Exemple de lettre commerciale. Comment rédiger et formater correctement des lettres commerciales

La correspondance électronique a toujours été et reste le principal moyen de communication dans le monde des affaires. Une lettre correctement rédigée représente déjà la moitié du succès. Mais tout le monde ne peut pas écrire de telles lettres. Parfois, lors de la lecture d'une lettre contenant une proposition commerciale, il ne devient pas tout à fait clair ce qu'ils veulent vous offrir exactement, quels avantages vous en tirerez et pourquoi vous avez même passé votre temps à lire et à comprendre cette lettre.

La capacité d’écrire des lettres correctes et convaincantes vient avec la pratique. Et c'est bien quand l'expérience accumulée est partagée, permettant ainsi aux autres de ne pas marcher sur le même râteau. Jeffrey James, auteur de Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, propose son système simple rédiger des lettres persuasives, qui se composent de 6 étapes.

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1. Ayez toujours une idée claire de ce sur quoi vous allez écrire.

Le but principal de la lettre est d’amener le destinataire à prendre une certaine décision. Par conséquent, avant de commencer à rédiger une lettre, demandez-vous à nouveau qu'attendez-vous exactement du destinataire ? Quelle décision doit-il prendre après avoir lu votre lettre ?

DANS dans ce cas, l’incertitude est votre ennemi juré. Plus votre objectif est clair, plus votre lettre sera convaincante.

2. Commencez votre lettre par votre conclusion.

Votre conclusion est un énoncé de la décision que le destinataire devrait prendre en fonction du contenu de votre lettre.

À l’école, on nous a appris à toujours commencer par une introduction. Dans le cas de la rédaction de lettres persuasives, cette affirmation est incorrecte. Dans le monde des affaires, tout le monde est trop occupé pour apprécier vos capacités littéraires. Il faut donc aller droit au but.

Par exemple, vous souhaitez obtenir l'autorisation de votre patron pour installer une salle de sport dans l'un des locaux de votre entreprise.

Faux:

"Jim,
Comme vous le savez, l'absentéisme des employés est ce moment est un problème majeur qui a un impact financier important à la fois sur notre entreprise et sur d'autres entreprises de notre secteur... bla bla bla... Nous devrions donc envisager d'allouer de l'argent pour installer une salle de sport au siège de notre entreprise. »

Droite:

"Jim,
Je veux que vous approuviez l'installation d'une salle de sport dans notre bureau.

3. Divisez vos arguments en plusieurs paragraphes faciles à digérer.

Pour rendre les arguments soutenant votre idée faciles à lire et à comprendre, divisez-les en plusieurs paragraphes.

Faux

"Selon un rapport d'un groupe gouvernemental récemment publié activité physique sont extrêmement importantes même si peu d’entreprises démontrent leur engagement en faveur d’une telle reconnaissance des salariés. De nombreuses entreprises identifient ces groupes comme des actifs sous-évalués, mais elles n’ont pas de plan pour introduire de tels groupes dans ce secteur, même si la forme physique est étroitement liée à la réussite professionnelle et personnelle. Je crois que si nous n'introduisons pas de tels groupes physiques dans notre entreprise, nous resterons loin derrière nos concurrents.

Droite

« La salle de sport au bureau vous permettra de :
- réduire l'absentéisme
- augmenter la productivité globale"

4. Étayez chaque argument avec des preuves.

Si vous écrivez une lettre composée d’arguments solides, elle peut être perçue comme une opinion personnelle solide et rien de plus. Chaque argument a besoin d’une preuve. Sinon, comment comprendre que ça marche vraiment ?

Faux

« Il y aura une salle de sport au bureau la bonne décision, parce que les gens préfèrent aller travailler plutôt que de rester à la maison. Cela contribuera également à réduire les maladies globales au bureau.

Droite

« Réduction de l'absentéisme. Selon une enquête menée par l'Institut national de la santé auprès de 1 000 entreprises disposant de salles de sport sur place, l'absentéisme des employés dans ces entreprises est 20 % inférieur à celui des entreprises qui ne disposent pas de tels équipements.

5. Répétez votre conclusion sous forme d’appel à l’action.

À la fin de la lettre, répétez à nouveau votre conclusion énoncée au tout début. Seulement maintenant, comme un appel à une action spécifique. De cette façon, vous amenez le destinataire à une conclusion précise qu'il doit tirer après avoir lu votre lettre. Cet appel doit être simple et précis.

Faux

« Nous vous serions très reconnaissants si vous soutenez ce projet. »

Droite

"Si vous répondez oui à cette lettre, j'engagerai immédiatement la procédure."

6. Indiquez l'avantage dans la ligne d'objet de l'e-mail

La ligne d'objet d'un e-mail est presque la plus partie principale. Puisqu'il doit anticiper le sujet principal de la lettre et mettre le destinataire dans l'ambiance dont vous avez besoin. Et c’est pourquoi vous devez le remplir en dernier, après avoir rédigé tous les arguments et preuves qui étayent votre conclusion principale.

