У дома › Мода и красота › Правилно изписване на примерна буква. Как се пише официално писмо с искане - образец

Правилно изписване на примерна буква. Как се пише официално писмо с искане - образец

Как да напиша бизнес писмо, което да не се изгуби в "информационния боклук" и да бъде прочетено? Правила, препоръки, примери

Думата е достъпен бизнес инструмент. В света на бизнеса е невъзможно да се намери човек, който да не използва думата в работата си.

Съвременният бизнес постепенно се превръща в кореспондентски. С помощта на писма - електронни или традиционни - има комуникация с клиенти, бизнес партньори, работодатели. Писмото позиционира автора или като професионалист, или като човек, с когото не си струва да продължавате връзка.

Един професионалист трябва да може да пише

ясно
ефективно
сериозно
интересно

И никога не е късно да се научиш. Започваме с основите: разбираме разликата между бизнес и обикновено писане.

Как едно бизнес писмо се различава от обикновеното? Спецификата на бизнес писмото

Писмото е кратък текст от една или две страници, чиято цел е да предаде информация на адресата за нещо.

Характерът на информацията и връзката между подателя и получателя на писмото разделят кореспонденцията на

бизнес (официален)
личен (неофициален)

Бизнес писмото се характеризира с:

лаконичност
точност
разсъждения и логика
информативен
оценъчна и емоционална неутралност
стандартизация:
се използват официални формуляри
използват се стабилни обороти на речта, специални канцеларски термини и конструкции
брой теми - 1-2
насочване
ясно дефинирана подчиненост (при необходимост)

Какви са видовете бизнес писма?

Видът на бизнес писмото определя

1. Целта на написването му

Търговски цели

Искате да сключите сделка и да предложите конкретните й условия - напишете писмо с оферта (оферта) за адресата

Ако не сте решили приемливите за вас условия на сделката, изпратете писмо с искане
Искате ли да информирате адресата си за нарушение на задълженията по договора от негова страна? Съставете писмо за оплакване

Некомерсиални цели

Благодарете в благодарствено писмо
Потвърдете задълженията си с гаранционно писмо, а съгласието си с писмо за потвърждение
Пишете информационни писма, ако смятате, че вашата информация ще представлява интерес за адресата
Напомняйте за важни споразумения, задължения, неустойки с напомнителни писма
Поздравете в поздравителните писма, попитайте в писмата с молби, съболезнувайте в съболезнователните писма
Ако трябва да изпратите важни документи или ценности, не забравяйте да напишете мотивационно писмо за вашата пратка

2. Получател

Ако адресирате писмо до няколко получатели наведнъж, тогава съставяте циркулярно писмо

Вашето писмо може да засяга няколко теми едновременно, което автоматично го прави многостранно

4. Структура

Регулираните писма включват съставяне на текстовата част на писмото според определен модел, докато нерегулираните писма имат свободна форма на представяне

5. Форма на заминаване

в плик
електронен
по факс

Структурата на бизнес писмо: въведение, основна част, заключение

Структурата на стандартното бизнес писмо изисква по-внимателно разглеждане.

Добре оформеното писмо трябва да следва следния модел:

Нека разгледаме по-отблизо някои точки от схемата:

1. Заглавие

По правило това е резюме на темата на писмото.

Важно: Съставете правилно заглавието, ако искате получателят да прочете вашето писмо.

Липсата на заглавия в бизнес кореспонденцията е характерна за начинаещи, които нямат основни умения за бизнес кореспонденция.

2. Боравене

има традиционната форма "скъпи"
с главни букви в средата на реда

Важно: Използването на съкращения в обращение е забранено!

3. Преамбюл

запознава получателя с основната идея на писмото
подготвя адресата за правилното възприемане на последващата информация, съдържаща се в писмото

4. Основната част на текста обосновава ключовата идея, изложена в преамбюла

Тази част от писмото

ясно посочвате същността на предложението/жалбата
дават аргументи: факти, цифри, друга конкретика по темата на писмото. експертно мнение, собствен положителен/отрицателен опит

За удобство на обосновката може да се използва следната схема:

Важно: Последният параграф трябва да съдържа фраза, която указва конкретна стъпка или очакван резултат и насърчава адресата да предприеме действие.

5. В заключение:

6. В прозореца "Подпис" трябва да се посочи информация за адресата:

длъжност

Как да не направите грешка при избора на стил на писане?

В бизнес кореспонденцията постоянно трябва да правите избор по отношение на стила на писане и тона на комуникация с адресата. Колко сухо, официално, официално или, напротив, живо, топло, човечно трябва да бъде вашето послание?

