Početak pisma u poslovnoj korespondenciji. Nakon slanja pisma

Postoje li hitna pitanja za organizaciju koja treba riješiti? U ovom slučaju, pisanje pismene žalbe je neophodno. Međutim, nije sve tako jednostavno kao što se čini. Pisanje kompetentnog poslovnog pisma je čitava nauka. I ne škodi svima da nauče ili pamte osnovne vještine njegove kompilacije.

Za početak, hajde da odlučimo na koji način vam odgovara da napišete pismo ili zahtjev organizaciji. Najčešće se online poruke koriste putem internetskih resursa. Ako napišete pismo na ovaj način, onda ne možete bez:

• Računalo (laptop);
• Text editor;
• Email.

Ako koristite način ručnog pisanja, tada će vam također trebati štampač za štampanje.

Prvi korak u pisanju pisma je zaglavlje. Na vrhu stranice mora biti prisutno:

1. Naziv organizacije u koju se prijavljujete;
2. Ime direktora organizacije ili odgovornog lica;
3. Adresa ustanove;
4. Datum podnošenja prijave;
5. Grad u kojem je uložena žalba.

Poželjne stavke "kape" mogu uključivati ​​i koordinate preduzeća - faks, telefon, e-mail adresu, OKPO, PSRN, TIN/KPI. Zavisi od teme žalbe i same organizacije.

Onda se morate predstaviti. Zaposleni u instituciji moraju razumjeti od koga je pismo i imati povratnu informaciju od vas. Stoga je važno navesti ne samo puno ime, već i adresu e-pošte, mobilni telefon, kućnu adresu (za korespondenciju putem pošte). Ako zastupate interese kompanije, potrebno je da koristite memorandum sa njegovim koordinatama. Prilikom slanja e-pošte obavezno koristite blok "Subject" kako bi zaposleni mogli organizirati svoju dokumentaciju.

Pripremite tijelo samog dokumenta – naslov i sadržaj. Ovdje je važna stvar zbog koje se prijavljujete u organizaciju. Postoje takve vrste žalbi:

• promotivna pisma;
• pisma preporuke;
• Informativna pisma;
• propratna pisma;
• pisma zahvalnosti;
• čestitka;
• Uputna pisma;
• Pisma zahtjeva;
• Pisma zahtjeva;
• Pisma odgovora;
• Pisma obavještenja;
• Pozivna pisma.

Ovisno o vrsti adrese koju koristite, formulirajte ispravan sadržaj. Na primjer, ako pišete pozitivnu recenziju za organizaciju, trebali biste detaljno opisati razlog vaše žalbe, šta vam se točno svidjelo i tako dalje.

Preuzmite sa našeg portala:

Važan element pisanja pisma organizaciji je da bude jednostavno i jasno. Izrazite svoje misli na način da vaše pismo bude od interesa za zaposlene u kompaniji. Da biste to učinili, prema pravilima poslovnog bontona, koristite posebne "riječi-intriganti". Međutim, ne treba pretjerivati ​​s ovim, jer je riječ o dokumentu, a ne o ličnoj prepisci. Opišite situaciju sažeto, ali je učinite čitljivom. Ako je razgovor o usklađenosti sa zakonom, obavezno se pozivajte na zakone Ruske Federacije. Kada se opisuje konfliktna situacija, dobrodošao je prijedlog niza mjera za eskalaciju incidenta.

Kada kontaktirate državnu instituciju, vodite se zakonom Ruske Federacije "O postupku razmatranja žalbi građana". Ovdje su prava i obaveze pojedinaca u njihovim žalbama i rokovi razmatranja. Zakonom je propisan i postupak kolektivnih žalbi državnim institucijama ili jedinicama lokalne samouprave. Završna faza svakog poslovnog pisma je datum i potpis. Na prvi pogled nebitan, ali vrlo važan detalj. Poželjno je da se potpis stavi rukom na odštampan dokument. Ako zastupate interese kompanije, koristite njen grb ili faksimil pečat.