Idéalement, la ligne d'objet de l'e-mail devrait adresser deux tâches importantes: cela doit tellement intéresser le destinataire qu'il ouvre et lit la lettre ; et il doit transmettre le message que vous souhaitez transmettre au destinataire.

Dans la plupart des cas La meilleure façon Effectuer les deux tâches à la fois, c'est écrire sur les avantages qui peuvent être obtenus en prenant la décision que vous souhaitez.

Faux

« Impact sur la santé des salariés du programme d’équipement gymnases dans les bureaux"

Droite

« Comment réduire l’absentéisme des salariés ?

Votre avis m'intéresse. Comment réagiriez-vous aux deux options et quelles règles suivez-vous lorsque vous rédigez de telles lettres ?

Ce n'est un secret pour personne depuis longtemps que le discours est divisé en argot et littéraire - correct. C'est assez logique que discours correct doit être non seulement oral, mais aussi écrit. Tout le monde doit maîtriser la culture d’une écriture compétente une personne intelligente. Et encore plus pour ceux qui communiquent activement sur des affaires officielles par correspondance. Comment sont les lettres ?

Qu'est-ce que l'étiquette

Avant de parler de rédaction commerciale, nous devons d’abord nous rappeler ce qu’est l’étiquette. Ce ordre établi comportement en société, un ensemble de bonnes manières et de règles de soi-disant bonnes manières, que toute personne intelligente doit observer, personne bien élevée, pour ne pas être qualifié d’inculte. Ces règles historiquement établies font partie intégrante de la vie de la société.

Culture d'écriture : caractéristiques générales

Bien entendu, cela ne s’applique pas uniquement aux lettres commerciales. Il existe de nombreux types et méthodes de communication écrite. Ils sont tous différents, chacun a ses propres caractéristiques, mais il existe aussi des traits communs. Parmi eux figurent les suivants :

• le recours à un langage littéraire standardisé avec la prise en compte du vocabulaire non-livre ;
• utilisation de structures syntaxiques complexes ;
• ordre des mots fixe dans une phrase ;
• structure de texte claire ;
• niveau élevé d'alphabétisation.

Étiquette des lettres commerciales

Dans quels cas peut-on être amené à rédiger une lettre commerciale ? Bien sûr, si nous menons des affaires avec des organisations et/ou des particuliers. Ce que nous écrivons à nos partenaires, collègues, clients, la façon dont nous formatons notre lettre deviendront le visage de notre entreprise et nous présenteront soit sous un jour favorable, soit sous un jour moins favorable. À moins, bien sûr, que nous soyons compétents dans l'étiquette de rédaction de lettres commerciales. Afin de ne pas perdre la face, vous devez apprendre la sagesse ci-dessous. D'ailleurs, il est également utile d'avoir de telles connaissances, car la moindre erreur, un petit écart avec les règles peut transformer une lettre commerciale en une lettre illégale d'un point de vue juridique.

Spécificités des relations commerciales

Avant de parler directement des lettres, vous devez comprendre en quoi elles diffèrent en général relation d'affaires ce qui les caractérise, quelles sont leurs caractéristiques. La principale caractéristique des relations au travail est l'absence (complète ou presque) de teinte personnelle dans ces mêmes relations. En règle générale, au travail, chacun de nous est extrêmement serein, calme, poli - il est peu probable que quiconque danse avec un tambourin, par exemple, ou accomplisse d'autres actions tout à fait logiques en compagnie d'amis, mais plutôt ridicules pour un environnement de travail. Cela s'applique d'ailleurs non seulement aux actions, mais aussi aux émotions - vous pouvez vous permettre de rire ou de sourire, ou même une légère manifestation de colère, mais les rires homériques, les crises de colère, les larmes, etc. semblent tout à fait inappropriés (tout cela concerne exclusivement les émotions au travail). Au travail, nous portons généralement des masques, ce qui fait preuve d'entraînement, de retenue et de sang-froid.

La communication professionnelle ne peut pas s’arrêter quand vous le souhaitez. Un partenaire commercial ou un client ne comprendra pas s'il est au milieu réunion importante nous nous levons brusquement et quittons le public. Vous ne pouvez pas ignorer votre interlocuteur, vous ne pouvez pas ne pas répondre aux appels ou aux lettres. Toutes ces fonctionnalités réunies aident à mieux comprendre à quoi cela devrait ressembler étiquette de discours lettre d'affaires.

Exigences générales

La première chose à laquelle nous prêtons attention lorsque nous recevons une lettre est le papier. Conformément aux exigences de l'étiquette des lettres commerciales, le papier doit toujours être limpide et en aucun cas froissé. Les destinataires du message auront meilleure expérience sur l'organisation, si la lettre s'avère être écrite sur du papier à en-tête avec le logo de l'entreprise. La première page n'est pas numérotée, toutes les autres sont marquées de chiffres arabes.