Личният стил в деловата кореспонденция подчертава индивидуалните качества на лицето, което е написало писмото.
Когато се използва официален стил, се излагат факти и въз основа на тях се правят подходящи заключения.
Личният стил включва комуникация между автора на писмото и адресата на равни начала.
Официалният стил демонстрира ясна субординация и сила, с която читателят на писмото трябва да се съобразява.

За да изберете правилния стил на комуникация в бизнес писмо, помислете за:

в какви тегловни категории сте вие и вашият адресат
искате да преговаряте по добър начин или да окажете натиск от позиция на сила

Как да се придържате към избрания стил?

Личен стил

Наличие на лични местоимения: аз, ние, ти
Например: Извинявам ви се и искрено се надявам подобни грешки да не се случват отново.
Преки призиви и искания
Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор.
Използване на емоционални оценъчни изрази: звездна младост, оглушителен провал

официален стил

Замяна на личните местоимения с абстрактни съществителни
Например: Администрацията на киното искрено се извинява за промяната в графика на вечерните прожекции
Замяна на лични жалби и молби с изявления
Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
Използване на конвенционален клерикализъм: Довеждам ви до знанието, поради факта, че

Официалният стил категорично не е подходящ, ако пишете благодарствено писмо или съболезнователно писмо, тоест тези бизнес писма, в които трябва да изразите чувства. В ситуация, в която пишете писмо с молба или писмо с оферта, също е по-добре да се придържате към личен стил.

Какво представлява исковата молба и как се пише? С какво се различава от другите видове писма?

Важно: Когато съставяте писмо, фокусирайте вниманието на адресата какви точно действия очаквате от него. Посочете и конкретната времева рамка за изпълнение на поставените от вас задачи.

Шаблонът на писмо за жалба ще ви помогне да го напишете правилно:

Какво е писмо с отговор и как се пише?

Има два вида съвети:

писмо за отказ
писмо с положителен отговор

Съставянето на двата вида писма има две общи правила (при условие че инициативното писмо е написано правилно):
1. Лексиката и говорните модели на инициативното писмо се запазват в писмото-отговор
2. Текстът на писмото за отговор не трябва да съдържа информация за

дата на написване на писмото за започване на работа
неговия регистрационен номер

Пример за приятелско и правилно писмо за отказ е показано по-долу:

Отказването обаче не винаги трябва да е нежно. Има ситуации, когато е необходим твърд и строг стил на общуване. По-долу е даден шаблон на писмо за отказ за всички случаи, от твърди до меки:

Информационно писмо: разликата му от писма за отговор и писма за оплакване

Информационното писмо е многофункционално:

информира (например за промени в цените в ценови листи)
уведомява (за преизбирането на членове на съвета на директорите)
уведомява (за изпращането на стоки)
заявява (намерения)
потвърждава (получаване на стоки)
напомня (за изпълнението на задълженията, поети по договора)
рекламира и информира (за фирмата като цяло, за стоки/услуги в частност)

Може би най-належащият проблем днес е въпросът как да напишете рекламно и информационно писмо.

1. Липса на структура
2. Наличието на жаргон или неформална лексика в текста на писмото
3. Небрежен дизайн
4. Изобилие от правописни, синтактични, стилистични грешки
5. Липса на достоверни факти, обективна информация в писмото
6. Нарушаване на елементарни правила за учтивост (особено в писма с оплаквания)
7. Използване на тромави и неразбираеми изречения в текста
8. Липса на логика в поднасянето на материала
9. Липса на преписи на съкращения
10. Общо замъгляване на текста при безцелното му компилиране

Какво още трябва да знаете за бизнес писмата?

1. За съвременната бизнес кореспонденция се използва методът на блоковата структура на текстовата композиция.
Този метод спестява време и поддържа цялостния стил на цялата бизнес документация. Характерна особеност на метода е отворената пунктуация или липсата на точки / запетаи (например при съставяне на списъци)

2. За заглавието на писмото може да се използва безсерифен шрифт (например Arial). Такъв шрифт подсъзнателно се възприема като стабилен и солиден.

3. Основният текст трябва да използва серифни шрифтове (Times News Roman). Серифите улесняват очите ви да преминават от буква към буква, което прави четенето по-бързо

Важно: Има букви, които винаги се пишат на ръка!
Това са поздравителни писма, съболезнователни писма, благодарствени писма

Голямо количество полезна информация относно изготвянето на текстове за бизнес писма можете да намерите във видеото от Саша Карепина.

Видео: Как да пишем мотивационни писма и автобиографии

Видео: "Учене от разказвачи." Тайните на продажбата на текстове

Постоянната кореспонденция и имейлите са станали ежедневни средства за комуникация с приятели днес, но писането на писмо е по-традиционен, ефективен начин да усмихнете лицето на приятеля си. Ако пишете имейл по старомодния начин, форматът остава същият: писмо до приятел трябва да включва поздрав, въпроси към приятел, новини от живота ви и подходящ край.

