Шаблон за бизнес писмо. Как се пишат и форматират бизнес писма

Имейлът винаги е бил и остава основният начин за комуникация в света на бизнеса. Добре написано писмо вече е половината от успеха. Но не всеки може да състави такива писма. Понякога, когато четете писмо с бизнес предложение, не става съвсем ясно какво точно искат да ви предложат, каква полза ще получите от това и защо изобщо сте прекарали времето си в четене и разбиране на това писмо.

Способността да пишете правилни, убедителни писма идва с практиката. И е добре, когато натрупаният опит се споделя, като по този начин се позволява на други хора да не стъпват на същото гребло. Джефри Джеймс, автор на Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, предлага своите проста системаписане на убедителни писма, което се състои от 6 стъпки.

Авторско право Shutterstock

1. Винаги бъдете наясно за какво ще пишете.

Основната цел на писмото е да накара получателя да вземе определено решение. Ето защо, преди да започнете да пишете писмо, запитайте се отново какво точно искате от получателя? Какво решение трябва да вземе, след като прочете писмото ви?

AT този случай, несигурността е вашият заклет враг. Колкото по-ясна е целта ви, толкова по-убедително ще бъде вашето писмо.

2. Започнете писмото си със заключението си

Вашето заключение е изложение на решението, което получателят трябва да вземе въз основа на съдържанието на вашето писмо.

В училище ни учеха винаги да започваме с въведение. В случай на съставяне на убедителни писма това твърдение е неправилно. В света на бизнеса всички са твърде заети, за да преценят вашите литературни способности. Следователно трябва незабавно да се заемете с бизнеса.

Например, искате да получите разрешение от началниците си да инсталирате фитнес зала в едно от помещенията на вашата компания.

Не правилно:

„Джим,
Както знаете, отсъствието на служители на този моменте основен проблем, който има доста силно финансово въздействие както върху нашата компания, така и върху други компании в нашата индустрия… бла бла бла… Така че трябва да обмислим отпускането на пари за създаване на фитнес зала в централата на нашата компания. »

Правилно:

„Джим,
Искам да одобрите инсталирането на фитнес зала в нашия офис."

3. Разделете аргументите си на няколко лесни за смилане абзаца

За да направите аргументите в подкрепа на вашата идея лесни за четене и разбиране, разделете ги на няколко параграфа.

Не правилно

„Според наскоро публикуван доклад от правителството на групата физическа дейностса изключително важни, въпреки че малко компании демонстрират своя ангажимент към подобни стимули за служителите. Много фирми идентифицират тези групи като подценени активи, но те нямат план да въведат такива групи в индустрията, въпреки че годността е тясно свързана с корпоративния и личния успех. Смятам, че ако не въведем такива физически групив нашата компания ще останем далеч зад конкуренцията.“

Правилно

„Фитнес зала в офиса ще позволи:
- намаляване на отсъствията от работа
- Увеличете общата производителност

4. Подкрепете всеки аргумент с доказателства

Ако напишете писмо, състоящо се от непрекъснати аргументи, то може да се възприеме като непрекъснато лично мнение и нищо повече. Всеки аргумент има нужда от доказателство. Иначе как да разберем, че наистина работи?

Не правилно

„Фитнесът в офиса ще бъде правилно решениезащото хората предпочитат да ходят на работа, отколкото да си стоят вкъщи. Това също ще помогне за намаляване на общата заболеваемост в офиса.“

Правилно

„Намаляване на броя на отсъствията. Според проучване, проведено от Националния здравен институт сред 1000 фирми, които имат фитнес зали в офисите си, отсъствията на служителите в тези компании са с 20% по-ниски, отколкото в тези компании, които нямат такова оборудване.

5. Повторете заключението си като призив за действие

В края на писмото отново повторете своето заключение, изложено в самото начало. Само сега като призив за конкретни действия. По този начин водите получателя до конкретно заключение, което той трябва да направи, след като прочете вашето писмо. Това обаждане трябва да е просто и конкретно.

Не правилно

„Ще ви бъдем много благодарни, ако подкрепите този проект.

Правилно

„Ако отговорите с „да“ на това писмо, незабавно ще започна процеса.