Il y en a un autre très point important dans l'étiquette de la correspondance commerciale. Les affaires présupposent un niveau élevé d'alphabétisation et l'absence de fautes d'orthographe. Par conséquent, s'il y a des lacunes dans votre connaissance de la grammaire russe, il est recommandé de ne pas vous précipiter dans l'envoi de correspondance, mais de la revérifier pour déceler d'éventuelles lacunes.

Aussi recommandation générale pour le papier et e-mail est le désir de ne pas utiliser de constructions complexes dans votre discours écrit - cela n'est approprié que dans les documents juridiques. Les abréviations ne doivent pas être utilisées, mais uniquement celles généralement acceptées. Mais revenons à la normale l'étiquette des affaires comprend une variété de clichés et d'argot - jargon professionnel. L'ensemble du document est conservé dans un style commercial officiel.

Autre point important qui ressort de la lettre : elle doit être la plus polie et amicale possible. Il ne peut être question de manque de tact ou d'impolitesse. De plus, une lettre commerciale nécessite de la spécificité et une présentation claire de vos réflexions.

Si le destinataire de la lettre ne parle pas russe, le texte du message doit être rédigé dans sa langue ou en anglais international. À propos, un tel document ne doit être rédigé que sur un côté de la feuille, l'autre sur obligatoire reste propre.

Lors de la préparation des documents, vous devez vous assurer qu'il n'y a pas de transferts. Le texte lui-même doit être tapé à un intervalle et demi à deux, avec une marge de deux centimètres de large à gauche.

Nuances

Une lettre commerciale a sa propre structure claire et particulière. Dans le même temps, il n'existe pas de norme uniforme pour la préparation des documents papier : différentes entreprises il peut y avoir des variations. Ils n'adhèrent qu'à une certaine composition des parties de la lettre : elles doivent certainement contenir un « en-tête », une salutation, la partie principale et un adieu. N'oubliez pas votre signature personnelle à la fin de la lettre.

À propos, ce qu'on appelle le cadre du message - les phrases initiales et finales - est appelé cadre d'étiquette. C'est elle qui aide à établir des relations avec le destinataire la bonne relation. De plus, les règles d'étiquette pour les lettres commerciales et des exemples de leur rédaction démontrent l'utilisation de divers clichés vocaux dans les messages (ils seront discutés ci-dessous).

Une nuance importante Lors de la conception d’une lettre commerciale, l’adresse correcte utilisée demeure. Avant la révolution, l'adresse « monsieur » ou « madame » était utilisée dans notre pays : elle était considérée comme universelle, on appelait ainsi tout le monde. De nos jours, une telle adresse universelle n'existe pas, même si les mots « M. » ou « Mme » se retrouvent souvent dans les lettres commerciales. Après avoir perdu de leur popularité, ils reviennent progressivement en usage. Vous pouvez contacter votre partenaire commercial de cette manière : officiel, mais pas à un client ou à un collègue.

La plus courante et la plus universelle à l'heure actuelle est considérée comme l'adresse « Cher » ou « Cher Monsieur », mais en fait, ce n'en est pas une non plus. D'une manière similaire, par exemple, vous ne pouvez pas contacter les soi-disant VIP - des personnes particulièrement importantes, qui sont considérées comme des gouverneurs, des maires et des présidents. Dans ce cas, vous devrez commencer votre lettre par l'adresse « Chère » (une autre option est « Très respecté »).

Si le message est adressé à plusieurs personnes à la fois, et qu'elles sont toutes représentatives d'une même profession, il conviendrait d'utiliser une adresse telle que " Chers collègues"(si tous les destinataires sont des femmes, il est permis d'écrire « Chères dames », si des hommes - alors « Chers messieurs »). Si la lettre est adressée à une seule personne, il est strictement interdit de ne pas utiliser de nom ou d'adresse. Ceci n'est autorisé que dans le cas ci-dessus (lorsque le destinataire est un groupe de personnes) ou lors d'une interaction avec une personne morale.

Quant à la fin du message, rappelez-vous : elle n'est pas moins significative que le début. C'est à la fin de la lettre que la confiance dans les pays prospères et/ou une décision rapide questions et autres. Ici, vous ne devez pas non plus signaler des difficultés survenues dans le passé - par exemple, des retards dans la réponse ou l'absence de réception du tout. Ces phrases sont considérées comme des signes négatifs de l'étiquette des lettres commerciales et sont considérées comme une réticence à poursuivre la relation, ainsi qu'un manque de respect envers l'interlocuteur. Il est important de comprendre que cela est inacceptable.