стъпки

Начало на писмо

Главна част

Започнете с хубави неща.Първата част на приятелското писмо обикновено е топла и весела. Това може да зададе тона за целия имейл, като уведоми получателя какво следва и направи имейла да звучи по-сериозно или делово. Напишете поздрав в няколко реда, разкажете виц или напишете за времето.

"Как сте?" или "Как си?" - най-често срещаните начини за започване на писмо. Задайте въпрос, така че писмото да изглежда като част от дълъг разговор. Ако искате да получите отговор на писмото, попълнете го с въпроси.
Можете да използвате първия абзац на писмото, за да попитате получателя по-подробно за живота му. Например: „Надявам се, че малката Юленка обича детската градина. Не мога да повярвам, че е пораснала толкова много!"
Началото на писмото често се отнася до времето от годината. Помислете как да започнете малък разговор, който да прерасне в дълбок разговор. Например: „Дано есента не помрачи настроението ви. Дърветата в района са станали толкова красиви. Все още мисля, че зимата ще бъде студена.

Споделяйте новини и подробности от живота си.Сега е време за тялото на писмото и целта на написването му. Защо започна тази кореспонденция? Искате ли да се свържете отново със стар приятел, да изразите колко много ви липсва или да му благодарите за помощта? Бъдете честни, открити и се опитайте ясно да предадете мислите си на хартия.
- Пишете какво се случва в живота ви. Въпреки естеството на писмото, вашето писмо ще бъде оценено, но историите за живота ви ще сближат вашия адресат и вас. Така писмото ще бъде по-ефективно и открито. Разкажете ни какво се случи, какви емоции изпитахте и какви планове имате за бъдещето.
- Не описвайте живота си твърде подробно, в противен случай целта на приятелското писмо ще бъде загубена. Избягвайте празничния шаблон за вестник - вашият приятел веднага ще започне да чете писмото от края, ако изброите всичките си заслуги. Няма нужда да се гмуркате в собствените си проблеми, но бъдете реалисти, когато говорите за себе си.
Изберете теми, които са пряко свързани с вашия приятел.Какво правеше вашият приятел последния път, когато го срещнахте? Може би е скъсал със сродната си душа? Може би му е било трудно във футболния отбор? Включете се, като се позовавате на познати теми и задавайте въпроси, за да покажете интереса си към бизнеса на приятел.
- Можете да обсъждате теми, които интересуват и двама ви. Изложете възгледите си за изкуството, политиката, последните събития или други области от живота, които бихте искали да обсъдите с приятел.
- Можете да предложите да гледате филми или да четете книги, които смятате, че вашият приятел може да хареса. Обмяната на ценна информация винаги е добре дошла в писмата.

Попълване на писмо

Затворете дискусията.Напишете последен абзац, предавайки най-добри пожелания на приятел или любим човек. Последният параграф обикновено е по-лек от гледна точка на емоционалното натоварване, но трябва да съответства на общата атмосфера на писмото. Завършете писмото с положителна нотка, за да вдъхнете настроението на приятеля си.
- Повторете отново целта на писмото. Например, ако сте поканили приятел на парти, напишете следното: „Надявам се да дойдете!“ Ако просто искате да пожелаете добро прекарване на приятел, напишете нещо като: "Честита Нова година!"
- Вдъхновете приятел да ви отговори. Ако искате да получите отговор, напишете: „Надявам се на бърз отговор“ или: „Моля, напишете отговор!“
Напишете край.Тя трябва да предава настроението на вашето писмо, в зависимост от неговия тон: официален или неофициален. Подобно на поздрава, краят се определя от естеството на връзката ви с адресата. Допълнете писмото с вашето име.
- Ако искате официално да завършите писмото, напишете: „Искрено“, „С уважение“ или „С най-добри пожелания“.
- Ако писмото е написано в неформален тон, използвайте фрази като „Вашите...“, „Погрижете се за себе си“ или „Чао“.
- Ако писмото е лично, напишете "Любов", "Много те обичам" или "Липсваш ми".
Помислете за послепис. Postscriptum (латински post scriptum (P.S.) - „след написано“), като правило, се използва в края на приятелско писмо като метод за допълнителна информация, която не си струва да отделяте отделен параграф към него в основната част. Можете също така да добавите интересна шега или просто да пропуснете послеписа. Във всеки случай се уверете, че послеписът съответства на тона на писмото и създава у получателя усещането, че искате да го видите.