Kompetentno sastavljanje pisma pravoj organizaciji ključ je uspjeha vaše žalbe. Pažljivo proučite sve gore opisane tačke i slobodno prionite na posao. Ne zaboravite da pismo ne smije sadržavati pravopisne, interpunkcijske i stilske greške.

Što ako trebate hitno primiti važne dokumente, zatražiti ažurirane informacije ili potražiti pomoć od kompanije ili službenog lica? Sastavite pismo zamolnice prema svim pravilima poslovne korespondencije i dobijte pozitivan odgovor.

Iz članka ćete naučiti:

Po čemu se pismo poslovnog zahtjeva razlikuje od drugih vrsta pisama?

Poslovna korespondencija je najvažniji dio sistema dokumentarnih komunikacija. Pisma su njeni najmasovniji dokumenti. Postoji mnogo vrsta službene korespondencije. Sve je to oblik pisanog dijaloga koji doprinosi rješavanju najvažnijih pitanja djelovanja organizacija. Njegov žanrovski-tematski raspon odlikuje se velikom raznolikošću.

Zamolnica je jedna od najčešćih vrsta poslovne korespondencije. Potreba za pisanjem ovakvih apela može biti uzrokovana različitim razlozima, a nije ih moguće sve navesti. Međutim, postoji niz karakteristika koje omogućavaju da se ovo razlikuje pismo među opštim nizom servisne dokumentacije.

Zvanično pismo sa zahtjevom može biti taktičan zahtjev ili diplomatski zahtjev u vezi sa trenutnim pitanjem. Služi za postizanje specifičnog cilja autora i neophodno je da podstakne primaoca da preduzme radnje koje su neophodne sastavljaču zamolnice.

Naročito je mnogo situacija kada je potrebno napisati zahtjev u poslovima upravljanja. Razlog može biti ili jednostavna situacija koja ne zahtijeva pojačanu argumentaciju i detaljna objašnjenja, ili problem, bez objašnjenja suštine na koji je nemoguće dobiti pozitivan odgovor. U drugom slučaju, autor će morati ne samo da iznese svoj zahtjev, već ga i obrazloži, objasni primaocu zašto je potrebno postupiti na ovaj ili onaj način.

Šabloni i standardi koji postoje u kancelarijskom radu olakšavaju pisanje formalnog pisma zahtjeva. Svaka poslovna žalba mora biti u skladu sa pravilima poslovne korespondencije. Prepiska je, prije svega, lice kompanije pošiljaoca. Njegov dizajn zahtijeva pažnju na detalje i usklađenost s pravilima poslovnog bontona. Da biste napisali pismo zahtjeva u ime organizacije, trebat će vam memorandum sa svim potrebnim detaljima. Žalba je ovjerena potpisom ovlaštene službene osobe i pečatom društva.

Kako napisati službeni zahtjev?

Poslovno pismo zamolnice sastavlja se prema svim pravilima službene korespondencije. Da biste na kraju dobili pozitivan odgovor, prilikom pisanja žalbe treba se pridržavati određenog algoritma. Omogućit će strukturiranje sadržaja pisma, prenošenje glavnih misli primaocu, jasno i jasno iznijeti suštinu problema.

Odredite s kim tačno razgovarate?

Bolje je lično kontaktirati primaoca. Slijedeći općeprihvaćena pravila poslovnog bontona, koristite adresu po imenu i patronimu. Ovo će pomoći da se pokaže poštovanje. Osim toga, lični zahtjev nameće određenu odgovornost službeniku koji je primio pismo. Čak i u slučaju kada trebate napisati pismo zamolnice za grupu ljudi, bolje je personalizirati žalbu.

Zašto se obraćate ovom konkretnom primaocu?

Preporučuje se da unaprijed objasnite primaocu zašto ste ga kontaktirali. Možete mu dati kompliment i istaći njegove poslovne ili lične kvalitete, prošla dostignuća koja su bitna u kontekstu vaše žalbe. Takva tehnika će vas potaknuti da pažljivije razmotrite pismo sa zahtjevom i pronađete priliku da mu udovoljite. Važno je biti iskren i ne prelaziti granicu između komplimenta i laskanja.

