Šablon poslovnog pisma. Kako pisati i formatirati poslovna pisma

E-pošta je oduvijek bila i ostala glavni način komunikacije u poslovnom svijetu. Dobro napisano pismo je već pola uspjeha. Ali ne može svako sastaviti takva pisma. Ponekad, kada čitate pismo sa poslovnim predlogom, postaje nejasno šta tačno žele da vam ponude, kakvu ćete korist imati od toga i zašto ste uopšte potrošili svoje vreme čitajući i razumevajući ovo pismo.

Sposobnost pisanja ispravnih, uvjerljivih pisama dolazi s vježbom. I dobro je kada se nagomilano iskustvo podijeli, čime se dozvoljava drugim ljudima da ne gaze na iste grablje. Jeffrey James, autor knjige Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, nudi svoje jednostavan sistem pisanje uvjerljivih pisama koje se sastoji od 6 koraka.

Copyright Shutterstock

1. Uvijek budite jasni o tome o čemu ćete pisati.

Osnovna svrha pisma je da navede primaoca da donese određenu odluku. Stoga, prije nego što počnete pisati pismo, ponovo se zapitajte šta tačno želite od primaoca? Koju odluku treba da donese nakon što pročita vaše pismo?

AT ovaj slučaj, neizvjesnost je tvoj zakleti neprijatelj. Što je vaš cilj jasniji, to će vaše pismo biti uvjerljivije.

2. Započnite svoje pismo svojim zaključkom

Vaš zaključak je izjava o odluci koju bi primalac trebao donijeti na osnovu sadržaja vašeg pisma.

U školi su nas učili da uvijek počinjemo s uvodom. U slučaju sastavljanja uvjerljivih pisama, ova tvrdnja je netačna. U poslovnom svijetu, svi su previše zauzeti da bi procijenili vaše književne sposobnosti. Stoga, morate odmah preći na posao.

Na primjer, želite da dobijete dozvolu od svojih pretpostavljenih da instalirate teretanu u jednoj od prostorija vaše kompanije.

nije ispravno:

"Jim,
Kao što znate, izostanak zaposlenih na ovog trenutka je veliki problem koji ima prilično snažan finansijski uticaj kako na našu kompaniju tako i na druge kompanije u našoj industriji… bla bla bla… Stoga bismo trebali razmisliti o izdvajanju novca za postavljanje teretane u sjedištu naše kompanije. »

Ispravno:

"Jim,
Želim da mi odobrite postavljanje teretane u našoj kancelariji."

3. Podijelite svoje argumente u nekoliko lako svarljivih pasusa

Kako biste argumente koji podržavaju vašu ideju učinili lakšim za čitanje i razumijevanje, podijelite ih u nekoliko pasusa.

Nije kako treba

“Prema nedavno objavljenom izvještaju vlade grupe fizička aktivnost su izuzetno važne iako malo kompanija pokazuje svoju posvećenost takvim podsticajima za zaposlene. Mnoge firme definišu ove grupe kao podcijenjenu imovinu, ali nemaju plan da uvedu takve grupe u industriju, iako je fitnes usko povezan s korporativnim i ličnim uspjehom. Vjerujem da ako ne uvedemo takve fizičke grupe u našoj kompaniji ćemo ostati daleko iza konkurencije.”

Ispravno

“Teretana u kancelariji će omogućiti:
- smanjiti izostajanje
- Povećajte ukupnu produktivnost

4. Potkrepite svaki argument dokazima

Ako napišete pismo koje se sastoji od neprekidnih argumenata, ono se može shvatiti kao kontinuirano lično mišljenje i ništa više. Svaki argument treba dokaz. Inače, kako shvatiti da to zaista radi?

Nije kako treba

„Teretana u kancelariji će biti ispravna odluka jer ljudi radije idu na posao nego da ostanu kod kuće. To će također pomoći da se smanji ukupna učestalost u kancelariji.”

Ispravno

“Smanjenje broja izostanaka. Prema istraživanju Nacionalnog instituta za zdravlje među 1.000 firmi koje imaju teretane u svojim kancelarijama, izostanak zaposlenih u ovim kompanijama je 20% manji nego u onim kompanijama koje nemaju takvu opremu.

5. Ponovite svoj zaključak kao poziv na akciju

Na kraju pisma ponovo ponovite svoj zaključak naveden na samom početku. Tek sada kao poziv na konkretnu akciju. Na taj način primaoca navodite na konkretan zaključak koji bi trebao donijeti nakon čitanja vašeg pisma. Ovaj poziv bi trebao biti jednostavan i konkretan.

Nije kako treba

"Bićemo vam veoma zahvalni ako podržite ovaj projekat."

Ispravno

"Ako odgovorite potvrdno na ovo pismo, odmah ću pokrenuti proces."