6. Посочете ползата в темата на имейла

Темата в имейл е почти най-много Главна част. Тъй като трябва да предвиди основната тема на писмото и да настрои получателя по желания от вас начин. И затова трябва да го попълните последен, след като сте написали всички аргументи и доказателства, подкрепящи основния ви извод.

В идеалния случай темата на писмото трябва да реши две важни задачи: трябва да заинтересува получателя толкова много, че той да отвори и прочете писмото; и трябва да съдържа заключението, което искате да предадете на получателя.

В повечето случаи По най-добрия начинда правите и двете наведнъж означава да пишете за ползите, които могат да бъдат получени в резултат на вземане на решението, което искате.

Не правилно

„Въздействие върху здравето на служителите на програмата за оборудване фитнес залив офиси"

Правилно

Как можем да намалим отсъствията на служителите?

Вашето мнение е интересно. Как бихте реагирали на двата варианта и какви правила спазвате, когато пишете подобни писма?

Отдавна не е тайна за никого, че речта е разделена на жаргон и литературно - правилно. Съвсем логично е, че правилна речтрябва да бъде не само устно, но и писмено. Всеки трябва да има култура на грамотно писане интелигентен човек. И още повече за тези, които активно общуват по бизнес чрез кореспонденция. Какви са буквите?

Какво е етикет

Преди да говорите за бизнес писмо, първо трябва да си спомните какво е етикет. то установен редповедение в обществото, набор от маниери и правила на така наречения добър вкус, които всеки интелигентен, добре възпитан човек, за да не бъдат заклеймени като некултурни. Тези исторически установени правила са неразделна част от живота на обществото.

Култура на писмената реч: обща характеристика

Разбира се, това се отнася не само за бизнес писането. Има много видове и начини на писмена комуникация. Всички те са различни, всеки има свои собствени характеристики, но има общи черти. Сред тях са следните:

• разчитане на нормализиран книжен език с допускане на некнижен речник;
• използването на сложни синтактични конструкции;
• фиксиран словоред в изречението;
• ясна структура на текста;
• висока грамотност.

етикет на бизнес писмото

Кога може да се наложи да напишем бизнес писмо? Разбира се, ако правим бизнес с организации и/или физически лица. Това, което пишем на нашите партньори, колеги, клиенти, как подреждаме писмото си, ще се превърне в лицето на нашата компания и ще ни представи или в благоприятна, или в не толкова добра светлина. Освен ако, разбира се, не сме компетентни в етикета при писане на бизнес писма. За да не загубите лицето си, трябва да научите мъдростта по-долу. Между другото, притежаването на такива знания също е полезно, защото най-малката грешка, малко несъответствие с правилата, може да превърне бизнес писмото в юридически некомпетентно.

Специфика на бизнес отношенията

Преди да говорите директно за буквите, трябва да разберете как те обикновено се различават бизнес отношениякакво ги характеризира, какви са техните особености. Основната характеристика на взаимоотношенията на работното място е липсата (пълна или почти пълна) в самите тези отношения на личен нюанс. Като правило на работа всеки от нас е изключително прибран, спокоен, учтив - едва ли някой ще танцува с тамбура например или ще прави други неща, които са съвсем логични в компанията на приятели, но доста нелепи за работна среда . Това се отнася, между другото, не само за действията, но и за емоциите - можете да си позволите да се смеете или да се усмихнете, или дори лека проява на гняв, но омировият смях, истерици, сълзи и други подобни изглеждат доста неподходящи (всички това се отнася изключително за емоциите на работното място). На работа обикновено носим маски, демонстрирайки умение, сдържаност и спокойствие.

Деловото общуване не може да бъде прекратено, когато искате. Бизнес партньор или клиент няма да разбере, ако е по средата важна срещавнезапно ставаме и напускаме публиката. Невъзможно е да игнорирате събеседника, невъзможно е да не отговаряте на обаждания или писма. Всички тези функции заедно помагат да се разбере по-добре как трябва да бъде речеви етикетбизнес писмо.

Общи изисквания

Първото нещо, което забелязваме, когато получим писмо, е хартията. Според изискванията на етикета на бизнес писмото, хартията за него винаги трябва да бъде кристално чиста и в никакъв случай набръчкана. Получателите на съобщението ще имат най-добро впечатлениеза организацията, ако писмото се окаже написано на бланка с логото на компанията. Първата страница не е номерирана, всички останали са обозначени с арабски цифри.