"Най-трудното за човек е дадено това, което не му е дадено."
М. Жванецки

Вероятно всеки поне веднъж в живота си трябваше да се сблъска с факта, че имаше спешна нужда да напише бизнес писмо до ръководителя на търговско дружество, партньор, служител или в най-лошия случай до жилищния офис. Но ако смятате себе си за бизнесмен, дори начинаещ, или ще отворите собствен бизнес, дори в далечното бъдеще, трябва да се научите как да пишете бизнес писма компетентно.

И така, каква е разликата между обикновено писмо и бизнес писмо?

На първо място, липсата на емоционални компоненти и преобладаването на логиката и прагматиченрационално изложение на вашето искане или предложение. Бизнесмен, собственик на компания или ръководител на голямо и дори не много голямо предприятие, за разлика от просто „потребител“, едва ли ще се интересува от вашето емоционално и вдъхновяващо писмо до него с молба относно сътрудничеството,оказване на помощ или установяване на други приятелски отношения.

На първо място, трябва да разберете, че писането на бизнес писмо е начинът, по който го пишете точно! Мнозина сега ще си кажат какво е „игра на думи“, ясно е, че бизнес писмото се различава от останалите по ясно разбиране: „До кого“, „Защо“ и „Защо“. Прочетох много писма и предложения и, за съжаление, в някои писма смисълът постоянно се изплъзваше и в края на писмото изобщо не беше ясно какво иска да попита или предложи авторът.

Ето защо, така че смисълът и идеята на писмото да не се „разпространят през дървото“, трябва да отговорите сами на следните въпроси:

До кого пишете писмо, сбъркахте ли адресата?
Защо пишете писмо, какво искате да предложите или попитате? Вашите аргументи ясни ли са, стил на изложение и дали са убедителниВашите аргументи за Адресата? И каква полза ще получи от сътрудничествос теб?
Защо правиш това? Какъв резултат искате да получите? С какви по-нататъшни действия възнамерявате да "провокирате" Адресата?

За бизнес писма е разработен съответният GOST R 6.30-2003, който описва основните изисквания за съдържанието и изпълнението на документите. По-подробно можете да се запознаете с този GOST, като го закупите в магазин за бизнес книги и го използвате по-късно в документацията си.

Но бих искал да обърна специално внимание на някои важни точки:

Заглавието на бизнес писмото трябва да съдържа призив към адресата. Издава се малко под регистрационния номер: в горния десен ъгъл са посочени длъжността и пълното име. Адресат. По-долу можете да посочите темата на писмото. Още по-ниско, в центъра, е изготвена жалба. В жалбата уважението трябва да бъде изразено с общоприети думи: „Уважаеми“, „Г-н“, „Госпожо“ (не се допускат съкращения). Капачката обикновено е подчертана с удебелен шрифт.

Например:

Реф. № 01 от 20.04.2012г

на вх. № 01 - РиК от 01.01.1930г

Директор

LLC "Рога и копита"

Бендер О.И.

„Относно партида дефектни клаксони,

връчено на 01.01.1930 г."

Уважаеми Остап Ибрахимович,

Въведение. Във въведението е необходимо накратко да се дефинира същността на писмото. Можете да започнете традиционно: „Предлагам на вашето внимание ...“, „Питам ви ...“, „В момента ...“ и т.н. - ако писмото е написано от първо лице.

Ако обжалването идва от юридическо лице, тогава разказът идва от трето лице (Например „Нашето предприятие предлага ...“).

Освен това, както в увода, така и в следващия текст на писмото, местоимението ти и всичките му форми (вие, вие, вашият) трябва да се пишат с главна буква.

В заключение на писмото се обобщават резултатите от написаното, често се пише молба или предложение. Например: "Предвид горното, питам ви ...".
Основният текст на бизнес писмо традиционно завършва с фразата: „С уважение, ...“ - ако е предвиден неутрален адрес. Ако се познавате лично с адресата, тогава можете да завършите писмото с фразата - "Искрено Ваш, ...".

Например:

Искрено Ваш,

Подземен милионер (подпис) A.I. Корейко

Длъжност, пълно име (името и бащиното име се отпечатват, а след това фамилията), подписът се поставя собственоръчно.

Бизнес писмото завършва с информация за подателя, която трябва да съдържа трите му имена. (за предпочитане изцяло) позиция, и телефон за връзка. Това е необходимо, ако е необходимо да се свържете с Адресата или негов представител за допълнителна информация. Можете също така да посочите отговорното лице (трите имена), както и неговия телефон за връзка. Между другото, не забравяйте да посочите регионалния код заедно с телефонния номер. Не принуждавайте Получателя да прекарва време в търсене на тази информация.