E-mail : Étiquette professionnelle

Deuxième variante possible correspondance - par e-mail. Il y a aussi ici un certain nombre de particularités. Ainsi, par exemple, si le destinataire reçoit le message pour la première fois, il est alors nécessaire de commencer par une présentation de votre propre entreprise, une description de vos activités et des tâches possibles qui devraient être effectuées. Lors d'une correspondance à long terme, il est nécessaire de conserver l'historique des lettres passées, sur la base duquel est basé chaque message ultérieur.

La première lettre doit certainement contenir une salutation et une adresse. Dans les cas suivants, si une réponse rapide est nécessaire, le recours peut être omis (le cas échéant). Dans la communication en ligne, de nombreuses personnes ne jugent pas nécessaire d'utiliser des signes de ponctuation et écrivent également sans lettres majuscules. Ceci est inacceptable en termes d’étiquette de courrier électronique professionnel.

La taille de l'e-mail ne doit pas être trop grande - en règle générale, elle fait la moitié de la taille de son homologue papier. Dans le même cas, si vous devez communiquer une grande quantité d'informations au destinataire, seule une brève note d'accompagnement doit être indiquée dans le corps de la lettre, et le matériel lui-même doit être joint en pièce jointe dans Word ou tout autre fichier. - ceci est requis par l'étiquette d'une lettre commerciale par e-mail. Un exemple d'un tel message pourrait être : « Bonjour, cher M. Ivanov ! Nous vous envoyons des échantillons de nos brochures publicitaires. Vous pouvez les voir dans la pièce jointe… »

Quant à la signature, elle doit être là. Vous pouvez signer à la fin de chaque lettre, ou bien vous pouvez faire une signature automatique, qui sera apposée automatiquement. Cette option est souvent utilisée par les représentants grandes entreprises. La signature doit inclure votre nom et prénom, votre poste, vos coordonnées et votre lieu de travail. Il doit être formaté de manière à pouvoir contenir soixante-dix caractères et ne pas occuper plus de cinq à six lignes.

Il est nécessaire de dire quelques mots sur la réponse au message. L'étiquette du courrier électronique professionnel nécessite de recevoir une réponse à un message dans un délai de deux jours, pas plus. Si plus de temps est nécessaire, vous devez en informer votre interlocuteur. Une réponse à tous les messages maintient la réputation de l'entreprise ou de l'entrepreneur. Afin de savoir avec certitude si la lettre est parvenue au destinataire, vous pouvez utiliser la fonction de notification de réception - une confirmation de livraison sera envoyée automatiquement. De plus, il n'est pas interdit de faire un appel de contrôle.

Formules de discours ou clichés

Clichés, formules de discours, clichés de discours - quoi que vous disiez, cela fera toujours partie intégrante de la correspondance commerciale. Du cours scolaire, nous nous souvenons que les clichés sont appelés expressions figées. Il n'y en a pas tellement :

• Le regret peut être exprimé par les expressions suivantes : « Malheureusement, nous ne pouvons pas nous mettre d'accord… », « Nous sommes au regret d'informer… », « À notre grand regret, nous sommes obligés d'informer… » et ainsi de suite.
• La gratitude s'exprime par des clichés tels que : « Laissez-moi vous exprimer ma gratitude… », « Merci… », « Compte tenu de votre contribution… ».
• Vous pouvez inviter le destinataire à un événement particulier à l'aide de tampons : « Nous avons l'honneur de vous inviter… », « Nous espérons votre consentement… », « Nous sommes heureux de vous inviter… », « Nous je serai heureux de vous voir… » et ainsi de suite.
• Vous pouvez terminer la lettre par les phrases : « Nous attendons avec impatience de nouvelles idées de votre part... », « Nous vous souhaitons du succès... », « Nous espérons une coopération fructueuse à l'avenir... ».

Règles d'or de la correspondance commerciale

Erreurs courantes dans la correspondance commerciale

Il existe plusieurs choses en apparence insignifiantes qui peuvent néanmoins s'avérer fatales en cas de communication d'entreprise. Ce sont souvent ces petites choses qui conduisent à la fin de relations mutuellement avantageuses, à la fin de transactions et à des choses désagréables similaires. Vous devez connaître l'ennemi de vue !

1. Vous ne pouvez pas écrire (et appeler aussi !) à propos du travail en dehors des heures de travail ! Combien de fois, ne voulant pas attendre le matin, dérangeons-nous nos partenaires, clients, collègues à neuf, dix ou même onze heures du soir. Il nous semble que tout va disparaître du jour au lendemain, s'effondrer, échouer, et qu'il ne sera plus possible de sauver la situation. Et ces rares individus qui sont capables de tenir jusqu'au matin, pour une raison quelconque, croient que six heures du matin est le bon moment pour communiquer. Après tout, si je ne dors pas, personne ne dort. Hélas, un tel comportement ne fait que nous irriter et nous retourner contre nous-mêmes.
2. Cela a déjà été mentionné indirectement, mais néanmoins, il ne peut y avoir de familiarité ! La communication au travail se fait exclusivement en « vous » (avec un V majuscule, cela signifie politesse et respect).
3. Un échange excessif de plaisanteries peut également causer du tort. Premièrement, cela prend un temps précieux, et deuxièmement, cela semble un peu ennuyeux et ennuyeux. Pas besoin d'essayer dur.

