Începutul unei scrisori în corespondența de afaceri. După ce a trimis o scrisoare

Există întrebări urgente pentru organizație care ar trebui rezolvate? În acest caz, redactarea unei contestații scrise este indispensabilă. Cu toate acestea, nu totul este atât de simplu pe cât pare. Scrierea unei scrisori de afaceri competente este o intreaga stiinta. Și nu strica pe toată lumea să învețe sau să-și amintească abilitățile de bază ale compilației sale.

Pentru început, să decidem în ce mod este convenabil pentru tine să scrii o scrisoare sau o cerere către organizație. Cel mai adesea, mesajele online sunt folosite folosind resurse de pe Internet. Dacă scrieți o scrisoare în acest fel, atunci nu puteți face fără:

• Computer (laptop);
• Editor de text;
• E-mail.

Dacă utilizați metoda de scriere manuală, atunci veți avea nevoie și de o imprimantă pentru a imprima.

Primul pas în scrierea unei scrisori este antetul. În partea de sus a paginii trebuie să fie prezente:

1. Numele organizației la care aplicați;
2. Numele directorului organizației sau al persoanei responsabile;
3. adresa instituției;
4. Data cererii;
5. Orașul în care a fost făcută contestația.

Elementele de dorit ale „capului” pot include și coordonatele întreprinderii - fax, telefon, adresă de e-mail, OKPO, PSRN, TIN / KPI. Depinde de subiectul contestației și de organizația în sine.

Atunci trebuie să te prezinți. Angajații instituției trebuie să înțeleagă de la cine este scrisoarea și să aibă feedback de la tine. Prin urmare, este important să indicați nu doar un nume complet, ci și o adresă de e-mail, telefon mobil, adresa de domiciliu (pentru corespondența prin poștă). Dacă reprezentați interesele unei companii, trebuie să utilizați un antet cu coordonatele acestuia. Când trimiteți un e-mail, asigurați-vă că utilizați blocul „Subiect”, astfel încât angajații să își poată organiza documentația.

Pregătiți corpul documentului în sine - titlul și conținutul. Aici punctul important este scopul pentru care aplicați la organizație. Există astfel de tipuri de contestații:

• scrisori promoționale;
• Scrisori de recomandare;
• Scrisori de informare;
• scrisori de intentie;
• Scrisori de Ziua Recunoștinței;
• scrisori de felicitare;
• Scrisori de instruire;
• Scrisori de solicitare;
• Scrisori de solicitare;
• Scrisori de răspuns;
• Scrisori de notificare;
• Scrisori de invitație.

În funcție de tipul de adresă pe care îl utilizați, formulați conținutul corect. De exemplu, dacă scrieți o recenzie pozitivă pentru o organizație, ar trebui să descrieți în detaliu motivul apelului dvs., ce anume v-a plăcut și așa mai departe.

Descărcați de pe portalul nostru:

Un element important al scrierii unei scrisori către o organizație este să o păstrezi simplă și la obiect. Exprimați-vă gândurile în așa fel încât scrisoarea dvs. să fie de interes pentru angajații companiei. Pentru a face acest lucru, în conformitate cu regulile de etichetă în afaceri, utilizați „cuvinte-intrigători” speciali. Cu toate acestea, nu ar trebui să exagerați cu asta, pentru că vorbim despre un document, și nu despre corespondența personală. Descrieți situația concis, dar faceți-o lizibilă. Dacă conversația este despre respectarea legii, asigurați-vă că faceți referiri la legile Federației Ruse. Când descrieți o situație de conflict, o propunere pentru o serie de măsuri pentru escaladarea incidentului este binevenită.

Când contactați o instituție de stat, fiți ghidat de legea Federației Ruse „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor”. Iată drepturile și obligațiile persoanelor în contestațiile lor și condițiile de luare în considerare. Legea prevede, de asemenea, procedura pentru contestațiile colective la instituțiile statului sau administrațiile locale. Etapa finală a oricărei scrisori de afaceri este data și semnătura. La prima vedere, un detaliu nesemnificativ, dar foarte important. Este de dorit să puneți semnătura de mână pe documentul tipărit. Dacă reprezentați interesele companiei, utilizați stema sau sigiliul facsimil al acesteia.