Има още един много важен моментв бизнес етикета. Бизнесът предполага висока грамотност и липса на правописни грешки. Ето защо, в случай че има пропуски в познанията по руската граматика, се препоръчва да не бързате да изпращате кореспонденция, а да я проверите отново за възможни недостатъци.

Също обща препоръкакакто за хартия, така и за електронна пощае желание да не се използват сложни конструкции в писмената реч - това е подходящо само в правни документи. Не трябва да се използват съкращения - само общоприети. Но обратно към нормалното бизнес етикетвключва разнообразие от печати и жаргон - професионален жаргон. Целият документ е издържан в официално делови стил.

Друг важен момент, който се чете от писмото: то трябва да бъде възможно най-учтиво и приятелско. Не може да се говори за никаква нетактичност, грубост. Освен това бизнес писмото изисква конкретика, ясно представяне на мислите.

Ако адресатът на писмото не говори руски, текстът на съобщението трябва да бъде написан на неговия език или на международен английски. Между другото, такъв документ трябва да бъде написан само от едната страна на листа, а втората - вътре без провалостава чист.

Когато подготвяте документи, трябва да сте сигурни, че няма трансфери. Самият текст трябва да бъде въведен на един и половина до два интервала, с поле от два сантиметра отляво.

Нюанси

Бизнес писмото има своя ясна, специална структура. В същото време няма единен стандарт за хартиени документи: различни компанииможе да има вариации. Те се придържат само към определен състав на частите на писмото: те със сигурност трябва да съдържат "шапка", поздрав, основна част и сбогом. Не забравяйте за личния подпис в края на писмото.

Между другото, така нареченото рамкиране на съобщението - началната и крайната фраза - се наричат ​​рамка на етикета. Тя е тази, която помага да се установи с адресата правилна връзка. В допълнение, правилата на етикета за бизнес писма и примерите за тяхното писане демонстрират използването на различни речеви клишета в съобщенията (те ще бъдат обсъдени по-късно).

Важен нюансдизайнът на бизнес писмо остава правилно използван призив. Преди революцията в нашата страна се използваше призивът „господине“ или „госпожо“: смяташе се за универсален, така че те наричаха всеки. Сега няма такава универсална привлекателност, въпреки че думата "господар" или "госпожа" често се среща в бизнес писма - която преди това е загубила своята популярност, тя постепенно се връща в ежедневието. Можете да се свържете с бизнес партньор по този начин, официаленно не и на клиент или колега.

Най-често срещаният и универсален в момента се счита за призива "Уважаеми" или "Уважаеми господине", но всъщност не е така. По подобен начин, например, не можете да се отнасяте към така наречените VIP-ове - особено важни лица, които се смятат за губернатори, кметове, президенти. В този случай ще трябва да започнете писмото си с призива „Уважаеми“ (друг вариант е „Уважаеми“).

Ако съобщението е адресирано до няколко души наведнъж и всички те са представители на една и съща професия, би било подходящо да се използва такова лечение като " Скъпи колеги"(ако всички адресати са жени, е позволено да се напише "Уважаеми дами", ако мъже - тогава "Уважаеми господа"). Ако писмото е адресирано до едно лице, е строго забранено да не се използва име или фамилия. горния случай (когато адресатът е група лица) или при взаимодействие с юридическо лице.

Що се отнася до края на съобщението, трябва да се помни, че той е не по-малко значим от началото. Именно в края на писмото се изразява увереността в успешните и / или скорошно решениевъпроси и други подобни. Тук също не трябва да се изтъкват трудностите, които са се случвали преди - например забавяне на отговора или изобщо неполучаване на такъв. Тези фрази се считат за отрицателни признаци на етикета на бизнес писмата и се считат за нежелание за продължаване на връзката, както и за неуважение към събеседника. Важно е да се разбере, че това е недопустимо.

Имейл: бизнес етикет

Второ възможен варианткореспонденция - по електронна поща. Тук също има редица характеристики. Така например, ако адресатът получи съобщението за първи път, тогава е необходимо да го започнете с представяне на вашата собствена компания, описание на вашите дейности, с възможни задачи, които трябва да бъдат изпълнени. При дълга кореспонденция трябва да запазите историята на минали писма, въз основа на които се изгражда всяко следващо съобщение.