De nos jours, il y a tellement de littérature que l’on a parfois les yeux écarquillés. Il existe également de nombreux ouvrages sur la culture de la parole, notamment de l’écriture.

Ceux qui souhaitent acquérir des connaissances dans ce domaine peuvent recommander les ouvrages suivants : « Business Letter Etiquette » d'Oleg Davtyan, « Culture of Written Speech » de Tatyana Degtereva, « Russian Letter Etiquette » de Natalia Formanovskaya et Alla Akishina, « Business Etiquette » de Elena Ber, « Russian Speech Etiquette » de Natalia Formanovskaya et bien d'autres.

1. L'étiquette des lettres commerciales nécessite l'utilisation d'un point d'exclamation à la fin de l'adresse afin de donner sens spécial ce problème ou une personne.
2. S'adresser au destinataire par son nom indique une relation plus étroite et établie de longue date, tandis que s'adresser au destinataire par son nom souligne la distance.
3. L'étiquette des lettres commerciales en Russie est caractérisée par une égalisation entre les sexes, puisque la plupart des professions sont souvent exclusivement masculines.

Suivre les règles de la correspondance commerciale n'est pas si difficile, car elles ne sont pas si nombreuses. S'en souvenir est une petite science. Mais aux yeux des autres, une personne qui connaît l'étiquette des lettres commerciales sera toujours une personne bien élevée et cultivée, quelqu'un avec qui il est agréable de faire des affaires.

Comment rédiger une lettre commerciale qui ne se perdra pas dans les « déchets d'informations » et qui sera lue ? Règles, recommandations, exemples

Le mot est un outil commercial accessible. Dans le monde des affaires, il est impossible de trouver une personne qui n’utilise pas de mots dans son travail.

Les affaires modernes se transforment progressivement en affaires par correspondance. Par courrier - électronique ou traditionnel - la communication avec les clients s'effectue, partenaires d'affaires, employeurs. La lettre positionne l'auteur soit comme un professionnel, soit comme une personne avec qui vous ne devriez pas poursuivre de relation.

Un professionnel doit être capable d'écrire

• Il est clair
• effectivement
• sérieusement
• Intéressant

Et il n’est jamais trop tard pour l’apprendre. Commençons par les bases : comprenez la différence entre l'écriture commerciale et l'écriture régulière.

En quoi une lettre de service est-elle différente d'une lettre ordinaire ? Spécificités d'une lettre commerciale

Lettre - texte court d'une ou deux pages, dont le but est de transmettre des informations sur quelque chose au destinataire.

La nature de l'information et la relation entre l'expéditeur et le destinataire de la lettre divisent la correspondance en

• affaires (formel)
• personnel (informel)

Une lettre commerciale se caractérise par :

• brièveté
• précision
• raisonnement et logique
• contenu de l'information
• neutralité évaluative et émotionnelle
• standardisation:
• des formulaires officiels sont utilisés
• des figures de style stables, des termes et des constructions cléricales spéciaux sont utilisés
• nombre de sujets - 1-2
• ciblage
• chaîne de commandement clairement définie (si nécessaire)

Quels types de lettres commerciales existe-t-il ?

Le type de lettre commerciale détermine

1. Objectif de sa rédaction

Fins commerciales

• Vous souhaitez conclure un accord et proposer ses conditions précises - rédiger une lettre d'offre (offre) pour le destinataire

• Si vous n'avez pas décidé des conditions de transaction qui vous conviennent, envoyez une lettre de demande
• Vous souhaitez informer votre destinataire d’une violation des obligations contractuelles de sa part ? Rédiger une lettre de réclamation (plainte)

Objectifs à but non lucratif

• Remercier dans une lettre de remerciement
• Confirmez vos obligations avec une lettre de garantie et votre consentement avec une lettre de confirmation
• Rédigez des newsletters si vous pensez que vos informations intéresseront le destinataire
• Rappelez les accords, obligations et pénalités importants avec des lettres de rappel
• Féliciter dans les lettres de félicitations, demander dans les lettres de requête, présenter ses condoléances dans les lettres de condoléances
• Si vous devez envoyer Documents importants ou valeurs matérielles assurez-vous de préparer une lettre d'accompagnement pour votre cargaison

2. Destinataire

Si vous adressez une lettre à plusieurs destinataires à la fois, vous écrivez alors une lettre circulaire

Votre lettre peut aborder plusieurs sujets à la fois, ce qui la rend automatiquement multiforme

4. Structure

Les lettres réglementées impliquent de composer la partie texte de la lettre selon un certain modèle, tandis que les lettres non réglementées ont forme libre présentation

5. Forme de départ

• dans une enveloppe
• électronique
• par fax

Structure d'une lettre commerciale : introduction, corps, conclusion

La structure d'une lettre commerciale standard nécessite un examen plus attentif.

