2010 แจ้งสถานการณ์พร้อมส่งตัวอย่างสินค้าควบคุม ขอแสดงความนับถือ, |
จดข้อมูลของเราไว้และเรามั่นใจว่าปัญหาในการเขียน "จดหมายที่ยาก" จะทำให้คุณใช้แรงงานน้อยลงมาก
Tamara Vorotyntseva
ดูโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจของเรา
:การร่างจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ ถือเป็นส่วนสำคัญของงานของตัวแทนธุรกิจ ด้วยข้อความดังกล่าว พวกเขาได้รับโอกาสในการแก้ไขปัญหาเชิงพาณิชย์ด้วยวิธีที่เข้าถึงได้ รวดเร็ว และเหมาะสมที่สุด
ไฟล์
จดหมายธุรกิจคืออะไร
ตามอัตภาพ จดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทหลัก:
- จดหมายแสดงความยินดี;
- จดหมายข้อมูล
- เป็นต้น
สามารถทำเครื่องหมายรายการที่แยกต่างหากเป็นคำตอบสำหรับจดหมายเหล่านี้ทั้งหมด ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการและเขียนตามศีลบางข้อด้วย
ใครควรทำหน้าที่เป็นผู้เขียนจดหมาย
จดหมายธุรกิจต้องมีลายเซ็นเสมอ ในเวลาเดียวกัน พนักงานของบริษัทที่มีความสามารถรวมถึงหน้าที่นี้หรือได้รับมอบอำนาจให้ทำตามคำสั่งของกรรมการสามารถมีส่วนร่วมโดยตรงในการรวบรวมจดหมาย โดยปกตินี่คือผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่รับผิดชอบเรื่องของข้อความ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าใครจะเป็นคนเขียนจดหมาย ไม่ว่าในกรณีใด จดหมายนั้นจะต้องส่งเพื่อขออนุมัติต่อผู้จัดการ โดยคำนึงว่าจดหมายนั้นเขียนขึ้นในนามของบริษัท
กฎทั่วไปในการเขียนจดหมายธุรกิจ
ข้อความทางธุรกิจทั้งหมดควรเกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัทหรือสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ในขณะเดียวกัน ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นอย่างไร พวกเขาจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการ
ประการแรกมันเป็นโครงสร้างบางอย่าง ข้อความควรประกอบด้วย:
- วันที่เขียน
- รายละเอียดผู้ส่งและผู้รับ
- ที่อยู่ที่สุภาพ (ในรูปแบบของคำว่า "Dear Ivan Petrovich", "Dear Elena Grigoryevna")
ควรสังเกตว่าจดหมายสามารถส่งถึงทั้งพนักงานแต่ละคนและทั้งทีม (ในกรณีนี้ก็เพียงพอที่จะ จำกัด ตัวเองให้อยู่ในคำทักทาย "สวัสดีตอนบ่าย!")
เอกสารเพิ่มเติม ภาพถ่าย และวิดีโอหลักฐานอาจแนบมากับจดหมาย - หากมี จะต้องแสดงในข้อความหลัก
สามารถวาดจดหมายได้ทั้งในรูปแบบ A4 มาตรฐานปกติและบนหัวจดหมายขององค์กร ตัวเลือกที่สองดีกว่าเพราะคุณไม่จำเป็นต้องป้อนรายละเอียดของ บริษัท ด้วยตนเองนอกจากนี้จดหมายดังกล่าวยังดูแข็งแกร่งและอีกครั้งบ่งชี้ว่าข้อความนั้นเป็นของการติดต่ออย่างเป็นทางการ สามารถเขียนด้วยลายมือได้ (ตัวอักษรที่เขียนด้วยลายมือคัดลายมือจะประสบความสำเร็จเป็นพิเศษ) หรือพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ (สะดวกเมื่อคุณต้องการสร้างสำเนาจดหมายหลายฉบับ)