6. Navedite pogodnost u predmetu e-pošte

Predmet u e-poruci je gotovo najveći glavni dio. Budući da treba predvidjeti glavni predmet pisma i postaviti primaoca na način na koji želite. I zato ga treba popuniti zadnji nakon što napišete sve argumente i dokaze koji potkrepljuju vaš glavni zaključak.

U idealnom slučaju, predmet pisma bi trebao riješiti dva važnih zadataka: trebalo bi da toliko zainteresuje primaoca da otvori i pročita pismo; i treba da sadrži zaključak koji želite prenijeti primaocu.

U većini slučajeva Najbolji način učiniti oboje odjednom znači pisati o koristima koje se mogu dobiti kao rezultat donošenja odluke koju želite.

Nije kako treba

“Uticaj na zdravlje zaposlenih u programu opreme teretane u kancelarijama"

Ispravno

Kako možemo smanjiti izostanak zaposlenih?

Vaše mišljenje je zanimljivo. Kako biste reagovali na obe opcije i koja pravila se pridržavate kada pišete ovakva pisma?

Odavno nikome nije tajna da se govor dijeli na sleng i književno - ispravan. Sasvim je logično da korektan govor treba da bude ne samo usmeno, već i pismeno. Svako treba da ima kulturu pismenog pisanja inteligentna osoba. A još više za one koji aktivno komuniciraju poslovno putem prepiske. koja su slova?

Šta je bonton

Prije nego što pričate o poslovnom pismu, prvo se morate sjetiti šta je bonton. to uspostavljen red ponašanja u društvu, skup manira i pravila takozvanog dobrog ukusa, kojih se mora pridržavati svaki inteligent, dobro vaspitana osoba, kako se ne bi žigosali kao nekulturni. Ova istorijski utvrđena pravila sastavni su dio života društva.

Kultura pisanog govora: opšte karakteristike

Naravno, ovo se ne odnosi samo na poslovno pisanje. Postoji mnogo vrsta i načina pismene komunikacije. Svi su različiti, svaki ima svoje karakteristike, ali postoje zajedničke karakteristike. Među njima su sljedeće:

• oslanjanje na normalizovani knjiški jezik uz pretpostavku neknjižnog rečnika;
• upotreba složenih sintaktičkih konstrukcija;
• fiksni red riječi u rečenici;
• jasna struktura teksta;
• visoka pismenost.

etiketa poslovnog pisma

Kada se od nas može tražiti da napišemo poslovno pismo? Naravno, ako poslujemo sa organizacijama i/ili pojedincima. Ono što napišemo našim partnerima, kolegama, klijentima, kako sređujemo naše pismo, postaće zaštitno lice naše kompanije i predstaviti nas bilo u povoljnom ili ne baš dobrom svjetlu. Osim ako, naravno, nismo kompetentni u bontonu pisanja poslovnih pisama. Da ne biste izgubili obraz, morate naučiti mudrost u nastavku. Inače, posedovanje takvog znanja je takođe korisno jer i najmanja greška, mali nesklad sa pravilima, može poslovno pismo pretvoriti u pravno nesposobno.

Specifičnosti poslovnih odnosa

Prije nego što direktno razgovarate o slovima, trebali biste razumjeti kako se ona općenito razlikuju poslovni odnosšta ih karakteriše, koje su njihove karakteristike. Glavna karakteristika odnosa na poslu je odsustvo (bilo potpuno ili skoro potpuno) u samim tim odnosima lične nijanse. Po pravilu, na poslu je svako od nas izuzetno pribran, miran, pristojan - retko ko će plesati uz tamburu, na primer, ili raditi druge stvari koje su sasvim logične u društvu prijatelja, ali smešne za radnu sredinu . Inače, ovo se ne odnosi samo na postupke, već i na emocije – možete sebi dozvoliti smijeh ili osmijeh, pa čak i blagu manifestaciju ljutnje, ali homerski smijeh, bijes, suze i slično izgledaju prilično neprikladno (sve ovo odnosi se isključivo na emocije na poslu). Na poslu obično nosimo maske, pokazujući vještinu, suzdržanost i staloženost.

Poslovna komunikacija se ne može prekinuti kada to želite. Poslovni partner ili klijent neće razumjeti ako je u sredini važan sastanak odjednom ustanemo i napustimo publiku. Nemoguće je ignorisati sagovornika, nemoguće je ne odgovarati na pozive ili pisma. Sve ove karakteristike zajedno pomažu da se bolje razumije kako bi to trebalo biti govorni bonton poslovno pismo.

Opšti zahtjevi

Prvo što primijetimo kada primimo pismo je papir. Prema zahtjevima bontona poslovnog pisma, papir za njega uvijek treba biti kristalno čist i ni u kojem slučaju izgužvan. Primaoci poruke će imati najbolji utisak o organizaciji, ako se ispostavi da je pismo napisano na memorandumu sa logom kompanije. Prva stranica nije numerisana, sve ostale su označene arapskim brojevima.