Kako možete opravdati svoj zahtjev?

Unaprijed razmislite o argumentima i poređajte ih u tekstu pisma prema shemi jak - srednji - najjači. Zainteresujte primaoca, otkrijte mu potencijalne koristi povezane sa ispunjenjem vaše želje. Izrazite mu problem koji je relevantan i pokažite kako se on može riješiti u skladu sa vašim interesima. Opišite značaj problema i dajte do znanja primaocu da njegovo rješavanje može biti od koristi za oboje.

Koje informacije treba dati primaocu?

Opišite problem što je moguće sažetije i jasnije. Izbjegnite dvosmislenost i budite što konkretniji u vezi sa željenim rezultatom: navedite tačnu cijenu, datum, postotak, itd. Pismo zahtjeva zahtijeva od primaoca da donese odluku uprave. Da bi to učinio, potrebne su mu točne informacije: koliko, šta, kada i po kojoj cijeni. Ovi detalji moraju biti precizno formulirani, ne ostavljajući prostora za insinuacije. U suprotnom, inicijativa može preći na primaoca, zahtjev će biti formalno odobren, ali inicijator neće dobiti ono što je želio.

Koji se zaključci mogu izvući?

Nakon što je zahtjev napravljen, on se mora izmijeniti i ponoviti, usmjeravajući pažnju primatelja na potencijalne koristi. Istovremeno, moguća korist ne mora uvijek biti materijalna.

šabloni poslovnih pisama

Memorandum je papirni format sa unapred reprodukovanim detaljima koji sadrže trajne podatke o organizaciji - autoru dokumenta.

Upotreba obrazaca značajno ubrzava proces kreiranja dokumenta (zbog dostupnosti stalnih informacija), smanjuje troškove rada za sastavljanje, pojednostavljuje percepciju informacija i unapređuje kulturu menadžerskog rada. Obrazac daje informaciji službeni karakter.

Prilikom prijema dokumenta upućenog nekoj organizaciji, glavna pažnja se, naravno, poklanja suštini informacija sadržanih u njemu, međutim pažnja se neizbježno usmjerava na izgled dokumenta - kvalitet papira, upotrebu boja, dizajn logotipa, stil fonta, sastav memoranduma. Po ovim osobinama stiče se utisak dopisnika, stepen njegove solidnosti, prestiža. Neophodno je nastojati stvoriti nezaboravan memorandum koji može ostaviti povoljan utisak o organizaciji, odražavajući ne samo određene informacije o organizaciji, već i njen stil. Dokumenti na dobro oblikovanim obrascima sastavni su dio imidža organizacije, njene originalne vizit karte.

Zahtjevi za obrasce organizacionih i administrativnih dokumenata utvrđeni su sljedećim dokumentima: 1) GOST R. 6.30-2003. “Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju"; 2) Tipsko uputstvo za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti, odobreno naredbom Saveznog arhiva od 27. novembra 2000. godine broj 68.

Forma pisma, u zavisnosti od konstitutivnih dokumenata organizacije, može uključivati:

Državni grb Ruske Federacije ili grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije (samo za državna preduzeća);

Amblem organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak);

Organizacijski kod;

Naziv kompanije;

Referentni podaci o organizaciji;

datum dokumenta;

Registracijski broj dokumenta;

Mjesto sastavljanja ili objavljivanja dokumenta (ako je potrebno).

GOST R. 6.30-2003 predviđa lokaciju detalja obrasca u dvije verzije: uzdužni i ugaoni.

U prvom slučaju, svi detalji obrasca postavljeni su duž i poravnati su po širini ili u sredini.

Ugaonim rasporedom detalja zauzimaju površinu od 73 x 88 mm u lijevom kutu lista i poravnavaju se ili s lijevom marginom ili sa središtem dodijeljene površine.