Redactarea cu competență a unei scrisori către organizația potrivită este cheia succesului contestației dumneavoastră. Studiați cu atenție toate punctele descrise mai sus și nu ezitați să treceți la lucru. Nu uitați că scrisoarea nu trebuie să conțină greșeli de ortografie, punctuație și stilistice.

Ce se întâmplă dacă trebuie să primiți urgent documente importante, să solicitați informații actualizate sau să solicitați ajutor de la o companie sau un oficial? Compuneți o scrisoare de cerere conform tuturor regulilor de corespondență comercială și obțineți un răspuns pozitiv.

Din articol vei afla:

Cum este o scrisoare de cerere de afaceri diferită de alte tipuri de scrisori?

Corespondența de afaceri este cea mai importantă parte a sistemului de comunicații documentare. Scrisorile sunt cele mai masive documente ale ei. Există multe tipuri de corespondență oficială. Toate acestea reprezintă o formă de dialog scris care contribuie la soluționarea celor mai importante probleme ale activităților organizațiilor. Gama sa tematică de gen se distinge printr-o mare varietate.

O scrisoare de cerere este unul dintre cele mai comune tipuri de corespondență de afaceri. Necesitatea de a scrie astfel de contestații poate fi cauzată de diverse motive și nu este posibil să le enumerați pe toate. Cu toate acestea, există o serie de caracteristici care fac posibilă distingerea acestui lucru scrisoare printre gama generală de documentație de serviciu.

O scrisoare de solicitare oficială poate fi o cerere plină de tact sau o cerere diplomatică cu privire la o problemă curentă. Acesta servește la atingerea scopului specific al autorului și este necesar să încurajeze destinatarul să întreprindă acțiunile necesare pentru redactorul scrisorii de cerere.

Sunt mai ales multe situații când devine necesară redactarea unei scrisori de cerere în activitățile de management. Motivul poate fi fie o situație simplă care nu necesită o argumentare îmbunătățită și explicații detaliate, fie o problemă, fără a explica esența căreia este imposibil să obținem un răspuns pozitiv. În cel de-al doilea caz, autorul va trebui nu numai să își declare cererea, ci și să o fundamenteze, să explice destinatarului de ce este necesar să acționeze într-un fel sau altul.

Șabloanele și standardele care există în munca de birou facilitează scrierea unei scrisori oficiale de cerere. Orice contestație comercială trebuie să respecte regulile de corespondență comercială. Corespondența este, în primul rând, chipul companiei expeditoare. Designul său necesită atenție la detalii și respectarea regulilor de etichetă în afaceri. Pentru a scrie o scrisoare de cerere în numele organizației, veți avea nevoie de un antet cu toate detaliile necesare. Contestația este certificată prin semnătura unui funcționar autorizat și sigiliul companiei.

Cum se scrie o scrisoare de solicitare oficială?

O scrisoare de cerere comercială se întocmește conform tuturor regulilor de corespondență oficială. Pentru a obține în cele din urmă un răspuns pozitiv, atunci când scrieți o contestație, ar trebui să urmați un anumit algoritm. Acesta va permite structurarea conținutului scrisorii, transmiterea gândurilor principale către destinatar, enunțarea clară și clară a esenței problemei.

Stabiliți cu cine vorbiți exact?

Este mai bine să contactați destinatarul personal. Urmând regulile general acceptate de etichetă în afaceri, utilizați adresa după nume și patronimic. Acest lucru va ajuta să arătați respect. În plus, o cerere personală impune o anumită responsabilitate funcționarului care a primit scrisoarea. Chiar și în cazul în care trebuie să scrieți o scrisoare de cerere pentru un grup de persoane, este mai bine să personalizați contestația.

De ce te adresezi acestui destinatar anume?