Първото писмо трябва да съдържа поздрав и призив. Впоследствие, ако имате нужда от бърз отговор, можете да пропуснете обжалването (ако е подходящо). В интернет комуникацията мнозина не смятат за необходимо да поставят препинателни знаци и пишат без тях главни букви. В етикета на бизнес имейла това е недопустимо.

Размерът на имейла не трябва да бъде твърде голям - като правило той е наполовина по-малък от хартиения аналог. В същия случай, ако се изисква да се информира адресатът за голямо количество информация, в тялото на писмото трябва да се посочи само кратка придружаваща бележка, а самият материал трябва да бъде прикачен като прикачен файл с Word или друг друг файл - това се изисква от етикета на бизнес писмо по имейл. Пример за такова съобщение може да бъде: „Добър ден, уважаеми г-н Иванов! Изпращаме ви мостри на нашите рекламни брошури. Можете да ги видите в прикачения файл…”.

Колкото до подписа, трябва да има. Можете да се подпишете в края на всяка буква или да направите автоматичен подпис, който ще се постави автоматично. Представителите често използват тази опция големи компании. В подписа трябва да посочите вашето име, фамилия, длъжност, информация за контакт, месторабота. Той трябва да бъде проектиран по такъв начин, че да се побира в седемдесет знака и да заема не повече от пет до шест реда.

Необходимо е да кажете няколко думи за отговора на съобщението. Етикетът за бизнес имейл включва получаване на отговор на съобщението в рамките на два дни - не повече. Ако е необходимо повече време, събеседникът трябва да бъде уведомен за това. Отговорът на всички съобщения поддържа репутацията на компанията или предприемача. За да разберете точно дали писмото е достигнало до адресата, можете да използвате функцията за известие за получаване - автоматично ще дойде потвърждение за доставката. Освен това не е забранено да се извършва контролно обаждане.

Речеви формули или клишета

Клишета, речеви формули, речеви печати - каквото и да кажете, то ще бъде неразделна част от деловата кореспонденция. От училищния курс си спомняме, че клишетата се наричат ​​установени изрази. Няма толкова много от тях:

• Съжалението може да се изрази с помощта на следните фрази: „За съжаление, не можем да се съгласим ...“, „Съжаляваме, че информираме ...“, „За съжаление, ние сме принудени да информираме ...“ и т.н.
• Благодарността се обозначава с такива клишета като: „Позволете ми да изразя своята благодарност ...“, „Благодаря ви ...“, „Имайки предвид вашия принос ...“.
• Можете да поканите адресат на конкретно събитие, като използвате печати: „Имаме честта да ви поканим ...“, „Надяваме се на вашето съгласие ...“, „Имаме удоволствието да ви поканим ...“, „Ние ще се радвам да ви видя ...” и други подобни.
• Можете да завършите писмото с фрази: „Очакваме нови идеи от вас…“, „Желаем ви успех…“, „Надяваме се на по-нататъшно ползотворно сътрудничество…“.

Златни правила за бизнес кореспонденция

Често срещани грешки в бизнес писането

Има няколко привидно дреболии, които обаче могат да станат фатални в случай на бизнес комуникация. Често именно тези малки неща водят до прекратяване на взаимноизгодни отношения, прекратяване на сделки и подобни неприятни неща. Трябва да познавате врага лично!

1. Не можете да пишете (и да се обаждате!) За работа след работно време! Колко често ние, без да чакаме до сутринта, безпокоим нашите партньори, клиенти, колеги в девет, десет или дори единадесет вечерта. Струва ни се, че за една нощ всичко ще изчезне, ще се срине, ще се срути и вече няма да е възможно да се спаси ситуацията. И онези редки екземпляри, които са в състояние да издържат до сутринта, по някаква причина вярват, че шест сутринта е времето за общуване. В крайна сметка, ако аз не спя, значи никой не спи. Уви, подобно поведение само ни дразни и настройва срещу себе си.
2. Това вече беше споменато индиректно, но въпреки това - не може да става дума за фамилиарност! Комуникацията на работното място се осъществява изключително на „Вие“ (с главна буква това означава учтивост и уважение).
3. Прекалената размяна на любезности също може да навреди. Първо, отнема ценно време и второ, изглежда малко досадно и скучно. Няма нужда да бъдете ревностни.