Za izradu obrazaca koristi se papir formata A4 (210 x 297 mm) i A5 (210 x 148 mm). Upotreba određenog formata određena je obimom dokumenta koji se priprema. Manji format je namenjen dokumentima čiji tekst ima malu zapreminu (do sedam redova); Neracionalno je koristiti format A4 za takve dokumente.

Dozvoljena je izrada obrazaca na tipografski način, korišćenjem operativne štampe ili kompjuterske tehnologije direktno tokom izrade određenog dokumenta. Izuzetak su memorandumi organizacija sa likom državnog grba Ruske Federacije ili grbova subjekata Ruske Federacije. Štampanje formulara sa računara je veoma ekonomično za male organizacije, ali ne štiti od falsifikovanja. Štampani obrasci su u tom smislu pouzdaniji. Pored toga, da bi zaštitile obrasce od zloupotrebe, neke organizacije naručuju formulare za numerisanje od štampača i pažljivo vode evidenciju o njihovoj upotrebi. U istu svrhu državne i opštinske institucije koriste memorandume različitih boja za različite vrste dokumenata.

Na obrascima se izrađuje samo prva stranica dokumenta, za izradu sljedećih stranica koriste se standardni listovi papira. Ako se dokument šalje na više adresa, onda se svaka kopija dokumenta kreira na obrascu.

Primjer obrasca poslovnog pisma (uzdužni raspored detalja)

Svaki list dokumenta, izdat i na obrascu i bez njega, mora imati sljedeće margine (mm): lijevo - najmanje 20, desno - najmanje 10, gornje - najmanje 20, donje - najmanje 20.

U brojnim organizacijama, uputstva i pravila koja regulišu izvršenje dokumenata postavili su margine veće od zahtevanog standarda. Navedimo primjere slova na memorandumu organizacije (sl. 2-4).

Rice. 2

Rice. 3

Rice. četiri

Iz MBA knjige za 10 dana. Najvažniji program vodećih svjetskih poslovnih škola autor Silbiger Stephen

Jednominutni kurs poslovnog pisanja 1. Jasno iznesite stvar i započnite je što je prije moguće nakon uvodne fraze. Ne oduzimajte čitaocu vrijeme. Uvijek treba da imate jasan razlog zašto ovo uopće pišete.2. Neka bude lično, prijateljski i

Iz knjige Samostalni preduzetnik [Registracija, računovodstvo i izvještavanje, oporezivanje] autor Anishchenko Aleksandar Vladimirovič

Strogi obrasci prijavljivanja Prvo, preduzetnici, u skladu sa procedurom koju je utvrdila Vlada Ruske Federacije, mogu (ali nisu obavezni) da primaju gotovinu ili vrše plaćanja platnim karticama bez korišćenja CCP u slučaju pružanja usluga javnosti kada

Iz knjige Riješite svoj život smeća! autor Mellen Andrew

Iz poslovne kancelarije u kućnu kancelariju Što više ljudi radi od kuće, važnije je da prelazak iz poslovne kancelarije u kućnu kancelariju bude što bezbolniji. Uostalom, čak i kada radite kod kuće, želite da obavljate svoje dužnosti profesionalno.Ako ste ranije imali osoblje,

Iz knjige Računovodstvo autor Bortnik Nikolaj Nikolajevič

3.3. Strogi oblici izvještavanja: primjena i proizvodnja

Iz knjige Papirologija za sekretara autor Smirnova Elena Petrovna

Poglavlje 4. Obrasci dokumenata Obrazac dokumenta je standardni list na kome se reprodukuju trajni detalji i mesto za promenljive detalje.Instaliraju se dva standardna formata obrazaca dokumenata - A4 (210x297) i A5 (148x210mm). Obrasci dokumenata treba

Iz knjige Ekonomska teorija: Udžbenik autor Makhovikova Galina Afanasievna

autor

2. Pravila za pisanje poslovnog pisma

Iz knjige Poslovna korespondencija: Vodič za učenje autor Kirsanova Marija Vladimirovna

Struktura poslovnog pisma Važan zadatak u pisanju pisma je njegova zasićenost informacijama, odnosno uključivanje odgovarajuće količine informacija u njega. Pisma su jednosmjerna i višesmjerna. Često jedan aspekt može činiti sadržaj cjeline

Iz knjige Poslovna korespondencija: Vodič za učenje autor Kirsanova Marija Vladimirovna

Informativnost i uvjerljivost poslovnog pisma Tekst poslovnog pisma treba da bude kratak i da sadrži samo osnovne podatke. Dodatne informacije možete pronaći u prilogu. U isto vrijeme, pismo mora biti uvjerljivo, bez obzira kome je namijenjeno.