Este recomandat să explicați în prealabil destinatarului de ce l-ați contactat. Puteți să-l complimentați și să notați calitățile sale de afaceri sau personale, realizările trecute care contează în contextul atractiei dvs. O astfel de tehnică vă va încuraja să luați în considerare scrisoarea cu o cerere mai atent și să găsiți o oportunitate de a o satisface. Este important să fii sincer și să nu depășești granița dintre compliment și lingușire.

Cum îți poți justifica cererea?

Gândiți-vă la argumente în avans și aliniați-le în text scrisori conform schemei puternic - mediu - cel mai puternic. Interesează-l pe destinatar, dezvăluie-i potențialele beneficii asociate cu împlinirea dorinței tale. Exprimați o problemă care este relevantă pentru el și arătați cum poate fi rezolvată pentru interesele dvs. Descrieți semnificația problemei și spuneți destinatarului că rezolvarea acesteia poate fi benefică pentru amândoi.

Ce informații trebuie furnizate destinatarului?

Descrieți problema cât mai concis și cât mai clar posibil. Evita ambiguitatea si fii cat mai specific cu privire la rezultatul dorit: specifica pretul exact, data, procentul etc. O scrisoare de cerere solicită destinatarului să ia o decizie de management. Pentru a face acest lucru, are nevoie de informații exacte: cât, ce, când și la ce preț. Aceste detalii trebuie formulate cu precizie, fără a lăsa loc de insinuări. În caz contrar, inițiativa poate trece către destinatar, cererea va fi acordată în mod oficial, dar inițiatorul nu va obține ceea ce și-a dorit.

Ce concluzii se pot trage?

După ce se face cererea, aceasta trebuie modificată și repetată, concentrând atenția destinatarului asupra potențialelor beneficii. În același timp, beneficiul posibil nu trebuie să fie întotdeauna material.

modele de scrisori de afaceri

Antetul este un format de hârtie cu detalii pre-reproduse care conțin informații permanente despre organizație - autorul documentului.

Utilizarea formularelor accelerează semnificativ procesul de creare a unui document (datorită disponibilității informațiilor constante), reduce costurile cu forța de muncă pentru compilare, simplifică percepția informațiilor și îmbunătățește cultura muncii manageriale. Formularul conferă informațiilor un caracter oficial.

La primirea unui document adresat unei organizații, atenția principală, desigur, este acordată esenței informațiilor conținute în acesta, cu toate acestea, atenția este inevitabil fixată pe aspectul documentului - calitatea hârtiei, utilizarea culoarea, designul logo-ului, stilul fontului, compoziția antetului. Prin aceste trăsături, se obține impresia corespondentului, gradul de soliditate, prestigiu al acestuia. Este necesar să ne străduim să creați un antet memorabil, care poate lăsa o impresie favorabilă organizației, reflectând nu numai anumite informații despre organizație, ci și stilul acesteia. Documentele pe formulare bine formate fac parte integrantă din imaginea organizației, cartea de vizită originală.

Cerințele pentru formularele de documente organizatorice și administrative sunt stabilite prin următoarele documente: 1) GOST R. 6.30-2003. „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare”; 2) Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Arhivei Federale la 27 noiembrie 2000 nr. 68.

Forma scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, poate include:

Emblema de stat a Federației Ruse sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse (numai pentru întreprinderile de stat);

Emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

Cod de organizare;

Numele companiei;

Date de referință despre organizație;

data documentului;

Numărul de înregistrare al documentului;

Locul întocmirii sau publicării documentului (dacă este necesar).

GOST R. 6.30-2003 prevede locația detaliilor formularului în două versiuni: longitudinală și unghiulară.

În primul caz, toate detaliile formularului sunt plasate de-a lungul și sunt aliniate fie în lățime, fie în centru.

Cu aranjarea unghiulară a detaliilor, acestea ocupă o suprafață de 73 x 88 mm în colțul stâng al foii și sunt aliniate fie la marginea din stânga, fie la centrul zonei alocate.