В наше време има толкова много литература, че понякога очите се разширяват. Има и достатъчно книги за културата на речта, включително писмеността.

Тези, които желаят да разбират в тази област, могат да бъдат посъветвани следните произведения: „Етикет на деловото писане“ на Олег Давтян, „Култура на писмената реч“ на Татяна Дегтерева, „Етикет на руското писане“ на Наталия Формановская и Алла Акишина, „Бизнес етикет“ от Елена Бер, „Руски речеви етикет“ от Наталия Формановская и много други.

1. Етикетът на бизнес писма изисква използването на удивителен знак в края на призива, за да се предаде специално значение този проблемили човек.
2. Номиналното обръщение към адресата показва по-близки и отдавна установени отношения, а фамилното име подчертава дистанцията.
3. Етикетът на бизнес писмата в Русия се характеризира с изравняване на пола, тъй като повечето професии често са само мъжки.

Не е толкова трудно да се спазват правилата на бизнес кореспонденцията, защото няма толкова много от тях. Запомнянето им е малка наука. Но в очите на другите човек, който притежава етикета на бизнес писмата, винаги ще бъде добре възпитан и културен, човек, с когото е приятно да се работи.

Как да напиша бизнес писмо, което да не се изгуби в "информационния боклук" и да бъде прочетено? Правила, препоръки, примери

Думата е достъпен бизнес инструмент. В света на бизнеса е невъзможно да се намери човек, който да не използва думата в работата си.

Съвременният бизнес постепенно се превръща в кореспондентски. С помощта на писма - електронни или традиционни - има комуникация с клиенти, бизнес партньори, работодатели. Писмото позиционира автора или като професионалист, или като човек, с когото не си струва да продължавате връзка.

Един професионалист трябва да може да пише

• ясно
• ефективно
• сериозно
• интересно

И никога не е късно да се научиш. Започваме с основите: разбираме разликата между бизнес и обикновено писане.

Как едно бизнес писмо се различава от обикновеното? Спецификата на бизнес писмото

писмо - кратък текстобем от една или две страници, чиято цел е да предаде на адресата информация за нещо.

Характерът на информацията и връзката между подателя и получателя на писмото разделят кореспонденцията на

• бизнес (официален)
• личен (неофициален)

Бизнес писмото се характеризира с:

• лаконичност
• точност
• разсъждения и логика
• информативен
• оценъчна и емоционална неутралност
• стандартизация:
• се използват официални формуляри
• използват се стабилни обороти на речта, специални канцеларски термини и конструкции
• брой теми - 1-2
• насочване
• ясно дефинирана подчиненост (при необходимост)

Какви са видовете бизнес писма?

Видът на бизнес писмото определя

1. Целта на написването му

Търговски цели

• Искате да сключите сделка и да предложите конкретните й условия - напишете писмо с оферта (оферта) за адресата

• Ако не сте решили приемливите за вас условия на сделката, изпратете писмо с искане
• Искате ли да информирате адресата си за нарушение на задълженията по договора от негова страна? Съставете писмо за оплакване

Некомерсиални цели

• Благодарете в благодарствено писмо
• Потвърдете задълженията си с гаранционно писмо, а съгласието си с писмо за потвърждение
• Пишете информационни писма, ако смятате, че вашата информация ще представлява интерес за адресата
• Напомняйте за важни споразумения, задължения, неустойки с напомнителни писма
• Поздравете в поздравителните писма, попитайте в писмата с молби, съболезнувайте в съболезнователните писма
• Ако трябва да изпратите важни документиили материални ценностине забравяйте да напишете мотивационно писмо за вашата пратка

2. Получател

Ако адресирате писмо до няколко получатели наведнъж, тогава съставяте циркулярно писмо

Вашето писмо може да засяга няколко теми едновременно, което автоматично го прави многостранно

4. Структура

Регулираните писма включват съставяне на текстовата част на писмото според определен модел, докато нерегулираните писма имат свободна формаизявления

5. Форма на заминаване

• в плик
• електронен
• по факс

Структурата на бизнес писмо: въведение, основна част, заключение

Структурата на стандартното бизнес писмо изисква по-внимателно разглеждане.