Искам да обърна внимание и на някои моменти, свързани с представянето на самото писмо. По едно време използвах различни опции за представяне на писмото, до преди употребаНЛП, но всичко това беше от малка практическа полза, тъй като самият стил на бизнес писане е много консервативен и писмата, които не съвпадаттози стил, те просто не надхвърлиха „митническия контрол“, представляван от секретаря на компанията. Затова отказах от експериментии започна да пише, както се изисква от бизнес стила.

Не забравяйте, че вашето писмо трябва да съдържа три основни раздела, това са въведение, мотиви и заключение. Много автори на писмото веднага се заемат с работата, без да въвеждат събеседника в хода на този въпрос. Разбира се, ако писмото е достатъчно дълго, бизнесменът може или не може да прочете увода, но ще премине направо към въпроса. Но може и да се върне в началото на писмото, ако тази „същност“ го интересува. В заключение трябва да напишете какво искате да получите. В писмото не трябва да има двойни тълкувания, само една ясна мисъл през цялото ви писмо. За да направите това, би било хубаво да си припомним Аристотел, който 300 години преди нашата ера разглежда логиката на предложенията и формулира логически закони въз основа на нея:

Законът за тъждеството - понятието трябва да се използва в същото значение в хода на разсъждението;
Законът на противоречието – „не си противоречи”;
Законът за изключената среда - "А" или "не-А" е верен, трето няма.

Според правилата за писане основната част на бизнес писмото трябва логично да разкрива съдържанието на искането или предложението, което го прави разбираемо за адресата. Всички предишни параграфи трябва логично да преливат в следващия. Предоставете конкретни факти и цифри, ако е необходимо. И не забравяйте, че "краткостта е сестрата на таланта". Не забравяйте, че твърде дългият текст може да "измори" Получателя, той може да отложи вашето писмо и да не разбере какъв е смисълът на вашето уникално предложение.

И едва след като смятате, че писмото ви е най-накрая написано, не забравяйте да го проверите за правопис и пунктуациягрешки. Проверете отново логическата му последователност и четивността на целия текст (най-добре е да го прочетете на глас).

Ако по невнимание или в бързината допуснете правописни грешки, това ще бъде смущение. Как може човек да "прави бизнес" с компания, която разпространява съобщения за грешка? Бъди внимателен!

В заключение бих искал да кажа, че вашето писмо също ще бъде посрещнато първо с „дрехи“, трябва да обърнете специално внимание на качеството на хартията, на която е отпечатано писмото, на дизайна, дали писмото ще загуби своята форма по време на транспортиране, независимо дали искат да го вземат в ръка. Ако всичко е наред в това отношение, тогава спретнато, логически последователно, разкриващо същността, добре написано бизнес писмо ще склони Адресата до положителенрешение във ваша полза. Пиша писма!

Бизнес писмое инструмент за бизнес кореспонденция, който играе важна роля при прекратяване или поддържане на взаимноизгодни и приятелски отношения с партньори, доставчици, клиенти, служители. Добре написано бизнес писмо ви позволява да създадете положителен имидж на организацията. Нашият уебсайт съдържа примери за писане и форматиране на различни видове бизнес писма.

образци на бизнес писма

Благодарствено писмо

Благодарственото писмо е бизнес писмо, което съдържа думи на благодарност по някаква причина: за професионална работа, качествени услуги и др. Писмо с благодарност може да бъде адресирано до организацията като цяло или до конкретно лице. То може да бъде отговор на инициативно писмо: поздравително писмо, покана или инициативно писмо, написано по собствена инициатива на съставителя. Как да напиша благодарствено писмо Благодарствено писмо

Благодарствено писмо до учителя

Благодарствено писмо до учителя е бизнес писмо, което изразява благодарност към учителя в детската градина за усърдната му работа по отглеждането на деца от името на директора на предучилищната институция или родителите на децата. Как да напиша благодарствено писмо до учител Благодарствено писмо до учител в детска градина има същата форма като обикновено бизнес писмо и се състои от следните структурни елементи: Заглавие на документа. Съдържа длъжността, фамилията и инициалите на възпитателя в ...

Благодарствено писмо до лекаря

Благодарствено писмо до лекар е бизнес писмо, което изразява благодарност към лекаря за оказаната помощ при възстановяването. Благодарствено писмо се пише от името на пациента или близките на пациента. Как да напиша благодарствено писмо до лекар Благодарственото писмо до лекар има същата форма като бизнес писмо: Главата на писмото е пълното име на лекаря или главния лекар на здравната институция в дателен падеж (написано според нуждите). Обжалване - името на лекаря, към когото е изразено ...