Postoji još jedan vrlo važna tačka u poslovnom bontonu. Biznis podrazumeva visoku pismenost i odsustvo pravopisnih grešaka. Stoga, u slučaju da postoje praznine u poznavanju ruske gramatike, preporučuje se da ne žurite sa slanjem korespondencije, već da je još jednom provjerite zbog mogućih nedostataka.

Također opšta preporuka i za papir i email je želja da se u svom pisanom govoru ne koriste složene konstrukcije - to je prikladno samo u pravnim dokumentima. Ne treba koristiti skraćenice - samo opšte prihvaćene. Ali vratimo se u normalu poslovni bonton uključuje razne pečate i sleng - profesionalni žargon. Cijeli dokument je vođen u službenom poslovnom stilu.

Još jedna važna stvar koja se čita iz pisma: ono bi trebalo biti što ljubaznije i prijateljskije. O nekoj netaktičnosti, bezobrazluku ne može biti govora. Osim toga, poslovno pismo zahtijeva specifičnosti, jasnu prezentaciju nečijih misli.

Ako primalac pisma ne govori ruski, tekst poruke treba da bude napisan na njegovom jeziku, ili na međunarodnom engleskom. Usput, takav dokument bi trebao biti napisan samo na jednoj strani lista, a na drugoj u bez greške ostaje čist.

Prilikom pripreme dokumenata, morate osigurati da nema prijenosa. Sam tekst se mora kucati na jedan i po do dva intervala, sa marginom od dva centimetra na lijevoj strani.

Nijanse

Poslovno pismo ima svoju jasnu, posebnu strukturu. Istovremeno, ne postoji jedinstveni standard za papirna dokumenta: različite kompanije mogu postojati varijacije. Oni se pridržavaju samo određene kompozicije dijelova pisma: svakako moraju sadržavati "kapu", pozdrav, glavni dio i oproštaj. Ne zaboravite na lični potpis na kraju pisma.

Inače, takozvano uokvirivanje poruke - početna i završna fraza - nazivaju se okvirom etiketa. Ona je ta koja pomaže da se uspostavi sa adresatom pravi odnos. Osim toga, pravila bontona za poslovna pisma i primjeri njihovog pisanja pokazuju upotrebu različitih govornih klišea u porukama (o njima će biti riječi kasnije).

Važna nijansa dizajn poslovnog pisma ostaje ispravno upotrijebljena žalba. Prije revolucije kod nas je bio u upotrebi apel "gospodine" ili "madame": smatrali su ga univerzalnim, pa su nazivali bilo koga. Sada ne postoji takva univerzalna privlačnost, iako se riječ "gospodin" ili "madam" često nalazi u poslovnim pismima - koja je ranije izgubila popularnost, postepeno se vraća u svakodnevni život. Na ovaj način možete kontaktirati poslovnog partnera, službeni ali ne klijentu ili kolegi.

Najčešćim i univerzalnim trenutno se smatra apel "Poštovani" ili "Poštovani gospodine", ali zapravo nije. Na sličan način, na primjer, ne možete se odnositi na takozvane VIP osobe - posebno važne osobe, koje se smatraju guvernerima, gradonačelnicima, predsjednicima. U tom slučaju, moraćete da započnete svoje pismo apelom "Poštovani" (druga opcija je "Veoma poštovan").

Ako je poruka upućena više ljudi odjednom, a svi su predstavnici iste profesije, bilo bi prikladno koristiti takav tretman kao " drage kolege"(ako su svi adresati žene, dozvoljeno je pisati "Drage dame", ako muškarci - onda "Poštovani"). Ako je pismo upućeno jednoj osobi, strogo je zabranjeno ne koristiti ime ili prezime. gore navedeni slučaj (kada je adresat grupa lica) ili kada je u interakciji sa pravnim licem.

Što se tiče kraja poruke, treba imati na umu da on nije ništa manje značajan od početka. Upravo na kraju pisma izražava se povjerenje u uspješan i/ili skora odluka pitanja i slično. Ovdje također ne treba isticati poteškoće koje su se ranije dešavale – na primjer, kašnjenje u odgovoru ili ne dobijanje. Ove fraze se smatraju negativnim znakovima etikete poslovnih pisama i smatraju se nespremnošću za nastavak veze, kao i nepoštovanjem sagovornika. Važno je shvatiti da je to neprihvatljivo.

E-mail: poslovni bonton

Sekunda moguća varijanta dopisivanje - e-mailom. I ovdje postoji niz karakteristika. Tako, na primjer, ako primalac prvi put primi poruku, onda je potrebno započeti prezentacijom vlastite kompanije, opisom vaših aktivnosti, sa mogućim zadacima koje treba obaviti. Uz dugu korespondenciju, morate sačuvati istoriju prošlih pisama, na osnovu kojih se gradi svaka sledeća poruka.