Добре оформеното писмо трябва да следва следния модел:

Нека разгледаме по-отблизо някои точки от схемата:

1. Заглавие

По правило това е резюме на темата на писмото.

Важно: Съставете правилно заглавието, ако искате получателят да прочете вашето писмо.

Липсата на заглавия в бизнес кореспонденцията е характерна за начинаещи, които нямат основни умения за бизнес кореспонденция.

2. Боравене

• То има традиционна форма"скъпи"
• с главни букви в средата на реда

Важно: Използването на съкращения в обращение е забранено!

3. Преамбюл

• запознава получателя с основната идея на писмото
• подготвя адресата за правилното възприемане на последващата информация, съдържаща се в писмото

4. Основната част на текста обосновава ключовата идея, изложена в преамбюла

Тази част от писмото

• ясно посочвате същността на предложението/жалбата
• дават аргументи: факти, цифри, друга конкретика по темата на писмото. експертно мнение, собствен положителен/отрицателен опит

За удобство на обосновката може да се използва следната схема:

Важно: Последният параграф трябва да съдържа фраза, указваща конкретна стъпкаили очакван резултат и насърчаване на адресата да предприеме действия

5. В заключение:

6. В прозореца "Подпис" трябва да се посочи информация за адресата:

• длъжност

Как да не направите грешка при избора на стил на писане?

В бизнес кореспонденцията постоянно трябва да правите избор по отношение на стила на писане и тона на комуникация с адресата. Колко сухо, официално, официално или, напротив, живо, топло, човечно трябва да бъде вашето послание?

• Личният стил в деловата кореспонденция подчертава индивидуалните качества на лицето, което е написало писмото.
• Когато се използва официален стил, се излагат факти и въз основа на тях се правят подходящи заключения.
• Личният стил включва комуникация между автора на писмото и адресата на равни начала.
• Официалният стил демонстрира ясна субординация и сила, с която читателят на писмото трябва да се съобразява.

За да изберете правилния стил на комуникация в бизнес писмо, помислете за:

• в какви тегловни категории сте вие ​​и вашият адресат
• искате да преговаряте по добър начин или да окажете натиск от позиция на сила

Как да се придържате към избрания стил?

Личен стил

• Наличие на лични местоимения: аз, ние, ти
  Например: Извинявам ви се и искрено се надявам подобни грешки да не се случват отново.
• Преки призиви и искания
  Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор.
• Използване на емоционални оценъчни изрази: звездна младост, оглушителен провал

официален стил

• Замяна на личните местоимения с абстрактни съществителни
  Например: Администрацията на киното носи своите искрено извинениеза промяна на графика на вечерните сесии
• Замяна на лични жалби и молби с изявления
  Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
• Използване на конвенционален клерикализъм: Довеждам ви до знанието, поради факта, че

Официалният стил категорично не е подходящ, ако пишете благодарствено писмо или съболезнователно писмо, тоест тези бизнес писма, в които трябва да изразите чувства. В ситуация, в която пишете писмо с молба или писмо с оферта, също е по-добре да се придържате към личен стил.

Какво представлява исковата молба и как се пише? С какво се различава от другите видове писма?

Важно: Когато съставяте писмо, фокусирайте вниманието на адресата какви точно действия очаквате от него. Посочете също конкретни датиза да постигнете целите си.

Шаблонът на писмо за жалба ще ви помогне да го напишете правилно:

Какво е писмо с отговор и как се пише?

Има два вида съвети:

• писмо за отказ
• писмо с положителен отговор

Съставянето на двата вида писма има две Общи правила(при условие, че инициативното писмо е написано правилно):
1. Лексиката и говорните модели на инициативното писмо се запазват в писмото-отговор
2. Текстът на писмото за отговор не трябва да съдържа информация за

• дата на написване на писмото за започване на работа
• неговия регистрационен номер

Пример за приятелско и правилно писмо за отказ е показано по-долу:

Отказването обаче не винаги трябва да е нежно. Има ситуации, когато е необходим твърд и строг стил на общуване. По-долу е даден шаблон на писмо за отказ за всички случаи, от твърди до меки:

Информационно писмо: разликата му от писма за отговор и писма за оплакване

Информационното писмо е многофункционално:

• информира (например за промени в цените в ценови листи)
• уведомява (за преизбирането на членове на съвета на директорите)
• уведомява (за изпращането на стоки)
• заявява (намерения)
• потвърждава (получаване на стоки)
• напомня (за изпълнението на задълженията, поети по договора)
• рекламира и информира (за фирмата като цяло, за стоки/услуги в частност)

Може би най-много актуален въпросДнес стои въпросът как се пише рекламно-информационно писмо.