Une lettre correctement formatée doit correspondre au schéma suivant :

Examinons de plus près quelques points du schéma :

1. Titre

Il s’agit généralement d’un bref résumé du sujet de la lettre.

Important : écrivez correctement le titre si vous souhaitez que le destinataire lise votre lettre.

L'absence de titres dans la correspondance commerciale est typique des débutants qui n'ont pas les compétences de base dans la conduite de la correspondance commerciale.

2. Appel

• Il a forme traditionnelle"Cher"
• majuscule au milieu de la ligne

Important : L'utilisation d'abréviations est interdite !

3.Préambule

• présente au destinataire l'idée principale de la lettre
• prépare le destinataire à la perception correcte des informations ultérieures contenues dans la lettre

4. Le corps principal du texte confirme l'idée clé exposée dans le préambule

Dans cette partie de la lettre

• vous indiquez clairement l'essence de la proposition/de l'appel
• fournir des arguments : faits, chiffres, autres précisions sur le sujet de la lettre. avis d'expert, propre expérience positive/négative

Pour faciliter la justification, vous pouvez utiliser le schéma suivant :

Important : Le dernier paragraphe doit contenir une phrase indiquant étape spécifique ou le résultat attendu et encourager le destinataire à agir

5. En conclusion :

6. Dans la fenêtre « Signature », les informations sur le destinataire doivent être indiquées :

• titre d'emploi

Comment ne pas se tromper dans le choix d’un style d’écriture ?

Dans la correspondance commerciale, vous devez constamment faire des choix concernant le style d'écriture et le ton de la communication avec le destinataire. À quel point votre message doit-il être sec, formel ou, à l’inverse, vivant, chaleureux et humain ?

• Le style personnel dans la correspondance commerciale met l'accent sur les qualités individuelles de la personne qui écrit la lettre.
• Lorsque vous utilisez un style formel, les faits sont présentés et des conclusions appropriées sont tirées sur cette base.
• Le style personnel implique une communication entre l'auteur de la lettre et le destinataire sur un pied d'égalité
• Le style formel démontre une chaîne de commandement claire et une force avec laquelle le lecteur de la lettre est obligé de compter.

Pour choisir le bon style de communication dans une lettre commerciale, considérez :

• dans quelles catégories de poids vous et votre receveur appartenez-vous ?
• Vous souhaitez négocier à l’amiable ou faire pression en position de force ?

Comment coller au style choisi ?

Style personnel

• Présence de pronoms personnels : je, nous, vous
  Par exemple : je vous présente mes excuses et j'espère sincèrement que des erreurs similaires ne se reproduiront plus.
• Appels et demandes directs
  Par exemple : Veuillez ne pas laisser d'objets personnels sans surveillance
• Utilisation d’expressions évaluatives émotionnelles : jeunesse star, échec assourdissant

Style formel

• Remplacer les pronoms personnels par des noms abstraits
  Par exemple : L'administration du cinéma apporte ses sincèrement excuse pour modifier l'horaire des spectacles du soir
• Remplacer les appels et demandes personnels par des déclarations
  Par exemple : Veuillez ne pas laisser d'objets personnels sans surveillance
• Usage du cléricalisme commun : Je porte à votre connaissance, du fait que

Un style formel ne convient absolument pas si vous écrivez une lettre de gratitude ou une lettre de condoléances, c'est-à-dire des lettres commerciales dans lesquelles vous devez exprimer des sentiments. Dans une situation où vous rédigez une lettre de demande ou une lettre d’offre, il est également préférable de s’en tenir à un style personnel.

Qu'est-ce qu'une lettre de réclamation et comment la rédiger ? En quoi est-elle différente des autres types de lettres ?

Important : lorsque vous rédigez une lettre, concentrez l’attention du destinataire sur les actions que vous attendez de lui. Indiquez également délais précis pour atteindre vos objectifs.

Le modèle de lettre de réclamation vous aidera à la rédiger correctement :

Qu'est-ce qu'une lettre de réponse et comment la rédiger ?

Il existe deux types de lettres d'avis :

• lettre de refus
• lettre avec une réponse positive

La composition des deux types de lettres comporte deux règles générales(à condition que la lettre d'initiative ait été rédigée correctement) :
1. La lettre de réponse conserve le vocabulaire et les modèles de discours de la lettre d'initiative
2. Le texte de la lettre de réponse ne doit pas contenir d'informations sur

• date d'établissement de la lettre d'initiative
• son numéro d'immatriculation

Un exemple de lettre de refus amicale et correcte est donné ci-dessous :

Cependant, le refus ne doit pas toujours être doux. Il existe des situations où un style de communication dur et strict est nécessaire. Vous trouverez ci-dessous un modèle de lettres de refus pour toutes les occasions, du plus difficile au plus doux :

Lettre d'information : sa différence avec les lettres de réponse et les lettres de réclamation

La lettre d'information est multifonctionnelle :

• rapports (par exemple, sur les changements de prix dans les listes de prix)
• notifie (de la réélection des membres du conseil d'administration)
• informe (de l'expédition des marchandises)
• déclare (d'intentions)
• confirme (réception des marchandises)
• rappelle (le respect des obligations assumées en vertu du contrat)
• fait de la publicité et informe (sur l'entreprise en général, sur les biens/services en particulier)

Peut-être le plus question d'actualité Aujourd'hui, la question est de savoir comment rédiger correctement une lettre publicitaire et d'information.