Prvo pismo mora sadržavati pozdrav i apel. U nastavku, ako vam je potreban brz odgovor, možete izostaviti žalbu (ako je prikladno). U internet komunikaciji mnogi ne smatraju potrebnim da stavljaju interpunkcijske znakove, a ne pišu i bez njih velika slova. U bontonu poslovne e-pošte to je neprihvatljivo.

Veličina e-maila ne bi trebala biti prevelika – u pravilu je upola manja od papirne kopije. U istom slučaju, ako je potrebno obavijestiti primatelja o velikoj količini informacija, u tijelu pisma mora se navesti samo kratka prateća napomena, a sam materijal mora biti priložen kao prilog sa riječju ili bilo kojim drugim drugi fajl - to je propisano etiketom poslovnog pisma putem e-pošte. Primjer takve poruke može biti: „Dobar dan, dragi gospodine Ivanov! Šaljemo vam uzorke naših reklamnih knjižica. Možete ih vidjeti u prilogu…”.

Što se tiče potpisa, mora biti. Možete potpisati na kraju svakog slova, ili možete napraviti automatski potpis koji će se automatski staviti. Predstavnici često koriste ovu opciju velike kompanije. U potpisu mora biti navedeno vaše ime, prezime, pozicija, kontakt podaci, mjesto rada. Mora biti dizajniran tako da stane u sedamdeset znakova i da ne zauzima više od pet do šest redova.

Potrebno je reći nekoliko riječi o odgovoru na poruku. Poslovna e-mail etiketa podrazumeva primanje odgovora na poruku u roku od dva dana - ne više. Ako je potrebno više vremena, o tome treba obavijestiti sagovornika. Odgovor na sve poruke održava ugled kompanije ili preduzetnika. Da biste tačno znali da li je pismo stiglo do primaoca, možete koristiti funkciju obaveštenja o prijemu - potvrda o dostavi će doći automatski. Osim toga, nije zabranjeno upućivanje kontrolnog poziva.

Govorne formule ili klišeji

Klišeji, govorne formule, govorni pečati - šta god da kažete, to će i dalje biti sastavni dio poslovne korespondencije. Iz školskog kursa se sjećamo da se klišeji nazivaju postavljeni izrazi. Nema ih toliko mnogo:

• Žaljenje se može izraziti sljedećim frazama: “Nažalost, nismo u mogućnosti da se dogovorimo...”, “Žao nam je da obavještavamo...”, “Nažalost, prinuđeni smo obavijestiti...” i tako dalje.
• Zahvalnost se označava takvim klišeima kao što su: „Dozvolite mi da izrazim svoju zahvalnost...“, „Hvala vam…“, „S obzirom na vaš doprinos...“.
• Možete pozvati primaoca na određeni događaj koristeći pečate: „Imamo čast pozvati Vas ...“, „Nadamo se vašem pristanku...“, „Sa zadovoljstvom Vas pozivamo...“, „Mi biće mi drago da te vidim...” i slično.
• Pismo možete upotpuniti frazama: „Čekamo nove ideje od vas…“, „Želimo vam uspjeh…“, „Nadamo se daljoj plodonosnoj saradnji…“.

Zlatna pravila za poslovnu korespondenciju

Uobičajene greške u poslovnom pisanju

Postoji nekoliko naizgled sitnica koje, ipak, mogu postati fatalne u slučaju poslovnu komunikaciju. Često upravo te sitnice dovode do prekida obostrano korisnih odnosa, raskida transakcija i sličnih neprijatnosti. Neprijatelja morate poznavati lično!

1. Ne možete pisati (i zvati!) O poslu nakon radnog vremena! Koliko često mi, ne želeći da čekamo jutro, uznemiravamo partnere, klijente, kolege u devet, deset, pa čak i jedanaest uveče. Čini nam se da će preko noći sve nestati, urušiti se, urušiti se i više neće biti moguće spasiti situaciju. A oni rijetki primjerci koji su u stanju izdržati do jutra, iz nekog razloga vjeruju da je šest ujutro vrijeme za komunikaciju. Uostalom, ako ja ne spavam, onda niko ne spava. Jao, takvo ponašanje nas samo iritira i postavlja protiv nas samih.
2. To je već indirektno spomenuto, ali ipak - familijarnosti ne može biti! Komunikacija na poslu se odvija isključivo na "Vi" (sa velikim slovom to znači uljudnost i poštovanje).
3. Pretjerana razmjena ljubaznosti također može naštetiti. Prvo, oduzima dragocjeno vrijeme, a drugo, izgleda pomalo dosadno i dosadno. Nema potrebe da budete revni.