จดหมายต้องได้รับการรับรองพร้อมลายเซ็น แต่ไม่จำเป็นต้องประทับตราเพราะ ตั้งแต่ปี 2559 นิติบุคคลได้รับการยกเว้นจากความจำเป็นในการใช้ตราประทับในกิจกรรมของพวกเขา
ก่อนส่ง หากจำเป็น ข้อความจะถูกลงทะเบียนในบันทึกประจำวันของเอกสารขาออก ซึ่งจะมีการกำหนดหมายเลขและกำหนดวันที่ออกเดินทาง
สิ่งที่ต้องมองหาเมื่อเขียนจดหมาย
เมื่อเขียนจดหมาย คุณต้องตรวจสอบการสะกดคำอย่างระมัดระวัง ปฏิบัติตามกฎและบรรทัดฐานของภาษารัสเซียในแง่ของคำศัพท์ ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน ฯลฯ ผู้รับมักจะใส่ใจว่าความคิดนั้นแสดงออกและใส่กรอบในข้อความได้ดีเพียงใด
อย่าลืมว่าการศึกษาแสดงให้เห็นชัดเจนว่าผู้คนไม่พร้อมที่จะอ่านจดหมายประเภทนี้มากกว่าหนึ่งนาที
จดหมายต้องเขียนในรูปแบบที่ถูกต้อง โดยไม่ “กระจายความคิดไปตามต้นไม้” ค่อนข้างสั้นและกระชับตรงประเด็น หัวข้อใหม่แต่ละหัวข้อควรจัดกรอบเป็นย่อหน้าแยกต่างหาก ซึ่งหากจำเป็น ควรแบ่งออกเป็นย่อหน้า นอกจากนี้จดหมายที่กระชับและชัดเจนจะทำให้ผู้รับเข้าใจชัดเจนว่าผู้เขียนให้ความสำคัญกับเวลาของเขา มีคำกล่าวที่ว่า "ความกะทัดรัดเป็นน้องสาวของพรสวรรค์" อยู่แล้ว
สิ่งที่ไม่ควรทำในจดหมายธุรกิจ
ในจดหมายธุรกิจ น้ำเสียงที่ไร้ความปราณีหรือไร้สาระเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้โดยสิ้นเชิง เช่นเดียวกับข้อความที่แห้งเกินไปและ "แสตมป์" ที่ซ้ำซากจำเจ นอกจากนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงสูตรที่ซับซ้อน การหมุนเวียนแบบมีส่วนร่วมและแบบกริยาจำนวนมาก ศัพท์เฉพาะที่เข้าใจได้สำหรับผู้เชี่ยวชาญวงแคบ
จดหมายไม่ควรมีข้อมูลที่ไม่ได้รับการยืนยัน ไม่น่าเชื่อถือ และยิ่งกว่านั้น ข้อมูลที่เป็นเท็จโดยเจตนา
พึงระลึกไว้เสมอว่าข้อความประเภทนี้ไม่ได้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจตามปกติ แต่ในหลายๆ กรณี หมายถึงเอกสารทางการที่สามารถรับสถานะที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายได้ในภายหลัง
วิธีการส่งจดหมาย
คุณสามารถส่งข้อความอย่างเป็นทางการได้หลายวิธี
- ประการแรก ทันสมัยที่สุดและเร็วที่สุด คือผ่านวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ สะดวกและรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังให้คุณส่งข้อมูลได้ไม่จำกัดปริมาณ
มีเพียงหนึ่งลบที่นี่ - ด้วยอีเมลจำนวนมากจากผู้รับจดหมายอาจสูญหายหรือตกอยู่ในโฟลเดอร์สแปมได้ง่ายดังนั้นเมื่อส่งจดหมายด้วยวิธีนี้ขอแนะนำให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายมี ได้รับ (ผ่านโทรศัพท์ธรรมดา)
- วิธีที่สอง: อนุรักษ์นิยมซึ่งช่วยให้คุณส่งข้อความโดย Russian Post ในเวลาเดียวกันขอแนะนำให้ใช้ฟังก์ชั่นการส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมรับทราบการรับ - แบบฟอร์มนี้รับประกันว่าจดหมายจะถึงผู้รับซึ่งผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือนพิเศษ
โดยปกติ การส่งทางไปรษณีย์มาตรฐานจะใช้ในกรณีที่มีการส่งเอกสารต้นฉบับ จดหมายรับรองโดยลายเซ็นและตราประทับที่มีชีวิต