1. Manque de structure
2. Présence d'argot ou de langage informel dans le texte de la lettre
3. Conception bâclée
4. Abondance d'erreurs d'orthographe, de syntaxe et de style
5. Manque de faits fiables et d'informations objectives dans la lettre
6. Violation règles élémentaires politesse (surtout dans les lettres de réclamation)
7. Utilisation de phrases lourdes et peu claires dans le texte
8. Manque de logique dans la présentation du matériel
9. Manque d'explications sur les abréviations
10. Flou général du texte s'il est rédigé sans but

Que devez-vous savoir d’autre sur les lettres commerciales ?

1. Pour la correspondance commerciale moderne, la méthode de structure de bloc de composition de texte est utilisée.
Cette méthode permet de gagner du temps et prend en charge style général tous les documents commerciaux. Caractéristique méthode - ponctuation ouverte ou absence de points/virgules (par exemple, lors de la création de listes)

2. Une police sans empattement (par exemple, Arial) peut être utilisée pour le titre de la lettre. Une telle police est perçue au niveau subconscient comme stable et solide.

3. Les polices Serif (Times News Roman) doivent être utilisées dans le corps du texte. Les empattements permettent à vos yeux de se déplacer plus facilement d'une lettre à l'autre, ce qui accélère la lecture.

Important : Il y a des lettres qui sont toujours écrites uniquement à la main !
Ce sont des lettres de félicitations, des lettres de condoléances, des lettres de gratitude

Un grand nombre de informations utiles concernant la rédaction de textes de lettres commerciales peut être trouvée dans la vidéo de Sasha Karepina.

Vidéo : Comment rédiger des lettres de motivation et des CV

Vidéo : « Apprendre des conteurs. » Secrets de vente de textes

Probablement tout le monde a écrit des lettres à des amis, des parents, des collègues ou des partenaires de travail au moins une fois dans sa vie. Et vous avez probablement remarqué que tous les tons d’écriture ne sont pas adaptés à une situation particulière. Par exemple, vos amis s'amuseront si vous leur envoyez un message dans un style professionnel formel. Et les partenaires n’apprécieront probablement pas le ton ludique du message. Pour éviter d'avoir des ennuis, il vaut la peine d'apprendre à rédiger des lettres correctement et avec compétence.

Il y a 3 groupes de lettres au total. Chacun d’eux a ses propres nuances de style et de design.

1. Lettres personnelles - adressé aux proches, amis, amants, membres de la famille.
2. Lettres semi-officielles. Leurs situations quotidiennes pour rédiger une lettre concernant une demande d'informations, la réception de marchandises, etc.
3. Lettres officielles ou, en d'autres termes, les affaires. Il s'agit de messages formels qui sont généralement échangés entre organisations. Ce type implique l'utilisation d'un style officiel pour donner au message une impartialité et une interprétation sans ambiguïté.

Comment apprendre à écrire correctement des lettres personnelles ?

C'est une tâche très simple. Les lettres aux proches et aux proches sont écrites en style libre. Utilisez un langage conversationnel normal, insérez des blagues, utilisez mots doux- tout est possible dans une lettre personnelle. Comment commencer à rédiger une lettre personnelle ? Adressez-vous à la personne comme si elle était à proximité.

Les lettres personnelles n’ont pas de limites strictes. A moins que - n'oubliez pas de signer à la fin pour que le destinataire comprenne de qui vient le message : « Avec amour, Masha », « avec respect, Ivan Ivanovitch », « votre Kisa », etc. Cependant, en envoyant une lettre par e-mail, vous pouvez signer et ne pas mettre ou utiliser une signature universelle, qui sera automatiquement placée à la fin de toute lettre.

Comment rédiger correctement des lettres formelles et semi-formelles ?

La correspondance commerciale est un sujet très vaste, impliquant toute une liste de messages officiels et semi-officiels. Décrivons les options les plus courantes.

Les lettres adressées à diverses organisations sont rédigées comme suit :

• L'adresse doit être indiquée ;
• date de rédaction de la lettre;
• si vous connaissez exactement le nom du destinataire, alors il vaut mieux commencer comme ceci : « Cher (nom complet) » ;
• si vous ne connaissez pas le ou les noms des destinataires, vous pouvez adresser : « Chers Messieurs » ;
• Dans le coin droit, vous devez laisser un espace pour le numéro de la lettre.