Iz knjige 500 savjeta za sekretaricu autor Engovatova Olga Anatolievna

1. Upoznavanje i upoznavanje u procesu poslovne komunikacije U životu se stalno javljaju situacije u kojima je potrebno upoznati jednu osobu sa drugom ili drugom. U poslovnoj komunikaciji, koja zahtijeva uspostavljanje kontakata - licem u lice, dopisivanje, telefonom - postoji potreba za

Iz knjige Poslovna psihologija: Upravljanje emocijama autor autor nepoznat

NEPRODUKTIVNOST POSLOVNE KOMUNIKACIJE Često u poslovnim kontaktima preduzetnici su nezadovoljni svojim postupcima koji ne dovode do željenih rezultata. Na primjer, klijent je “otpao” ili je pažljivo pripremljen ugovor ostao isti zbog neke sitnice.

Iz knjige Praksa upravljanja ljudskim resursima autor Armstrong Michael

ULOGA POSLOVNOG PARTNERA Kako bi osigurali uspjeh kompanije i učestvovali u upravljanju poslovanjem, zaposleni u ljudskim resursima dijele odgovornosti kao poslovni partneri sa svojim kolegama iz linijskog menadžmenta. Moraju imati sposobnost

Iz knjige Vremenska zamka. Klasični vodič za upravljanje vremenom autor Nickerson Pat

Povežite crvene zone sa vremenom poslovne komunikacije Možda ste primijetili u gornjoj jednostavnoj tabeli crvenih zona da je menadžer pokušao da svoja tri glavna zadatka odredi odgovarajuće vremenske termine. Ali i to ste vidjeli za njega

Iz knjige Poslovni plan 100%. Strategija i taktika efikasnog poslovanja autor Abrams Rhonda

Elektronski finansijski obrasci Da biste dodatno pojednostavili ovaj proces, možete kupiti Excel paket finansijskih obrazaca kao prilog ovoj knjizi. Ovakvi elektronski obrasci automatski vrše sve proračune, generišu šeme i dozvoljavaju

autor Vorotyntseva Tamara

Indikator poslovne slike #3: Lična adresa Poslovno pismo koje počinje ličnom adresom i pozdravom odražava individualni fokus pisma, pokazujući vašu pažnju i poštovanje prema ličnosti klijenta/poslovnog partnera.

Iz knjige Poslovna e-mail korespondencija. Pet pravila za uspjeh autor Vorotyntseva Tamara

Indikator poslovnog imidža br. 5. Pozitivan kraj pisma Završne fraze - posljednja stvar koja ostaje u polju pažnje primaoca prilikom čitanja vašeg pisma. Popravite u njima emocionalno pozitivnu atmosferu poslovne komunikacije. Stvorite dobro raspoloženje za primaoca,

Tada se u principu ne bi trebala postavljati pitanja o tome kako i na koji način možete kreirati i slati. Međutim, nisu svi spremni odmah pristupiti ovom zadatku kada su službena pisma u pitanju, posebno kada autor pisma očekuje da će na njega dobiti odgovor. Reći ću vam jednu malu tajnu poslovne korespondencije, što je pismo strožeg karaktera i stila, veće su šanse za odgovor od primaoca. U ovom vodiču dat ću vam nekoliko primjera e-poruka koji bi trebali pomoći korisnicima da razviju vlastiti stil i napišu najbolje moguće e-poruke u budućnosti.