Pentru fabricarea formularelor se folosește hârtie de format A4 (210 x 297 mm) și A5 (210 x 148 mm). Utilizarea unui anumit format este determinată de volumul documentului pregătit. Formatul mai mic este destinat documentelor al căror text are un volum mic (până la șapte rânduri); Este irațional să folosiți formatul A4 pentru astfel de documente.

Este permisă producerea formularelor în mod tipografic, cu ajutorul tipăririi operaționale sau a tehnologiei informatice direct în timpul fabricării unui anumit document. Excepție fac antetele organizațiilor cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse sau stemele subiecților Federației Ruse. Imprimarea formularelor de pe computer este foarte economică pentru organizațiile mici, dar nu protejează împotriva contrafacerii. Formularele tipărite sunt mai fiabile în acest sens. În plus, pentru a proteja formularele împotriva utilizării greșite, unele organizații comandă formularele de numerotare de la imprimante și păstrează o evidență atentă a utilizării acestora. În același scop, instituțiile de stat și municipale folosesc antet de culori diferite pentru diferite tipuri de documente.

Pe formulare se realizează doar prima pagină a documentului, pentru fabricarea paginilor ulterioare se folosesc coli standard de hârtie. Dacă documentul urmează să fie trimis la mai multe adrese, atunci fiecare copie a documentului este creată pe formular.

Un exemplu de formular de scrisoare de afaceri (dispunerea longitudinală a detaliilor)

Fiecare foaie a unui document, emisă atât pe formular, cât și fără acesta, trebuie să aibă următoarele margini (mm): stânga - cel puțin 20, dreapta - cel puțin 10, sus - cel puțin 20, jos - cel puțin 20.

Într-o serie de organizații, instrucțiunile și regulile care guvernează execuția documentelor au stabilit marje mai mari decât standardul cerut. Să dăm exemple de scrisori pe antetul organizației (Fig. 2–4).

Orez. 2

Orez. 3

Orez. patru

Din cartea MBA în 10 zile. Cel mai important program al școlilor de afaceri de top din lume autor Silbiger Stephen

Curs de scriere de afaceri de un minut 1. Expuneți clar problema și începeți-l cât mai curând posibil după fraza introductivă. Nu lua timpul cititorului. Ar trebui să aveți întotdeauna un motiv clar pentru care scrieți asta.2. Păstrează-l personal, prietenos și

Din cartea Individual Entrepreneur [Înregistrare, contabilitate și raportare, fiscalitate] autor Anishcenko Alexandru Vladimirovici

Formulare stricte de raportare În primul rând, antreprenorii, în conformitate cu procedura stabilită de Guvernul Federației Ruse, pot (dar nu sunt obligați) să accepte numerar sau să efectueze plăți folosind carduri de plată fără a utiliza CCP în cazul furnizării de servicii către public atunci când

Din cartea Eliberează-ți viața de gunoi! autorul Mellen Andrew

De la biroul de afaceri la domiciliu Pe măsură ce mai mulți oameni lucrează de acasă, este important să faceți tranziția de la afaceri la biroul de acasă cât mai nedureroasă posibil. La urma urmei, chiar și atunci când lucrați acasă, doriți să vă îndepliniți sarcinile profesional.Dacă ați avut anterior personal,

Din cartea Contabilitate autor Bortnik Nikolai Nikolaevici

3.3. Forme stricte de raportare: cerere și producție

Din cartea Hârtii pentru secretar autor Smirnova Elena Petrovna

Capitolul 4. Forme de documente Un formular de document este o foaie standard cu detalii permanente reproduse pe ea și un loc pentru detalii variabile Sunt instalate două formate standard de formulare de document - A4 (210x297) și A5 (148x210mm). Formele documentelor ar trebui

Din cartea Teoria economică: manual autor Makhovikova Galina Afanasievna

autor

2. Reguli pentru redactarea unei scrisori de afaceri

Din cartea Corespondența în afaceri: Ghid de studiu autor Kirsanova Maria Vladimirovna

Structura unei scrisori de afaceri O sarcină importantă în scrierea unei scrisori este saturarea informațiilor acesteia, adică includerea unei cantități adecvate de informații în ea. Literele sunt cu un singur aspect și cu mai multe aspecte. Adesea, un aspect poate alcătui conținutul întregului

Din cartea Corespondența în afaceri: Ghid de studiu autor Kirsanova Maria Vladimirovna

Caracterul informativ și persuasiv al unei scrisori de afaceri Textul unei scrisori de afaceri trebuie să fie scurt și să conțină doar informații de bază. Informații suplimentare pot fi găsite în anexă. În același timp, scrisoarea trebuie să fie persuasivă, indiferent cui i se adresează.