1. Липса на структура
2. Наличието на жаргон или неформална лексика в текста на писмото
3. Небрежен дизайн
4. Изобилие от правописни, синтактични, стилистични грешки
5. Липса на достоверни факти, обективна информация в писмото
6. Нарушение елементарни правилаучтивост (особено в писма с оплаквания)
7. Използване на тромави и неразбираеми изречения в текста
8. Липса на логика в поднасянето на материала
9. Липса на преписи на съкращения
10. Общо замъгляване на текста при безцелното му компилиране

Какво още трябва да знаете за бизнес писмата?

1. За съвременната бизнес кореспонденция се използва методът на блоковата структура на текстовата композиция.
Този метод спестява време и общ стилцялата бизнес документация. Особеностметод - отворена пунктуация или липса на точки / запетаи (например при проектиране на списъци)

2. За заглавието на писмото може да се използва безсерифен шрифт (например Arial). Такъв шрифт подсъзнателно се възприема като стабилен и солиден.

3. Основният текст трябва да използва серифни шрифтове (Times News Roman). Серифите улесняват очите ви да преминават от буква към буква, което прави четенето по-бързо

Важно: Има букви, които винаги се пишат на ръка!
Това са поздравителни писма, съболезнователни писма, благодарствени писма

Голям брой полезна информацияотносно изготвянето на текстове за бизнес писма можете да намерите във видеото от Саша Карепина.

Видео: Как да пишем мотивационни писма и автобиографии

Видео: "Учене от разказвачи." Тайните на продажбата на текстове

Вероятно всеки човек поне веднъж в живота си е писал писма до приятели, роднини, колеги или работни партньори. И вероятно сте забелязали, че не всеки тон на писмото е подходящ за конкретна ситуация. Така например приятелите ще се забавляват, ако им изпратите съобщение в официален бизнес стил. И партньорите най-вероятно няма да оценят игривия тон на съобщението. За да не попаднете в каша, трябва да се научите как да пишете писма правилно и компетентно.

Има общо 3 групи букви. Всеки от тях има свои собствени нюанси на стил и дизайн.

1. Лични писма -адресирани до близки хора, приятели, любовници, членове на семейството.
2. полуофициални писма.Техните ежедневни ситуации за писане на писмо за искане на информация, получаване на стоки и др.
3. официални писмаили с други думи бизнес.По правило това са официални съобщения, обменяни между организации. Този видпредполага използването на официален стил за придаване на безпристрастност и недвусмислено тълкуване на съобщението.

Как да се научите как да пишете лични писма правилно?

Това е много проста задача. В нея се пишат писма до роднини и близки свободен стил. Използвайте нормален разговорен език, вмъкнете вицове, кандидатствайте сладки думиВсичко е възможно на лично писмо. Как да започнете да пишете лично писмо? Обърнете се към човека, сякаш е наблизо.

Личните писма нямат строги граници. Освен ако - не забравяйте да подпишете в края, така че адресатът да разбере от кого са съобщенията: „С любов, Маша“, „с уважение, Иван Иванович“, „вашето Коте“ и т.н. Вярно е, че като изпратите писмо чрез e -mail, можете да подписвате и не поставяте или използвате универсален подпис, който автоматично ще бъде поставен в края на всяко писмо.

Как се пишат официални и полуофициални писма?

Бизнес кореспонденцията е много обширна тема, включваща цял списък от официални и полуофициални съобщения. Ние описваме най-често срещаните опции.

Писмата до различни организации се съставят, както следва:

• адресът е задължителен;
• дата на написване на писмото;
• ако знаете със сигурност името на адресата, тогава е по-добре да започнете така: „Уважаеми (пълно име)“;
• ако не знаете името или имената на адресатите, можете да се свържете с: „Уважаеми господа”;
• отдясно в ъгъла трябва да оставите място за номера на буквата.