U naše vrijeme postoji toliko literature da se ponekad oči razrogače. Postoji i dovoljno knjiga o kulturi govora, uključujući pisanje.

Onima koji žele razumjeti u ovoj oblasti mogu se savjetovati sljedeća djela: "Etiketa poslovnog pisanja" Olega Davtjana, "Kultura pisanog govora" Tatjane Degtereve, "Etiketa ruskog pisanja" Natalije Formanovske i Alle Akishine, "Poslovno bonton" Elene Ber, "Ruski govorni bonton" Natalije Formanovske i mnoge druge.

1. Etiketa poslovnog pisma zahtijeva korištenje znaka uzvika na kraju žalbe kako bi se prenijelo posebno značenje ovaj problem ili osobu.
2. Imensko obraćanje primaocu pokazuje bliže i dugo uspostavljene odnose, a prezime naglašava udaljenost.
3. Etiket poslovnih pisama u Rusiji karakterizira rodno izjednačavanje, jer je većina profesija često samo muška.

Nije tako teško poštovati pravila poslovne korespondencije, jer ih nema toliko. Pamtiti ih je mala nauka. Ali u očima drugih, osoba koja posjeduje bonton poslovnih pisama uvijek će biti dobro vaspitana i kulturan, neko s kim je ugodno imati posla.

Kako napisati poslovno pismo koje se neće izgubiti u "informacionom smeću" i koje će biti pročitano? Pravila, preporuke, primjeri

Riječ je pristupačan poslovni alat. U poslovnom svijetu nemoguće je pronaći osobu koja ne bi koristila tu riječ u svom poslu.

Moderno poslovanje postepeno se pretvara u dopisni posao. Uz pomoć pisama - elektronskih ili tradicionalnih - postoji komunikacija sa kupcima, poslovni partneri, poslodavci. Pismo pozicionira autora ili kao profesionalca ili kao osobu s kojom se ne isplati nastaviti vezu.

Profesionalac mora biti sposoban da piše

• jasno
• efektivno
• iskreno
• zanimljivo

I nikad nije kasno za učenje. Počinjemo s osnovama: razumijemo razliku između poslovnog i običnog pisanja.

Po čemu se poslovno pismo razlikuje od običnog? Specifičnosti poslovnog pisma

pismo - kratki tekst obim od jedne ili dvije stranice, čija je svrha da se adresatu prenesu informacije o nečemu.

Priroda informacija i odnos između pošiljaoca i primaoca pisma dijele prepisku na

• poslovno (formalno)
• lični (neformalni)

Poslovno pismo karakteriše:

• sažetost
• tačnost
• rasuđivanje i logika
• informativan
• evaluativna i emocionalna neutralnost
• standardizacija:
• koriste se službeni obrasci
• stabilni obrti govora, koriste se posebni činovnički termini i konstrukcije
• broj tema - 1-2
• ciljanje
• jasno definisana podređenost (ako je potrebno)

Koje su vrste poslovnih pisama?

Vrsta poslovnog pisma određuje

1. Svrha pisanja

Komercijalne svrhe

• Želite da zaključite posao i ponudite njegove specifične uslove - napišite pismo ponude (ponudu) za primaoca

• Ako se niste odlučili za uslove transakcije koji su Vam prihvatljivi, pošaljite pismo sa zahtjevom
• Da li želite da svog primaoca obavestite o povredi obaveza iz ugovora sa njegove strane? Sastavite pismo žalbe

Nekomercijalne svrhe

• Zahvalite se u pismu zahvalnosti
• Svoje obaveze potvrdite garancijskim pismom, a svoju saglasnost pismom potvrde
• Pišite informativna pisma ako mislite da će vaše informacije biti od interesa za primaoca
• Podsjetite na važne dogovore, obaveze, kazne uz pomoć pisama podsjetnika
• Čestitajte u čestitkama, tražite u pismima sa zahtjevima, izrazite saučešće u pismima saučešća
• Ako trebate poslati važnih dokumenata ili materijalne vrijednosti obavezno napišite propratno pismo za svoju pošiljku

2. Primalac

Ako pismo upućujete na nekoliko primalaca odjednom, onda sastavljate cirkularno pismo

Vaše pismo se može dotaknuti nekoliko tema istovremeno, što ga automatski čini višestrukim

4. Struktura

Regulisana slova podrazumevaju sastavljanje tekstualnog dela pisma prema određenom obrascu, dok neregulisana slova imaju slobodnoj formi izjave

5. Forma polaska

• u koverti
• elektronski
• faksom

Struktura poslovnog pisma: uvod, tijelo, zaključak

Struktura standardnog poslovnog pisma zahtijeva pažljivije razmatranje.