Благодарствено писмо за сътрудничество

Благодарствено писмо за сътрудничество е бизнес писмо, което изразява благодарност от името на ръководителя на организацията към неговия партньор за висококачествената и навременна доставка на стоки, извършена работа, предоставени услуги. Как да напишем благодарствено писмо за сътрудничество Благодарственото писмо за сътрудничество има същите подробности като бизнес писмото: Заглавка на писмото. Изписани са длъжността, фамилията и инициалите на служителя на организацията, към когото са адресирани думи на благодарност за ...

Благодарствено писмо от организацията

Благодарствено писмо от организация е делово писмо, което изразява благодарност за успешните преговори, среща и отделено време, гостоприемство по време на командировка и др. Как да напишем благодарствено писмо до организация Благодарствено писмо от компания има подробности за бизнес писмо: Заглавка на документа - пълно име на длъжностно лице от организацията, на което се изразява благодарност. Обжалване - пълно име на служителя на организацията, към който са адресирани думите на благодарност ....

Благодарствено писмо до родителите

Благодарствено писмо до родителите е бизнес писмо, което изразява благодарност към родителите на възпитаници на училище или детска градина за доброто възпитание на техните деца, активно участие в живота на група, клас и образователна институция, подпомагане на училище, детска градина и т.н. Писмо за благодарност се съставя от името на директора, класния ръководител, възпитателя или главния учител. Как да напиша благодарствено писмо до родителите. Благодарственото писмо до родителите на завършилите се състои от следната структурна ...

Благодарствено писмо до служител

Благодарствено писмо до служител е бизнес писмо, което изразява благодарност към служителя за неговата работа, принос за развитието на компанията, добросъвестно отношение към работата и др. Писмо с благодарност се съставя от името на ръководителя на организацията в чест на някакво значимо събитие: годишнина, професионален празник и др. Как да напишем благодарствено писмо до служител Благодарственото писмо до служител има същата форма и структура като обикновеното бизнес писмо: Заглавка на документа. В...

Благодарствено писмо до ученик

Благодарственото писмо до ученик или студент е делово писмо, което изразява благодарност към ученика за академичен успех, за активна обществена дейност, участие в спортния живот и др. Изготвя се благодарствено писмо от името на директора на училището, ректора на университета. Как да напиша благодарствено писмо до ученик, ученик Благодарността към ученик, студент се пише под всякаква форма. Текстът на благодарственото писмо съдържа думи на благодарност към ученика, ученика. По-долу под текста на писмото...

Благодарствено писмо до учителя

Благодарствено писмо до учител е бизнес писмо, което изразява благодарност към учителя, класния ръководител за работата по отглеждане и възпитание на деца от името на директора на образователна институция или родителите на ученици. Как да напиша благодарствено писмо до учител Благодарственото писмо до учител има подробности за бизнес писмо: Заглавието на документа - посочва името на учителя, на когото се изпращат думите на благодарност. Незадължителен структурен елемент на благодарствено писмо...

Видове бизнес писма

Гаранция

Гаранционното писмо е нетърговско бизнес писмо, което съдържа потвърждение (гаранция) за изпълнението на някои действия или спазването на определени условия: условията и факта на плащане за получените продукти, извършената работа или предоставените услуги, осигуряване на качеството, и т.н. С други думи, гаранционното писмо е начин да се гарантира изпълнението на задължение от страна по сделката. В отговор на рекламационно писмо може да бъде съставено гаранционно писмо. Как да напиша гаранционно писмо Форма на гаранция ...

Гаранционно писмо за предоставяне на юридически адрес

Гаранционно писмо за предоставяне на юридически адрес е бизнес писмо, което съдържа потвърждение на факта на сключване на договор за наем със съществуваща компания или намерението на собственика на нежилищни помещения да го наеме след държавна регистрация на ново юридическо лице. С други думи, гарантира правото за сключване на договор за наем в бъдеще. Това писмо се предава на регистриращия орган и се съставя по искане на наемателя. Как да напиша гаранционно писмо за...

Гаранционно писмо за работа

Гаранционното писмо за работа е бизнес писмо, което съдържа гаранция за сключването на трудов договор между работодателя и служителя. Най-често е необходимо да го предоставите на FMS, когато служител се премести в друга държава. Как да напишем гаранционно писмо за работа Формулярът на гаранционно писмо за работа съдържа следните данни: номер и дата на документа; получателят на писмото - името на организацията и пълното име на длъжностното лице, до което е адресирано, или текстът: ...

Гаранционно писмо за плащане

Гаранционно писмо за плащане е бизнес писмо, което потвърждава условията и факта на плащане за получени продукти, предоставени услуги или извършена работа. Гаранционно писмо за плащане може да бъде отговор на рекламационно писмо. Как да напишем гаранционно писмо за плащане на дълг Формата на гаранционно писмо съдържа следните данни: номер и дата на документа; получателят на писмото - името на организацията и пълното име на длъжностното лице, до което е адресирано; Заглавие на документа -...