Информацията, молбите, жалбите и др. са написани в прост и разбираем стил, без да стават лични. Как се пише информационно писмо? По-добре е информацията да бъде представена накратко и по същество. След като изпратите писмото до организацията, трябва да запазите копие от него.

Ако пишете на организация с молба да потвърдите тази или онази информация, не забравяйте да оставите обратния си адрес вдясно горен ъгъл. Също така не забравяйте да напишете датата и да посочите източника на информацията, която сте получили в писмото.

Как да пишем правилно благодарствено писмо? Такава кореспонденция служи за укрепване партньорствамежду организации и служители. Съобщенията трябва ясно да отразяват основната идея, да са кратки, разбираеми за възприемане. Не забравяйте да споменете в текста за какво благодарите на адресата.

Какво да напиша в края на писмото?

Ако пишете бизнес съобщение на хартия, поставете дата, име, инициали, подпис. В електронните съобщения често се използва универсален подпис, който посочва следната информация: „С уважение, пълно име“ И след това - контакти, чрез които можете да се свържете с лицето.

Неразделен атрибут на всеки бизнес е бизнес кореспонденцията. Служителите на всяко предприятие комуникират с колеги и клиенти, с доставчици и потребители. Като цяло ежедневието на всеки офис със сигурност включва участие в кореспонденция.

Това, че всеки ден повечето служители в предприятия и организации изпращат и получават многобройни съобщения, не всеки се придържа установени нормии правила за тяхното създаване. Оказва се, че правилното и коректно писане на бизнес писмо не е толкова просто. Има редица изисквания и модели, които се прилагат в света и са свързани с работния процес. Те включват правилата за писане на бизнес писмо, както и основните моменти по отношение на дизайна.

Когато пишете съобщение до трета организация или просто до колега в съседен отдел, трябва да се придържате към строг стил(с изключение на приятелска кореспонденция, за която няма такива ограничения). Не използвайте твърде емоционални думи, дори за да опишете важността на сделката или насладата от тестваните продукти. Бизнес писмотрябва да бъде ясен, кратък и разумно сдържан.

Съобщението трябва да започва с адресата. Ако е предназначено за служител на трета организация, със сигурност трябва да посочите името му, длъжността на получателя, както и пълното му име. В случай, че документът остава във фирмата е достатъчно фамилия с инициали (можете да добавите и заеманата длъжност).

Бизнес писмо до трета организация трябва да бъде написано на фирмена бланка (независимо дали ще бъде изпратено по електронен път или на хартиен носител). При липсата му можете просто да посочите данните за подателя в "заглавката" на документа.

Преди да започнете да съставяте текст, трябва да помислите за неговата структура, да идентифицирате основните тези и цели на писане. Това ще направи процеса на писане много по-лесен. Писмото трябва да завършва с подпис, който посочва не само името на подателя, но и длъжността, както и името на предприятието, което той представлява.

При подаване на оферта потенциален клиентили партньор в крайна сметка, със сигурност трябва да изразите благодарност за сътрудничеството и да се надявате на по-нататъшна съвместна работа.

В допълнение към правилата, използвани в бизнес кореспонденцията, има и препоръки. Например всеки документ, адресиран до конкретно лице, трябва да започва с думите „уважаеми“ с пълно име, а не с инициали. Няма нужда да използвате съкращения в букви, например, напишете "uv." или да намали позицията на адресата, мястото му на работа.

Международното управление на документи се счита за най-трудно, тъй като всяка държава има свои собствени нюанси на комуникация и езикът, на който трябва да кореспондирате с чуждестранни партньори, не винаги е ясен за автора на писмото, така че трябва да използвате услугите на преводачи. Преди да се прибегне до услугите на такъв специалист, трябва да се изясни дали той знае как да напише бизнес писмо на английски език или говорим за банален буквален превод. Ако се планира постоянно да се поддържа чужд документооборот, по-добре е да наемете служител, който знае достатъчно чужд езикза съставяне на бизнес писмо върху него.

Като цяло постигането на задачата в много отношения зависи от това как е съставен документът и как е проектиран. Така че в никакъв случай не трябва да подценявате значението на бизнес етикета при общуване.