Dobro oblikovano pismo mora slijediti sljedeći obrazac:

Pogledajmo bliže neke točke sheme:

1. Naslov

Po pravilu, ovo je sažetak predmeta pisma.

Važno: Pravilno sastavite naslov ako želite da primalac pročita vaše pismo.

Odsustvo naslova u poslovnoj korespondenciji tipično je za početnike koji nemaju osnovne vještine poslovne korespondencije.

2. Rukovanje

• Ima tradicionalnom obliku"draga"
• napisano velikim slovima na sredini reda

Važno: Upotreba skraćenica u prometu je zabranjena!

3. Preambula

• upoznaje primaoca sa glavnom idejom pisma
• priprema primaoca za ispravnu percepciju naknadnih informacija sadržanih u pismu

4. Glavni dio teksta opravdava ključnu ideju iznesenu u preambuli

Ovaj dio pisma

• jasno ukazujete na suštinu prijedloga/žalbe
• dati argumente: činjenice, brojke, druge pojedinosti o temi pisma. stručno mišljenje, sopstveno pozitivno/negativno iskustvo

Za praktičnost opravdanja, može se koristiti sljedeća shema:

Važno: Poslednji pasus mora sadržati izraz koji ukazuje konkretan korak ili očekivani rezultat i ohrabriti primaoca da preduzme akciju

5. Zaključno:

6. U prozoru "Potpis" moraju se navesti podaci o primaocu:

• naziv posla

Kako ne pogriješiti u odabiru stila pisanja?

U poslovnoj korespondenciji stalno morate da birate stil pisanja i ton komunikacije sa primaocem. Koliko bi vaša poruka trebala biti suha, formalna, službena ili, naprotiv, živahna, topla, humana?

• Lični stil u poslovnoj korespondenciji naglašava individualne kvalitete osobe koja je napisala pismo.
• Kada se koristi formalni stil, navode se činjenice i na osnovu njih se donose odgovarajući zaključci.
• Lični stil podrazumeva ravnopravnu komunikaciju između autora pisma i primaoca.
• Formalni stil pokazuje jasnu podređenost i snagu sa kojom čitalac pisma mora da računa.

Da biste odabrali pravi stil komunikacije u poslovnom pismu, uzmite u obzir:

• u kojim ste težinskim kategorijama vi i vaš adresat
• želite da pregovarate na dobar način ili da izvršite pritisak sa pozicije snage

Kako se pridržavati odabranog stila?

Lični stil

• Prisutnost ličnih zamjenica: ja, mi, ti
  Na primjer: Izvinjavam vam se i iskreno se nadam da se ovakve greške neće ponoviti.
• Direktne žalbe i zahtjevi
  Na primjer: Ne ostavljajte lične stvari bez nadzora.
• Upotreba emocionalnih evaluacijskih izraza: zvjezdana mladost, zaglušujući neuspjeh

formalni stil

• Zamjena ličnih zamjenica apstraktnim imenicama
  Na primjer: Uprava kina donosi svoje iskreno izvinjenje za promjenu rasporeda večernjih sesija
• Zamjena ličnih žalbi i zahtjeva izjavama
  Na primjer: Ne ostavljajte lične stvari bez nadzora
• Upotreba konvencionalnog klerikalizma: doznajem vam zbog činjenice da

Formalni stil kategorički nije prikladan ako pišete pismo zahvalnosti ili pismo saučešća, odnosno ona poslovna pisma u kojima trebate izraziti osjećaje. U situaciji kada pišete pismo sa zahtjevom ili pismo sa ponudom, također je bolje držati se ličnog stila.

Šta je pismo reklamacije i kako ga napisati? Po čemu se razlikuje od drugih vrsta pisama?

Važno: Prilikom sastavljanja pisma usmjerite pažnju adresata na to koje akcije očekujete od njega. Takođe naznačite određene datume da postignete svoje ciljeve.

Šablon pisma žalbe će vam pomoći da ga pravilno napišete:

Šta je pismo odgovora i kako ga napisati?

Postoje dvije vrste pisama savjeta:

• pismo odbijanja
• pismo pozitivnog odgovora

Sastavljanje obe vrste slova ima dva opšta pravila(pod uslovom da je inicijativno pismo ispravno napisano):
1. Rečnik i govorni obrasci inicijativnog pisma su sačuvani u odgovornom pismu
2. Tekst pisma odgovora ne treba da sadrži informacije o

• datum pisanja pisma inicijacije
• njegov registarski broj

Primjer prijateljskog i ispravnog pisma odbijanja prikazan je u nastavku:

Međutim, odustajanje ne mora uvijek biti nježno. Postoje situacije kada je potreban čvrst i strog stil komunikacije. Ispod je šablon pisma odbijanja za sve prilike, od tvrdog do mekog:

Informativno pismo: njegova razlika od pisma odgovora i pisma pritužbi

Informativno pismo je multifunkcionalno:

• obavještava (na primjer, o promjenama cijena u cjenovnicima)
• obavještava (o ponovnom izboru članova upravnog odbora)
• obavještava (o pošiljci robe)
• izjavljuje (namjere)
• potvrđuje (prijem robe)
• podsjeća (na ispunjenje obaveza preuzetih ugovorom)
• oglašava i informiše (o kompaniji općenito, o robi/uslugama posebno)

Možda i najviše aktuelno pitanje Danas se postavlja pitanje kako napisati reklamno-informativno pismo.