- นอกจากนี้ สามารถส่งจดหมายทางโทรสารหรือโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีต่างๆ ได้ แต่มีเงื่อนไขว่าความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าจะใกล้ชิดกันเพียงพอและอนุญาตให้มีวิธีการโต้ตอบดังกล่าวได้อย่างเต็มที่
การเขียนอุทธรณ์ต่อเจ้าหน้าที่เป็นศาสตร์ทั้งหมด ความสำเร็จครึ่งหนึ่งขึ้นอยู่กับว่าการอุทธรณ์นั้นเขียนขึ้นอย่างถูกต้องหรือไม่ นอกจากนี้ การเขียนอุทธรณ์ทั้งรูปแบบและเนื้อหามีความสำคัญอย่างยิ่ง
คำแนะนำนี้เขียนขึ้นบนพื้นฐานของข้อมูลที่ทันสมัยที่สุดของศาสตร์แห่งสงครามการสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ วิทยาศาสตร์นี้มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว ดังนั้น หากคุณมีข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะในการปรับปรุงคำแนะนำ พวกเขาก็ยินดีรับทุกวิถีทาง
มีหนังสือหลายเล่มในคำแนะนำ แต่มีความสำคัญและมีประโยชน์ เพื่อจะได้ไม่เจ็บปวดรวดร้าว แนะนำให้อ่านให้จบ
แต่รูปแบบของจดหมายรวม (ซึ่งเป็นที่ต้องการในกรณีส่วนใหญ่) มีเหตุผลบางอย่างที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก ตัวอย่างเช่น ฉันยังคงถูกถามว่าสามารถส่งสำเนาลายเซ็น (!) ได้หรือไม่
แบบฟอร์มจดหมายรวม
จดหมายรวมประกอบด้วยสองส่วน:
- จดหมายนั้นเอง
- สำเนาแผ่นลายเซ็น
- เกือบทุกครั้งในการแก้ปัญหา คุณต้องเขียนจดหมายถึงหน่วยงานต่างๆ ในกรณีของการรวบรวมลายเซ็นบนแผ่นลายเซ็นแยกต่างหาก คุณรวบรวมลายเซ็นหนึ่งครั้ง และแนบสำเนาไปยังการอุทธรณ์จำนวนเท่าใดก็ได้ไปยังเจ้าหน้าที่อย่างใจเย็น และอย่ารวบรวมลายเซ็นในแต่ละครั้งอีกครั้ง
- ลายเซ็นเดิมที่ใส่ไว้ในอุ้งเท้าของเจ้าหน้าที่อาจ "หายไป" หากคุณเก็บต้นฉบับไว้ ต้นฉบับจะไม่หายไปไหน
- สั้นที่สุดเพื่อให้พอดีกับลายเซ็นมากขึ้น
- ในขณะเดียวกันก็จำเป็น - ชัดเจนไม่อนุญาตให้ตีความซ้ำซ้อน
- ในเวลาเดียวกัน ถ้าเป็นไปได้ ให้กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นได้กว้างที่สุด หากจำเป็น
เหตุใดจึงต้องการความชัดเจน:
มีกรณีที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่ามีคนหลายร้อยคนใน Bibirevo ลงนาม "ต่อต้านการก่อสร้างศูนย์การค้า" ลายเซ็นถูกรวบรวมเป็นส่วนหนึ่งของการรับฟังความคิดเห็นสาธารณะเกี่ยวกับแผนพัฒนาเมืองของแปลงที่ดิน (โดยย่อ เอกสารหลักที่ให้ไฟเขียวสำหรับการก่อสร้าง) ข้อสรุปจากผลการพิจารณาของสาธารณชนอ่านว่า: ผู้อยู่อาศัยต่อต้านการก่อสร้าง แต่ไม่ได้ต่อต้านการออก GPZU; ออก GPU และจากการออก GPZU การก่อสร้างจะตามมาโดยอัตโนมัติ
ฝ่ายบริหารของ Lefortovo ได้รวบรวมลายเซ็นภายใต้ข้อความที่ดูเหมือนไม่มีอันตราย “เราขอให้คุณปรับปรุงเขต Lefortovo และเพิ่มจำนวนที่จอดรถ” เมื่อมันปรากฏออกมาในภายหลังข้อความกำลังจะทำที่จอดรถ ... บนเว็บไซต์ของสนามหญ้าใต้หน้าต่างของอาคารที่พักอาศัย
ทำไมจึงต้องมีข้อความทั่วไปมากที่สุด.
สมมติว่าที่เซนต์ Ryabinovaya, d. 5 ต้องการสร้างศูนย์การค้า หากคุณรวบรวมลายเซ็นภายใต้ข้อความเช่น “เราต่อต้านการสร้างศูนย์การค้าที่เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก Ryabinovaya, 5” จากนั้นลายเซ็นเหล่านี้จะไม่ทำงานหากในอนาคตเนื้องอกในอาคารต้องการสร้างอาคารที่อยู่อาศัยหรือสำนักงานในที่อยู่เดียวกันหรือหากสถานที่ก่อสร้างตั้งใจที่จะปรากฏที่ถนน Ryabinovaya, d. 7. และคุณจะต้องเรียกใช้และรวบรวมลายเซ็นอีกครั้งกับแต่ละส่วนของเนื้องอกในอาคาร แต่ถ้าข้อความจะฟังดูเหมือน " เราผู้ที่อาศัยอยู่ในเขต X คัดค้านการก่อสร้างเมืองหลวงใดๆ ในพื้นที่ที่จำกัดโดย: Ryabinovaya Street, Lesnoy Lane, Osennaya Street และทางรถไฟอย่างเด็ดขาด และเรายังคัดค้านอย่างเด็ดขาดในการออกและการอนุมัติเอกสารใดๆ ที่อนุญาตให้มีการก่อสร้างเมืองหลวงในเรื่องนี้ อาณาเขต, "ลายเซ็นของคุณจะกลายเป็นถาวรและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ในทันที
ตัวอย่างเพิ่มเติมของข้อความที่ดีสำหรับแผ่นลายเซ็น:
“พวกเราผู้อาศัยในเขต Lefortovo คัดค้านอย่างเด็ดขาดที่จะเกินความหนาแน่นและความสูงของอาคารที่มีอยู่และการก่อสร้างเมืองหลวงใด ๆ บนอาณาเขตที่ยังไม่พัฒนาที่ล้อมรอบด้วย Hospital Val, Soldatskaya Street, Aviamotornaya Street, Yuryevsky Lane และ Borovaya Street และเรายังจัดหมวดหมู่ คัดค้านการออกและอนุมัติเอกสารใด ๆ ที่อนุญาตให้เกินความหนาแน่นและความสูงของอาคารที่มีอยู่และการก่อสร้างเมืองหลวงใด ๆ ในอาณาเขตที่ยังไม่พัฒนาภายในขอบเขตที่กำหนด
« เราผู้ที่อาศัยอยู่ในเขต Lefortovo คัดค้านการก่อสร้างโรงแรมที่ Zolotorozhsky Val, vl. 16, ต่อต้านการดำเนินการของเอกสารใด ๆ สำหรับการก่อสร้างโรงแรมตามที่อยู่นี้ รวมถึงการขัดต่อการดำเนินการตามแผนพัฒนาเมืองสำหรับแปลงที่ดินสำหรับการก่อสร้างโรงแรมตามที่อยู่นี้ เราเรียกร้องให้มีการยกเลิกเอกสารทั้งหมดที่อนุญาตให้มีการก่อสร้างโรงแรมตามที่อยู่นี้ เราต้องการจัดสรรที่ดินที่ Zolotorozhsky Val อายุ 16 ปีเพื่อจัดวาง ระนาบ สิ่งอำนวยความสะดวกด้านกีฬา การจัดสวนและการจัดสวน (รวมถึงลานจอดรถแฟลต) โดยไม่ต้องวางสิ่งอำนวยความสะดวกในการก่อสร้างทุนในที่ดินผืนนี้»
วิธีการกรอกแผ่นลายเซ็น:
- ข้อความที่คุณลงนามจะต้องอยู่ในทุกแผ่นลายเซ็น การเซ็นชื่อบนแผ่นงานที่มีเพียงตารางสำหรับลายเซ็น โดยไม่มีข้อความ จะเป็นไปไม่ได้เลย สำเนาลายเซ็นดังกล่าวสามารถแนบไปกับข้อความที่เป็นอันตรายโดยพนักงานของสภาหรือจังหวัด
- คุณไม่สามารถเซ็นชื่อที่ด้านหลังแผ่นลายเซ็นได้ สำเนาด้านหลังของแผ่นลายเซ็นเป็นลายเซ็นที่ไม่มีข้อความ และสามารถแนบไปกับอะไรก็ได้
คุณสามารถมอบสำเนาลายเซ็นเหล่านี้ให้กับอินสแตนซ์จำนวนเท่าใดก็ได้และด้วยเหตุผลหลายประการ (แน่นอนว่าลายเซ็นใดเหมาะสม)
ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบฟอร์มที่ยอมรับและไม่สามารถยอมรับได้ และเนื้อหาของรายการสมัครรับข้อมูลสามารถพบได้ที่นี่: (ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือ แนะนำให้เพิ่มโทรศัพท์ลงในตารางรายการสมัครรับข้อมูล)
แบบฟอร์มจดหมายรวม (ตัวอย่าง)
นายกเทศมนตรีกรุงมอสโก
เอส.เอส. โซเบียนิน
จากผู้อยู่อาศัยในเขต Lefortovo ของมอสโก
____ ลายเซ็นบน _____ แผ่น
เรียน Sergey Semenovich!
โปรดส่งคำตอบไปยังที่อยู่ดังกล่าว (โปรดส่งสำเนาคำตอบไปยังที่อยู่อีเมลดังกล่าว)
ภาคผนวก:
สำเนาลายเซ็นของผู้อยู่อาศัย (___ ลายเซ็นบน ___ แผ่น)
ลายเซ็นชื่อเต็ม
วันที่
ระบุจำนวนลายเซ็นและแผ่นงานเสมอในหน้าแรก
วิธีการส่งจดหมาย
พิมพ์จดหมายออกเป็นสองชุด แนบสำเนาลายเซ็นกับหนึ่งในนั้น สำเนาทั้งสองฉบับได้รับการลงนามโดยลายเซ็นสด ในกรณีส่วนใหญ่ บุคคลใดก็ตามสามารถนำจดหมายไปยังผู้มีอำนาจ ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ลงนาม จากทางการของมอสโก มีเพียงสำนักงานอัยการสูงสุดและแผนกต้อนรับของประธานาธิบดีเท่านั้นที่ต้องมีตัวตนของผู้ยื่นคำร้องเมื่อยื่นคำร้อง
คุณให้สำเนาพร้อมสำเนาแก่หน่วยงานที่เหมาะสม ในสำเนาที่ไม่มีสำเนา คุณจะประทับตราในการยอมรับ วันที่และลายเซ็น ตราประทับจะวางอยู่บนหน้าแรกของจดหมายของคุณ นั่นคือเหตุผลที่จำเป็นต้องระบุจำนวนแผ่นงานและลายเซ็นในหน้าแรก - นั่นคือในหน้าที่จะวางตราประทับ หากยังไม่เสร็จสิ้นลายเซ็นอาจ "สูญหาย" และแทนที่จะเป็น 1185 ลายเซ็นเช่น 26 จะยังคงอยู่ และหากมีตราประทับบนหน้าที่ระบุจำนวนลายเซ็นก็จะเป็น ยากที่จะ "เสีย" ลายเซ็น
ในบางกรณี เจ้าหน้าที่ต้องการดูลายเซ็นต้นฉบับจริงๆ คุณสามารถสาธิตได้ - แต่ห้ามแจกเด็ดขาด อย่าลืมไปที่ขั้นตอนการแสดงลายเซ็นในกลุ่มคนหลาย ๆ คนถ้าเป็นไปได้ให้ถ่ายในวิดีโอและไม่ให้รายชื่อลายเซ็นแก่เจ้าหน้าที่ มีหลายกรณีที่เจ้าหน้าที่ไปฉวยเอกสารจากนักเคลื่อนไหว นอนทับเอกสารบนโต๊ะ วิ่งหนีไปพร้อมกับเอกสาร (เจ้าหน้าที่คนหนึ่งคว้าเอกสารและขังตัวเองไว้ในห้องน้ำกับพวกเขา)