Din carte 500 de sfaturi pentru secretară autor Engovatova Olga Anatolievna

1. Introducerea și cunoașterea în procesul comunicării în afaceri În viață, în mod constant apar situații în care este necesară prezentarea unei persoane cu alta sau altora. În comunicarea de afaceri, care necesită stabilirea de contacte - față în față, corespondență, prin telefon - necesitatea de

Din cartea Business Psychology: Managing Emotions autor autor necunoscut

NEPRODUCTIVITATEA COMUNICĂRII ÎN AFACERI Adesea, în contactele de afaceri, antreprenorii sunt nemulțumiți de acțiunile lor care nu duc la rezultatele dorite. De exemplu, un client „a căzut” sau un contract pregătit cu atenție a rămas același din cauza unor fleac.

Din cartea Practica managementului resurselor umane autor Armstrong Michael

ROLUL PARTENERULUI DE AFACERI Pentru a asigura succesul companiei și a participa la managementul afacerii, angajații HR își împărtășesc responsabilitățile ca parteneri de afaceri cu colegii lor de conducere. Ei trebuie să aibă capacitatea de a

Din cartea Time Trap. Ghidul clasic pentru managementul timpului autorul Nickerson Pat

Legați zonele roșii cu timpul de comunicare în afaceri Este posibil să fi observat în tabelul simplu cu zonele roșii de mai sus că managerul a încercat să acorde celor trei sarcini principale intervalele de timp adecvate. Dar ai văzut asta și pentru el

Din cartea Business Plan 100%. Strategia și tactica unei afaceri eficiente autorul Abrams Rhonda

Formulare financiare electronice Pentru a simplifica și mai mult acest proces, puteți achiziționa un pachet de formulare financiare Excel ca atașament la această carte. Astfel de formulare electronice efectuează automat toate calculele, generează scheme și permit

autor Vorotyntseva Tamara

Indicatorul de imagine al afacerii #3: Adresa personală O scrisoare de afaceri care începe cu o adresă personală și un salut reflectă focalizarea individuală a scrisorii, demonstrând atenția și respectul dumneavoastră pentru personalitatea clientului/partenerului de afaceri.

Din cartea Corespondență prin e-mail de afaceri. Cinci reguli pentru succes autor Vorotyntseva Tamara

Indicator imagine afaceri Nr. 5. Sfârșitul pozitiv al scrisorii Fraze finale - ultimul lucru care rămâne în câmpul de atenție al destinatarului atunci când vă citește scrisoarea. Fixați în ele o atmosferă emoțional pozitivă de comunicare în afaceri. Creați o dispoziție bună pentru destinatar,

Apoi, întrebările despre cum și prin ce mijloace puteți crea și trimite, în principiu, nu ar trebui să apară. Cu toate acestea, nu toată lumea este pregătită să înceapă imediat această sarcină atunci când vine vorba de scrisori oficiale, mai ales atunci când autorul scrisorii se așteaptă să primească un răspuns la aceasta. Vă voi spune un mic secret al corespondenței de afaceri, cu cât scrisoarea este mai strictă ca caracter și stil, cu atât sunt mai multe șanse pentru un răspuns din partea destinatarului. În acest tutorial, vă voi oferi câteva exemple de e-mailuri care ar trebui să ajute utilizatorii să-și dezvolte propriul stil și să scrie cele mai alfabetizate mesaje în viitor.