Prvo morate odlučiti koji će karakter biti slovo koje kreiramo. Sve odlazne e-poruke dijelim na tri glavne vrste:

• Poslovni prijedlog
• poslovni zahtjev
• prijateljski tretman

Shodno tome, za sva tri tipa imam prazne šablone, kako u obliku jednostavnih tekstualnih datoteka, tako i u obliku šablona prilagođenih određenim programima za e-poštu. Pređimo na svaki od njih po redu.

Poslovni prijedlog

Pozdrav (dobar dan), [ime osobe kojoj se obraća]!

Preporučljivo je navesti ime u bilo kojem slovu kada komunicirate, jer lični apel postavlja osobu u prijateljsko raspoloženje. Međutim, ako nije bilo moguće saznati ime, dovoljan je šablon pozdrava.

Dozvolite da vam predstavim novu uslugu (novi proizvod) naše kompanije [naziv kompanije].

Dozvolite mi da predložim saradnju u oblasti [naziv oblasti delatnosti].

Zatim ukratko opišite prednosti vaše ponude u pogledu cijene ili nekih kvalitetnih karakteristika. Glavna stvar je ne pretjerati. Megabajti teksta, pa čak i dopunjeni svijetlim besmislenim slikama, samo plaše ljude. Ako je primalac pisma zainteresovan za vašu ponudu iz prvih redova, on će vas svakako kontaktirati za dodatne informacije.

Ako ste ozbiljni u namjeri da vas prave osobe kontaktiraju prvi put kada vas kontaktiraju, onda ima smisla razmišljati o pristupačnosti osim samo putem e-pošte. Neće biti suvišno kreirati naloge u servisima kao npr ICQ iSkype. Ponekad je puno lakše da vas osoba kontaktira običnim telefonom, ako ćete, naravno, promišljeno ostaviti broj takvih u potpisu.

Zašto morate da duplirate svoju e-mail adresu u potpisu, pitate se, ako je automatski prosleđuje mail server. Postoji pravilo prema kojem suvišne informacije u poslovnoj korespondenciji nikada nisu nepotrebne. Zamislimo situaciju kada vaše pismo primi osoba koja potencijalno nije zainteresirana za prijedlog, ili jednostavno nije kompetentna da na njega tačno odgovori. Primljenu poruku prosljeđuje drugom korisniku, ali se iz automatski dodanih podataka iz nekog razloga gube podaci o pravom pošiljaocu, što otežava kontakt s vama. Međutim, uvijek će biti dovoljno pogledati potpis da se utvrdi autor pisma i njegovi potrebni kontakti.

poslovni zahtjev

Zdravo, dobar dan)!

Ili, ako je ime primaoca poznato, onda (Dragi, [ime, patronim])!

Molimo da dostavite informacije o proizvodu (usluzi) [naziv proizvoda/usluge] sa opisom potpunih karakteristika i konkurentskih kvaliteta.

Na osnovu Federalnog zakona Ruske Federacije [broj i datum dokumenta], molim vas da date informacije [opišite podatke potrebne za dobijanje].

Također možete kontaktirati menadžment određene usluge na internetu, u slučaju kršenja vaših prava.

U vezi sa kršenjem stava [broj paragrafa u korisničkom ugovoru] korisničkog ugovora, odnosno: “[citirajte cijeli tekst imenovanog stavka]”, molim vas da provjerite i preduzmete odgovarajuće sankcije protiv krivca [odgovornog ( ako govorimo o zaposlenima u službi)] osoba [stranica (naziv stranice)]. Molimo prijavite rezultate provjere i pripisane sankcije na [moju vlastitu e-mail adresu].

prijateljski tretman

Pozdrav (dobar dan) (Bok), [ime osobe]!

Kada prvi put kontaktirate na prijateljski način, dobar pokazatelj će biti kompletnost vaše tekstualne poruke. Ispravno napisan, obiman tekst će ukazati na vaš veliki interes da kontaktirate pravu osobu i izazvati želju za odgovorom. Ne zaboravite započeti razgovor s nekoliko početnih pitanja.

Primjer e-pošte