1. Nedostatak strukture
2. Prisustvo slenga ili neformalnog vokabulara u tekstu pisma
3. Neuredan dizajn
4. Obilje pravopisnih, sintaktičkih, stilskih grešaka
5. Nedostatak pouzdanih činjenica, objektivnih informacija u pismu
6. Kršenje elementarna pravila ljubaznost (posebno u pismima pritužbi)
7. Upotreba glomaznih i nerazumljivih rečenica u tekstu
8. Nedostatak logike u prezentaciji materijala
9. Nedostatak transkripata skraćenica
10. Opšte zamućenje teksta u slučaju njegovog besciljnog sastavljanja

Šta još trebate znati o poslovnim pismima?

1. Za savremenu poslovnu korespondenciju koristi se metod blok strukture sastava teksta.
Ova metoda štedi vrijeme i opšti stil svu poslovnu dokumentaciju. Feature metoda - otvorena interpunkcija ili nedostatak tačaka / zareza (na primjer, prilikom dizajniranja lista)

2. Za naslov slova može se koristiti sans-serif font (na primjer, Arial). Takav se font podsvjesno percipira kao stabilan i čvrst.

3. Osnovni tekst treba koristiti serif fontove (Times News Roman). Serifi olakšavaju očima da se kreću od slova do slova, čineći čitanje bržim

Važno: Postoje slova koja se uvijek pišu rukom!
Ovo su pisma čestitke, pisma saučešća, pisma zahvalnosti

Veliki broj korisne informacije o izradi tekstova za poslovna pisma pogledajte u videu Saše Karepine.

Video: Kako napisati propratna pisma i životopis

Video: "Učenje od pripovjedača." Tajne prodajnih tekstova

Vjerovatno je svaka osoba barem jednom u životu pisala pisma prijateljima, rođacima, kolegama ili poslovnim partnerima. I vjerovatno ste primijetili da nije svaki ton pisma prikladan za određenu situaciju. Tako će se, na primjer, prijatelji zabaviti ako im pošaljete poruku u formalnom poslovnom stilu. A partneri, najvjerovatnije, neće cijeniti razigrani ton poruke. Kako ne biste upali u nered, trebali biste naučiti kako pravilno i kompetentno pisati pisma.

Postoje ukupno 3 grupe slova. Svaki od njih ima svoje nijanse stila i dizajna.

1. Lična pisma - upućeno bliskim ljudima, prijateljima, ljubavnicima, članovima porodice.
2. poluformalna pisma. Njihove svakodnevne situacije za pisanje pisma o traženju bilo kakve informacije, primanju robe itd.
3. službena pisma ili, drugim riječima, posao. To su po pravilu formalne poruke koje se razmjenjuju između organizacija. Ovaj tip podrazumijeva korištenje službenog stila kako bi se poruka prenijela nepristrasnost i nedvosmisleno tumačenje.

Kako naučiti pravilno pisati lična pisma?

Ovo je vrlo jednostavan zadatak. Napisana su pisma rodbini i voljenima slobodnog stila. Koristite normalan konverzacijski jezik, ubacite viceve, prijavite se slatke riječi Sve je moguće u ličnom pismu. Kako početi pisati lično pismo? Obraćajte se osobi kao da je u blizini.

Lična pisma nemaju stroge granice. Osim ako - ne zaboravite da se potpišete na kraju kako bi primalac razumeo od koga su poruke: „S ljubavlju, Maša“, „s poštovanjem, Ivane Ivanoviču“, „vaša maca“ itd. Istina, slanjem pisma putem e. -mail, možete potpisivati ​​i nemojte stavljati niti koristiti univerzalni potpis, koji će se automatski staviti na kraj svakog pisma.

Kako pisati formalna i poluformalna pisma?

Poslovna korespondencija je veoma široka tema, koja podrazumijeva čitavu listu službenih i poluslužbenih poruka. Opisujemo najčešće opcije.

Pisma raznim organizacijama sastavljaju se na sljedeći način:

• adresa je obavezna;
• datum pisanja pisma;
• ako sigurno znate ime primatelja, onda je bolje početi ovako: "Poštovani (puno ime)";
• ako ne znate ime ili imena adresata, možete kontaktirati: “Poštovani”;
• desno u uglu treba da ostavite razmak za broj slova.