În primul rând, trebuie să decideți ce caracter va fi litera pe care o creăm. Împărțim toate e-mailurile trimise în trei tipuri principale:

• Propunere de afaceri
• cerere de afaceri
• tratament prietenos

În consecință, pentru toate cele trei tipuri, am spații de șabloane, atât sub formă de fișiere text simple, cât și sub formă de șabloane adaptate pentru anumite programe de e-mail. Să trecem la fiecare dintre ele în ordine.

Propunere de afaceri

Bună ziua (Bună ziua), [numele persoanei adresate]!

Este recomandabil să indicați numele în orice literă atunci când comunicați, deoarece un apel personal pune o persoană într-o dispoziție prietenoasă. Cu toate acestea, dacă nu a fost posibil să aflați numele, va fi suficient un șablon de salut.

Permiteți-mi să vă prezint un nou serviciu (produs nou) de la compania noastră [numele companiei].

Permiteți-mi să propun cooperarea în domeniul [denumirea domeniului de activitate].

În continuare, descrieți pe scurt avantajele ofertei dumneavoastră în ceea ce privește prețul sau unele caracteristici de calitate. Principalul lucru este să nu exagerați. Megaocteții de text și chiar completați de imagini strălucitoare fără sens, nu fac decât să sperie oamenii. Daca destinatarul scrisorii este interesat de oferta ta de la primele randuri, cu siguranta te va contacta pentru informatii suplimentare.

Dacă sunteți serios să convingeți persoanele potrivite să vă contacteze prima dată când vă contactează, atunci este logic să vă gândiți la accesibilitate dincolo de e-mailul. Nu va fi de prisos să creați conturi în servicii precum ICQ șiSkype. Uneori este mult mai ușor pentru o persoană să vă contacteze printr-un telefon obișnuit, dacă numărul acestora, desigur, va fi lăsat cu prudență de dvs. în semnătură.

De ce trebuie să vă duplicați propria adresă de e-mail în semnătură, vă întrebați, dacă este redirecționată automat de serverul de e-mail. Există o regulă conform căreia informațiile excesive în corespondența de afaceri nu sunt niciodată inutile. Să ne imaginăm o situație în care scrisoarea ta este primită de o persoană care poate nu este interesată de propunere sau pur și simplu nu este competentă să-i răspundă corect. El redirecționează mesajul primit către un alt utilizator, dar din anumite motive, informațiile despre expeditorul adevărat se pierd din datele adăugate automat, ceea ce face dificil să vă contacteze. Cu toate acestea, va fi întotdeauna suficient să te uiți la semnătură pentru a determina autorul scrisorii și contactele sale necesare.

cerere de afaceri

Salut buna ziua)!

Sau, dacă numele destinatarului este cunoscut, atunci (Dragă, [Nume, Patronimic])!

Vă rugăm să furnizați informații despre produs (serviciu) [denumirea produsului/serviciului] cu o descriere a caracteristicilor complete și a calităților competitive.

Pe baza Legii Federale a Federației Ruse [numărul și data documentului], vă rugăm să furnizați informații [descrieți datele necesare pentru a le obține].

De asemenea, puteți contacta conducerea unui anumit serviciu de pe Internet, în cazul încălcării drepturilor dumneavoastră.

În legătură cu încălcarea paragrafului [numărul paragrafului din contractul de utilizare] din contractul de utilizare, și anume: „[citați textul integral al paragrafului menționat]”, vă rog să verificați și să luați sancțiuni corespunzătoare împotriva vinovatului [responsabil ( dacă vorbim de angajații serviciului)] persoană [site (numele site-ului)]. Vă rugăm să raportați rezultatele verificării și sancțiunile imputate la [propria mea adresă de e-mail].

tratament prietenos

Salutări (Bună ziua) (Bună), [numele persoanei]!

Când contactați prima dată într-o manieră prietenoasă, un indicator bun va fi caracterul complet al mesajului dvs. text. Un text scris corect, voluminos, va indica interesul dvs. ridicat de a contacta persoana potrivită și va provoca dorința de răspuns. Nu uitați să începeți conversația cu câteva întrebări inițiale.

Exemplu de e-mail