Изготвяне на бизнес писмо

Преди да напишете бизнес писмо, помислете какъв краен резултат искате да постигнете: увеличаване на продажбите, ускоряване на процеса на плащане, предлагане на сътрудничество, заявяване на претенции, поздравления, покани и др. В съответствие с това съставете бизнес писмо, като се опитате да подчертаете максимално целта си.

Форматиране на бизнес писмо

Регистрацията на бизнес писмо се извършва на бланката на компанията, която трябва да посочва името на организацията, адрес на местоположение, номера за контакт, евентуално електронна поща, уебсайт, лого.

Бизнес писмото трябва да бъде отпечатано с полета: лявото поле трябва да бъде най-малко 3 cm (за подаване на документи), отдясно - най-малко 1,5 cm.

Заглавието на бизнес писмото трябва да съдържа името на компанията получател, като посочва пълното име и длъжността на лицето получател (в горния десен ъгъл).

В горния ляв ъгъл под заглавието на бизнес писмо се посочват датата на писане и регистрационният номер (изходящ). Ако бизнес писмото е писмо с отговор, тогава е необходимо да се посочи на кой документ отговаря това писмо.

При необходимост след датата и номера на документа се посочва заглавието му.

Бизнес писмото трябва да съдържа призив към получателя на писмото.

В края на бизнес писмото трябва да присъства подписът на подателя (три имена, длъжност, подпис).

За официална бизнес кореспонденция обикновено се използва Times New Roman с размер на шрифта 12 пункта и единичен интервал.

Вероятно всеки поне веднъж се е сблъсквал с необходимостта да напише бизнес писмо. При съставянето му неволно стигаш до извода, че не е никак лесно. Има много правила и разпоредби за писане на бизнес писма, които трябва да знаете. Статията описва подробно процеса на изготвяне на документ, предоставя образци на бизнес писмо, обсъжда техните видове и дизайн.

форма

Готовите формуляри ще дадат солидност и ще покажат надеждността на компанията. Те съдържат важна информация за организацията, като например:

Име.
Адрес.
Телефони за връзка.
уебсайт.
Електронна поща.
Лого.
Други данни за контакт.

Няма строги правила за формулярите. Следователно всяка организация самостоятелно решава каква информация да постави в тях.

Как да пишем правилно бизнес писма? обучение

Бизнес писмата се пишат и изпълняват по определен начин, подчинявайки се на присъщите им правила и изисквания. В зависимост от целта, авторът обмисля съдържанието в детайли, за да получи резултата, който изчислява. Той трябва ясно да разбере каква информация вече знае адресатът по темата на писмото, от какво да продължи и какво ще бъде ново в него. Аргументите зависят от това каква цел преследва авторът. Процесът на изготвяне на бизнес писмо може да бъде разделен на следните етапи:

Проучването на въпроса.
Писане на чернова на писмо.
Неговото съгласие.
Подписване.
Регистрация.
Изпращане до адресата.

Структура на бизнес писма

Когато съставяте писмо, е необходимо да го наситете с информация, тоест да поставите цялата необходима информация там. Тя може да бъде проста или сложна. В обикновеното писмо съдържанието ясно и кратко показва информация, която обикновено не изисква отговор от адресата. Комплексът може да се състои от няколко раздела, параграфи и параграфи. Всеки параграф представя един аспект на информацията. Образците на този вид бизнес писмо обикновено се състоят от уводна, основна и последна част.

По-долу е даден пример за писане на бизнес писмо - неговата уводна част.

Основната част описва ситуации, събития, техния анализ и доказателства. Именно в тази част те убеждават, че е необходимо да се действа по един или друг начин, доказват как стоят нещата и информират за необходимостта от участие във всяко събитие, като цитират различни аргументи.

Заключението съдържа заключения, които се правят под формата на предложения, искания, напомняния, откази и др.

Пример за писане на бизнес писмо - последната му част - е представен по-долу. Това обобщава изискването, посочено в основната част.

Цялата предоставена информация трябва да бъде оптимално последователна и разбираема за възприемане.

Всеки имейл започва с централно подравнено съобщение. Тази малка част е изключително важна. Когато го избира, авторът трябва да вземе предвид:

Позицията на адресата.
Естеството на връзката.
Официалност.
Етикет.

Писмото трябва да завършва с учтива форма. Например: "... Изразявам надежда за по-нататъшно сътрудничество (благодаря за поканата) ...". Тези фрази са последвани от подписа на автора.