Les informations, demandes, réclamations, etc. sont rédigées dans un style simple et compréhensible, sans caractère personnel. Comment rédiger correctement une lettre d'information ? Il est préférable que les informations soient présentées brièvement et précisément. Après avoir envoyé une lettre à une organisation, vous devez en conserver une copie.

Si vous écrivez à un organisme pour lui demander de confirmer telle ou telle information, n'oubliez pas de laisser votre adresse de retour à droite coin supérieur. Assurez-vous également d'écrire la date et de faire référence dans votre lettre à la source des informations que vous avez reçues.

Comment écrire correctement lettre de remerciement? Une telle correspondance sert à renforcer partenariats entre les organisations et les salariés. Les messages doivent refléter clairement l'idée principale, être concis et compréhensible. N’oubliez pas de mentionner dans le texte ce pour quoi vous remerciez le destinataire.

Qu'écrire à la fin de la lettre ?

Si vous écrivez un message professionnel sur papier, inscrivez la date, le nom, les initiales et la signature. Dans les messages électroniques, une signature universelle est souvent utilisée, qui indique les informations suivantes : « Avec respect, nom complet » Et puis - les contacts par lesquels vous pouvez contacter la personne.

La correspondance commerciale fait partie intégrante de toute entreprise. Les employés de chaque entreprise communiquent avec leurs collègues et clients, avec leurs fournisseurs et leurs consommateurs. En général, la routine quotidienne de tout bureau inclut certainement la participation à la correspondance.

Que chaque jour la plupart des employés des entreprises et des organisations envoient et reçoivent de nombreux messages, tout le monde n'y adhère pas normes établies et les règles pour leur création. Il s'avère qu'écrire correctement et correctement une lettre commerciale n'est pas si facile. Il existe un certain nombre d'exigences et de modèles utilisés dans le monde entier en rapport avec le flux de documents. Ils comprennent des règles pour rédiger une lettre commerciale, ainsi que des points de base concernant le formatage.

Lorsque vous rédigez un message à destination d'un organisme tiers ou simplement à destination d'un collègue d'un service voisin, vous devez respecter style strict(à l'exception de la correspondance amicale, pour laquelle il n'existe pas de telles restrictions). N'utilisez pas de mots trop émouvants, même pour décrire l'importance de la transaction ou le plaisir des produits testés. Lettre d'affaires doit être clair, concis et raisonnablement restreint.

Le message doit commencer par le destinataire. S’il est destiné à un employé d’un organisme tiers, vous devez impérativement indiquer son nom, la fonction du destinataire ainsi que son nom complet. Dans le cas où le document reste au sein de l'entreprise, un nom avec initiales suffit (vous pouvez également ajouter votre fonction).

Une lettre commerciale adressée à une organisation tierce doit être rédigée sur papier à en-tête de l'entreprise (qu'elle soit envoyée par voie électronique ou sous forme papier). S’il manque, vous pouvez simplement indiquer les coordonnées de l’expéditeur dans « l’en-tête » du document.

Avant de commencer à rédiger un texte, vous devez réfléchir à sa structure, identifier les principaux points et objectifs de l'écriture. Cela rendra le processus d’écriture beaucoup plus facile. La lettre doit se terminer par une signature indiquant non seulement le nom de famille de l’expéditeur, mais également sa fonction, ainsi que le nom de l’entreprise qu’il représente.

Lors de la soumission d'une offre client potentiel ou le partenaire à la fin doit certainement exprimer sa gratitude pour sa coopération et son espoir de poursuivre le travail commun.

Outre les règles utilisées dans la correspondance commerciale, il existe également des recommandations. Par exemple, tout document adressé à une personne spécifique doit commencer par les mots « cher » avec le nom complet et non les initiales. Il n'est pas nécessaire d'utiliser des abréviations dans les lettres, par exemple, écrivez « uv ». ou réduire la position ou le lieu de travail du destinataire.

Le flux international de documents est considéré comme le plus difficile, car chaque État a ses propres nuances de communication et la langue dans laquelle vous devez correspondre avec des partenaires étrangers n'est pas toujours claire pour l'auteur de la lettre, vous devez donc utiliser les services de traducteurs. Avant de recourir aux services d'un tel spécialiste, vous devez préciser s'il sait rédiger une lettre commerciale en anglais ou s'il s'agit d'une traduction littérale banale. Si vous envisagez de maintenir en permanence un flux de documents étrangers, il est préférable d'embaucher un employé qui a des connaissances suffisantes en une langue étrangère pour écrire une lettre commerciale dessus.

En général, la réalisation de la tâche dépend en grande partie de la manière dont le document est rédigé et conçu. Ne sous-estimez donc jamais l’importance de l’étiquette professionnelle lorsque vous communiquez.