Informacije, zahtjevi, pritužbe i sl. napisani su jednostavnim i razumljivim stilom, bez da postaju lični. Kako napisati informativno pismo? Bolje je ako su informacije predstavljene kratko i sadržajno. Nakon što pošaljete pismo organizaciji, trebate zadržati njegovu kopiju.

Ako pišete nekoj organizaciji sa zahtjevom da potvrdite ove ili one informacije, ne zaboravite ostaviti svoju povratnu adresu na desnoj strani gornji ugao. Također obavezno napišite datum i uputite se na izvor informacija koje ste dobili u pismu.

Kako pravilno pisati pismo hvala? Takva prepiska služi za jačanje partnerstva između organizacija i zaposlenih. Poruke treba da jasno odražavaju glavnu ideju, da budu sažete, razumljive za percepciju. Ne zaboravite u tekstu navesti na čemu se zahvaljujemo primaocu.

Šta napisati na kraju pisma?

Ako pišete poslovnu poruku na papiru, onda stavite datum, ime, inicijale, potpis. U elektronskim porukama često se koristi univerzalni potpis koji označava sljedeće informacije: „S poštovanjem, puno ime i prezime” A zatim - kontakti preko kojih možete kontaktirati osobu.

Sastavni atribut svakog poslovanja je poslovna korespondencija. Zaposleni svakog preduzeća komuniciraju sa kolegama i kupcima, sa dobavljačima i potrošačima. Općenito, svakodnevna rutina svakog ureda svakako uključuje i učešće u korespondenciji.

Da svaki dan većina zaposlenih u preduzećima i organizacijama šalje i prima brojne poruke, ne pridržavaju se svi utvrđene norme i pravila za njihovo kreiranje. Ispostavilo se da pravilno i ispravno pisanje poslovnog pisma nije tako jednostavno. Postoji niz zahtjeva i obrazaca koji se primjenjuju u svijetu i koji se odnose na tok posla. Oni uključuju pravila za pisanje poslovnog pisma, kao i glavne tačke vezane za dizajn.

Kada sastavljate poruku organizaciji treće strane ili samo kolegi u susjednom odjelu, treba se pridržavati strog stil(osim prijateljske korespondencije, za koju ne postoje takva ograničenja). Nemojte koristiti previše emotivne riječi čak ni da opišete važnost transakcije ili užitak testiranih proizvoda. Poslovno pismo treba da bude jasan, koncizan i razumno suzdržan.

Poruka treba da počne od primaoca. Ako je namijenjen zaposleniku organizacije treće strane, svakako morate navesti njeno ime, poziciju primaoca, kao i njegovo puno ime. U slučaju kada dokument ostaje u kompaniji, dovoljno je prezime sa inicijalima (možete dodati i radno mjesto).

Poslovno pismo trećoj organizaciji treba da bude napisano na memorandumu kompanije (bez obzira da li će biti poslato elektronski ili u papirnoj formi). U nedostatku, možete jednostavno navesti podatke o pošiljaocu u "zaglavlju" dokumenta.

Prije nego što počnete sastavljati tekst, morate razmisliti o njegovoj strukturi, identificirati glavne teze i ciljeve pisanja. Ovo će znatno olakšati proces pisanja. Pismo treba završiti potpisom, koji označava ne samo ime pošiljaoca, već i poziciju, kao i naziv preduzeća koje on predstavlja.

Prilikom podnošenja ponude potencijalni klijent ili partnera na kraju, svakako morate izraziti zahvalnost na saradnji i nadu u dalji zajednički rad.

Pored pravila koja se koriste u poslovnoj korespondenciji, postoje i preporuke. Na primjer, svaki dokument upućen određenoj osobi treba da počinje riječima "poštovani" punim imenom, a ne inicijalima. Nema potrebe da koristite skraćenice u slovima, na primjer, napišite "uv". ili smanjiti položaj adresata, njegovo radno mjesto.

Upravljanje međunarodnim dokumentima smatra se najtežim, jer svaka država ima svoje nijanse komunikacije, a jezik na kojem morate dopisivati ​​sa stranim partnerima nije uvijek jasan piscu pisma, pa morate koristiti usluge prevodioci. Prije nego što pribjegnete uslugama takvog stručnjaka, trebalo bi razjasniti zna li napisati poslovno pismo na engleskom ili je riječ o banalnom doslovnom prijevodu. Ako se planira stalno održavati protok stranih dokumenata, bolje je zaposliti radnika koji zna dovoljno strani jezik da o tome sastavite poslovno pismo.

Općenito, postizanje zadatka u mnogo čemu ovisi o tome kako je dokument sastavljen i kako je dizajniran. Stoga ni u kom slučaju ne treba potcijeniti važnost poslovnog bontona u komunikaciji.