стил

Всички писма трябва да бъдат в официален бизнес стил, което означава използване на средствата на речта за официални бизнес отношения. Характеристиките на такъв език се формират при следните обстоятелства:

Основните участници в бизнес отношенията са юридически лица, от името на чиито ръководители и длъжностни лица се пишат писма.
Взаимоотношенията в организациите са строго регламентирани.
Предмет на комуникация е дейността на фирмата.
Документите с управленски характер по принцип имат определен адресат.
Често в хода на дейността на една организация се случват едни и същи ситуации.

В тази връзка информацията, съдържаща се в бизнес писмото, трябва да бъде:

Официален, безличен, подчертаващ дистанцията между участниците в общуването.
Адрес, предназначен за конкретен адресат.
Актуално към момента на писане.
Надежден и безпристрастен.
С мотив да подтикне получателя да предприеме някакво действие.
Завършен за вземане на решения.

Изисквания

Бизнес писмото трябва да отговаря на следните изисквания:

Речта е стандартизирана на всички нива – лексикално, морфологично и синтактично. Съдържа много завои, термини и формули.
Тонът на писане е неутрален, сдържан и строг, без използване на емоционални и експресивни езикови изрази.
Точността и яснотата на текста, без логически грешки, яснотата и обмислеността на формулировката.
Лаконичност и краткост – без използване на изрази, носещи допълнителен смисъл.
Използването на езикови формули, формирани в резултат на повтарящи се ситуации.
Използването на термини, тоест думи или фрази, които имат специални концепции.
Използването на съкращения, които могат да бъдат лексикални (т.е. сложни думи, образувани чрез премахване на букви от части от думи: LLC, GOST и т.н.) и графични (т.е. съкратени обозначения на думи: gr-n, zh-d и др. ).
Използването на конструкции в родителен и инструментален падеж.
Фрази с отглаголни съществителни („подкрепа“ вместо „подкрепа“).
Използване на прости общи изречения.

Горните примери за бизнес писмо по-долу са показани в пълната версия (с основната част). Информацията отговаря на всички изисквания на официалния бизнес стил.

Видове бизнес писма

Най-добре е да напишете бизнес писмо по всеки конкретен въпрос. Ако трябва да решите няколко проблема наведнъж, препоръчително е да съставите няколко различни варианта.

Бизнес писмата могат да бъдат в съдържанието си:

Придружаващ. Такива писма обикновено са необходими, за да се информира къде да се изпратят документите.
(Как да напиша бизнес писмо? Примерно мотивационно писмо ще помогне на тези, които трябва да напишат такъв вид документ.)

Гаранция. Те са написани, за да потвърдят всякакви обещания или условия. Може да се гарантира, например, плащане за работа, наем, срокове за доставка и др.
Благодаря ти. Те се използват все по-често през последните години. Такива писма показват добрия тон на партньорството. Те могат да бъдат издадени на обикновена бланка или на цветна хартия с красив печат.
(Как да напиша бизнес писмо? Извадка от благодарствен сорт се съставя в свободна форма, в зависимост от задачите, които решава. В този случай писмото изразява същността си в най-кратката форма. Такава проба, направена на цветна хартия с орнамент, може да виси на стената в стаята компании на почетно място.)

Информационен.
Поучително.
Поздравителен.
реклама.

Има и букви:

Предложения за сътрудничество. Доста често срещани напоследък, изпратени до организации, често са с промоционален характер, например като тази проба. Доста е трудно да пишете търговски писма, трябва да вземете предвид много нюанси, така че те да обърнат внимание на това и още повече да се заинтересуват. Но ако го направите по модела по-долу, има всички шансове за успех.

Покани. Те се изпращат, предлагайки участие в различни събития. Обикновено те са адресирани до лидера или длъжностното лице, но могат да бъдат адресирани и до целия екип.
Заявки.
Известия.
заявки и много други.

Как да напиша отговор на писмо. Пример

Отговорът трябва да започне с повторение на искането, изложено в първото писмо. След това се дават резултатите от разглеждането му и се изразява одобрение или причина за отказ. Писмото с бизнес отговор може да съдържа алтернативно решение на очакваната информация. Обикновено следва следните принципи:

Наличието на връзка към първото писмо и неговото съдържание.
Същият език означава.
Сравними обеми и аспекти на съдържанието.
Спазване на определена последователност.

Декор

В допълнение към използването на бланки за бизнес писма, трябва да вземете предвид и други тънкости в дизайна им. Това са подробности, правила за съкращения, изписване на адрес, заглавие, дължина на текста, ширина на полето и др.

Образците на бизнес писмо помагат да го съставите, като вземете предвид всички тънкости и нюанси. Те се използват както от начинаещи чиновници, така и от опитни работници. Благодарение на образците те се научават как да пишат правилно букви и спестяват много време.

Популярни в категория: